Cinque email maleducate che invii senza rendertene conto
Pubblicato: 2018-01-13Scrivere un'e-mail che arriva proprio come te di persona è un'arte
Anche i più simpatici e educati tra noi possono ancora sembrare degli idioti in una e-mail. Scrivere un'e-mail che arrivi proprio come te di persona è un'arte.
Durante una conversazione, regoli il tono, l'espressione facciale, i gesti e la postura per adattarli all'umore di ciò che stai trasmettendo. Lo fai perché le persone tendono ad essere molto più reattive a come dici le cose che a ciò che dici effettivamente.
L'e-mail mette a nudo una conversazione. È efficiente, ma trasforma le interazioni altrimenti facili in interpretazioni errate disordinate. Senza le espressioni facciali e la postura del corpo per guidare il tuo messaggio, le persone guardano ogni parola che scrivi come un indicatore di tono e umore.
La maggior parte degli errori che le persone fanno nelle loro e-mail sono completamente evitabili. Il seguente elenco approfondisce questi sottili errori e errori nascosti.
Il CC compulsivo e rispondi a tutti
CCing persone tutto il tempo è una delle cose più fastidiose che puoi fare via e-mail. Direi che è il più fastidioso, ma questo onore è conferito all'eccessivo "rispondi a tutti". Se qualcuno invia un'e-mail a te e a un gruppo di altre persone, pensi davvero che ogni destinatario debba ricevere un'altra e-mail da te dicendo "grazie"? Non lo fanno, e quando lo fai, le persone si arrampicano su un muro.
Il trucco per sapere quando mettere in CC qualcuno è trattare la tua email come se fosse una riunione di persona. La domanda allora diventa questa: "Sarebbe necessario o utile che questa persona venisse alla riunione?" Se la risposta è no, non perdere tempo con un'e-mail. Per quanto riguarda la risposta a tutti, non farlo. Anche se qualcun altro nel thread risponde a tutti, stai comunque infastidendo tutti a morte quando ti unisci alla mischia. Se hai qualcosa da dire, è meglio inviarlo direttamente (e privatamente) al mittente originale e lasciare che lui o lei decida se anche il gruppo dovrebbe saperlo.
Il modo troppo breve
Troppo spesso, la causa del conflitto e-mail è uno squilibrio tra lo sforzo nell'e-mail iniziale e lo sforzo nella risposta a quell'e-mail. Quando qualcuno scrive un paragrafo dettagliato che delinea questioni importanti, si aspetta che tu risponda con attenzione. Rispedire "Capito" o "Annotato" semplicemente non fa il trucco. Senza conoscere le tue intenzioni e il tuo tono, le risposte brevi appaiono apatiche e persino sarcastiche per il destinatario. Questo è un peccato perché questo è raramente l'intento del mittente.
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Il modo migliore per evitare di essere frainteso in una breve risposta è condividere le tue intenzioni. Anche rispondere con "Sono un po' impegnato ma dovrei essere in grado di leggerlo entro questa settimana" è molto meglio di "Capito", che molte persone interpreteranno come indifferenza.
La riga dell'oggetto "URGENTE".
Le righe dell'oggetto che dicono "URGENT" o "ASAP" mostrano il completo disprezzo per il destinatario. Se la tua email è così urgente, prendi il telefono e chiama la persona. Anche nel raro caso in cui un'e-mail sia effettivamente urgente, etichettarla come tale nella riga dell'oggetto non è necessaria e crea un tono forte e negativo.
La chiave per evitare le righe dell'oggetto "URGENTI" è duplice. Innanzitutto, se il problema viene affrontato al meglio in qualsiasi forma diversa dall'e-mail, è così che dovresti affrontarlo. In secondo luogo, se questo non è il caso, il problema risiede nella tua capacità di creare una linea tematica forte. Dopotutto, le persone controllano frequentemente la loro posta elettronica, quindi finché la riga dell'oggetto attira la loro attenzione, il lavoro verrà svolto. Invece di etichettare l'e-mail come urgente, chiediti perché l'e-mail è urgente. La risposta a questa domanda è la tua nuova riga dell'oggetto. Se un cliente ha bisogno di una risposta oggi, inserisci semplicemente la riga dell'oggetto "Il cliente ha bisogno di una risposta oggi". Questo mantiene il senso di urgenza senza dare un tono rude e disperato.
La Debbie Downer
L'invio di e-mail che dicono costantemente alle persone cosa fanno di sbagliato e cosa non dovrebbero fare richiede davvero un pedaggio. Anche se stai cercando di offrire critiche costruttive, devi evitare a tutti i costi la negatività nelle tue e-mail. Poiché le persone non sono in grado di ascoltare direttamente il tuo tono, leggono le connotazioni delle parole e creano un tono nella loro testa mentre procedono. I negativi diventano particolarmente negativi sotto forma di e-mail.
Ogni volta che ti ritrovi a usare parole negative come "non farlo", "non posso", "non voglio" o "non potrei", trasformale in aspetti positivi. Apportare questa modifica trasforma l'intero tono del messaggio. Ad esempio, invece di dire "Non puoi completare rapporti come questo in futuro", dì: "La prossima volta che completerai un rapporto, per favore..." Quando devi fornire un feedback negativo, non farlo tramite e-mail. Basta prendere il telefono o camminare lungo il corridoio.
Il robot
È facile pensare all'e-mail come a un modo per fare qualcosa in fretta, ma quando lo fai all'estremo, ti sembri disumano. Non entreresti nell'ufficio di qualcuno e gli consegneresti un rapporto da fare senza riconoscerlo in qualche modo. Saltare direttamente nel nocciolo della questione potrebbe sembrare la cosa più efficace da fare, ma lascia un'impressione negativa duratura.
Riparare questo è semplice. Prenditi solo un secondo in più per salutare la persona a cui stai scrivendo. Non devi chiedere al destinatario del suo fine settimana. Basta un semplice riconoscimento dell'individuo come essere umano. Ciò mantiene il tono molto più rispettoso di quanto sarebbe se dovessi semplicemente inviare incarichi.
Unendo tutto
La cosa più complicata dell'invio di e-mail è assicurarsi che le persone percepiscano il tuo messaggio nel modo in cui lo intendi. Devi essere socialmente consapevole per farcela. Cioè, sii disposto a prendere il tempo per considerare come appaiono le cose dal punto di vista del destinatario prima di premere "invia".
Circa l'autore
Il Dr. Travis Bradberry è il pluripremiato coautore del libro più venduto, Emotional Intelligence 2.0, e il cofondatore di TalentSmart, il principale fornitore mondiale di test e formazione sull'intelligenza emotiva, al servizio di oltre il 75% delle aziende Fortune 500. I suoi libri più venduti sono stati tradotti in 25 lingue e sono disponibili in più di 150 paesi. Il dottor Bradberry ha scritto per, o è stato seguito da, Newsweek, TIME, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post e The Harvard Business Review.