“Da una barriera a un ponte”: 6 suggerimenti per una migliore gestione delle sovvenzioni dalla nostra conversazione con tre United Ways locali

Per anni, Submittable è stato un orgoglioso partner di molte organizzazioni locali United Way che utilizzano la tecnologia di concessione di sovvenzioni di Submittable per gestire i propri investimenti in organizzazioni no-profit nella propria comunità tramite sovvenzioni competitive.

Di recente abbiamo invitato tre clienti di United Way a unirsi al vicepresidente dell'impatto sociale di Submittable, Sam Caplan, per una conversazione con i loro colleghi su ciò che hanno imparato implementando strategie moderne e incentrate sulla comunità con Submittable.

Se stai cercando di creare relazioni più forti nella tua comunità attraverso la tua sovvenzione, questa conversazione è per te. Ecco i migliori takeaway, con le loro stesse parole.

Nella conversazione:

• Jeff Howell, Direttore del Programma della United Way del Grande Triangolo
• Craig Shoemaker, Direttore della tecnologia e delle operazioni presso la United Way della contea di Greenville
• Christopher Nicholas, CFO/CTO/COO presso la United Way della contea di Greenville
• Sabra Williams, analista di sistema presso United Way of Greater Philadelphia e Southern New Jersey
• Sam Caplan, vicepresidente dell'impatto sociale di Submittable

1. Non aver paura di cambiare il modo in cui lo hai sempre fatto

United Way esiste da oltre cento anni. E se da un lato questa storia lascia l’organizzazione come un pilastro ben radicato in molte comunità, dall’altro può anche portare a un senso di inerzia. Qualsiasi sforzo volto ad apportare un cambiamento si scontra con la sfida del “modo in cui lo abbiamo sempre fatto”.

Per Craig Shoemaker, Direttore della tecnologia e delle operazioni, e Christopher Nicholas, CIO presso la United Way della contea di Greenville, un processo di concessione delle sovvenzioni davvero obsoleto era complicato per tutti i soggetti coinvolti. Erano pronti a dare una scossa.

Come spiega Craig, volevano abbracciare un nuovo modo: audace e semplice . Riproduci la clip per sentirne parlare.

Semplificando sia l'applicazione stessa che la tecnologia applicativa con il passaggio a Submittable, sono riusciti a raggiungere il loro obiettivo.

Come descrive Craig nella clip, in passato: “Il software era goffo. Era difficile. Abbiamo dovuto organizzare corsi di formazione specificamente focalizzati solo sul processo di candidatura piuttosto che parlare dei contenuti necessari o di ciò che cercavamo dai candidati. Quindi, [per essere] audaci e semplici, volevamo davvero uno strumento che aiutasse a facilitare e non costituisse un ostacolo per ostacolare i finanziamenti come era avvenuto in passato . "

2.Tratta la tua esperienza con la candidatura come l'inizio del tuo rapporto con i beneficiari

Per Jeff Howell, Chief Program Officer presso la United Way of the Greater Triangle, al servizio del triangolo di ricerca attorno a Raleigh, Durham e Chapel Hill nella Carolina del Nord, una piattaforma di gestione delle sovvenzioni è più di un semplice prodotto. È uno strumento per creare fiducia. Lo spiega nella clip.

Come dice Jeff nella clip, "Penso che, dal nostro punto di vista, l'investimento in qualcosa come Submittable significhi investire in quella prima esperienza con United Way of the Greater Triangle".

Avviando quella relazione con il piede giusto, Jeff ha imparato, in seguito, che i candidati sono "disposti a lavorare con te su alcune altre cose e ad appoggiarsi un po' di più a quella relazione ".

3. Centrare l'umanità dei tuoi candidati

Altri consigli da Jeff? Per costruire un rapporto reale con i candidati, piuttosto che una transazione, concentrati sulla loro umanità. Submittable offre semplici caricamenti di file per supportare più tipi di file video e audio che possono aiutarti a farlo. Ascolta Jeff rispondere alla domanda di Sam Caplan a riguardo nella clip.

Come spiega Jeff, sfruttare il caricamento di file consente a United Way of the Greater Triangle di:

• Avvicinati al lavoro del candidato. Come dice Jeff, "Siamo in grado di vedere come appare, come si sente, come suona questo lavoro nella vita di tutti i giorni".
• Imposta i loro revisori in modo che diventino potenti sostenitori. Jeff spiega: “I nostri revisori stanno vedendo che sono in grado di costruire quel rapporto personale con l'organizzazione in cui possono diventare sostenitori del loro lavoro. Penso che anche al di là del nostro processo di concessione delle sovvenzioni, si sentano più connessi a quello spazio”.
• Concedere alle organizzazioni non profit più spazio per concentrarsi sul proprio lavoro. Nelle parole di Jeff: “Possiamo consentire loro di eseguire questa applicazione nel modo più semplice possibile e consentire loro di tornare a ciò che fanno veramente bene e su ciò su cui noi come finanziatori in questo spazio si devono concentrare. È una grande vittoria per noi come comunità”.

4. Creare un'esperienza di revisione più accogliente per i volontari

Sabra Williams, analista di sistema per la United Way della Grande Filadelfia e del New Jersey meridionale, come molti altri United Ways locali, pratica la concessione di sovvenzioni partecipative. Ciò significa che accoglie intenzionalmente i volontari della sua comunità per partecipare attivamente al processo di revisione. Con questa strategia, l’esperienza positiva o negativa del recensore può avere ripercussioni che influiscono sulla sua reputazione nella comunità.

Entrando nel suo nuovo ciclo di concessione di sovvenzioni, Sabra si è quindi concentrata sul miglioramento dell'esperienza dei revisori. Sapeva che avrebbe fatto risparmiare tempo a lei e ai suoi revisori. Ma alla fine ha fornito una moltitudine di altri vantaggi. Sabra spiega nella clip.

Come spiega nella clip, molti dei vantaggi erano radicati nell'intuitiva funzionalità di revisione affiancata di Submittable, che ha portato a:

• Meno tempo investito nelle revisioni della formazione. Sabra afferma: “Negli anni precedenti, abbiamo offerto più sessioni di formazione. Abbiamo stampato ogni genere di cose. Abbiamo realizzato raccoglitori con tutte le applicazioni. Abbiamo tenuto tavole rotonde. Non questa volta."
• Una spinta alla partecipazione. Con l’aiuto di uno strumento facile da usare, spiega, “Nel complesso, abbiamo avuto un’ottima partecipazione da parte dei nostri volontari”.
• Un processo di revisione più rapido e puntuale. Sabra afferma: "Poiché il sistema è davvero intuitivo e facile da usare, i revisori sono stati in grado di completare i loro compiti in tempo, con pochissime domande o problemi".
• Frustrazione dei revisori ridotta. L'intuitiva revisione affiancata di Submittable ha significato meno grattacapi. Come spiega Sabra, “Penso che [questo] sia stato davvero fondamentale per risparmiare tempo e ridurre la frustrazione. So che c'era stata una lamentela nei cicli precedenti.

5.Rendere il reporting il più semplice possibile

Submittable non si limita a presentarsi durante il processo di candidatura e poi scomparire. Si tratta piuttosto di uno strumento che tu e il tuo richiedente potete utilizzare durante l'intero ciclo di sovvenzione per comunicare facilmente e tenere traccia di documenti, visite in loco, check-in verbali: tutto ciò che rientra in una partnership di sovvenzione.

Per Sabra, questo strumento coerente durante l'intero ciclo di sovvenzione ha portato a un risultato molto soddisfacente nella rendicontazione della partecipazione. Ascoltatelo nelle sue parole nella clip.

Come spiega:

“Siamo stati entusiasti che tutte e cento le agenzie abbiano presentato i loro rapporti . Non credo che sia mai successo per noi prima. Li abbiamo sempre fatti entrare tutti. E in effetti, la maggior parte è arrivata addirittura in tempo. Quindi anche quella è stata una bella sorpresa”.

Come hanno fatto?

"Penso che avere un sistema davvero facile da usare, con cui avevano già familiarità, ci abbia davvero aiutato a garantire che tutti ricevessero i loro rapporti", afferma Sabra.

6. Ripristina la tua reputazione abbracciando il cambiamento

Tornando a Craig e Christopher della United Way di Greenville County, la loro nuova filosofia audace e semplice ha finito per fare molto di più che limitarsi a semplificare i processi. Ha rafforzato la loro reputazione . Christopher spiega nella clip.

Potresti chiederti: in che modo l’adattamento di un nuovo sistema di gestione delle sovvenzioni potrebbe avere un impatto così grande?

Come dice Christopher, si trattava di portare il processo di sovvenzione stesso “da una barriera a un ponte ”. Voleva che il processo cambiasse, passando dall’essere percepito come “ un ostacolo ai finanziamenti a un mezzo semplice per ottenere l’accesso al capitale che può essere reinvestito nella nostra comunità ”.

Submittable ha inoltre consentito al team di United Way of Greenville County di muoversi molto più velocemente. Il che, per un'organizzazione no-profit che spera in un finanziamento, può fare una grande differenza. Nel loro caso, questi cambiamenti insieme hanno finito per migliorare la reputazione dell'organizzazione. Come spiega Christopher,

“Per alcuni dei nostri partner rappresentiamo una fonte significativa di reddito per un anno. E così, semplificando quel processo, ci ha permesso di aiutarli davvero a prendere decisioni di bilancio, aiutarli a prendere decisioni strategiche, e potevano prenderle rapidamente e questo alla fine ha aiutato la nostra reputazione di convocatore, facilitatore, finanziatore e non così, beh, dobbiamo fare tutti questi passi e speriamo che ci concedano, sai, i soldi che chiediamo.

Fai il primo passo verso il cambiamento

Molti finanziatori si trovano in una situazione in cui sanno che è ora di abbracciare il cambiamento, ma non sono sicuri di come fare il primo passo. Rivolgersi ad altre organizzazioni che hanno effettuato grandi transizioni può aiutarti a sviluppare una strategia che abbia senso per il tuo team e la tua comunità.

Ci sono molte altre perle di saggezza racchiuse nella conversazione di un'ora. Per sentire Christopher rivelare quale strumento ha contribuito a “salvare il [suo] matrimonio” (suggerimento: è lo stesso che Jeff ha detto che se mai ce ne liberassimo, avremo “una rivolta” tra le mani) ascolta la conversazione completa.

Se sei pronto per saperne di più su Submittable, ci piacerebbe parlare con te. Contatta il nostro team oggi!