Ottieni risultati coerenti senza sopraffare

Probabilmente sei bravo in quello che fai. Il mondo ha un disperato bisogno di ciò che offri. Ma spesso è così opprimente cercare di farlo.

Non è colpa vostra. Ci sono serie di abilità che non hai ancora nella tua cassetta degli attrezzi. Il marketing e le vendite sono probabilmente un insieme. La gestione del progetto è l'altro. Non avevi bisogno di questi per essere bravo in quello che fai. Ma ora che vuoi avere un'attività, sono obbligatori.

Come ha detto uno dei miei studenti, “Dobbiamo essere project manager se vogliamo sopravvivere. Queste competenze sono essenziali quanto le altre nostre competenze , perché se non gestiamo questa parte non avremo un business. Ci estingueremo".

Un altro studente ha detto del corso Make It Happen su cui si basa questo post: "Questa è la cosa migliore che ho fatto per la mia attività negli ultimi 5 anni". Questo articolo è una condensazione estrema delle lezioni insegnate e applicate in quel corso.

Prenditi i prossimi minuti e impara un processo semplice e ripetibile, in soli 7 passaggi, che ti consentirà di ottenere i risultati desiderati senza quella familiare sensazione di sopraffazione e paura. Inizierai a sentirti sicuro della tua capacità di raggiungere i tuoi obiettivi ogni volta.

I sette passaggi sono:

1. Dividere e conquistare
2. Stimare lo sforzo e i costi
3. Sequenza e ottieni una Road Map
4. Comunica con il tuo TEAM
5. Esegui, traccia e controlla
6. Segnala regolarmente
7. Riposa e rinnova

Sali questi passaggi per ottenere i risultati desiderati.

Qualsiasi iniziativa che intraprendete sembra travolgente. Ci sono così tante cose da fare e non sai da dove cominciare. Per sentire un senso di "sto facendo qualcosa", per guadagnare un po' di slancio, la maggior parte delle persone si butta e fa un po' di tutto. Ma non fanno molti progressi.

Quello che dobbiamo fare è prenderci del tempo per pianificare il nostro attacco (so che suona bellicoso).

Passaggio 1: dividi e conquista

Il primo passo è sapere tutto ciò che dovrà essere fatto per raggiungere il tuo obiettivo. Fallo creando una mappa mentale di tutte le attività e le attività che prevedi dovranno essere svolte. Inizia con le attività secondarie di altissimo livello della tua iniziativa.

Una volta che hai quei componenti principali, scomponili nei minimi dettagli. Continua a suddividere fino ad arrivare ad attività che possono essere raggiunte con 4 ore di sforzo o meno. Quando hai un set di mappe mentali finemente dettagliato, aggiungi tutte le attività secondarie e le attività dei loro componenti in un foglio di calcolo come questo:

Passaggio 2: stima dello sforzo e dei costi

Dopo aver elencato tutte le attività che devono essere completate, inizia la tua stima. Ognuna delle attività che prevedi richiederà uno sforzo per essere completata. Alcuni comporteranno anche la spesa di denaro (costi). Al meglio delle tue capacità, scrivi ciò che pensi ci vorrà per completare ogni attività, sia le ore di impegno che i soldi spesi.

All'inizio, queste saranno stime da parte tua. Chiedi consiglio a persone che hanno già svolto queste attività. Acquisisci le tue stime nel foglio di lavoro Foglio attività.

Passaggio 3: sequenza e ottenere una road map

Il passo successivo è pensare alla sequenza in cui possono svolgersi le attività. Chiediti per ogni attività, c'è qualcosa che deve essere completato prima che possa essere iniziata? Prendere nota di tale vincolo. Non ha senso iniziare l'Attività B se l'Attività A deve essere completata prima. Finirai per perdere tempo a causa della rielaborazione.

Una volta completata la sequenza, puoi creare una Road Map con le pietre miliari. Una pietra miliare è in genere una sottoattività di livello superiore che avrà richiesto molte attività più piccole per essere completata. Ad esempio, tutta l'infrastruttura Internet di back-end deve essere attiva prima di poter iniziare a invitare le persone a vedere ciò che offri.

Quando avrai completato la sequenza delle attività e avrai una Road Map, vedrai la vera durata della tua iniziativa. Questo è il momento in cui inizierai a capire quanto tempo impiegherà davvero la tua iniziativa. Ti renderai conto che non dovresti iniziare a preoccuparti della mancanza di progressi solo dopo un mese.

Passaggio 4: comunica con il tuo TEAM

Questo passaggio può sembrare strano se sei un imprenditore solista. Potresti pensare di essere l'unica persona "della tua squadra". Dai un'altra occhiata. Se hai un amico che ti aiuta o qualcuno che ti sta costruendo un sito web, hai una squadra. Forse qualcuno sta scrivendo una copia per quel sito.

Se qualcun altro è coinvolto nell'ottenere il risultato che desideri, hai una squadra. E hanno bisogno di sapere qual è il piano, cosa sta succedendo ora e cosa verrà dopo. Ho sempre sostenuto che l'essenza del project management è assicurarsi che le persone parlino tra loro, che tutti sappiano cosa sta succedendo e che non ci siano sorprese.

Passaggio 5: esecuzione, monitoraggio e controllo

Una volta che hai fatto la tua pianificazione e tutti sanno cosa deve succedere, finalmente dai il via al progetto. Questo passaggio sembra il pezzo più grande perché lo è. Sfortunatamente, la maggior parte delle persone vuole iniziare con questo passaggio. Una parte molto importante di questo passaggio è la traccia e la parte di controllo.

Un piano è solo un piano. Ti mostra il percorso preferito verso il tuo obiettivo. Ma non è la realtà. Le circostanze cambieranno, alcune in modo abbastanza drammatico. Devi rimanere aggiornato su ciò che sta accadendo giorno per giorno e rispondere a queste circostanze mutevoli.

Inserisci le date effettive di inizio e fine delle attività sul foglio delle attività. Tieni traccia dello sforzo effettivo e dei costi. Nota i problemi quando si verificano e come hai risposto. Questo è il modo in cui mantieni il tuo progetto in carreggiata. Non solo, ma stai costruendo una storia che informerà i tuoi progetti futuri.

Passaggio 6: segnalare regolarmente

Un'altra cosa che non facciamo è scrivere rapporti regolari. Voglio dire, se siamo l'unica persona nel progetto, sappiamo tutto, giusto? Si ma …
Mi sono sempre considerato il primo beneficiario dei rapporti.

Questo richiede disciplina, ma ti costringe a riconoscere cosa è successo questa settimana, cosa è programmato per la prossima settimana, come sarà fatto, problemi da affrontare, ecc. Con "regolarmente" intendo settimanalmente. Su progetti più lunghi, potresti creare un rapporto più formale una volta al mese che viene inviato a tutte le persone interessate al tuo obiettivo o obiettivo.

Farai anche un rapporto finale una volta completata l'iniziativa. Questo rapporto finale è come mettere tutte le tue lezioni in una scatola che puoi aprire e rivedere quando pianifichi la tua prossima iniziativa. Lo troverai prezioso.

Passaggio 7: riposa e rinnova

Questo passaggio finale potrebbe non sembrare un passaggio in cui stai portando avanti il ​​tuo progetto. Supponiamo che la tua iniziativa abbia una scadenza di 6 mesi. Suddividilo in quattro sprint di 6 settimane. Vai forte in ogni sprint. Ma alla fine di ogni sprint fai una pausa di un paio di giorni.

Usa questo tempo per riposare e rinnovare. È quasi come fare una mini vacanza. Tornerai all'iniziativa rinfrescati, pronti ad affrontare il prossimo sprint con lo stesso livello di vigore dei precedenti.

Articoli d'azione

Beh, il gioco è fatto. Sette semplici passi per realizzare le tue iniziative. L'unico elemento d'azione che suggerirei per te è: applica questi 7 passaggi. Inizia con il monitoraggio e il reporting se la tua iniziativa è ben avviata. Esegui tutti i passaggi se hai appena avviato un'iniziativa o stai per avviarne una.

Ti sentirai a disagio per le prime due volte che proverai a farlo. Continua così. Con una pratica deliberata migliorerai nella pianificazione, nel monitoraggio e nel reporting. Questi passaggi sono essenziali per completare con successo i tuoi progetti. Non solo farai ciò che ami, ma la tua attività prospererà.