Lo stato della conformità delle sovvenzioni nel 2024: cosa devi sapere su come sta cambiando la guida uniforme

Sta emergendo uno sguardo al futuro dell'orientamento uniforme, ma se non hai partecipato al corso di formazione sulle sovvenzioni annuali (AGT) del 2024, potresti averlo perso. In breve, probabilmente vedremo un aumento delle soglie di audit e di spesa, meno gergo tecnico e un rilevamento delle frodi più rapido. Approfondiamo.

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Nota dell'autore: questo articolo è stato scritto prima dell'annuncio che le nuove regole di orientamento uniforme verranno lanciate giovedì 4 aprile. Puoi registrarti al webinar di lancio qui . Aggiorneremo questo pezzo con ciò che impariamo.

Nell'aprile 2023, stavo imparando tutto ciò che potevo sulla Guida uniforme per i premi federali, o 2 CFR Parte 200, che è un quadro di norme e regolamenti per la concessione di fondi federali. Come parte di questo impegno, ho partecipato all'AGT 2023 della National Grant Management Association (NGMA).

Se anche tu fossi lì, potresti ricordare un momento così vividamente come me. Deidre Harrison, vice controllore dell'Ufficio di gestione e bilancio (OMB) sale sul palco e lancia una notizia bomba: l'OMB sta lavorando a un imminente aggiornamento della Guida uniforme.

La notizia di Harrison viene accolta con un gemito collettivo.

Letteralmente, posso sentire i professionisti delle sovvenzioni intorno a me sgonfiarsi. I gestori delle sovvenzioni dedicano anni a padroneggiare l'orientamento uniforme, spesso sottoponendosi a rigorosi processi di certificazione. Qualsiasi modifica a questa guida significa molto lavoro per molte persone.

Con il passare dei mesi iniziamo ad avere un quadro più chiaro di cosa cambierà. Nel settembre 2023, l’OMB ha pubblicato parte della prima documentazione delle imminenti modifiche alla Guida uniforme. Questo è stato molto utile, ma ciò di cui tutti avevamo bisogno era un'immersione profonda nell'ambito dell'evento AGT.

L'AGT del 2024 ha fornito questa immersione profonda e molto altro ancora. Quest'anno Harrison ci ha fornito i dettagli e io ho preso molti appunti. Ecco cosa sappiamo finora.

Perché la guida uniforme sta cambiando

Quando Harrison è salita sul palco quest'anno, la stanza era in fermento, in attesa di saperne di più su ciò che lei e il suo team avevano pianificato. Con le modifiche alla guida uniforme, l’OMB cerca di:

1. Allinearsi alle priorità dell’amministrazione incorporando i requisiti statutari.
2. Ridurre gli oneri attraverso processi semplificati sia per le agenzie che per i destinatari.
3. Chiarire e standardizzare le sezioni ambigue per garantire un'interpretazione coerente.
4. Riscrivi le sezioni in un linguaggio semplice, migliorando il flusso e risolvendo le incoerenze.

Harrison ha anche introdotto il nuovo Consiglio di assistenza finanziaria federale (COFFA), annunciato lo scorso autunno e con il compito di: “garantire che le agenzie federali dispongano degli strumenti necessari per fornire programmi di assistenza finanziaria federale in modo efficiente, efficace ed equo”. , riducendo al tempo stesso gli oneri amministrativi per i richiedenti e i destinatari dell’assistenza finanziaria federale”.

Come parte di questo obiettivo, COFFA inizierà a standardizzare la formazione e i processi nell’orientamento uniforme. Per capire come, dobbiamo capire cosa sta cambiando.

Le soglie aumenteranno

La sala ha esultato quando Harrison ha annunciato la proposta di aumentare il de minimis per i costi diretti e indiretti.

• Per il tasso dei costi indiretti, il nuovo de minimis proposto è del 15% (rispetto al 10%).
• Per i costi diretti, il nuovo de minimis proposto è di 50.000 dollari (rispetto ai 25.000 dollari).

Inoltre, la soglia proposta per i singoli audit è di 1 milione di dollari (rispetto a 750.000 dollari). Questo cambiamento sembra gradito, poiché è probabile che riduca il carico amministrativo su molti finanziatori. Dovremo aspettare e vedere se ciò influisce sul numero totale di audit necessari.

Il linguaggio sarà più semplice e chiaro

Andrew Victor, Esq per USAID, si è fatto una risata durante la sessione di chiusura dell'AGT 2024 quando ha detto: "Forse non hai bisogno di andare dal tuo avvocato solo per farti spiegare [Uniform Guidance]". A tal fine, OMB mira a rendere la nuova Guida Uniforme più chiara e facile da leggere per evitare interpretazioni multiple dello stesso linguaggio.

Ad esempio, utilizzando "Destinatario" anziché "entità non federale" e il nome effettivo di un determinato sistema governativo (come SAM.gov) rispetto al precedentemente vago "sistema governativo designato dall'OPB". OMB ha fornito un documento che mostra un esempio delle modifiche.

L'OMB mira inoltre a standardizzare l'avviso di opportunità di finanziamento (NOFO), che è un avviso che un'istituzione federale ha fondi disponibili per la concessione. Attualmente, i NOFO possono essere lunghi centinaia di pagine, piene di linguaggio di guida uniforme che non ha bisogno di essere lì. Guardando al futuro, l’OMB mira a ridurre i NOFO insieme a un linguaggio di guida uniforme più semplice.

Le divulgazioni obbligatorie possono avvenire non appena si hanno le prove

Comprensibilmente, la trasparenza e la riduzione delle frodi sono estremamente importanti per l’OMB. Quindi, stanno modificando le tempistiche per le divulgazioni obbligatorie, che sono notifiche di indagini su frodi.

In pratica, questi cambiamenti sono piccole modifiche redazionali che finiscono per avere un grande impatto sulla tempistica delle informative obbligatorie. Melissa Prusock, Esq Greenberg Traurig, LLP, ha dichiarato di ritenere che questo cambiamento terminologico sia il cambiamento più grande che vede dalle nuove regole di conformità proposte. Ha spiegato: “Con la norma proposta, qualsiasi [attività] costituisce un crimine. Si tratta di un'espansione significativa. Ti mette nella stessa barca degli appaltatori. Dice anche che devi 'essere tempestivo' con la tua divulgazione, mentre prima diceva 'tempestivo'”.

In precedenza, l'interpretazione era che i richiedenti, i destinatari e i subdestinatari avrebbero dovuto rivelare la potenziale attività fraudolenta una volta accertati che si trattasse di un'attività fraudolenta. Con le modifiche proposte, queste persone dovrebbero rivelare le indagini in corso non appena avranno prove credibili.

All’AGT del 2024, David Clark, amministratore delegato dei servizi speciali del settore presso BDO USA, ha spiegato che: “Non appena hai prove credibili, devi farglielo sapere. Non è più necessario che tu abbia terminato la tua indagine. Se hai una soffiata e credi che sia vera, devi rivelarla”.

Queste nuove regole sulla divulgazione, anche se apparentemente piccole, rappresentano un grande cambiamento, quindi tieni gli occhi aperti per saperne di più e consulta un consulente legale.

Il cambiamento richiederà un po' di tempo

Infine, la cosa più importante che ho imparato è che questi cambiamenti probabilmente non entreranno in vigore tanto presto. Quando verranno pubblicati gli aggiornamenti finali della Guida uniforme, Harrison ci ha assicurato che ci sarà tutto il tempo per prepararsi prima dell’implementazione.

Quindi, per ora ti consiglio di rimanere concentrato sulla Guida Uniforme che abbiamo oggi e di tenere gli occhi aperti su quali cambiamenti fanno capolino all’orizzonte.

La gestione delle sovvenzioni è un lavoro duro

Apprezzo moltissimo i nostri gestori delle sovvenzioni perché lavorano instancabilmente per rimanere conformi e comprendere queste regole dentro e fuori. Tuttavia, si stanno educando e formando a vicenda e con i loro sub-destinatari, le NPO e tutte le brave persone che fanno un buon lavoro. Non è un compito da poco.

Se stai cercando un software di gestione delle sovvenzioni che ti aiuti a erogare fondi in modo sicuro e nel rispetto della conformità, ti incoraggio a programmare una demo con Submittable. Se stai cercando consulenti che ti aiutino a riflettere sulla conformità, contatta i nostri amici di BDO.