La tua guida alla comunicazione asincrona

I team di tutto il mondo sono ormai ben radicati nel concetto di lavoro a distanza. Nell'ultimo anno e mezzo ci sono stati apprendimenti, frustrazioni e alcune grandi scoperte nelle dinamiche del team, nella cultura organizzativa e nella produttività generale.

Le aziende hanno avuto diversi successi nel passaggio al lavoro a distanza. Ma le organizzazioni di maggior successo si sono rese conto di una cosa, che il lavoro a distanza non è semplice come implementare una struttura che esisteva quando i team erano co-localizzati.

I team distribuiti si sentono più responsabili quando hanno maggiore flessibilità e autonomia. La possibilità di creare il proprio programma e di assegnare priorità alle varie attività in un giorno in base a ciò che meglio si adatta a loro offre ai membri del team la possibilità di progettare la propria giornata e massimizzare la propria produttività.

Sempre di più, i vantaggi di lavorare in modo asincrono stanno diventando evidenti. Le organizzazioni stanno creando e implementando strutture che sfruttano al meglio tutti i vantaggi che derivano dal lavoro in modo asincrono.

Che cos'è la comunicazione asincrona?

Il lavoro asincrono è quando i membri di un team possono comunicare tra loro senza dover essere presenti esattamente nello stesso momento. Ciò accade quando le informazioni possono essere scambiate indipendentemente dal tempo. Nella comunicazione asincrona, i membri del team di solito presentano alcune informazioni e c'è un certo ritardo prima che il destinatario offra la propria risposta. In poche parole, il lavoro asincrono è qualsiasi forma di lavoro che non avviene in tempo reale e consente ai membri del team di coordinare i propri sforzi su più pianificazioni per lavorare insieme su un progetto.

Il lavoro asincrono non è la stessa cosa del lavoro remoto

Questi due termini sono spesso confusi ma in realtà sono nettamente diversi. Alcune aziende che sono passate da remoto, si aspettano ancora che i dipendenti accedano a un'ora particolare e rimangano alla scrivania dalle 9 alle 5 proprio come farebbero se si trovassero in un ufficio.

Il lavoro asincrono, tuttavia, consente ai dipendenti di completare compiti nel proprio tempo che possono essere molto diversi dai loro colleghi. Ciò presuppone che la comunicazione non debba essere immediata e che le persone possano rispondere quando è loro conveniente. Gli hub online e gli strumenti di collaborazione remota consentono ai team di accedere autonomamente a una risorsa comune. Completano le attività e le inviano ai loro colleghi che possono poi prenderle ogni volta che inizia la loro giornata lavorativa.

Gli incontri sono orribili

Check-in infiniti, stand-up giornalieri e riunioni a tutti i costi possono essere estremamente improduttivi. Le riunioni sono state identificate come una delle maggiori perdite di tempo in qualsiasi organizzazione. In un recente studio condotto dall'Harvard Business Review, il 65% dei manager ha affermato che le riunioni hanno impedito loro di completare il lavoro effettivo, il 71% ha affermato che le riunioni sono improduttive e inefficienti e il 64% ha affermato di ostacolare il pensiero profondo.

Sebbene alcune riunioni siano inevitabili, il funzionamento asincrono cambia il modo in cui le organizzazioni affrontano le riunioni in generale. Per programmare una riunione mentre si lavora in modo asincrono, è necessario coordinare i tempi delle varie persone in modo che le riunioni si svolgano solo quando sono assolutamente necessarie. Ciò garantisce agende chiare e interazioni più produttive.

L'era del lavoro profondo

Man mano che i team diventano più distribuiti, il valore che le organizzazioni attribuiscono alla quantità di tempo trascorso al lavoro si è notevolmente ridotto. Output e produttività sono diventati gli unici fattori importanti nella valutazione delle prestazioni dei dipendenti.

“Le attività di tipo logistico non impegnative dal punto di vista cognitivo vengono spesso eseguite mentre si è distratti. Questi sforzi tendono a non creare nuovo valore nel mondo e sono facili da replicare”.

– Cal Newport

Il lavoro profondo si riferisce alla nostra capacità di lavorare in uno stato di profonda concentrazione e concentrazione per un lungo periodo di tempo, senza distrazioni o interruzioni.

Il lavoro in modo asincrono rimuove i dipendenti dalle distrazioni quotidiane di un posto di lavoro in modo che possano dedicare parti della loro giornata alla creazione di output produttivo di alto valore.

Vantaggi del lavoro asincrono

Maggiore flessibilità: lavorare in modo asincrono consente ai dipendenti di diventare padroni del proprio tempo. Possono creare programmi di lavoro che si adattano al loro stile di vita, il che porta a un equilibrio più soddisfatto tra lavoro e vita privata.

Risposte più dettagliate: quando si lavora in modo asincrono, le persone non devono rispondere o rispondere immediatamente, il che significa che possono prendersi il loro tempo per pensare davvero a un problema e analizzarlo prima di offrire la propria risposta o opinione. Questo porta a decisioni più ponderate.

Meno distrazioni: lavorare in modo asincrono aiuta i dipendenti a entrare più facilmente in uno stato di flusso. Ritagliando del tempo dedicato a un compito particolare, possono davvero impegnarsi in un pensiero profondo senza doversi preoccupare di essere interrotti dai colleghi per altri compiti non correlati.

Documentazione automatica: la maggior parte delle comunicazioni asincrone è una comunicazione scritta. Sia tramite e-mail, chat o su una lavagna online, di solito c'è una registrazione della comunicazione che ha luogo. Puoi sempre tornare indietro e fare riferimento a questa comunicazione e funge da registro che evita la ridondanza della comunicazione.

Appiattisce le gerarchie: crea un forum aperto in cui i dipendenti possono aggiungere suggerimenti e pensieri. Elimina alcuni dei fattori intimidatori che potrebbero esistere durante le riunioni o le interazioni faccia a faccia.

Strumenti per una comunicazione asincrona efficiente

E-mail:
La popolarità dell'e-mail sembra svanire con l'emergere di molti strumenti di comunicazione new age come Slack che affermano di essere costruiti per la collaborazione remota. Ma l'e-mail si traduce ancora molto bene in comunicazione asincrona. Non si aspetta una risposta immediata, quindi i membri del team possono rispondere nel proprio tempo con input ponderati e preziosi.

Comunicazione video:
La videoconferenza è stata la modalità di comunicazione predefinita per sostituire le riunioni faccia a faccia. Ma non si traduce molto bene nel lavoro asincrono in quanto implica il dover riunire le persone in un momento comune. Strumenti come Loom lo risolvono e ti consentono di sperimentare i vantaggi della comunicazione verbale attraverso registrazioni e condivisione dello schermo.

Lavagna in linea:

Con strumenti come Creately puoi visualizzare pensieri, idee e progetti proprio come faresti in una sala conferenze. I membri del team possono quindi rivedere le visualizzazioni e aggiungere commenti, pensieri e suggerimenti a loro piacimento. Questo crea uno spazio di lavoro virtuale flessibile e intuitivo, ideale per i tuoi team asincroni.

Suggerimenti per lavorare in modo asincrono

Concentrarsi sugli obiettivi : molti lavoratori remoti sentono la pressione di "sembrare occupati". Ma il lavoro asincrono riguarda l'output, non l'attività. Concentrandoti su attività chiaramente definite, puoi ridurre le chiacchiere non necessarie del team, fare un lavoro migliore e goderti il ​​tuo nuovo equilibrio tra lavoro e vita privata.

Stabilisci gli orari di base. Lavorare in modo asincrono non significa lavorare senza una routine. Al contrario, a volte comporta la creazione di un piano più strutturato e dettagliato a cui attenersi. Comunicare quali sono le tue ore di lavoro principali al resto dell'organizzazione è importante in modo che tutti sappiano chi sta lavorando e con quale programma.

Impostare le aspettative sui tempi: mentre si collabora in modo asincrono è fondamentale essere chiari sulle scadenze. Lavorare su programmi individuali non può ignorare il fatto che è necessario rispettare scadenze più ampie. Stabilire le aspettative su quando qualcosa è dovuto è importante per aiutare i dipendenti a organizzare la giornata lavorativa per dare priorità alle attività urgenti prima.

Async non significa asociale. Lavorare in modo asincrono non significa lavorare in isolamento. È ancora importante trovare il modo per far sì che i membri del team si colleghino tra loro e si divertano.
Le organizzazioni devono dare la priorità ai rompighiaccio e alle feste virtuali, in modo che i colleghi possano sciogliersi i capelli e conoscere i propri compagni di squadra a livello personale.

Raccontaci la tua esperienza di lavoro in modo asincrono

Il lavoro asincrono a livello di organizzazione è ancora un concetto relativamente nuovo e i team stanno ancora cercando di elaborare tutti i calci. Hai qualche esperienza di lavoro asincrono? Ci piacerebbe sentire i tuoi pensieri in merito, non esitare a condividere le tue opinioni nei commenti qui sotto.