Quanto sono sani i tuoi dati?

La diagnosi: roba cieca

Mia moglie ed io parliamo di “cecità alle cose” – la capacità di “non vedere” le cose che lasciamo in giro per casa. Non si accorge degli elastici per capelli che tira fuori ovunque sia seduta. Non mi accorgo quando lascio un paio di pinze o un cacciavite sul bancone. Forse ognuno di noi si è appena abituato all’ubiquità di quella cosa, o forse una voce interiore ci sta dicendo che presto ne avremo bisogno di nuovo, quindi perché metterla via? Qualunque sia la ragione, nessuno sa che c'è un problema con quella cosa lì.

Allo stesso modo, molti dei nostri clienti si rivolgono a noi con la loro personale versione di "cecità alle cose", solo che è tutta una questione di dati. Hanno messo insieme una raccolta di nomi, indirizzi, note, fatture e altri dati che presenta molti problemi, ma non vedono quello che hanno sotto il naso. Non è che i nostri clienti siano persone intrinsecamente disordinate o che non si preoccupino della qualità dei loro dati; è solo che hanno smesso di vedere le insidie ​​del fare le cose in modo disorganizzato o incompleto.

Come consulenti, è nostro compito risolvere tutto questo. Ciò inizia in primo luogo con la comprensione di come le cose siano andate in questo modo. Di seguito sono riportate alcune delle cose che cerchiamo.

Invecchiare fa schifo

I dati diventano obsoleti non appena vengono immessi. Le persone si spostano, cambiano ufficio, ricevono nuovi numeri di telefono e cambiano i loro cognomi. E esattamente lo zero per cento di loro si sente obbligato a fartelo sapere. Peggio ancora, non riescono a ricordare a chi l'hanno detto e a chi no, quindi Elizabeth Cassiano, con cui hai fatto affari tre mesi fa, ora è Elizabeth Cassiano-Blightly. O, forse, Elizabeth Blightly. Ti dico una cosa, scopri come trovarla mentre aspetta al telefono. Oppure forse è semplicemente più semplice creare un nuovo record di contatto e perdere tutta la cronologia che avevi nella vecchia versione unica di Elizabeth. Allettante, ma molto confuso la prossima volta che chiama.

La coerenza non è la chiave

La maggior parte delle app è piuttosto specifica riguardo ai termini di ricerca. È un compito estremamente impegnativo per i programmatori integrare la "logica fuzzy". Che significa "McKinley Avenue". non è la stessa cosa di “McKinley Avenue”. Digita uno di questi per intero e non troverai l'altro. Un altro tipo di dati problematico comune sono i numeri di telefono: ad alcune persone piace digitare (xxx) xxx-xxxx, mentre altri preferiscono xxx-xxx-xxxx o anche xxx.xxx.xxxx se sono di tipo artistico. Nella mia esperienza, è difficile insegnare e far rispettare una serie di regole che le persone possano ricordare per questo genere di cose, anche se è possibile farlo. Ne parleremo più avanti.

Mettilo ovunque

Cosa fai quando hai due numeri di telefono e un campo per il numero di telefono? Perché, metti il ​​secondo dove puoi, ovviamente. Campo note? Sicuro. Campo dell'indirizzo e-mail? Perché no, non ho comunque un indirizzo email per lui. Le persone saranno in grado di trovarlo, giusto? Giusto? Ciao? È tutto divertimento e giochi finché non devi cercare in base a quel numero di telefono, allora hai un vero problema.

Conoscere il bene dallo sbagliato

Se utilizzi molte app per svolgere le tue attività, ad esempio Excel, Airtable e QuickBooks, devi inserire le informazioni molte volte. Nome, indirizzo, informazioni sullo stato del lavoro, elenchi delle parti: tutto ciò che è essenziale per la tua attività. Supponiamo quindi che tu abbia due indirizzi diversi per un'azienda e che tu sappia che ha una sola sede. Quale è quello giusto? Potresti avere indizi o processi sovrapposti ai tuoi dati che ti aiutano in questo. Oppure no. Le date di modifica sono sempre utili, se tutti i luoghi in cui memorizzi gli stessi dati tengono traccia automaticamente di tali informazioni. Se anche uno di questi non lo fa, non sai quale sia la versione più recente. Questo è un problema potenzialmente costoso che può portare a un'errata evasione degli ordini, al mancato rispetto delle scadenze e così via. Peggio ancora, è molto comune. Un altro modo in cui si manifesta questo problema è quando gli utenti inseriscono più di un record per un oggetto (persona, posizione, ordine, inventario) e, ancora una volta, può essere difficile sapere quale sia la versione corretta o più aggiornata.

La prognosi: visione 20-20

La notizia è buona Gli sviluppatori veterani come me hanno esperienza non solo nel curare dati malati come quelli descritti sopra, ma sono anche più bravi nel costruire ambienti puliti e integrati per ospitarli una volta che sono in salute. Ecco le chiavi per una sana archiviazione dei dati.

In un sistema aziendale adeguatamente costruito, esiste un solo luogo in cui viene archiviato ogni dato. Il motto è: “entra una volta, usane molti”. In altre parole, dovrebbe esserci un solo record cliente per cliente. Il nome, l'indirizzo/i, il/i numero/i di telefono del cliente, ecc. dovrebbero essere archiviati in modo da consentire loro di apparire ovunque siano necessari, ma solo come riferimento e non come informazioni potenzialmente contrastanti in due diverse parti del sito. il sistema.

In un sistema aziendale adeguatamente costruito, esiste un solo luogo in cui viene archiviato ogni dato. Il motto è: “entra una volta, usane molti”. In altre parole, deve essere presente un solo record Cliente per cliente. Il nome, l'indirizzo/i, il/i numero/i di telefono del cliente, ecc. dovrebbero essere archiviati in modo da consentire loro di apparire ovunque siano necessari, ma solo come riferimento e non come informazioni potenzialmente contrastanti in due diverse parti del sito. il sistema.

Assicurarsi che i dati possano essere facilmente trovati, utilizzando strumenti di ricerca affidabili che consentano variazioni nei risultati. Non dovresti avere alcun dubbio in mente che una ricerca ti darà una risposta definitiva sull'esistenza del record e se è quello giusto. Una volta trovato, dovresti essere in grado di modificare facilmente i dati, consentendo agli utenti di mantenere tutto aggiornato e accurato.

I dati dovrebbero consentire la possibilità che esista più di una di alcune cose. Un classico esempio sono le persone che hanno più di un numero di telefono o più indirizzi e-mail. Progettiamo ogni sistema per consentire l'immissione illimitata di questo tipo di dati, per evitare la mentalità del "mettili ovunque".

L’immissione dei dati dovrebbe facilitare il rispetto delle regole. Se desideri che i numeri di telefono statunitensi a 10 cifre seguano sempre il formato (xxx) xxx-xxxx, li formatteremo per te, indipendentemente da come li inserisci. Nessuno deve ricordarsi come dovrebbe essere fatto: funziona e basta.

Tracciamento accurato delle modifiche. Un buon sistema aziendale dovrebbe disporre di un registro di controllo che tenga traccia delle modifiche apportate ai record (cosa è stato modificato, chi lo ha modificato e quando). Questo aiuta immensamente quando si cerca di capire se un record è aggiornato o meno.

Elimina la necessità di un cluster di app indipendenti. Dovresti essere in grado di realizzare tutto ciò di cui hai bisogno con un sistema aziendale ben costruito e progettato su misura per soddisfare tutte le tue esigenze. Potresti avere anche un sistema contabile preferito o di uso richiesto con cui lavorare, ma che può essere integrato per condividere informazioni con il sistema aziendale, in modo che i due siano strettamente integrati e sempre sincronizzati.

Guardando avanti

La migrazione dei dati tra sistemi più vecchi come quelli descritti sopra avviene solitamente in una fase successiva del processo di sviluppo. Quando creiamo una nuova app, la pianifichiamo con molta attenzione per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda o organizzazione. Abbiamo la visione di vedere l'endpoint per il tuo nuovo sistema aziendale e possiamo aiutarti a spianare la strada verso un modo di fare le cose migliore, più funzionale e in grado di risparmiare entrate.