In che modo assumere un assistente virtuale aiuta a costruire la tua attività

Quando avvii la tua attività per la prima volta, il business sei tu. Stai facendo tutti i compiti:

• Amministratore – Proposte
• Finanziario – Contabilità
• Sito web – Grafica e copia
• Social Media: creare post e pubblicarli

Ci sono molti sistemi dietro le quinte per un'azienda. Man mano che la tua attività cresce, spendi meglio il tuo tempo lavorando nella tua area di competenza. Per quanto riguarda le cose che non rientrano nella tua area di brillantezza? Questi sono compiti da delegare a un assistente virtuale (VA).

Ma come si passa dal farlo da soli alla consegna dei sistemi a qualcun altro? Creare ora un documento o un video che mostri come completi queste attività ti aiuta a delegarle in un secondo momento. Alla fine, questi processi possono entrare nel manuale delle politiche e delle procedure per la tua azienda.

Ecco alcune attività tipiche della maggior parte delle aziende. Questa non è una lista esauriente. Scegli uno di questi e documenta il tuo processo per completarlo. Gli strumenti che utilizzo per documentare sono descritti più avanti in questo articolo.

1. amministratore
   un. Proposte/Contratti
   b. Fatturazione
   c. Contabilità
2. Sito web
   un. Grafica
   b. copia
   c. Aggiornamenti alle pagine di un sito web
   d. Aggiornamenti software se WordPress
3. I post del blog
   un. Scritto
   b. video
   io. Come creato
   ii. Dove ospitare il video (solitamente Youtube)
   c. Quante volte pubblicato
   d. Grafica
4. Social media
   un. Su quali social media condividere
   b. Quante volte condividere
   c. Come condividere i post del blog
   d. Fonti di articoli esterni da condividere

Ecco 2 esempi di processi nella tua azienda che sono facili da delegare se si delineano i passaggi e si definiscono le linee guida. L'obiettivo di creare un blog efficace e un post sui social media è la coerenza per il tuo marchio nell'aspetto grafico: logo, colori, carattere, ecc.

Esempio 1: pubblica un blog sul tuo sito web.

1. Crea il titolo del blog
2. Crea la parte scritta o video del post del blog
3. Se c'è un video, aggiungi il contenuto scritto per spiegare il video
4. Se non c'è un video, trova o crea immagini relative al post del blog: gli elementi visivi sono importanti per la leggibilità
5. Accedi alla Dashboard del sito
6. Naviga per aggiungere una nuova sezione del blog (In WordPress: Post a Aggiungi nuovo)
7. Inserisci il titolo
8. Controlla lo slug URL: cambialo se necessario
9. Inserisci il testo e le immagini
10. Usa diverse dimensioni dell'intestazione in vari punti del post
11. Aggiungi un invito all'azione (CTA): scarica un lead magnet gratuito o prenota una breve chiamata con te
12. Aggiungi testo chiedendo ai lettori di commentare il blog o invia un commento tramite i social media
13. Aggiungi pulsanti di condivisione social e chiedi ai lettori di condividere l'articolo
14. Se si utilizza il plug-in Yoast su WordPress
    un. Decidi la parola chiave di messa a fuoco
    b. Scrivi snippet (testo breve in anteprima visualizzato nella ricerca di Google)
    c. Assicurati di avere 2 luci verdi per SEO e leggibilità
15. Visualizza l'anteprima prima di pubblicare ufficialmente il post
16. Su WordPress, assicurati che l'articolo sia attribuito all'imprenditore o alla persona corretta.
17. Pubblica l'articolo

Anche se quanto sopra può sembrare un po' opprimente, delegare tutto o parte del processo è fattibile. Assicurati che il tuo VA comprenda appieno i passaggi e possa trasmettere il tuo marchio. È inoltre essenziale approvare tutti i contenuti prima della pubblicazione.

L'esempio n. 2 è il processo di creazione e pubblicazione di blog, articoli curati e citazioni sui social media.

1. Tipo di contenuto
   un. Collegamenti a nuovi post del blog e/o video dal tuo sito Web o dai canali dei social media
   b. Collegamenti ad articoli curati relativi al tuo argomento o tema che non sono i tuoi
   io. Come trovi questi articoli: fonti attendibili, colleghi, pubblicazioni del settore?
   c. Citazioni
2. Crea immagini per ogni preventivo o collegamento, se necessario
   a.Le immagini di marca specialmente per le citazioni sono riconoscibili e mostrano coerenza. (Esempio: guarda il feed Twitter di @Youpreneur. Tutte le citazioni hanno un tema, il logo in alto, il carattere tutto maiuscolo in bianco e immagini diverse.) Questo è il marchio!
3. Scrivi una copia spiegando ogni link (e per dimostrare che hai letto l'articolo che non è il tuo).
4. Apri contenuto/calendario editoriale
5. Incolla i collegamenti nel calendario in modo da sapere cosa pubblicare quando e su quale canale
6. Pianifica i post nel tuo software di pianificazione dei social media (ad esempio Buffer o Hootsuite)

L'obiettivo è creare un documento con passaggi scritti dettagliati con immagini che descrivano i tuoi processi. Quindi chiunque può seguire ed eseguire i passaggi una volta che inizi a delegare le attività.

Ad esempio, ecco un esempio che mostra come documento un passaggio per aggiungere un nuovo post sul blog nel back-end del mio sito Web WordPress.

1. Accedi a WordPress
2. Fare clic su Post
3. Fare clic su Aggiungi nuovo

Ecco gli strumenti che utilizzo per documentare un processo nella mia attività.

• Microsoft Word o Google Docs: entrambi gli strumenti consentono di modificare e condividere facilmente il tuo lavoro
• Uno studente universitario! Ho assunto uno studente universitario in fondo alla strada. Ho registrato un video che mostra un processo e lei ha creato il documento Word con i passaggi e le immagini in base alla mia direzione.
• Jing di Techsmith. È uno strumento gratuito e davvero interessante. Ho una piccola bolla gialla sul bordo dello schermo del mio desktop. Faccio clic sul segno più e ottengo un mirino che faccio clic e trascino dall'angolo in alto a sinistra all'angolo in basso a destra dell'immagine che voglio acquisire sullo schermo. Faccio clic su cattura per catturare l'immagine. Quindi posso copiare e incollare l'immagine acquisita in Word o Google Docs. Posso anche salvarlo come file.

Posso aggiungere frecce che indicano dove fare clic o commenti per descrivere un passaggio. Quindi copi l'acquisizione delle schermate in modo da poterla incollare nella documentazione. Questo mostra come Jing possa fornire chiaramente una direzione, utile nel delegare.

Alcuni processi saranno amministrativi e altri tecnici. Ad ogni modo, quando assumi un VA o devi sostituire il tuo VA, prendendoti il ​​tempo per documentare come stai completando le attività, hai un processo che è facilmente seguito.

Questo livello di chiarezza ti consente di delegare e dimenticarlo, confidando che il tuo VA capirà come funziona la tua attività. Hai più tempo per lavorare nella tua attività e non nella tua attività. Puoi lavorare con più clienti facendo ciò che ami di più, guadagnare più soldi e aiutare più persone.