In che modo gli studi legali possono trarre vantaggio dall'adozione di software di firma elettronica cloud

L'industria legale è tra i maggiori utilizzatori di carta a causa degli enormi requisiti di documentazione, autenticazione e verifica. La redazione e la firma di documenti legali è un processo in più fasi che richiede un flusso di documenti dal basso verso l'alto e dall'alto verso il basso.

Questo non solo rende il processo di firma tremendamente lento, ma ha anche enormi implicazioni sui costi. È qui che l'adozione del software Cloud eSignature sembra un'opzione praticabile per gli studi legali. In questo articolo parleremo in dettaglio di come gli studi legali possono trarre vantaggio dal software di firma elettronica cloud.

Il software di firma elettronica basato su cloud è ospitato su un server remoto a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo e non richiede hardware specializzato. Rimuove tutte le limitazioni geografiche e tecniche associate ai tradizionali processi di firma.

L'uso del software di firma elettronica nel cloud invece del tradizionale processo di documentazione presenta molti vantaggi per gli studi legali. Gli studi legali possono proteggere i dati dei clienti con una crittografia avanzata e semplificare l'intero processo di documentazione.

Vantaggi del software Cloud eSignature per studi legali

I vantaggi della firma elettronica per gli studi legali sono praticamente illimitati.

• Costi ridotti

L'eliminazione della carta comporta molti vantaggi e si concentra principalmente sulla riduzione dei costi di manutenzione, con un impatto positivo sui profitti. Secondo la ricerca, le aziende che hanno adottato il software di firma elettronica sono state in grado di ridurre i costi complessivi di gestione dei documenti dell'85%.

Non è più necessario eseguire più stampe e archiviarle come documenti fisici. Inoltre, per coloro che desiderano sperimentare un approccio organizzato, il software di firma elettronica con un piano di abbonamento ben definito rende facile per gli utenti pianificare in anticipo e fare le cose di conseguenza.

• Comunicazione basata sul cliente migliorata

I documenti legali spesso rimangono bloccati dal partner o dal cliente quando vengono condivisi manualmente. Il software di firma elettronica può essere di grande aiuto per evitare tali ritardi dovuti alle barriere geografiche. Il software aiuta gli studi legali a monitorare le richieste di firma in sospeso, tenere traccia dei documenti inviati/ricevuti e apportare modifiche ai diritti di accesso.

Lettura consigliata: Come creare una firma digitale elettronicamente in 6 passaggi

Gli atti giudiziari, gli accordi e i contratti possono essere firmati e condivisi istantaneamente con il software di firma elettronica. Inoltre, le aziende possono aggiungere moduli di tipo autoesplicativo online o libri di istruzioni insieme ai documenti legali, risparmiando molto tempo e fatica ai clienti contemporaneamente.

• Protezione completa dei dati dei clienti

Problemi come la frode della firma e i documenti falsi sono abbastanza comuni con i documenti legali, specialmente quando sono gestiti manualmente. Fortunatamente, la maggior parte del software di firma elettronica rispetta rigorose misure di sicurezza per prendersi cura dei documenti legali.

Il software di gestione della firma elettronica basato su cloud CryptoESIGN è uno di questi esempi che mette a bada le minacce informatiche. Le informazioni archiviate all'interno del software vengono ospitate su un provider di servizi cloud di prim'ordine con accesso, rete e sicurezza del database necessari. La piattaforma è compatibile con le configurazioni SSL, oltre ad essere crittografata tramite tecnologia di crittografia a 256 bit.

• L'audit trail migliorato aumenta la visibilità dei documenti

La maggior parte del software di firma elettronica viene fornito con funzionalità di tracciamento avanzate, rendendo più facile per gli studi legali 1 ottenere la garanzia adeguata che i documenti siano stati legittimamente firmati da persone autorizzate. Eliminando così tutte le possibilità di contraffazione non autorizzata, manomissione dei dati e accesso illegale.

CryptoESIGN, con la sua struttura di audit trail integrata, consente agli studi legali di completare facilmente i loro documenti in modo organizzato. Il software impedisce qualsiasi accesso non autorizzato ai documenti creando profili di firmatari univoci.

• Previene le sanzioni regolamentari

Gli studi legali sono soggetti a sanzioni regolamentari a causa della natura del settore legale. Fughe di dati e non conformità potrebbero portare a pesanti multe e sanzioni non solo per gli avvocati ma anche per i loro clienti.

Il fatto che la maggior parte dei documenti legali sia sottoposta a un controllo più approfondito li rende più vulnerabili a multe e sanzioni. Il software di firma elettronica aiuta gli studi legali a concentrarsi in anticipo su aree come l'accuratezza dei dati, la tempestività, i problemi di conformità. Previene ogni possibilità di sanzioni e sanzioni regolamentari.

• Svuota gli archivi

Archiviare, gestire e recuperare documenti e documenti legali è un compito ingombrante per le aziende legali. Maggiore è l'attività di uno studio legale, più devono spendere per lo stoccaggio, la manutenzione e la manodopera.

Il software di firma digitale basato su cloud consente alle aziende di caricare ogni singolo documento nel database cloud centralizzato e protetto. Consente agli studi legali di estrarre facilmente qualsiasi documento richiesto, risparmiando tempo, costi di archiviazione e manodopera.

Tutto viene archiviato nel cloud protetto da rigorose misure di sicurezza acclamate a livello internazionale e da data center adeguatamente ospitati.

• Migliora la mobilità

L'accesso remoto e la firma elettronica sono probabilmente i maggiori vantaggi del software di firma elettronica basato su cloud rispetto alla firma tradizionale. Il software Cloud eSignature offre l'accesso online, consentendo ad avvocati e clienti di visualizzare, firmare, condividere e verificare documenti legali in qualsiasi momento e ovunque.

Ciò rende il processo di firma fulmineo in quanto il firmatario può firmare il documento da qualsiasi luogo con Internet e un dispositivo. Elimina anche i costi di stampa, scansione e corriere.

Parole finali

Gli studi legali si stanno spostando verso uffici senza carta a una velocità incredibile. Questo perché il software cloud eSignature offre dozzine di vantaggi rispetto ai tradizionali sistemi di firma. Supera inoltre ogni limite del sistema tradizionale, riducendo costi e tempi e aumentando l'efficienza e la sicurezza.

Sebbene l'articolo parli di vantaggi economici, il più grande vantaggio dell'utilizzo del software di firma elettronica non è menzionato nel nostro elenco. Questo perché serve a uno scopo più grande del semplice risparmio di tempo e costi. Salvare gli alberi è il più grande vantaggio che il software di firma digitale online può offrire all'umanità.

Al giorno d'oggi, il software di firma elettronica basato su cloud è una pratica commerciale standard nel settore legale piuttosto che un semplice strumento. Ogni studio legale deve passare a un software di firma elettronica basato su cloud per efficienza, crescita, redditività e forse anche sopravvivenza.