La maggior parte dei proprietari di piccole imprese pensa ai backup e al ripristino dei dati ponendosi una semplice domanda:

Conserviamo copie dei nostri file più importanti?

Per fortuna, la risposta è quasi sempre "sì". E ovviamente questo conta. Ma troppo pochi di questi stessi imprenditori pensano di porsi una domanda altrettanto importante:

Quanto sarebbe costoso utilizzare effettivamente questi backup?

Ammettiamolo, più a lungo la tua attività è inattiva, più soldi vola via dalla porta. In primo luogo, i costi di gestione: affitto, salari, bollette. Spendi ancora quei soldi; semplicemente non hai niente da mostrare per questo.

Gli altri costi – morale del team, relazioni con i clienti, stress, perdita di slancio e opportunità – sono più difficili da misurare. Eppure questo è anche denaro reale che vola via dal tuo portafoglio.

La perdita di dati è inevitabile

Immagine: Markus Spiske su Unsplash

La semplice verità è che se la tua azienda deve continuare a funzionare, a un certo punto dovrai utilizzare i tuoi backup.

È difficile prevedere come accadrà esattamente. L'IT potrebbe essere un fulmine, un furto con scasso, un malware, un guasto hardware o una competizione di birra nella sala server andata terribilmente storta. Ma comunque avvenga, non è questione di se, ma di quando.

E onestamente, perdere i tuoi dati farà sempre schifo. Ma sarà una crisi o solo una seccatura? Dipende principalmente dalla velocità con cui puoi riprenderti.

La buona notizia è che puoi prenderne il controllo. Quindi diamo un'occhiata più da vicino.

Backup e recupero dati per la tua azienda

Il giusto sistema di backup si riduce in gran parte a due cose:

• Quanti dati stai eseguendo il backup?
• Quanto costa ogni ora di fermo macchina?
  
  

Questo si riduce davvero alla matematica. Grandi quantità di dati richiedono più tempo per il trasferimento, mentre le ore più costose sono... beh... più costose. Man mano che ognuna di queste cose aumenta, ha più senso passare a sistemi di backup più grandi e sofisticati che possono riportarti al lavoro più velocemente.

Entrambi questi numeri aumenteranno in base alle dimensioni di un'azienda. Un'azienda più grande ha più dati e consuma più denaro ogni ora persa.

Alzi la mano: chi altro ha avuto la morte di un laptop mentre lavorava come freelance da casa? Sono stato contento di aver sincronizzato tutti i miei documenti nell'archivio cloud. Quindi, potrei semplicemente andare a comprare un nuovo computer, reinstallare le mie applicazioni e aspettare mezz'ora che i miei documenti riappaiano.

Non è necessario che un'azienda sia molto più grande perché questo stesso approccio sia un'idea terribile.

Immagina (o forse non devi immaginare) di gestire una piccola agenzia di qualche tipo. Hai un piccolo ufficio, una rete client/server e tre persone che lavorano per te.

Se hai eseguito il backup dei tuoi documenti solo su cloud storage, puoi riconfigurare il resto da zero. Ma è molto più lavoro che configurare un singolo laptop: è anche un lavoro più specializzato. E stai pagando l'affitto e lo stipendio per un'intera squadra mentre aspetti. Vuoi davvero che le tue workstation e i tuoi server vengano sottoposti a backup nella loro interezza.

Ci sono altri fattori oltre al numero di persone nella tua attività. Un addetto stampa freelance e un editor video freelance potrebbero avere spese e tariffa oraria simili, ma il ragazzo del video si destreggia con molti più dati. Un piccolo ed esclusivo bar nella parte più lussuosa della città potrebbe non avere un sacco di dati, ma potrebbe facilmente avere in gioco grandi somme nei tempi di recupero.

All'estremo, hai aziende tecnologiche da miliardi e trilioni di dollari. Hanno una quantità sbalorditiva di dati di cui eseguire il backup e non possono permettersi nemmeno un secondo di inattività. Non è sconosciuto che questi ragazzi mettano un disco rigido gigante nel rimorchio di un camion e lo guidino lungo l'autostrada. Quando gestisci così tanti dati, questo è il modo più veloce per inviarli, letteralmente a carico del camion.

Immagine: Chantal Cadorette a Unsplash

Questo è solo il lungo modo per dire che i sistemi giusti dipendono immensamente da chi sei. Si spera che anche la tua attività stia crescendo e crescendo. Quindi, dovresti rivisitarlo ogni anno o due mentre sali di livello.

Documentare e testare la tua procedura

Se la tua attività è solo te e il tuo laptop, la procedura di ripristino di emergenza potrebbe essere così semplice che puoi tenerla a mente.

Per qualcosa di più grande, vuoi davvero un piano scritto e dettagliato pronto per l'uso. Se il tuo tecnico deve risolverlo dopo che gli escrementi hanno colpito l'aria condizionata, le cose devono solo richiedere più tempo. Lo stress e la pressione del tempo di questa circostanza possono spesso significare anche che la comunicazione è tutt'altro che perfetta e le cose si perdono.

Anche i backup dovrebbero essere testati. Questa è la misura più reale e precisa del tuo tempo di recupero e il modo migliore per capire che hai superato i tuoi vecchi sistemi.

Il motivo principale per testarli però è verificare che quella dannata cosa funzioni davvero. Altrimenti, potresti venire a conoscenza di qualche problema catastrofico nel peggior momento possibile.

In teoria, in questa circostanza è possibile perdere assolutamente tutto. Ma è molto più probabile che una tecnologia di talento possa, in un modo o nell'altro, rimettere insieme almeno la maggior parte. Potrebbe volerci un po' però.

Stoccaggio in loco e fuori sede

Le soluzioni di backup su cloud sono popolari per buoni motivi: sono convenienti, flessibili, convenienti e sono ancora disponibili se succede qualcosa di catastrofico all'intero ufficio.

Allora perché usare qualcos'altro? Il problema principale è che tutti questi dati sono limitati alla velocità della tua connessione Internet.

È un problema? Dipende dalla tua velocità di Internet e dalla quantità di dati che hai. È come riempire un secchio con un tubo da giardino? O come riempire una piscina olimpionica?

Quindi, potresti anche volere un livello aggiuntivo in loco, come un archivio collegato alla rete. Ovviamente vuoi comunque anche una sorta di livello fuori sede, nel caso succeda qualcosa al livello in loco, o addirittura all'intero ufficio.

E gli accordi provvisori?

Sicuramente aiuta se riesci a recuperare i dati velocemente dopo averli persi. Ma cosa succede se qualcos'altro è di ostacolo, come la perdita totale del tuo edificio? Potresti fare qualche lavoro nel frattempo?

Questa è una delle cose a cui abbiamo pensato quando abbiamo esaminato quale soluzione di backup su cloud includere come parte della nostra offerta di servizi. Abbiamo scelto un provider che, premendo un pulsante, potesse rendere disponibile il file server su Internet.

Quindi, quando l'intero edificio va a fuoco e devi improvvisamente raggrupparti in uno spazio di co-working, il tuo team può accedere ai loro progetti mentre gestisci l'assicurazione e un miliardo di altri grattacapi.

Va bene come riavere l'intero ufficio? Difficilmente. Ma è dannatamente meglio che pagare il personale per girare i pollici mentre tutto viene ricostruito.

Archiviazione dell'ombra

Il miglior sistema di backup al mondo non va ancora bene se i tuoi dipendenti salvano i file importanti in un altro posto completamente.

Questo è generalmente un problema di comunicazione e di formazione. Per molte persone, il salvataggio di file su una chiavetta USB è un rituale familiare che capiscono, mentre il salvataggio su un'unità di rete può sembrare confuso e arcano.

Ma ti mette anche in una situazione in cui semplici guasti hardware possono significare costi di chiamata di emergenza per servizi specializzati di ripristino del disco. Oppure, se il supporto viene perso o smarrito, i file potrebbero essere spariti per sempre.

Questa è davvero una cosa molto semplice, ma è una cosa che le piccole imprese sbagliano tutto il tempo.

Si spera che i tuoi backup siano sempre noiosi

I backup sono di solito un argomento asciutto e questa è una buona cosa. Se è qui che si trova il tuo cervello durante una normale settimana lavorativa, stai sbagliando. L'attenzione di un imprenditore dovrebbe essere sulle cose che creano valore, denaro e crescita.

Ma se trascuri completamente questa roba? Potresti scoprire che in realtà c'è un mondo di esperienze emotivamente ricche da esplorare qui, perché tutto è andato terribilmente storto.

La soluzione? Essere organizzato. Ogni uno o due anni, durante una parte più tranquilla dell'anno, chiedi alla tua tecnologia IT di rivedere e testare i tuoi sistemi e processi.

Quindi continua a far crescere la tua attività con la massima tranquillità, sei pronto per qualunque cosa accada.

James Mawson è un nerd della tecnologia, degli affari e di Internet, con un vivo interesse per le tecnologie open source, il cibo cinese e i videogiochi della vecchia scuola. È co-fondatore di DXM Tech Support, un piccolo team di servizi IT con sede a Melbourne, in Australia.