Come pagare i dipendenti remoti fuori dallo stato e mantenere la conformità

Fare le scelte migliori per la tua azienda potrebbe significare assumere qualcuno che vive in un altro stato, ospitare un membro del personale che vuole trasferirsi o spostare un dipendente oltre i confini statali per espandere la tua base di clienti. Per ogni dipendente fuori dallo stato sul libro paga, dovrai fare un po' di lavoro per rimanere conforme alle agenzie fiscali e di collocamento applicabili. La guida di seguito può aiutarti a iniziare.

1. W-2 Dipendenti contro appaltatori indipendenti

Questo articolo si concentra sui lavoratori a distanza che si qualificano come dipendenti W-2, non su appaltatori indipendenti, ma è una distinzione essenziale da fare subito. L'IRS in genere tratta i lavoratori come appaltatori indipendenti se controllano come, quando e dove viene svolto il lavoro e se il datore di lavoro dirige solo il risultato desiderato del lavoro. Altrimenti, sono un impiegato W-2.

Tieni presente che questa non è una definizione banale e il lavoro a distanza può creare aree grigie. Ma la risposta determinerà se la tua azienda trattiene le tasse statali sul reddito e paga la previdenza sociale, l'assistenza sanitaria e la tassa sulla disoccupazione. Le aziende in genere non sono tenute a trattenere o pagare le tasse sui salari agli appaltatori indipendenti, ma devono farlo per i dipendenti W-2.

La pagina dell'appaltatore o dipendente indipendente dell'IRS delinea 3 grandi categorie - controllo comportamentale, controllo finanziario e tipo di relazione - per aiutarti a scegliere la corretta classificazione dei lavoratori. Inoltre, le leggi statali possono influenzare il modo in cui classifichi e paghi i tuoi lavoratori. L'Assemblea Bill 5 (AB5) della California, ad esempio, rende più difficile per le aziende classificare i lavoratori come appaltatori indipendenti.

2. Stato di lavoro e Stato di residenza per i lavoratori remoti

Una volta che sei sicuro che il tuo lavoratore remoto si qualifichi come dipendente W-2, è il momento di determinare dove lavora il tuo dipendente remoto e dove vive. Un dipendente remoto potrebbe risiedere in uno stato e recarsi al lavoro in un altro, ma in genere dovrai trattenere e dichiarare le tasse nello stato in cui lavora il tuo dipendente remoto. Se la tua azienda ha sede a Washington e ha un dipendente remoto che lavora in California e vive in Nevada, ad esempio, tratterresti l'imposta sul reddito del dipendente e pagherai l'imposta statale sulla disoccupazione in California.

Puoi basare la tua ritenuta d'acconto sul luogo di lavoro autodichiarato del tuo dipendente se la sua risposta è ragionevole. Tuttavia, ci sono alcune possibili eccezioni da considerare, inclusi accordi reciproci tra stati e regole de minimis o di esenzione.

Accordi reciproci

Gli accordi reciproci sono tra 2 stati vicini che consentono ai residenti di uno stato di chiedere l'esenzione dalla ritenuta d'acconto nell'altro stato (reciproco). Accordi reciproci impediscono ai lavoratori di presentare più dichiarazioni dei redditi statali. Se lo stato di lavoro e lo stato di residenza del tuo dipendente hanno un accordo reciproco, tratterrai e denuncerai le tasse solo nel loro stato di residenza.

Tuttavia, la reciprocità non è un concetto automatico. I dipendenti devono richiedere di trattenere le tasse nel loro stato di origine piuttosto che nel loro stato di lavoro. Quando il tuo dipendente ti fornisce il modulo di esenzione fiscale statale, smetti di trattenere le tasse per il suo stato di lavoro e inizia a trattenere le tasse per il suo stato di origine. Conserva questi certificati di esenzione fiscale statale in archivio nei tuoi registri aziendali nel caso in cui lo stato di lavoro del tuo dipendente controlli la tua attività.

De minimis o regole di esenzione

Se il tuo dipendente statale lavora in un altro stato su base molto limitata, potrebbe non essere soggetto alle imposte sul reddito dell'altro stato. Le regole de minimis o di esenzione definiscono una soglia (come il numero massimo di giorni trascorsi a lavorare nello stato o l'importo in dollari del reddito guadagnato) che, se superata, richiede al datore di lavoro di iniziare a trattenere le tasse statali.

La maggior parte dei dipendenti che lavorano in uno stato in remoto supera le soglie de minimis e le leggi possono variare notevolmente da una giurisdizione all'altra. È quindi essenziale contattare l'ufficio delle imposte statale nel luogo di lavoro del dipendente per una guida specifica per lo stato.

3. Cerco orientamento professionale

La gestione delle buste paga per i dipendenti che lavorano e vivono altrove può essere l'aspetto più complesso della creazione di un team remoto. Fortunatamente, ci sono servizi professionali che possono aiutare.

Fornitori di buste paga

I fornitori di buste paga possono aiutare la tua azienda a rispettare le leggi sull'imposta sui salari e a presentare le dichiarazioni dei redditi alla fonte. L'automazione del processo di gestione delle retribuzioni ti aiuta anche a pagare l'importo corretto delle tasse ed evitare di perdere date di scadenza importanti. La maggior parte dei fornitori di buste paga ti chiederà di registrarti presso il Dipartimento del lavoro e di ottenere il tuo codice fiscale sul lavoro in modo che possano trattenere e versare le tasse come tuo rappresentante.

CPA o professionisti fiscali

Avere un dipendente che lavora regolarmente in uno stato è spesso sufficiente per attivare regole di nesso di "presenza fisica", sebbene le linee guida possano variare da stato a stato. Nexus è quando la tua azienda ha una connessione abbastanza forte con un altro stato da essere soggetta alle imposte sul reddito e sulle vendite.

Visitare il sito Web del Dipartimento delle entrate nello stato di lavoro del tuo dipendente può fornire alcune risposte, ma se la tua azienda ha o meno un nesso è probabilmente una domanda complessa e potrebbe includere la necessità di registrarsi come azienda straniera e nominare un agente registrato nello stato in cui il tuo dipendente remoto lavora. L'incontro con il tuo commercialista o CPA può aiutarti a comprendere e tenere sotto controllo la tua registrazione e gli obblighi fiscali.

4. Leggi sul lavoro locali

È anche importante conoscere le leggi sul lavoro locali nella giurisdizione in cui lavora il tuo dipendente remoto, come i requisiti salariali minimi e le pause obbligatorie. La guida del datore di lavoro del Dipartimento del lavoro è un'ottima risorsa su questo argomento.

Lo stato in cui lavora il tuo dipendente remoto probabilmente ti richiederà di registrarti per l'assicurazione contro la disoccupazione attraverso il programma statale di assicurazione contro la disoccupazione. In caso contrario, potresti esporre la tua azienda a sanzioni e tasse per il mancato rispetto delle leggi statali sull'assicurazione contro la disoccupazione.

Quasi tutti gli stati richiedono ai datori di lavoro di avere un'assicurazione di indennizzo dei lavoratori, che protegge il dipendente in caso di infortunio o malattia sul lavoro. Puoi iscriverti tramite un fornitore commerciale o il programma assicurativo di compensazione dei lavoratori del tuo stato. Per saperne di più, rivolgiti al funzionario per la compensazione dei lavoratori nello stato in cui il tuo dipendente lavorerà.