Come la tecnologia sta cambiando la gestione delle strutture ospedaliere così come la conosciamo

L'American Hospital Association riferisce che le spese ospedaliere sono aumentate del 17,5% dal 2019 al 2022, mentre i rimborsi Medicare sono rimasti molto indietro, crescendo solo del 7,5%.

Data questa spiacevole situazione, le organizzazioni sanitarie devono assumersi la responsabilità di ridurre i costi senza sovraccaricare il proprio personale medico e amministrativo, che ha già troppo da fare. Un modo per ridurre le spese è implementare una soluzione di gestione delle strutture ospedaliere che migliorerà sia le operazioni interne che l'assistenza ai pazienti.

Le società di sviluppo di software ospedaliero offrono diversi tipi di strumenti già pronti e personalizzati in grado di soddisfare le tue esigenze specifiche. E le organizzazioni sanitarie sembrano adorarlo. Si prevede che il mercato globale della gestione delle strutture sanitarie raggiungerà gli 8,3 miliardi di dollari entro il 2026, dopo essere stato valutato a 6 miliardi di dollari nel 2021.

Questo articolo spiega cos'è la gestione delle strutture ospedaliere, presenta sette entusiasmanti modi in cui la tecnologia può migliorare le tue operazioni e fornisce una breve guida su come procedere con l'implementazione.

Quali compiti comprendono la gestione delle strutture ospedaliere nel 2023?

La gestione delle strutture sanitarie mira a sostenere un ambiente che aiuti i membri del personale a dare il meglio di sé migliorando l'esperienza del paziente. Il concetto comprende un'ampia gamma di attività, tra cui la gestione delle attrezzature, la cura dei dipendenti, l'assicurazione che le strutture siano pulite e sicure e la supervisione del budget. In molte organizzazioni sanitarie, i facility manager sono anche responsabili delle pubbliche relazioni, del marketing e della conformità.

Fondamentalmente, questa disciplina è responsabile di tutte le attività non cliniche svolte presso le organizzazioni sanitarie.

Ecco un elenco delle attività chiave associate alla gestione delle strutture ospedaliere:

• Mantenere il comfort e la privacy del paziente
• Semplificare la navigazione per il personale e i visitatori
• Coordinare l'uso delle attrezzature
• Acquisizione dell'acquisto, dell'installazione e della manutenzione delle apparecchiature
• Ristrutturazioni edilizie, che includono la selezione degli appaltatori e il monitoraggio del loro lavoro
• Adottare misure per rafforzare la sicurezza e la protezione dell'ospedale, inclusa la valutazione periodica dell'edificio per i rischi di incendio e simili
• Imposizione di protocolli per situazioni di emergenza, come il rilascio di rifiuti pericolosi e la diffusione di infezioni
• Garantire la conformità alle normative governative e locali, come le politiche dei Centri per il controllo e la prevenzione delle malattie
• Gestione delle finanze, inclusa la presentazione del budget operativo e il rispetto di esso, la definizione delle priorità degli investimenti, la negoziazione di contratti di servizio
• Marketing dell'ospedale e dei suoi servizi
• Elaborazione di strategie per migliorare l'esperienza di pazienti e dipendenti

Analizziamo in che modo la tecnologia aiuta a migliorare o ad automatizzare completamente questi processi, riducendo l'onere del lavoro amministrativo per le organizzazioni sanitarie.

7 modi in cui la tecnologia sta trasformando la gestione delle strutture sanitarie così come la conosciamo

Ecco sette esempi principali di come la tecnologia di gestione delle strutture ospedaliere può supportare la tua organizzazione sanitaria.

1. Trasformare la gestione patrimoniale
2. Abilitazione della manutenzione predittiva
3. Ottimizzazione del consumo energetico
4. Semplificazione dell'automazione dei processi
5. Facilitare l'analisi dei dati sanitari
6. Migliorare la cura del paziente
7. Garantire la conformità a standard e politiche

Trasformare la gestione patrimoniale

La tecnologia può aiutare i responsabili delle strutture ospedaliere a gestire in modo efficace sia il personale che le attrezzature. Di seguito troverai diversi esempi di ospedali che hanno sfruttato tecnologie all'avanguardia, come l'Internet of Things e l'intelligenza artificiale, per semplificare le loro operazioni.

Gestione attrezzature

Il sondaggio NutrsingTime.net ha riportato che gli infermieri tendono a sprecare circa 40 ore al mese alla ricerca di attrezzature smarrite; nel 16% dei casi non riescono a localizzarlo. Gli ospedali possono incorporare diversi tipi di localizzatori, come GPS e tag Bluetooth, in defibrillatori, carrelli medici e qualsiasi altra apparecchiatura per recuperare informazioni sulla posizione dell'apparecchiatura dai sistemi IT sanitari in tempo reale.

Come ulteriore vantaggio, questa pratica ridurrà anche i furti. La ricerca mostra che il 10% -20% delle risorse mediche viene rubato durante il loro ciclo di vita, con una perdita media di $ 3000 per articolo.

Esistono diverse soluzioni di gestione delle strutture standard per gli ospedali che possono aiutarti con il monitoraggio delle apparecchiature. Un esempio è Asset Panda, con sede in Texas. L'azienda ha realizzato un inventario medico e una soluzione di monitoraggio dei dispositivi che tiene traccia della posizione delle apparecchiature, ne visualizza le condizioni e il luogo in cui sono state installate e pianifica la manutenzione quando necessario. I gestori dell'ospedale possono aggiungere tutti gli utenti che desiderano abilitando l'accesso basato sui ruoli alle risorse.

Gestione del personale

La tecnologia di gestione delle strutture sanitarie alimentata da soluzioni di intelligenza artificiale per gli ospedali può aiutare a distribuire uniformemente il carico di lavoro tra il personale medico, tenendo conto delle loro preferenze e capacità.

Un gruppo di ricerca del Massachusetts Institute of Technology ha costruito un robot AI che potrebbe assegnare gli operatori sanitari a diverse procedure mediche e pazienti. Questa soluzione è stata testata nel reparto travaglio e parto. Il personale ha accettato il 90% delle raccomandazioni dello strumento e ha testimoniato il suo successo nel creare un carico di lavoro più uniforme rispetto a quello che potrebbe ottenere con un'assegnazione manuale.

Puoi trovare altri esempi di come l'IA avvantaggia l'articolo del settore sanitario sul nostro blog.

Abilitazione della manutenzione predittiva

La manutenzione predittiva consiste nell'affidarsi ai sensori dell'Internet of Things (IoT) e alle tecniche di analisi dei dati per rilevare eventuali anomalie in un'apparecchiatura prima che inizi a non funzionare correttamente. Ai primi segni di difetti, il gestore del dispositivo può eseguire la manutenzione in un momento opportuno per evitare guasti.

Le società di sviluppo IoT ospedaliero offrono sensori e il software corrispondente per raccogliere dati su consumo energetico, temperatura e altro. Questi dati vengono analizzati per rilevare eventuali anomalie, come vibrazioni eccessive, che potrebbero essere causate dal sovraccarico della macchina, ma possono anche essere un indicatore precoce di una rottura. Questo approccio alla manutenzione previene guasti imprevisti del dispositivo, che possono causare esiti negativi per i pazienti, contenziosi e danni alla reputazione.

Un team di ricercatori negli Emirati Arabi Uniti ha sviluppato un approccio alla manutenzione predittiva basata sull'IoT e lo ha testato su un analizzatore Vitros-Immunoassay presso un ospedale locale. La causa principale della rottura di questo dispositivo è lo slittamento della cinghia del braccio dosatore quando la cinghia è usurata. E' possibile cogliere i primi segni di deterioramento del nastro analizzando i segnali di vibrazione. Quindi, i ricercatori hanno raccolto dati sulle vibrazioni e li hanno analizzati con algoritmi ML per rilevare eventuali prove di malfunzionamento. Questo esperimento ha portato a un risparmio del 25% sui costi di manutenzione del dispositivo.

Ottimizzazione del consumo energetico

A differenza degli edifici residenziali e commerciali, gli ospedali operano 24 ore su 24, 7 giorni su 7, consumando circa 2,5 volte più elettricità rispetto ad altri stabilimenti della stessa dimensione.

La tecnologia di gestione delle strutture ospedaliere, come l'intelligenza artificiale, l'analisi dei dati e il cloud computing, può aiutare a ridurre significativamente la bolletta elettrica nei seguenti modi:

• L'analisi dei dati può identificare le aree di energia sprecata e consigliare ottimizzazioni.
• Gli algoritmi di apprendimento automatico possono essere addestrati per prevedere le richieste di energia sulla base di dati di utilizzo storici, informazioni sull'edificio, clima e altri parametri rilevanti. Ciò consente agli ospedali di prepararsi in caso di aumento della domanda e forse di ridurre il consumo di energia in altre aree per quel periodo di tempo.
• Alcune tecnologie possono ridurre il consumo di energia semplicemente implementandole. Ad esempio, gli studi dimostrano che le organizzazioni possono ottenere quasi l'80% di risparmio energetico spostando il proprio carico di lavoro nel cloud invece di tenerlo in sede.

Un esempio di applicazione della tecnologia di gestione delle strutture ospedaliere al consumo di energia viene dall'ENGIE x NTU Innovation Challenge a Singapore, in cui i partecipanti hanno ottenuto l'accesso a un ospedale locale per trovare una soluzione di ottimizzazione energetica nel corso di otto mesi.

I vincitori hanno implementato sensori multi-variante per acquisire dati sui parametri di occupazione della stanza, come l'anidride carbonica e l'umidità, analizzarli utilizzando algoritmi di apprendimento automatico e controllare l'aria condizionata di conseguenza. Il team è riuscito a ridurre il consumo energetico del 20%.

Semplificazione dell'automazione dei processi

L'automazione robotica dei processi (RPA) ha molti vantaggi nel settore sanitario. Ecco alcune delle principali applicazioni di questa tecnologia nel contesto della gestione delle strutture ospedaliere:

• Semplificazione della fatturazione e dei pagamenti. I robot RPA possono assistere il personale nella codifica medica e nella preparazione delle richieste di risarcimento.
• Facilitare la condivisione dei dati. Gli strumenti RPA possono monitorare che la condivisione dei dati tra diverse strutture sanitarie aderisca ai protocolli sulla privacy dei dati e abbia diritti di accesso rigorosi.
• Gestire l'inventario. Questa tecnologia può monitorare la posizione e l'utilizzo di diversi strumenti medici. Viene persino applicato nel monitoraggio degli organi per facilitare le procedure di trapianto di organi.
• Assistenza nel reclutamento e nell'onboarding. I bot possono aiutare a individuare i candidati giusti e guidarli attraverso i processi di onboarding, alleggerendo il carico sulle risorse umane.

Ad esempio, ApprioHelth, con sede negli Stati Uniti, ha implementato la soluzione RPA di UiPath potenziata con intelligenza artificiale e visione artificiale per facilitare la gestione dei sinistri assicurativi. Questo strumento automatizza l'acquisizione e l'inserimento dei dati nei corrispondenti campi del modulo di domanda. Può persino estrarre il testo dalle immagini. Questa soluzione ha prodotto una riduzione del 96% del portafoglio sinistri assicurativi.

Facilitare l'analisi dei dati sanitari

I big data hanno molte applicazioni in campo medico. Ciò include l'assistenza nel trattamento del cancro, la mitigazione dei rischi di ospedalizzazione, l'assistenza ai pazienti con problemi mentali e altro ancora.

Nel contesto della gestione delle strutture ospedaliere, gli strumenti di analisi dei big data possono aiutare nella pianificazione strategica in quanto consentono ai manager di comprendere le esigenze e le motivazioni del personale medico. L'analisi può anche prevedere quando un membro senior del personale deve essere presente per consultare i colleghi junior e può aiutare a ideare piani di formazione e sviluppo, in quanto monitora le prestazioni dei dipendenti.

Gli strumenti di analisi dei dati possono anche aiutare ad allocare meglio le strutture ospedaliere. Ad esempio, il Texas Children's Hospital si è affidato a una soluzione di visualizzazione dello spazio basata sull'analisi per identificare le sale pratica disponibili e assegnarle agli appuntamenti. Lo strumento elabora i dati degli appuntamenti per stimare le richieste di camere e trova le camere vuote che soddisfano queste condizioni. Grazie a questa soluzione, l'ospedale ha potuto programmare 550 appuntamenti aggiuntivi, che hanno aggiunto $ 86.000 alle sue entrate in soli sei mesi.

Migliorare l'esperienza del paziente

La tecnologia di gestione delle strutture ospedaliere può anche migliorare l'assistenza ai pazienti, alleggerendo il carico del personale medico e delle strutture. Ecco cosa può fare:

• Prevedere quanti pazienti aspettarsi in un ospedale in un dato giorno, che aiuta con il personale e risparmia ai pazienti l'attesa
• Alleggerire l'onere amministrativo relativo alle visite mediche, poiché la tecnologia supporta i pazienti nella pianificazione degli appuntamenti, invia promemoria e aiuta i visitatori a spostarsi all'interno delle strutture invece di dover chiamare qualcuno per chiedere indicazioni
• Assistenza post-dimissione, come l'invio di promemoria automatici sull'assunzione di farmaci, la distribuzione di sondaggi sul benessere e l'analisi dei risultati senza sovraccaricare medici e infermieri
• Abilitare l'assistenza virtuale e il monitoraggio remoto dei pazienti, poiché i pazienti non devono essere fisicamente presenti in ospedale per ricevere le consultazioni. I pazienti sono felici di stare a casa e l'ospedale non è sovraccarico.

Anche se le soluzioni di telemedicina non sono in genere classificate nella tecnologia di gestione delle strutture ospedaliere, si può sostenere che migliorano l'assistenza ai pazienti senza gravare sulle strutture della clinica. E consentono ai medici di consultare i pazienti, che altrimenti non raggiungerebbero. Ad esempio, l'Aravind Eye Hospital, situato in India, ha aperto cinque centri informatici nelle aree rurali per condurre sessioni di telemedicina con persone che non potevano raggiungere l'ospedale. Grazie a questa configurazione, oltre il 90% dei pazienti ha ricevuto cure adeguate senza spostarsi.

Garantire la conformità a standard e politiche

La conformità è estremamente importante nel settore sanitario ed è una delle responsabilità del gestore di una struttura ospedaliera. A seconda del paese in cui operi, ci sono diverse normative di conformità da rispettare. Negli Stati Uniti, il settore medico è disciplinato dall'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). E oltre alle normative nazionali, ogni ospedale ha il proprio insieme di politiche che le soluzioni di gestione delle strutture mediche possono anche aiutare a far rispettare.

La tecnologia, come l'intelligenza artificiale e i suoi sottotipi, può aumentare la conformità nei seguenti modi:

• Monitoraggio degli aggiornamenti degli standard e delle normative sanitarie. Le leggi sulla conformità tendono a cambiare rapidamente e gli ospedali non possono permettersi di rimanere indietro. Le soluzioni basate sull'intelligenza artificiale possono monitorare le normative e segnalare eventuali modifiche.
• Controllo dell'accesso ai dati. La privacy dei dati è una grande preoccupazione per le istituzioni mediche e gli strumenti di intelligenza artificiale possono garantire che solo le parti autorizzate abbiano accesso alle informazioni sui pazienti.
• Prevenzione delle violazioni dei dati. L'intelligenza artificiale può monitorare continuamente il software ospedaliero alla ricerca di vulnerabilità di sicurezza. Può anche monitorare le password e guidare gli utenti a selezionare opzioni difficili da hackerare.
• Semplificazione delle credenziali dei dipendenti. Esistono soluzioni software già pronte per la gestione delle credenziali in grado di tenere traccia e verificare le qualifiche del personale, inclusi i titoli universitari e l'eventuale formazione ricevuta in seguito.
• Monitoraggio dei visitatori . Questo tipo di soluzione può aiutare a tracciare il numero di visitatori in un dato momento per rimanere entro i limiti imposti dall'ospedale e dal governo.
• Gestione degli incidenti . Alcune soluzioni software per il settore sanitario possono acquisire incidenti/quasi incidenti, analizzarli per determinarne la causa e monitorare il miglioramento.

Un esempio di soluzione per la gestione e la segnalazione degli incidenti viene da symplr. Con sede a Houston, symplr utilizza la tecnologia per migliorare le operazioni sanitarie. L'azienda offre una soluzione che consente agli ospedali di valutare e mitigare i rischi operativi e finanziari che accompagnerebbero il mancato rispetto delle normative in evoluzione. L'azienda afferma che con l'aiuto del proprio software, i manager impiegheranno il 45% di tempo in meno a monitorare i problemi di conformità.

Come affrontare una revisione della gestione delle strutture ospedaliere

I seguenti passaggi possono guidarti attraverso l'implementazione della tecnologia di gestione delle strutture mediche:

• Determina quali esigenze organizzative vuoi soddisfare. Stai prendendo in considerazione il monitoraggio delle apparecchiature, il miglioramento dell'efficienza energetica, il miglioramento della conformità o l'attivazione della manutenzione predittiva? Annota ciò che vuoi coprire, dai la priorità a questo elenco e scegli di conseguenza la tecnologia più adatta.
• Oltre ai casi d'uso, considera altri fattori, come scalabilità, facilità d'uso, quanto bene si integrerà con il tuo sistema esistente e così via.
• Sviluppare la strategia generale. Identifica le principali parti interessate e determina come coinvolgerle, assegna persone e budget e determina come misurerai il successo.
• Condurre un test pilota. Sperimentare con la tecnologia rivelerà:

— Come interagiscono sistemi diversi, soprattutto se si tratta di apparecchiature legacy?

— La tua infrastruttura è in grado di gestire il nuovo carico?

— La nuova soluzione incorpora tutti i flussi di business corrispondenti?

— Ogni utente è a suo agio con i nuovi strumenti?

• Offrire formazione e istruzione. I responsabili delle strutture ospedaliere potrebbero non avere familiarità con questo tipo di strumenti ed è meglio offrire una formazione formale invece di aspettarsi che i dipendenti apprendano in modo indipendente. Se trovano i nuovi strumenti difficili da usare, non saranno desiderosi di adottarli.
• Elabora una strategia di gestione dei dati. Le soluzioni di facility management per gli ospedali tendono a generare grandi quantità di dati, soprattutto quando si tratta di IoT. Avrai bisogno di un sistema in grado di memorizzare ed elaborare tutte queste informazioni.

Inoltre, a seconda della tecnologia scelta, potresti incontrare diverse sfide associate alla sua implementazione. Il nostro blog descrive in dettaglio le sfide di implementazione dell'IA, le sfide relative all'RPA e i problemi associati ai big data per aiutarti a superare la trasformazione.

Esiti ancora a procedere?

Man mano che la tecnologia diventa più potente, consente ai facility manager negli ospedali di ottenere di più con meno risorse e in un tempo più breve. Non è più necessario correre alla ricerca di attrezzature, sprecare ore in banali attività manuali e ricevere multe per aver perso gli ultimi aggiornamenti delle normative. Se questo sta ancora accadendo nel tuo studio, potrebbe sembrare accettabile al momento, ma nel prossimo futuro diventerà difficile competere con strutture più esperte di tecnologia.

Non devi fare passi radicali ora. Puoi iniziare con uno o due casi d'uso, come il monitoraggio delle apparecchiature, e scalare da lì. Se desideri lavorare con una soluzione di base per la gestione delle strutture ospedaliere già pronta, possiamo aiutarti a integrarla nei tuoi flussi di lavoro e personalizzarla se necessario. E se sei interessato a implementare qualcosa di più completo, possiamo configurarti con sensori IoT, creare e addestrare algoritmi AI, sviluppare analisi dei dati e strumenti di reporting che ti forniranno una visione a 360 gradi delle tue operazioni e altro ancora.

E non esitare a contattarci in caso di domande. Stai pensando di semplificare le tue operazioni con la tecnologia di gestione delle strutture ospedaliere? Contattaci! Ti assisteremo nella scelta della tecnologia giusta, nell'implementazione del software e nell'integrazione della soluzione finale nel tuo sistema.

Originariamente pubblicato su https://itrexgroup.com il 6 giugno 2023.