6 consigli per diventare un comunicatore efficace

Essere un comunicatore efficace è un'abilità che gli imprenditori di successo hanno imparato. Ha molto peso nelle relazioni commerciali e le aziende che dimostrano una comunicazione efficace hanno un tasso di rotazione dei dipendenti inferiore del 50%.

Le aziende che si impegnano a garantire una comunicazione efficace e positiva non solo evitano questi costi, ma mettono quelle cifre nella colonna più stimolando motivazione e produttività. In realtà, le aziende i cui manager sono comunicatori efficaci vedono un ritorno per gli azionisti superiore del 47% rispetto alle aziende con scarse capacità comunicative.

Quindi, cosa costituisce una buona comunicazione e come puoi migliorarla? Ecco alcuni suggerimenti:

Consegna messaggi chiari e univoci

La chiarezza è essenziale nella comunicazione. Non usare un linguaggio eccessivamente complicato o gergale quando trasmetti informazioni. Rendi il tuo messaggio breve e al punto. Non cercare di riempire un messaggio o una riunione piena di troppe idee. Invece, pensa a un punto centrale che vuoi comunicare.

Un buon modo per assicurarti che il tuo messaggio sia chiaro è pensare al tuo obiettivo. Qual è il risultato del tuo messaggio? E' chiaramente indicato? Potrebbe esserci spazio per la confusione? Se è così, ripensa alla tua formulazione.

Organizza riunioni produttive seguendo questi tre suggerimenti

Tutti hanno partecipato a brutti incontri prima. Il tipo che si trascina inutilmente, si trasforma in sessioni di lamento o non ha obiettivi chiari o dichiarati. Questo tipo di riunioni è una perdita di tempo e può effettivamente portare a conflitti e frustrazione tra il personale piuttosto che favorire una comunicazione produttiva per aiutare a raggiungere gli obiettivi imminenti.

Organizza incontri migliori:

• Rendendoli brevi . Un'ora è troppo lunga per la maggior parte delle riunioni. Prova a ridurre a mezz'ora o anche venti minuti. Ciò ti consente di affrontare un problema specifico in modo efficiente anziché cercare di affrontare diversi problemi in modo inefficiente.

• Utilizzo di elementi visivi . Elementi visivi come foto, video, grafici e grafici possono aiutare a portare a casa un punto. Dire al tuo team che la concorrenza è in vantaggio nelle vendite di $ 200.000 ha un impatto, ma mostrare loro come appare quel confronto su un grafico può far capire loro l'entità del divario che deve essere colmato.

• Usa le metriche . Bob Parsons, il fondatore di GoDaddy, afferma: "Tutto ciò che viene misurato e osservato, migliora". La condivisione di metriche rilevanti aiuta i dipendenti a comprendere il contesto del loro lavoro e il valore dei loro sforzi. Aiuta anche nella motivazione e nella definizione degli obiettivi.

Usa gli strumenti di comunicazione giusti

La comunicazione può essere migliorata introducendo diversi strumenti nel flusso quotidiano. Assicurati solo di aver identificato i tuoi requisiti per i processi di comunicazione e di trovare le soluzioni appropriate, quelle che soddisfano perfettamente le tue esigenze. Per esempio:

• Hai bisogno di condividere modelli, diagrammi di flusso, mappe mentali, ecc. con il tuo team e consentire loro di accedere alle stesse informazioni, indipendentemente dalla loro posizione? Quindi prova uno strumento collaborativo che ti consente di creare diagrammi che puoi condividere con chiunque.

Creately può essere un'ottima opzione: i loro commenti e le funzionalità del thread di discussione promuovono il team building e aiutano nello sviluppo di progetti di gruppo.

• Hai membri del team remoti o non puoi tenere riunioni faccia a faccia regolarmente per qualche motivo. Possibile soluzione: il software per riunioni virtuali che offre funzionalità come e-mail o messaggistica istantanea, offrendo al personale più scelte su quando e dove possono partecipare alle riunioni.

Dai un'occhiata a GoToMeeting: ti consente anche di avviare la riunione da Microsoft Office e inviare successivamente le registrazioni della riunione, in modo che tutti possano averla come riferimento.

• Hai bisogno di condividere immediatamente documenti e file archiviati in luoghi diversi? Vuoi avere sia chat di gruppo che conversazioni private one-to-one? Vuoi essere in grado di estrarre qualsiasi file dall'archivio all'istante?

Suppongo che la risposta a tutte queste domande sia sì. Quindi vai avanti con Slack, una soluzione per il posto di lavoro digitale sia per le piccole che per le grandi imprese. Questo strumento ti consente di riunire tutte le tue conversazioni, sistemare le attività e semplificare la comunicazione del team.

• Sia che tu abbia lavoratori sul campo o che tu debba raggiungere il tuo team in pochi minuti in casi di emergenza, considera l'opzione di messaggistica SMS. I messaggi di testo non richiedono una connessione a Internet ed è l'ideale per inviare avvisi istantanei.

Incoraggia la tua squadra

Un grande leader che è un comunicatore efficace fornisce incoraggiamento per la loro squadra a crescere e imparare. I leader poveri rimproverano la loro squadra per non aver soddisfatto le loro aspettative. Rendi le tue critiche costruttive fornendo indicazioni su come migliorare le prestazioni.

Questo approccio promuove un ambiente più positivo e aiuta a stimolare la produttività piuttosto che causare stress e negatività che possono arrestare la produttività e avere un impatto negativo complessivo.

Fornisci feedback specifici e puntuali

Fai sapere ai tuoi dipendenti come stanno fornendo un feedback specifico. Se hai consigli su come migliorare, rendilo attuabile anziché generale.

Un esempio di feedback generale:

"Potresti lavorare meglio sui tuoi rapporti."

Un esempio di feedback attuabile:

"Vorrei vedere i dati nei tuoi rapporti suddivisi in numeri giornalieri anziché settimanali perché..."

Migliora le tue capacità di comunicazione scritta

Viviamo nell'era della comunicazione scritta. I testi sono più popolari delle chiamate vocali. Connettersi sui social media è più comune che vedere le persone faccia a faccia. La prevalenza del lavoro a distanza rende necessario che i team leader padroneggiano l'arte della comunicazione scritta per essere efficaci.

Nella comunicazione scritta si desidera:

• Dare istruzioni chiare . Assicurati che le persone possano seguire le tue istruzioni, altrimenti corri il rischio di sprecare tempo e risorse preziose perché non sei stato abbastanza chiaro.

• Sii positivo . Cerca sempre di dare un tocco positivo alla tua comunicazione anche se si tratta solo di dire "grazie" o di dire al dipendente che stanno facendo un ottimo lavoro.

• Dai il messaggio che va bene fare domande . Lascia la porta aperta per consentire ai membri del team di comunicare con te in caso di dubbi. Una frase semplice come "Fammi sapere se hai domande" può risolverlo.

• Sii conciso . Non sovraccaricare i tuoi dipendenti con troppe informazioni. Scopri cosa è più essenziale e rilevante su cui concentrarsi

Migliorando le tue capacità di comunicazione, migliori le tue capacità di leadership e, in definitiva, la tua attività. Usa questi suggerimenti per aiutarti a raggiungere il tuo potenziale di comunicazione!

Alexa Lemzy è la responsabile del servizio clienti e l'editor di blog del servizio SMS aziendale TextMagic. È appassionata di comunicazione interna, produttività lavorativa e relazioni con i clienti. Puoi seguirla su Twitter.