Come iniziare a lavorare con un assistente virtuale? Consigli utili

Ogni imprenditore che vuole sviluppare la propria attività nel tempo raggiunge una fase in cui ha bisogno di supporto. Tuttavia, non immediatamente il numero di compiti è abbastanza grande per assumere un lavoratore a contratto. In questi casi, la soluzione ideale è utilizzare i servizi di un assistente virtuale. Oggi ci concentreremo sugli assistenti virtuali, sul loro ruolo nell'azienda, sulle loro competenze e sui modi per trovarli. Se non hai mai lavorato con uno, quell'articolo ti aiuterà sicuramente a selezionare il lavoratore remoto ideale.

Assistente virtuale – sommario:

1. Chi è un assistente virtuale?
2. Cosa fa un assistente virtuale?
3. Come si trova un assistente virtuale?
4. Come si verificano le competenze di un assistente virtuale?
5. Qual è il modo migliore per lavorare con un assistente virtuale?
6. Riepilogo

Chi è un assistente virtuale?

Un assistente virtuale è un lavoratore remoto che esegue compiti assegnati da qualsiasi parte del mondo utilizzando un computer e Internet. È una persona che sostituisce un normale impiegato. Questa persona può occuparsi di questioni strettamente legate alla gestione di un'azienda dal back office, ad esempio emettere fatture, contattare grossisti o curare il sito web, ma non solo. Il catalogo dei servizi offerti dagli assistenti virtuali è in continua crescita e questa professione sta prendendo sempre più piede.

Cosa fa un assistente virtuale?

L'ampiezza delle competenze degli assistenti virtuali, e di conseguenza il catalogo dei servizi che offrono, è estremamente diversificato. Tuttavia, ognuno di loro ha la sua specializzazione in cui si sente più a suo agio. A volte è molto completo e si riferisce all'intero catalogo di compiti oa volte riguarda un'abilità particolare. Ecco perché quando cerchi un assistente virtuale, il passaggio chiave è specificare le attività che vuoi svolgere.

Molti assistenti virtuali iniziano con un semplice lavoro d'ufficio, ma con il tempo intraprendono un'ulteriore formazione ed espandono le proprie competenze. In definitiva, il cliente ottiene un dipendente che svolge tutta una serie di compiti. È più conveniente quando una persona è responsabile dell'intero progetto. Sia in termini di consistenza che di controllo degli effetti.

Per facilità di riferimento, di seguito è riportato un elenco di attività di esempio che VA può eseguire:

Tipici compiti amministrativi

Questi sono compiti che svolge anche un assistente d'ufficio tradizionale. Questi possono includere la cura del calendario, la pianificazione di appuntamenti o la gestione della posta elettronica. Gli assistenti virtuali che si occupano di questioni amministrative possono anche essere responsabili dell'emissione di fatture o dell'invio di ordini ai produttori. Tale assistente preparerà anche per te modelli di documenti o condurrà il reclutamento iniziale di un dipendente. In una parola: ti supporteranno in tutte le questioni amministrative e d'ufficio relative alla gestione della tua attività.

Supporto commerciale online

Questa categoria può includere molto. Un assistente virtuale specializzato in questioni tecniche può essere responsabile della creazione di una pagina di destinazione per un nuovo corso online o della creazione di un negozio online. Alcuni assistenti sono specializzati in programmi specifici come l'editing o l'editing video.

Attività di promozione e marketing

Questo catalogo comprende tutte le attività che mirano allo sviluppo di un marchio. Ciò include la creazione di materiale promozionale, ad es. contenuto, grafica o video, ma anche un supporto completo per i social media o il sito web. Un assistente virtuale può anche specializzarsi nella creazione di campagne pubblicitarie su una determinata piattaforma o nella creazione di contenuti.

Ovviamente, l'elenco sopra non è completo e non include tutte le attività che puoi delegare a un assistente. Questa ripartizione non significa nemmeno che una persona non possa gestire i social media e controllare la posta elettronica allo stesso tempo. Spesso scoprirai che un assistente virtuale sostituirà i dipendenti in diversi reparti. Questa flessibilità è uno dei maggiori vantaggi di questa professione e il motivo per cui sempre più imprenditori lavorano con un assistente virtuale.

Sebbene un assistente virtuale sia associato esclusivamente al lavoro a distanza, non è sempre così. In alcuni casi, i presidi cercano qualcuno che possa anche aiutare con attività in loco come visitare l'ufficio o spedire documenti all'ufficio postale.

Come si trova un assistente virtuale?

Questa professione sta diventando sempre più popolare, ma ancora non molti imprenditori conoscono la possibilità di una cooperazione a distanza. Anche se ne hanno sentito parlare, non hanno idea di dove e come trovarli. Esistono diversi modi per avviare la cooperazione.

Siti web

Molti assistenti virtuali hanno i loro biglietti da visita digitali sotto forma di siti web. Su di essi, mostrano i loro portafogli, abilità e feedback dai clienti con cui hanno lavorato. Tuttavia, vale la pena ricordare che i siti meglio classificati compaiono sempre nei primi risultati di ricerca.

Social media

Poiché si tratta di un lavoro a distanza, il reclutamento viene effettuato anche a distanza. Partecipare a uno dei gruppi di Facebook è uno dei metodi più efficaci. Tutto quello che devi fare è aggiungere un post con un'offerta di lavoro e una descrizione dei compiti e, in risposta, riceverai sicuramente alcune o una dozzina di offerte interessanti. Tali gruppi raccolgono assistenti virtuali, quindi puoi essere sicuro che la tua offerta andrà direttamente a persone competenti. Puoi anche aggiungere un annuncio su uno dei gruppi di attività correlati al profilo della tua attività. Grazie a questo hai maggiori possibilità di trovare una persona che abbia esperienza o interessi legati al tuo settore.

Agenzie di assistenti virtuali

Alcune agenzie lavorano con assistenti virtuali. Questa soluzione ha i suoi vantaggi e svantaggi. Il vantaggio più grande è che il responsabile si occupa di selezionare il miglior dipendente. Spetta solo a te elaborare un elenco di compiti specifici che desideri esternalizzare. Il responsabile dell'agenzia sa esattamente con chi sta lavorando ea chi vale la pena assegnare un tipo specifico di attività. Inoltre, tutti gli assistenti sono stati sottoposti a un processo di assunzione, quindi hanno dovuto dimostrare le proprie capacità.

In questi casi stai firmando un contratto con un'agenzia e non con un assistente specifico, il che è anche un vantaggio in alcune situazioni. In primo luogo, la tua responsabilità non sarà quella di controllare il lavoro. Ciò che conta per te è il risultato, e il resto lo pensa l'agenzia. Il principale svantaggio, tuttavia, è il prezzo, che è più elevato rispetto al caso della cooperazione diretta. Tuttavia, se il budget non è un problema per te, provaci.

Siti web freelance

Una forma sempre più popolare di ricerca di vari tipi di specialisti è l'aggiunta di annunci su siti che associano liberi professionisti come Upwork. Basta aggiungere un'offerta e descrivere una posizione specifica e, dopo un po', riceverai un sacco di risposte da tutto il mondo.

I consigli sono anche un buon modo per trovare supporto virtuale. È una buona idea chiedere agli amici che lavorano in settori simili o che gestiscono le loro attività se hanno utilizzato questo tipo di soluzione. Gli assistenti virtuali spesso lavorano con più imprenditori contemporaneamente e l'assunzione su raccomandazione è uno dei modi migliori per trovare il dipendente perfetto.

Come si verificano le competenze di un assistente virtuale?

Una forma ben nota di verifica delle competenze iniziali è la preparazione di un questionario di reclutamento. Questo è un buon modo per selezionare i migliori candidati già nella fase iniziale e allo stesso tempo un metodo molto migliore per conoscere il candidato.

Le domande correttamente selezionate riveleranno molto di più di un CV o di una lettera di presentazione. Un'interessante aggiunta al questionario di reclutamento possono essere le domande situazionali, in cui è possibile descrivere situazioni campione in cui l'azienda si è trovata con una richiesta di risolvere un problema. Tali risposte ci consentono di valutare se una persona pensa in schemi simili e da quali valori è guidata. A volte il questionario è anche accompagnato da un breve compito di reclutamento, che consiste nella preparazione della grafica in un programma specifico o nella scrittura di un breve testo.

Oltre alla verifica di base delle competenze, tali indagini hanno un altro vantaggio. Ci vuole un po' di volontà e impegno per rispondere, quindi hai più fiducia nel fatto che la persona che invia la sua offerta sia interessata a lavorare con te e sia fiduciosa nelle proprie capacità.

Dopo un'analisi iniziale delle offerte che ti sono state inviate, devi selezionare alcuni dei migliori candidati. Una videointervista condotta online con ciascuno di loro ti aiuterà a fare la scelta finale. Esistono molte piattaforme che servono a questo scopo come Google Meet o Zoom.

Qual è il modo migliore per lavorare con un assistente virtuale?

C'è una risposta: dipende.

Quando si tratta del tipo di contratto stesso, è spesso B2B, poiché gli assistenti virtuali gestiscono le loro attività o lavorano con incubatori di imprese o altri tipi di società che consentono di fatturare loro il loro lavoro. In alcuni casi, tuttavia, gli imprenditori preferiscono firmare un contratto standard di diritto civile. Vale anche la pena ricordare i documenti aggiuntivi che dovrebbero essere firmati se la cooperazione lo richiede, come un accordo di riservatezza.

La cooperazione con un assistente virtuale può essere a lungo termine o può essere un compito specifico da svolgere, ad esempio condurre ricerche per un ordine particolare o introdurre prodotti su un sito web.

Quando si tratta di fatturazione, la situazione non è più così semplice. Sono disponibili diverse opzioni. Alcuni assistenti virtuali hanno pacchetti orari che un imprenditore può acquistare. Il pacchetto può comprendere 10 o anche 40 ore di lavoro. Il più delle volte ha una validità di 30 giorni e l'imprenditore deve decidere la dimensione del pacchetto all'inizio del mese.

Tale metodo funziona meglio quando l'ambito della cooperazione con un assistente virtuale è ampio ma irregolare, ad esempio un imprenditore ha bisogno di supporto nel servizio clienti, ma la comunità è così piccola che è un compito per solo un'ora al giorno, e i compiti di un assistente virtuale include anche la creazione di post sui social media. Grazie a ciò può dedicare liberamente il suo tempo a compiti particolari e il cliente paga solo le ore reali lavorate.

Nel caso in cui la cooperazione si basi su un compito specifico, una migliore forma di conciliazione può essere una conciliazione per l'opera creata. All'inizio della collaborazione, concorderai l'importo finale, ad esempio per la preparazione di un catalogo pubblicitario o per la creazione di un ebook. In questo caso, non è importante quanto tempo impiegherà il tuo assistente a prepararlo. Ciò che conta è l'effetto: il prodotto finito.

Riepilogo

Lavorare con un assistente virtuale è un'opportunità per trovare un dipendente senza impegnarsi a lungo termine. È ottimo per le aziende in crescita o per le aziende che necessitano solo di supporto stagionalmente. Anche l'aspetto finanziario è un enorme vantaggio. L'imprenditore sostiene dei costi solo quando ne ha bisogno. Paga per il lavoro in tempo reale, non per stare seduto in ufficio o fare una pausa caffè.

I vantaggi dell'assistenza virtuale includono anche la versatilità. Da un lato, un imprenditore può chiedere supporto in cose semplici che gli richiedono molto tempo ogni giorno e guadagnano spazio per il lavoro creativo e lo sviluppo. D'altra parte, può contare su un aiuto per questioni che esulano dalle sue competenze, come il supporto tecnico per i programmi. Dopotutto, un imprenditore non deve sapere tutto.

Questo è tutto ciò che devi sapere per lavorare con un assistente virtuale. Leggi anche: 11 motivi per assumere un assistente virtuale nella tua attività

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 diversi gradi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Quando cerca dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

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