Come creare un wiki moderno e flessibile per la tua azienda

Man mano che un'azienda cresce, accumula un patrimonio di conoscenze, da quella che è la tua visione aziendale alle migliori pratiche da seguire, che aiuta a dirigere e formare il suo percorso di crescita. E preservare tale conoscenza non è altro che fondamentale per il suo progresso.

Tuttavia, senza un sistema adeguato per catturarli, questi preziosi archivi di informazioni potrebbero essere sparsi all'interno dell'organizzazione o andare perduti. Qui è dove puoi usare un wiki aziendale. Aiuta a raccogliere tutte le informazioni in un archivio centralizzato, fornendo così una risorsa facilmente accessibile a tutti. In questo post, discuteremo come costruire un wiki aziendale passo dopo passo.

Che cos'è un Wiki aziendale

Un Wiki aziendale (noto anche come Wiki interno o Wiki aziendale) è un database online utilizzato per centralizzare le informazioni sull'azienda e sui suoi processi, dipendenti, progetti, clienti, ecc. Le aziende lo considerano spesso come un'unica fonte di verità per catturare, organizzare e condividere internamente le conoscenze aziendali. Un wiki aziendale consente a ogni membro del team di accedere, creare o modificare i contenuti.

Un wiki può includere informazioni quali,

• Processi aziendali importanti
• Cultura, valori e politiche aziendali
• Roadmap aziendale
• HR e documenti amministrativi
• Documentazione del progetto

Vantaggi di un Wiki interno

I wiki semplificano il lavoro di tutti. Per i nuovi dipendenti, è il modo più rapido per trovare tutte le informazioni di cui potrebbero aver bisogno. E i dipendenti più affermati possono farvi riferimento per capire come funziona meglio il resto dell'azienda e migliorare ulteriormente il modo in cui lavorano.

• I wiki interni forniscono un punto centralizzato per tutti i documenti interni, che si tratti di materiale per la formazione dei dipendenti, SOP, white paper, e-mail o contenuto di webinar, facilitando la ricerca di informazioni.
• Aiutano a evitare la perdita di conoscenza e semplificano l'archiviazione, il recupero e la condivisione della conoscenza.
• Migliorano la collaborazione del team fornendo uno spazio comune in cui i team possono lavorare insieme sulla mappatura dei processi e delle informazioni aziendali.

Base di conoscenza contro Wiki

Un wiki aziendale non è la stessa cosa di una knowledge base interna. Le basi di conoscenza sono risorse autorevoli con un team dedicato di produttori e gestori di contenuti.

D'altra parte, i wiki sono uno strumento collaborativo. Non solo qualsiasi dipendente può accedere, creare o modificare il wiki aziendale in qualsiasi momento, ma i team possono anche collaborare al popolamento dei contenuti. E le modifiche sono in genere progettate per essere visualizzate immediatamente dopo una modifica.

Come costruire un Wiki aziendale

Il wiki della tua azienda è un luogo in cui acquisire, organizzare e gestire le conoscenze organizzative. È importante disporre di un processo semplificato per assicurarsi di strutturare in modo produttivo le informazioni a livello aziendale. Qui abbiamo elencato i passaggi su come costruire un wiki aziendale in modo efficace.

Decidi il motivo per la creazione di un wiki

Che si tratti di documentare i processi e le procedure aziendali, assumere nuovi dipendenti o creare un playbook di squadra, definisci l'obiettivo del tuo wiki prima di costruirlo effettivamente. Questo aiuterà,

• Identifica il tipo di informazioni che devi includere
• Definisci il pubblico di destinazione che devi considerare (ad es. nuovi dipendenti o dipendenti esistenti o entrambi)
• Accumula i documenti, le risorse, i rapporti e il materiale esistenti che potresti aver bisogno di integrare nel nuovo wiki.
• Identificare i contributori chiave come senior manager o team leader con una conoscenza specialistica dell'argomento.

Scegli un software Wiki

Il prossimo passo importante è trovare il software adatto alle tue esigenze. Dato che hai già ristretto il tuo obiettivo, ora hai un'idea specifica delle funzionalità che stai cercando nel software.

Ecco alcune funzionalità importanti che ogni software wiki dovrebbe possedere;

• Aree di lavoro unificate per centralizzare i tuoi documenti
• Funzionalità per modificare e cercare facilmente i contenuti
• Funzionalità di collaborazione multiutente in tempo reale come commenti in linea, thread di discussione, tag @mention, tracciamento del mouse in tempo reale, notifiche intelligenti, sincronizzazione offline, ecc.
• Un editor di testo ricco con la possibilità di creare o aggiungere contenuti visivi come diagrammi, grafici, immagini, ecc.
• Cartelle per organizzare i documenti all'interno
• Integrazioni con altri strumenti nel tuo flusso di lavoro come Slack, GitHub, team MS, app Google Suite, ecc.
• Capacità di facilitare la comunicazione (verbali delle riunioni/aggiornamenti settimanali), l'apprendimento (istruzioni di onboarding/manuali) e la gestione del progetto (piani di progetto/rapporti sullo stato di avanzamento)
• Opzioni di download del documento incluse esportazioni PDF, SVG e PNG

Alcuni famosi software wiki aziendali che puoi prendere in considerazione includono Google Drive, Confluence e Microsoft SharePoint.

Creativamente per costruire la tua azienda Wiki

Creately, un software di gestione del lavoro che viene eseguito su una tela visiva intelligente, utilizzato dai team per fare brainstorming, pianificare, gestire progetti e acquisire conoscenze, funge anche da moderna soluzione software wiki.

Offre tutte queste funzionalità sopra menzionate e altro ancora, tra cui cronologia delle versioni dell'area di lavoro, tabelle personalizzabili, strumenti di gestione dei progetti agili integrati come le schede Kanban per creare flussi di lavoro, modelli già pronti per strutture Wiki, documenti di progetto e oltre 100 casi d'uso che coprono in tutti i settori. Inoltre, Creately offre anche integrazioni per Google Drive e Confluence.

Crea una struttura Wiki iniziale

Creare una struttura di base che descriva il documento o la gerarchia delle informazioni del wiki. Ciò ti fornirà una vista a volo d'uccello o un'anteprima di come sarà il wiki e potrai tenerlo come riferimento durante la cura e la creazione dei contenuti.

Popolalo con il contenuto

Con la struttura di base a portata di mano, inizia a scrivere i contenuti per ogni sezione o titolo. È qui che devi importare contenuti da altre piattaforme per centralizzare tutto in un unico posto.

In Creatley, puoi aggiungerli come risorse di collegamento, copiare e incollare contenuti da altre fonti direttamente su forme Creately o persino migrarli direttamente da app di terze parti inclusi dati in file CVS, problemi GitHub, fogli di calcolo e fogli Google.

Alcune delle migliori pratiche che puoi seguire per creare contenuti accattivanti sono le seguenti;

• Inserisci il più possibile elementi visivi come immagini, diagrammi, grafici, video, ecc. per rompere blocchi di testo. Ad esempio, è possibile utilizzare una mappa del processo per rappresentare le fasi del processo.
• Aggiungi collegamenti interni per facilitare la navigazione e rendere le informazioni più facili da trovare.
• Includi elenchi puntati o numerati, elementi dell'elenco di controllo, paragrafi più brevi, ecc. per rendere il contenuto più scansionabile.

Mantieni aggiornato il tuo Wiki

Le informazioni oi processi aziendali non rimarranno gli stessi. Man mano che si evolvono, dovrebbe evolversi anche il tuo wiki.

Poiché i dipendenti si affidano al wiki aziendale per ottenere informazioni tempestive, è importante consultare regolarmente i contributori chiave e apportare le modifiche necessarie per riflettere lo stato attuale delle cose.

Puoi anche identificare le aree di miglioramento monitorando il tuo team. Osserva se trovano utili le informazioni o se sono confusi e continuano a fare domande a cui puoi rispondere meglio aggiornando il contenuto.

In Creately, la cronologia completa delle versioni viene tracciata automaticamente per tutte le aree di lavoro. Quindi ogni modifica apportata al tuo wiki viene registrata separatamente. Puoi nominare le versioni nella cronologia per tenere traccia dei punti chiave nell'evoluzione del wiki e diramarti da una versione precedente se necessario in qualsiasi momento.

Best practice per creare un wiki aziendale in modo efficace su Creately

Un wiki per la conoscenza della tua azienda potrebbe sembrare un buon posto per facilitare la collaborazione tra i membri del tuo team, tuttavia presenta svantaggi che non possono essere ignorati, tra cui funzioni di ricerca limitate, contenuti incoerenti, autorizzazioni di modifica, ecc.

Di seguito abbiamo elencato alcune best practice che puoi seguire per superare queste sfide quando crei un wiki aziendale su Creately.

Rendi la tua Wiki aziendale più flessibile

Una delle maggiori lamentele di un wiki è la sua inflessibilità. Con più documenti su pagine e cartelle, può diventare piuttosto difficile organizzare efficacemente i contenuti in un wiki. Tuttavia, con un'area di lavoro gerarchica adeguata o una struttura di cartelle, puoi facilmente superare questo problema.

In Creately, ciò che di solito memorizzi in più pagine e cartelle in un software wiki tradizionale può essere collocato all'interno di un singolo posto di lavoro utilizzando semplici strutture visive che logicamente hanno un senso.

Ad esempio, è possibile creare un organigramma per le informazioni sui dipendenti o una mappa del processo per contenere la documentazione del processo. Ogni forma può contenere una quantità di informazioni che varia da pagine di contenuto, allegati, collegamenti, immagini, campi dati per l'assegnazione di ruoli, attività, stime e altro ancora che possono essere aggiunti tramite Shape Data. In questo modo puoi centralizzare facilmente le informazioni contenute in più pagine in un'unica struttura visiva. Inoltre, con la tela infinita di Creately, puoi anche posizionare un numero qualsiasi di queste strutture visive nello stesso posto.

Puoi anche connettere forme tra aree di lavoro e cartelle con collegamenti di forma e creare flussi di navigazione e informazioni sui collegamenti. Fare clic sulla forma collegata per ingrandire automaticamente la forma connessa nella stessa area di lavoro o aprire l'area di lavoro in cui si trova la forma connessa.

Garantire una corretta struttura di navigazione

Uno dei principali svantaggi del mantenere un wiki aziendale è che può essere una seccatura individuare le informazioni tra i molteplici documenti che si aggiungono continuamente ad esso. Tuttavia, con un menu di navigazione adeguato o funzionalità di ricerca, questo può essere eliminato.

La funzionalità di ricerca intelligente di Creately ti recupererà tutte le informazioni che stai cercando in un'area di lavoro o in una cartella in pochi secondi; fai semplicemente una ricerca Cntr+F (o “Command+F” su un Mac) per la parola chiave per trovare immediatamente le informazioni che stai cercando. Dopo averlo selezionato dai risultati della ricerca, ti porterà nel punto esatto in cui è contenuto nell'area di lavoro.

Oppure puoi creare un menu di navigazione con l'aiuto del pannello di navigazione in cui puoi elencare i collegamenti agli elementi nell'area di lavoro e utilizzarlo per trovare facilmente le informazioni.

Mantieni la coerenza dei contenuti

Con più membri del team di diversi dipartimenti che contribuiscono ai documenti wiki, possono esserci incoerenze, che possono anche tradursi in lacune di conoscenza.

Per evitare che ciò accada, assicurati che esistano modelli o un formato standard a cui chiunque possa fare riferimento quando scrive il contenuto.

Limita il numero di editor

I wiki consentono il contributo di più autori. Tuttavia, potrebbe non essere sempre l'ideale per un wiki aziendale, soprattutto perché i dipendenti fanno affidamento su di esso per raccogliere informazioni affidabili sui processi e le conoscenze organizzative.

Pertanto, ti sarà utile autorizzare solo un numero limitato di editor, in particolare esperti in materia, a scrivere, modificare e pubblicare contenuti sul tuo Wiki.

Con Creately puoi definire i ruoli per la scrittura e l'accessibilità. Fornisce diversi livelli di accesso e ruoli per semplificare la gestione della condivisione e delle autorizzazioni. Mentre puoi assegnare alcuni membri del team come proprietari ed editor a un'area di lavoro, puoi aggiungere il resto dei dipendenti con cui desideri condividere le informazioni solo come commentatori o visualizzatori.

In questo modo puoi anche controllare con chi condividi le informazioni e separare le informazioni private da quelle pubbliche.

Un nuovo modo di wiki

Un wiki, sebbene contenga livelli e livelli di documenti, non deve essere troppo complicato da creare o gestire. Con il software giusto che fornisce gli strumenti giusti, non devi preoccuparti tanto.

Prova Creately a costruire oggi il wiki della tua azienda. Semplifica il processo con strumenti visivi intelligenti e collaborazione avanzata in tempo reale.

Hai altri suggerimenti su come costruire un wiki aziendale? Condividi i tuoi pensieri e suggerimenti con noi nella sezione commenti qui sotto.