Scegliere la giusta soluzione di Project Management in 7 semplici passaggi

Project Management Solution consente alle organizzazioni di pianificare, eseguire e monitorare i progetti con facilità. Lo strumento crea un registro trasparente dell'attività del team, aiutando i manager a tenere traccia delle risorse in tempo reale e migliorare la consegna del progetto. Oggi le aziende si affidano a questi strumenti per il corretto svolgimento delle funzioni aziendali. Si stima che il 77% dei team ad alto funzionamento sfrutti gli strumenti di Project Management. Ciò rende più importante trovare la giusta soluzione di Project Management per la tua azienda.

Come scegliere la giusta soluzione di Project Management

La giusta soluzione di Project Management per te è quella adatta alle tue esigenze. Ogni piattaforma ha i suoi pro e contro e questo articolo ti aiuterà a capire quella giusta per la tua attività.

1. Definisci la tua esigenza

Il primo e più importante passo è identificare il motivo per cui la tua azienda ha bisogno di un sistema di gestione dei progetti e le lacune nel tuo attuale team. Ogni azienda ha le sue ragioni uniche per scegliere la soluzione di gestione dei progetti. Ad esempio, un'azienda potrebbe tenere traccia dei progetti senza problemi tramite Excel, ma ora richiede una piattaforma automatizzata in grado di aggiornare autonomamente lo stato di avanzamento di un'attività e inviare un promemoria ai membri del team se si avvicina una scadenza.

Allo stesso modo, i casi d'uso variano da azienda ad azienda, così come la necessità di uno strumento di gestione dei progetti. Alcune delle sfide comuni affrontate durante la gestione manuale dei progetti sono:

• Mancanza di comunicazione interna attiva tra i team
• Troppi incontri con pochi progressi
• Cronologia del progetto disorganizzata e scadenze mancate
• Distribuzione irregolare del lavoro nel team
• Basso utilizzo delle risorse
• Posta in arrivo con centinaia di email di progetto non lette.

Se stai affrontando uno di questi problemi, passa al passaggio successivo per trovare il giusto software di gestione dei progetti .

2. Cerca lo strumento migliore

Dopo aver identificato le tue esigenze, il prossimo passo ovvio è scoprire un potenziale sistema di gestione dei progetti. Ecco alcuni altri modi in cui puoi trovare il software giusto per la tua azienda:

• Parla con altri project manager dell'azienda o del settore
• Chiedi ai colleghi cosa hanno preferito usare in passato
• Controlla i siti web di revisione del software
• Dai un'occhiata allo strumento di gestione dei progetti consigliato dal settore

Il feedback dei membri del tuo team dovrebbe essere la tua massima priorità per capire cosa gli è piaciuto in passato. Confronta le caratteristiche di ciascun software per vedere quello che copre la maggior parte delle esigenze della tua azienda. Una volta che hai pronto alcuni finalisti, è sempre una buona idea ottenere un feedback per le scelte finali.

3. Prendilo per un test

Sebbene tu abbia individuato lo strumento di Project Management che potrebbe essere più adatto a te, il passaggio logico successivo è testare il software negli scenari di lavoro quotidiani. Molte delle popolari soluzioni di gestione dei progetti vengono fornite con una versione di prova gratuita e, anche in caso contrario, molte piattaforme sarebbero felici di offrirtene una se lo chiedi.

Piuttosto che utilizzare semplicemente il software per verificare le funzionalità, il tuo team dovrebbe utilizzare questo sistema per un progetto live per verificarne le funzionalità negli scenari quotidiani. Questo dà un'idea completa di come si comporterebbe il sistema all'interno della tua organizzazione e se le sue funzionalità servono allo scopo secondo le tue esigenze o ora.

Lettura consigliata: una guida completa alla scelta del giusto software di gestione dei progetti

2. Ottieni feedback dal team

Dopo il completamento della prova, dovresti chiedere al team pilota un feedback dettagliato e prenderne nota. Le cose che dovresti chiedere durante il feedback sono:

• Il software renderà il loro flusso di lavoro più efficiente?
• Quanto tempo hanno impiegato per aggiornare il PMS?
• Cosa c'è di veramente eccezionale e veramente orribile nel prodotto?
• È facile da navigare per un nuovo utente?
• Lo consiglierai ad altri utenti?

Ora confronta le tue risposte con i punti deboli che hai annotato nel passaggio 1. Verifica se hai trovato una soluzione alla maggior parte dei punti deboli relativi alla gestione del progetto.

4. Valuta il costo

Il passo successivo per scegliere la giusta soluzione di Project Management è valutare il costo della piattaforma. Solitamente queste soluzioni hanno piani a pagamento in base al numero di utenti. Ottieni una stima complessiva dello strumento e guarda come si comporta rispetto al tuo budget e se puoi giustificare il ritorno sull'investimento. Inoltre, esplora il metodo di pagamento più adatto a te: mensile, semestrale o annuale.

6. Acquista e implementa lo strumento giusto

Una volta che tutto è bloccato, assicurati di implementarlo al più presto. Assicurati che sia in atto una struttura di implementazione adeguata, per garantire una transizione senza intoppi. I team di solito sono resistenti ai cambiamenti, quindi un piano ben curato farebbe molto per garantire che tutti siano a proprio agio con il nuovo sistema. Considera queste cose per il tuo piano di implementazione:

• Decidi una sequenza temporale. Pensa se vuoi velocizzarlo o implementarlo nel tempo per determinate pratiche aziendali.
• Assicurati che il tuo team abbia abbastanza tempo e infrastrutture per allenarsi sul nuovo sistema.
• Identifica i membri che guideranno la transizione e fungeranno da punto di contatto per il team

7. Analizza l'esperienza post-acquisto

Dopo la fase di implementazione, l'ultimo passo è la valutazione dei progressi del nuovo sistema di gestione del progetto. Identificare le aree che non sono ancora servibili dal nuovo sistema. Inoltre, analizza il processo che hai appena seguito e vedi se ci sono stati punti ciechi o lacune nel processo di selezione e implementazione. Una volta che hai le risposte a tutte queste domande, considera il ritorno sull'investimento per assicurarti che la tua decisione abbia aiutato l'azienda.

Lettura consigliata: Casi d'uso aziendale del software di gestione dei progetti

Caso di studio sull'implementazione del software PMS

Se stai cercando un case study perfetto su un'azienda che adotta un sistema di gestione dei progetti, non c'è niente di meglio dei consulenti RPI. Per ovviare alla sua esigenza di Project Management, ha adottato un PMS che ha ulteriormente creato nuovi problemi all'azienda. Ciò ha portato l'azienda alla ricerca di un nuovo PMS, che risolvesse ulteriormente le sue sfide di Project Management.

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Conclusione

Project Management System è una benedizione per le organizzazioni di tutte le dimensioni. Sebbene risolva molti dei tuoi problemi aziendali, trovare il sistema giusto per te è sicuramente un compito a sé stante. Scegliere tra centinaia di prodotti simili può creare confusione anche per un esperto di dominio, ma se segui questa guida per scegliere la giusta soluzione di Project Management in 7 passaggi, ti ritroverai con lo strumento perfetto per te.