Come rispettare il GDPR nel processo di reclutamento online?

Analogamente al reclutamento tradizionale, il reclutamento a distanza comporta il trattamento dei dati personali dei candidati. La protezione dei dati personali nell'Unione Europea e nella maggior parte dei paesi del mondo è regolata dalla legge. La raccolta, l'elaborazione e la conservazione improprie dei dati personali comporta conseguenze legali. Come rispettare il GDPR nel processo di reclutamento online?

Come conformarsi al GDPR? - sommario:

1. Obiettivi e obiettivi di reclutamento
2. Reclutamento online
3. Regole GDPR
4. Come conformarsi al GDPR?
5. Riepilogo

Obiettivi e obiettivi di reclutamento

Il reclutamento a distanza sta diventando sempre più popolare poiché garantisce una comunicazione efficiente tra l'organizzazione e i candidati al lavoro. È anche una soluzione conveniente e che fa risparmiare tempo. Gli annunci di lavoro online possono essere aggiornati frequentemente e il pool di candidati è enorme .

Il reclutamento fa parte della gestione delle risorse umane. Il termine stesso può essere inteso sia in senso stretto che ampio . Da un lato, il reclutamento potrebbe essere visto come l'intero processo di reperimento, informazione e attrazione dei candidati al lavoro. Dall'altro, è spesso indicato come il metodo per identificarli per la selezione futura.

L'obiettivo principale del processo di reclutamento è selezionare candidati che soddisfino i requisiti aziendali , il che equivale a fornire all'organizzazione un numero adeguato di dipendenti qualificati. Per essere più precisi, il suo scopo è motivare le persone a candidarsi per le posizioni disponibili nell'organizzazione e quindi creare un elenco di candidati, soggetto a selezione.

Reclutamento online

Tenendo conto della digitalizzazione globale e della pandemia di COVID-19, il reclutamento a distanza è diventato ancora più comune . Pertanto, ti imbatti spesso in offerte di lavoro su bacheche di lavoro popolari pubblicate con la clausola di "assunzione a distanza". Oltre all'invio della domanda online, il resto del processo viene gestito con l'uso di strumenti remoti e un telefono.

Se una determinata domanda attira l'attenzione del reclutatore, chiama un candidato e organizza un colloquio di lavoro al telefono o al computer. Nel caso di un colloquio video, un candidato riceve un'e-mail di invito insieme a un collegamento all'instant messenger utilizzato dal reclutatore. Tutto quello che devono fare è attivare il collegamento e partecipare alla riunione alla data e all'ora specificate . Alcune delle app di messaggistica istantanea più popolari includono: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams e Signal.

Fasi del reclutamento online

Il processo di reclutamento si compone di diverse fasi, quali:

Fase 1 – Inserimento di un'offerta di lavoro, raccolta di candidature elettroniche e preselezione . Dopo aver scelto le domande per ulteriori procedure, i reclutatori chiamano i candidati al lavoro e organizzano colloqui di lavoro. Durante il primo incontro, verificano alcune informazioni di base, ad esempio valutano la padronanza di una lingua straniera da parte di un candidato. L'appuntamento definitivo è confermato via e-mail.

Fase 2 – Colloquio di lavoro online . A questo punto i recruiter verificano le capacità e il coinvolgimento del candidato, oltre a decidere se qualificarlo per ulteriori fasi del processo di reclutamento.

Fase 3 – Ulteriore verifica . I candidati risolvono test e compiti. I reclutatori, a loro volta, prendono la loro decisione finale in questa fase.

Fase 4 – Onboarding online . Dopo aver deciso un candidato di successo e avergli offerto un lavoro, i reclutatori possono assumere il candidato e completare il processo di inserimento.

Regole GDPR

Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è la legge dell'UE sulla protezione dei dati che è direttamente applicabile dal 25 maggio 2018 e sostituisce la direttiva sulla protezione dei dati del 1995. I dati personali sono un termine piuttosto ampio associato all'identificazione di una determinata persona. La protezione dei dati riguarda principalmente:

• nome e cognome
• numero identificativo nazionale
• indirizzo di casa
• e-mail
• nome della banca e numero di conto
• foto di persone
• informazioni relative alla salute fisica o mentale
• indirizzo IP del computer
• religione
• gara
• origine etnica
• orientamento sessuale

Un problema contemporaneo di portata globale sono le questioni relative alla raccolta di dati, alla perdita della privacy e una minaccia alla sicurezza personale. In questo aspetto, il GDPR è la normativa più rigida che è il pilastro della giurisdizione dell'UE . Direttive simili sono in vigore in altri paesi, ad es. Brasile. Australia, Giappone, Thailandia e alcuni stati degli Stati Uniti.

Come rispettare il GDPR nel reclutamento online?

Con l'avvio del processo di assunzione, il datore di lavoro diventa titolare del trattamento dei dati personali, e può ottenere dati quali:

• nome e cognome
• data di nascita
• formazione scolastica
• titoli di studio
• registro occupazionale
• dettagli di contatto .

Le organizzazioni devono rispettare le leggi sulla protezione dei dati per un determinato paese durante la raccolta e l'elaborazione delle suddette informazioni. Il candidato che si candida ad una posizione è obbligato ad allegare il consenso al trattamento dei propri dati personali ai fini dell'assunzione . Il dovere del datore di lavoro è rimuovere le informazioni di identificazione personale di un candidato dopo la fine del processo di assunzione.

Si precisa che le bacheche del lavoro non svolgono alcun ruolo amministrativo e non trattano dati personali. La loro funzione si limita alla presentazione delle offerte del mandante e alla fornitura di strumenti per la raccolta delle domande .

Informazioni chiave sulla conformità al GDPR

• Viene chiuso un insieme di informazioni che il datore di lavoro può ottenere durante il processo di assunzione e include i dati già menzionati sopra. Il datore di lavoro non ha il diritto di richiedere informazioni relative, ad esempio, allo stato civile, all'origine etnica o all'orientamento sessuale .
• Dato l'obiettivo del processo di reclutamento, che è quello di acquisire dipendenti, i dati raccolti devono servire esclusivamente a tale scopo. I dati non possono essere utilizzati in nessun'altra situazione. È inaccettabile sfruttare i dati liberamente e metterli a disposizione di altre entità .
• Il trattamento dei dati dei candidati deve basarsi sul loro consenso scritto .
• Durante il processo di assunzione, il datore di lavoro deve comunicare ai propri candidati il ​​nome dell'azienda e la sede, lo scopo della raccolta dei dati e il diritto di accesso alle informazioni .
• In ogni fase del processo di assunzione, i candidati al lavoro hanno il diritto di controllare il modo in cui vengono elaborati i loro dati .
• Al termine del processo di assunzione, il datore di lavoro è obbligato a cancellare tutti i dati raccolti e il titolare del trattamento deve proteggerli in modo appropriato.

Come ottemperare al GDPR – sintesi

Come rispettare il GDPR nel processo di reclutamento online? Prima di tutto, familiarizza con le leggi sulla protezione dei dati personali per un determinato paese. Nella maggior parte di essi, le informazioni di identificazione personale dei candidati sono particolarmente protette. Pertanto, è una questione chiave raccoglierlo ed elaborarlo solo ai fini del reclutamento. Inoltre, i reclutatori non dovrebbero ottenere alcuna informazione relativa alla razza, all'origine e allo stato civile di un candidato.

Inoltre, è una questione controversa verificare i dati su particolari candidati sui social media e controllare la loro storia di impiego come parte del controllo dei precedenti. Secondo il GDPR, tali pratiche sono inaccettabili . Tuttavia, poiché tali informazioni sono disponibili al pubblico in generale, è difficile considerarle non etiche.

Per riassumere, la questione della conformità al GDPR nel processo di assunzione è un argomento ampio. . Un'adeguata preparazione e la conoscenza delle normative di legge faciliteranno notevolmente la procedura di acquisizione di nuovi dipendenti.

Sai già come rispettare il GDPR nel tuo processo di reclutamento a distanza. Leggi le nostre altre risorse: 5 consigli su come prepararsi per un colloquio di lavoro online.

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Autore: Nicole Mankin

Responsabile delle risorse umane con un'eccellente capacità di creare un'atmosfera positiva e creare un ambiente prezioso per i dipendenti. Ama vedere il potenziale delle persone di talento e mobilitarle per svilupparsi.

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