Come condurre una riunione: linee guida efficaci per le riunioni

Le riunioni possono diventare una perdita di tempo, risorse e talento delle persone, se non pianificate ed eseguite correttamente. Riunioni efficaci che realizzano effettivamente i loro obiettivi e lasciano i partecipanti energizzati e motivati, richiedono un lavoro sufficiente o una pianificazione adeguata.

In questo post parleremo di come condurre una riunione con successo. È incluso anche un elenco di strumenti per riunioni visive che puoi utilizzare durante le riunioni per prendere decisioni, risolvere problemi, fare brainstorming e generare idee.

Passaggi per l'esecuzione di riunioni efficaci

Prima di convocare una riunione, devi assicurarti di averne effettivamente bisogno. Se è una questione che dovresti trattare personalmente con un individuo, non riunire l'intero team per discuterne.

E se pensi di poter contare su altri metodi di comunicazione come e-mail, newsletter ecc., per veicolare il tuo messaggio, puoi evitare di far perdere tempo ai tuoi dipendenti con un altro incontro.

Stabilisci gli obiettivi per la riunione

Qual è lo scopo dell'incontro? È per fare un annuncio speciale? Decidere qualcosa? Risolvi un problema che sta ostacolando l'avanzamento del tuo progetto?

Determinare lo scopo della tua riunione e stabilire un obiettivo da raggiungere entro la fine di essa è il primo passo che devi compiere quando pianifichi un incontro efficace. Questo obiettivo aiuterà a gettare le basi per una discussione ben focalizzata.

Elenca i partecipanti alla riunione

Decidere chi deve partecipare, tenendo in considerazione la loro disponibilità e la loro capacità di contribuire all'obiettivo dell'incontro. Potrebbero essere responsabili delle decisioni chiave, esperti in materia, coloro che sono interessati dal risultato, ecc.

Se qualcuno non può partecipare alla riunione, ma è ancora necessario il suo contributo, puoi prendere accordi per connetterti con loro tramite una teleconferenza o un altro strumento di collaborazione online.

Seleziona e assegna anche i diversi ruoli necessari per gestire la riunione, inclusi facilitatore, cronometrista e registratore, ecc.

Crea l'agenda della riunione

Un ordine del giorno è qualcosa che tutti i partecipanti dovrebbero ottenere prima della riunione. Puoi inviarlo insieme all'invito alla riunione. In questo modo possono decidere se la loro presenza è necessaria o meno.

Dovrebbe includere gli elementi della riunione disposti in un ordine logico e una durata di tempo realistica impostata per ciascun elemento.
Di seguito è riportato un modello di agenda della riunione creato con Creately. Puoi modificarlo online e personalizzarlo in base alle tue esigenze.

Una volta modificato, puoi condividerlo con il resto dei partecipanti con un collegamento di condivisione del diagramma sicuro o incorporarlo con il visualizzatore Creately nella tua intranet o nei siti Web interni affinché tutti possano accedervi facilmente.

Seleziona un luogo adatto con servizi

A seconda del tono che si desidera impostare per la riunione, selezionare un luogo (ad esempio una sala conferenze per un ambiente formale). Assicurati che sia disponibile nella data e nell'ora che hai selezionato per la riunione.

Non dimenticare di controllare che sia disponibile anche tutta l'attrezzatura necessaria per l'incontro. Ciò potrebbe includere proiettori, schermi e altri strumenti per le videochiamate, ecc.

Termina con un piano d'azione

Creare un piano d'azione per assicurarsi che le decisioni prese durante la riunione vengano eseguite in seguito.

Sebbene il tuo giornalista/registratore possa utilizzare un modello di piano d'azione come quello di seguito, dovrebbe includere i compiti/le azioni, coloro che sono responsabili della loro realizzazione e il seguito per gli elementi dell'azione.

Strumenti per riunioni produttive

Ora che abbiamo visto come condurre una riunione, ecco diversi strumenti per riunioni visive che puoi utilizzare per scopi diversi come il processo decisionale, la risoluzione di problemi e il brainstorming.

Mappe mentali

Le mappe mentali sono un ottimo strumento per organizzare idee, pianificare e prendere appunti.

Se stai cercando soluzioni a un problema, una mappa mentale può aiutarti a catturare il libero flusso dei pensieri. Se stai discutendo un argomento, puoi usarlo per approfondire l'argomento.

E se vuoi presentare le informazioni ai partecipanti alla tua riunione in modo facile da capire, una mappa mentale può essere un'ottima opzione.

Ecco come utilizzare le mappe mentali in modo efficace in una riunione.

Analisi SWOT

SWOT sta per punti di forza, debolezze, opportunità e minacce.

Questo strumento viene utilizzato per valutare le aziende durante la pianificazione strategica, le riunioni di pianificazione dei progetti, ecc. Puoi anche utilizzarlo per valutare l'efficienza del tuo dipartimento, prodotto, team di progetto o concorrente.

Hai bisogno di sapere come utilizzare un'analisi SWOT in modo efficace?

Diagramma a lisca di pesce / 5 perché

Questi sono strumenti utilizzati nell'analisi delle cause principali.

Mentre il diagramma a lisca di pesce (noto anche come diagramma di causa ed effetto) aiuta a identificare e isolare la causa principale di un problema, il diagramma dei 5 perché ti consente di approfondire un problema e analizzarne la relazione di causa ed effetto sottostante.

Dai un'occhiata alla nostra guida definitiva ai diagrammi a lisca di pesce per imparare come applicarla.

Diagramma di affinità

I diagrammi di affinità ti aiutano a raccogliere e organizzare grandi quantità di dati per identificare schemi e temi. Questo sarebbe utile se stai organizzando una riunione per analizzare e dare un senso a molti dati raccolti da ricerche, sessioni di brainstorming ecc.

Diagramma di flusso

Cerchi di ottimizzare un processo? Identificare i colli di bottiglia nel processo? O progettare un nuovo processo? I diagrammi di flusso possono aiutarti con questi scopi e molti altri.

Un diagramma di flusso è fondamentalmente una visualizzazione delle fasi del processo. Può anche aiutare con la risoluzione dei problemi e il processo decisionale.

Ecco la nostra guida definitiva ai diagrammi di flusso per imparare a usarli.

Sei cappelli pensanti

Questo è un altro strumento per garantire che le tue riunioni siano altamente produttive. I sei cappelli per pensare è uno strumento che ti consente di esplorare le diverse prospettive dei partecipanti alla riunione.

Ogni membro è invitato a indossare a turno i diversi cappelli colorati (che stanno per diverse prospettive) ed esprimere la propria opinione in merito. Scopri come utilizzare la tecnica dei sei cappelli per pensare in modo più dettagliato qui.

Ecco alcune altre tecniche di brainstorming visivo che puoi utilizzare durante le riunioni e le discussioni di gruppo.

Altri suggerimenti su come condurre una riunione?

I passaggi che abbiamo elencato in questo post sono più facili da seguire e garantiscono il successo. Combinali con gli strumenti che abbiamo menzionato per garantire la massima produttività durante le tue riunioni.

Quali altri suggerimenti hai su come condurre una riunione? Condividili con noi nella sezione commenti qui sotto.