Come creare una strategia di business intelligence? | Vista esperta

Quale dovrebbe essere il primo passo del tuo percorso BI? Scegliere uno strumento? Raccolta dati? Non così tanto. È una strategia completa di business intelligence che ti aiuterà a passare all'analisi avanzata.

Sebbene la BI possa rendere i tuoi report più veloci e i grafici più sofisticati, anche senza un piano adeguato, sarai comunque privato di una visione olistica di come utilizzare la tecnologia a tuo massimo vantaggio. Come probabilmente saprai, il diavolo è nei dettagli. Ecco perché, per non lasciarsela sfuggire, mettendo a repentaglio l'intera iniziativa di BI, è necessario seguire particolari passaggi di implementazione della business intelligence.

In questo articolo, analizziamo casi reali dei nostri clienti che hanno sfruttato una strategia di BI nonostante si trovassero in fasi diverse dell'implementazione della BI. Alcuni erano nuovi nell'uso della business intelligence e volevano "sistemare le cose" fin dall'inizio, altri avevano già utilizzato strumenti di BI, ma per lo più in modo intuitivo, senza alcun piano specifico. Tuttavia, tutti hanno potuto vedere quanto la qualità dell'analisi dei dati migliorasse con un'adeguata strategia.

Se non vuoi cadere nel dimenticatoio, ecco i motivi per interessarti alla strategia di business intelligence

La business intelligence non riguarda solo la creazione di presentazioni appariscenti. Il potenziale e il valore della tecnologia sono molto più ampi e possono essere sbloccati attraverso un adeguato piano di business intelligence. Con una strategia BI, puoi affrontare i problemi relativi ai dati in modo più efficiente, creare un sistema olistico e ben integrato e assicurarti che continui a funzionare correttamente.

• Risparmio di tempo e denaro. Agire per capriccio è irto di costosi errori. Nessuno vuole sprecare denaro per funzionalità di cui, alla fine, nessun dipendente avrà bisogno o acquistare licenze per 100 dipendenti se il sistema verrà utilizzato solo da 20 di loro. Una strategia di BI ti consente di pensare a queste cose in anticipo, risparmiando tempo e denaro.
• Adozione di una gestione avanzata del rischio. Riduci al minimo la probabilità di perdere tempo e denaro analizzando ogni passaggio in dettaglio. Inoltre, con un tale approccio, sarai in grado di rilevare prima punti deboli e colli di bottiglia e risolverli immediatamente.
• Creazione di analisi dei dati end-to-end in tutta l'organizzazione. Una strategia di BI ben ponderata ti consente di rompere i silos di dati tra i reparti e connettere tutte le tue origini dati per ottenere analisi end-to-end. Tale approccio consente di tenere traccia dei processi in tutta l'organizzazione, il che significa che è possibile individuare i problemi in tempo e prendere decisioni supportate da dati accurati e aggiornati.

Una strategia di BI ben progettata e sfumata aiuta a rinnovare in modo significativo i processi aziendali interni, il che, a sua volta, ha un impatto positivo sulla qualità del servizio o del prodotto fornito ai clienti.

3 aree che non puoi ignorare quando crei una strategia di BI

Per creare una solida strategia di business intelligence, dovresti prenderti cura della visione, delle persone e dei processi, prestando uguale attenzione a ciascun elemento e alle loro interrelazioni. Esaminiamoli in modo più dettagliato.

Visione

Prima di adottare qualsiasi tecnologia, è necessario porsi un paio di domande fondamentali, come “Qual è il suo valore pratico per la nostra organizzazione? Cosa vogliamo ottenere grazie ad essa?” Le risposte ad esse ti aiuteranno a delineare un piano d'azione sull'implementazione o l'ottimizzazione della BI.

Per costruire una cultura basata sui dati nella tua organizzazione, dovresti anche rivedere il modo in cui gestisci i tuoi dati. Piuttosto che considerarlo come materia prima per l'analisi, trattalo come un prodotto con un reale ritorno sull'investimento.

La gente

Quando crei una strategia di implementazione della BI, non dovresti sottovalutare i tuoi dipendenti e le loro competenze. Altrimenti, sprecherai il tuo budget e il tuo tempo adottando la tecnologia, che verrà sabotata da persone che si sono abituate a lavorare in modo diverso.

Pertanto, prendi in considerazione chi interagirà con uno strumento di BI per fornire dashboard adeguati per ogni livello decisionale. Ad esempio, un dipendente responsabile della manutenzione dei macchinari, un analista di dati e un amministratore delegato richiedono diversi tipi di dashboard.

Controlla qui per saperne di più sui dashboard operativi, analitici e strategici.

Un altro punto da tenere a mente sui tuoi dipendenti è il loro background tecnico. Creare una strategia di business intelligence e una roadmap per un'azienda esperta di tecnologia non è la stessa cosa che crearla per un'organizzazione che non è a stretto contatto con le tecnologie digitali.

Quando comprendiamo il livello di competenza tecnica degli utenti e i processi in cui sono coinvolti, possiamo creare dashboard personalizzati per ciascun ruolo invece di un dashboard generale per tutti i processi aziendali con un numero da capogiro di filtri. Ciò amplia la gamma di utenti BI da dirigenti e analisti a manager e dipendenti di base.

— Alexandr Obolenskiy, capo del dipartimento BI, *instinctools

Processi

Questo lato della strategia BI riguarda l'impostazione del processo di implementazione della tecnologia. Per questo, dovresti pensare di assumere un Chief Data Officer (CDO), definire un budget di progetto, considerare le questioni di sicurezza e conformità e identificare i KPI per monitorare l'efficacia del progetto BI e l'adozione della tecnologia.

Inoltre, è fondamentale occuparsi del trasferimento delle conoscenze dal proprio partner tecnologico. Pertanto, prestare attenzione alla creazione di un centro di competenza BI. BICC è il tuo team interno che renderà l'uso autonomo del sistema davvero comodo per i dipendenti non esperti di tecnologia e gestisce piccoli aggiustamenti come la configurazione del dashboard.

Con questo approccio, rendi gli utenti più avanzati e, di conseguenza, aumenti la velocità del cambiamento e l'efficienza del lavoro con il sistema BI. Diventerai anche meno dipendente dal tuo partner tecnologico e ti rivolgerai a loro solo per modifiche importanti come la connessione di nuove fonti di dati al sistema, la visualizzazione dei dati sui nuovi processi aziendali e altro ancora.

Il risultato finale del lavoro sull'area di processo di una strategia di BI è lo sviluppo di una roadmap di BI. È un documento che descrive in modo coerente i passaggi specifici necessari per l'implementazione della BI, le pietre miliari del progetto, le scadenze e i KPI per valutare i tuoi progressi.

Profilazione dei dati: un passaggio fondamentale da compiere

Prima di caricarli in un sistema BI, è necessario verificare la qualità e la coerenza dei dati. Questo è ciò che riguarda la profilazione dei dati.

• Qualità dei dati. La scarsa qualità dei dati è la ragione di una miriade di problemi aziendali, come previsioni finanziarie imprecise, problemi normativi, clienti persi, danni reputazionali, ecc. dati di qualità prosciugheranno il tempo del tuo personale, e questo prima di menzionare risultati irrilevanti. Le statistiche mostrano che la copertura di problemi ripetitivi legati alla qualità dei dati può richiedere fino alla metà dell'orario di lavoro dei dipendenti.
• Coerenza dei dati. La duplicazione dei dati in sistemi diversi può riflettere processi aziendali non ottimali, in cui i dipendenti inseriscono manualmente e in modo non coordinato le stesse informazioni in due sistemi diversi. Di conseguenza, si verificano inevitabilmente errori di input e corrispondenze incomplete. Invece, dovrebbe funzionare la regola di un unico punto di ingresso per qualsiasi dato, e quindi i sistemi dovrebbero solo scambiarlo anziché crearne una copia.
• Classificazione dei dati. Questo è necessario quando i dati provengono da una varietà di fonti. Può essere il tuo data lake, ERP o traffico dal tuo sito, solo per citarne alcuni. Oltre all'origine, è necessario considerare la struttura dei dati (strutturati o non strutturati) per classificare correttamente i dati, in quanto semplifica la determinazione della frequenza di aggiornamento per ogni profilo di dati.

Durante la profilazione dei dati, potresti scoprire che alcuni di essi non vengono aggiornati con la frequenza necessaria per un processo decisionale efficace.

Considera che non devi necessariamente lottare per gli aggiornamenti in tempo reale. Di solito, hai bisogno di queste cose solo quando hai a che fare con i mercati finanziari. Tuttavia, se possiedi un'attività di e-commerce e il tuo sistema logistico e l'ERP sono sincronizzati solo una volta al giorno, potrebbe verificarsi una situazione in cui il prodotto è arrivato al negozio ma non viene visualizzato sul sito. Pertanto, rischi di perdere clienti a causa della frequenza insufficiente degli aggiornamenti dei dati.

Suggeriamo di fare una profilazione continua dei dati. Sfrutta l'automazione per velocizzare e semplificare il processo.

Selezione dell'architettura e del set di strumenti

Quando scegli gli strumenti BI, devi scegliere quelli che ti consentiranno di acquisire, archiviare, elaborare, analizzare e visualizzare facilmente i dati.

1. Ingestione

L'ingestione di dati implica l'acquisizione di dati grezzi da fonti primarie senza trasformarli. È necessario scegliere un metodo appropriato di importazione dei dati.

• Elaborazione in tempo reale. Una volta che il software di importazione riconosce il pezzo di dati, scarica i dati nel tuo data lake o warehouse come oggetto separato.
• Dosaggio. Con questo approccio, il software di ingestione dei dati raccoglie i dati, li raggruppa in base a criteri o a una pianificazione, quindi li invia all'archiviazione dei dati in batch.
• Microdosaggio. Questo è un sottotipo di elaborazione batch. La differenza è che i lotti sono più piccoli.

Il software di importazione dei dati dipende dal tipo di dati elaborati, dalle origini dati utilizzate e dalla velocità necessaria per accedere ai dati. Apache Kafka, Azure Stream Analytics e Amazon Kinesis sono gli attori più importanti nel mercato degli strumenti di importazione dei dati.

2. Stoccaggio

Questo è il punto in cui dovresti identificare dove verranno archiviati i tuoi dati. Sono disponibili diverse opzioni. Abbiamo già coperto le differenze tra data lake e warehouse quando abbiamo discusso della creazione di una solida infrastruttura di dati.

Inoltre, dovresti determinare quali dei tuoi dati sono "caldi" e quali sono "freddi" se vuoi risparmiare sull'archiviazione dei dati che non ti servono sempre a portata di mano. Sia gli archivi on-premise che quelli cloud offrono opzioni per dati caldi e freddi. Ad esempio, i dati caldi che devono essere facili e veloci da valutare possono essere archiviati sui driver a stato solido (SSD) e in memoria (RAM), mentre i dati di archiviazione freddi possono essere conservati su dischi ottici. Ci sono anche dati caldi che vengono utilizzati meno spesso ma non vengono archiviati, come i dati sulle vendite di cinque anni di cui hai bisogno ogni pochi anni per un punto limite. Può essere memorizzato su driver di disco rigido (HDD).

3. Elaborazione

È impossibile collegare direttamente fonti di dati eterogenee e un data warehouse in cui le informazioni devono essere ripulite da errori, strutturate e classificate. Avrai bisogno di un bridge, uno strumento ETL che elabori i dati grezzi e li unifichi in tre passaggi.

• Estratto. Lo strumento recupera i dati dalle tue fonti di dati, come fogli di calcolo, sistemi legacy, CRM, ERP, analisi, ecc.
• Trasformare. Tutti i dati estratti vengono analizzati per identificare i duplicati ed eliminarli, formare nuove colonne o dividerli, ecc. Successivamente, i dati possono essere standardizzati: filtrati, ordinati e verificati.
• Caricare. I dati vanno nel repository o nel software analitico.

La differenza tra ETL e data ingestion è che esiste una fase di trasformazione dei dati nel caso di ETL.

Finché il processo ETL gioca il primo ruolo nel fornire un'analisi dei dati di alta qualità, la scelta di uno strumento adeguato diventa un'impresa cruciale. La decisione deve essere basata su più fattori, come il tuo caso d'uso (una soluzione cloud o on-premise, la necessità di aggiornamenti in tempo reale, ecc.), le specifiche di manutenzione, la scalabilità, le integrazioni integrate e i costi.

4. Analisi e visualizzazione

La definizione di un set di strumenti analitici è il passaggio successivo nella tua strategia di BI. Secondo il Gartner Magic Quadrant, dovresti prestare attenzione a tre leader nel campo dell'analisi dei dati: Power BI, Tableau e Qlik. La scelta dello strumento più appropriato deve essere guidata dalle vostre esigenze e limitazioni.

• Architettura attuale. Non è obbligatorio implementare una soluzione BI separata. L'analisi può essere integrata nelle tue applicazioni esistenti per accelerare il processo decisionale e la sua accuratezza. Inoltre, l'analisi incorporata e l'accesso immediato ai dati incoraggiano gli utenti a fare maggiore affidamento sui dati nelle loro attività quotidiane.
• Stack tecnologico attuale. Se la tua organizzazione utilizza già prodotti Microsoft, scegliere Power BI e altri strumenti di infrastruttura dallo stack Microsoft è un approccio più ragionevole.
• Gamma di utenti e attività. Gli strumenti per una startup e una società con 3.000 utenti saranno diversi. Quest'ultimo avrà probabilmente bisogno di una soluzione open source per eliminare i costi di licenza o accordi con il fornitore per un piano di licenza speciale e sconti. Considerando che una startup in scala può sicuramente prendere in considerazione altre opzioni.

Assemblando attentamente un toolkit in questa fase, puoi consentire a ciascun dipendente di essere un eroe dei dati. Ecco alcuni esempi di dashboard per il personale di base e i membri del team C-suite.

I dashboard operativi per i dipendenti di diversi reparti includono informazioni dettagliate in tempo reale.

E i dashboard strategici per la gestione di livello senior includono metriche chiave per l'intera organizzazione.

Come abbiamo aiutato una grande distribuzione ad aumentare il fatturato del 9%. Avviso spoiler: si tratta di una logica strategia di BI

Una strategia di implementazione della BI ben sviluppata ti consente di sfruttare appieno la tecnologia. Ecco un esempio di strategia di BI che ha consentito a uno dei nostri clienti, un rivenditore di distributori automatici, di prendere decisioni più accurate più rapidamente, tenendosi al passo con la traiettoria di crescita aziendale.

La soluzione esistente era inefficiente in termini di scalabilità:

“Non ci siamo mai resi conto del tutto di avere così tanti dati inutilizzati. Solo circa la metà di tutti i dati in nostro possesso è stata utilizzata per prendere decisioni”, afferma il direttore del prodotto e dell'esperienza del cliente dell'azienda.

Quindi, come sono state sviluppate la strategia attentamente progettata e la precisa roadmap BI?

Durante la fase di Vision, abbiamo scoperto che la business intelligence potrebbe migliorare diversi processi aziendali:

• Trovare le vendite perse
• Rilevamento di contratti a basso margine
• Monitoraggio delle condizioni tecniche dei distributori automatici in tempo reale

Inoltre, il cliente aveva bisogno di uno strumento intuitivo senza limiti sulla quantità di dati che poteva elaborare. E sebbene Power BI sia lo strumento più intuitivo, ha anche un limite di 3.500 punti dati. Pertanto, a causa del requisito del volume di dati del cliente, abbiamo scelto Qlik, che non ha rigide limitazioni nel numero di punti dati.

Dopo aver implementato il software di BI secondo la strategia elaborata in precedenza, il cliente ha ridotto del 30 il numero di vendite perse, rinegoziato contratti a basso margine e ridotto al minimo i tempi di fermo macchina. La confluenza di questi risultati ha portato a un aumento del 9% del fatturato totale dei clienti in sei mesi.

Libera tutto il potenziale di un sistema di BI

Idealmente, viene sviluppata una strategia prima di intraprendere qualsiasi azione per implementare la soluzione. Ma che dire delle organizzazioni che sono già riuscite a implementare la tecnologia da sole, hanno anche raccolto alcuni frutti a bassa quota, ma poi si sono rese conto che le capacità della BI potrebbero estendersi molto di più?

Ad un certo punto, gli utenti che non sono nuovi alla BI capiscono che non possono sfruttare appieno il potenziale della tecnologia senza una strategia e una roadmap di business intelligence adeguate.

Una strategia di BI per le organizzazioni che già utilizzano la tecnologia includerà gli stessi passaggi di base, proprio come per i principianti. È altrettanto vitale per loro tenere a mente la visione, le persone e il processo, prendersi cura della qualità dei dati, riconsiderare gli strumenti di BI, ecc. Tuttavia, sta emergendo un'altra cosa a cui prestare attenzione. Le organizzazioni con la BI implementata autonomamente devono estinguere costantemente gli incendi che inevitabilmente si verificano, come la gestione degli arretrati e la gestione dei problemi che sono emersi dopo l'adozione della BI e che non possono essere accantonati per dopo.

Uno dei nostri clienti ha implementato Power BI per i dipendenti di tutti i reparti e livelli. Ma più di un anno si sono resi conto che non stavano utilizzando tutte le funzionalità dello strumento. Pertanto, abbiamo agito. Lavorando in due direzioni mentre stabiliamo la strategia di business intelligence, noi:

• Avviata una ricerca approfondita sull'architettura, le caratteristiche e le limitazioni del sistema. È un passaggio obbligatorio per adattare l'architettura di archiviazione dei dati alle esigenze degli utenti finali del sistema in modo che i dipendenti a qualsiasi livello organizzativo possano recuperare in modo indipendente i dati di cui hanno bisogno dall'archiviazione dei dati e utilizzare queste informazioni per creare report personalizzati.

Contemporaneamente a questo processo su larga scala, abbiamo lavorato con le attività attuali del cliente.

• Ha aiutato a coprire le attività in corso. Anche il cliente aveva compiti chiaramente definiti, ma il suo team di BI interno era troppo piccolo e non abbastanza abile per gestire il carico di lavoro. Abbiamo attinto a queste attività. In questo modo, il cliente ha ottenuto i report di cui aveva bisogno più velocemente e abbiamo conosciuto l'architettura del sistema e le persone sul lato client in modo da poter trasmettere loro la conoscenza.

Una strategia BI completa ti consente di aumentare le probabilità di successo del tuo progetto BI

Senza un'elaborazione delle aree Visione, Persone e Processo, non è possibile scegliere con precisione l'architettura della soluzione o il set di strumenti più potente per le proprie attività. Pertanto, è meglio adottare un approccio olistico all'implementazione di una soluzione di analisi dei dati sviluppando una strategia di BI. Inoltre, tieni presente che il tuo progetto BI non termina con l'implementazione della BI. È un'iniziativa di lunga durata. Il tuo software BI deve evolversi costantemente man mano che le tue condizioni esterne e interne cambiano e compaiono nuovi processi, sistemi e dati. Per rendere agevoli questi aggiustamenti, è necessaria una strategia di business intelligence. Senza una solida strategia di BI che viene periodicamente adattata allo stato attuale delle cose, sarà molto più difficile capire come andare avanti.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato qui.