Come creare un brief di progettazione che aumenti la comunicazione con il cliente?

Quando si tratta del processo creativo, ci sono pochi ostacoli come la cattiva comunicazione. Quando un designer e un cliente comunicano male, i progetti vengono scartati, il denaro viene sprecato e la fiducia di tutti viene colpita. Inoltre, il tempo del cliente viene spesso sprecato in riunioni in cui vengono discussi e affinati i parametri progettuali; questo può facilmente richiedere giorni o addirittura settimane in casi estremi. Quindi, come creare un brief di progettazione che aumenti effettivamente la comunicazione con il cliente?

Come creare un brief di progettazione – sommario:

• Che cos'è un brief di progettazione?
• Perché creare un brief di progettazione?
• Come creare un brief di progettazione?

Quando chiedi un favore a qualcuno, gli dici esattamente di cosa hai bisogno. Non chiederesti mai al tuo collega di trasmettere informazioni che non ha capito del tutto a qualcuno che era ugualmente confuso.

Allora perché così tanti designer cercano di comunicare con i clienti pur mancando di chiarezza? È impossibile spiegare chiaramente le tue esigenze senza prima scoprirle e comprenderle tu stesso, ma come fai a determinare cosa vuole un cliente se non è sicuro di sé?

La chiave potrebbe essere lo sviluppo di un brief di progettazione che clienti e designer possono completare insieme prima di iniziare un contratto di progettazione.

Che cos'è un brief di progettazione?

Un design brief viene utilizzato per raccogliere i requisiti che informano e dirigono il processo creativo mentre sono gestiti dal cliente (cliente/utente). Fa parte del tuo contratto con il tuo cliente. Migliore è il design brief, migliore sarà il risultato (soluzione progettuale).

Il brief di progettazione potrebbe assumere la forma di un questionario, un'intervista o una combinazione di entrambi.

L'obiettivo di un brief di progettazione è identificare le esigenze del cliente in modo tale che ci siano poche sorprese e poco spazio all'interpretazione.

Idealmente, il designer e il cliente lavoreranno in modo collaborativo per creare un brief di progettazione che sia sufficientemente specifico da guidare la loro direzione creativa e sufficientemente flessibile da accogliere i cambiamenti nell'ambito.

Perché creare un brief di progettazione?

L'obiettivo di un brief di progettazione non è semplicemente quello di documentare ciò che il cliente desidera, ma anche il motivo per cui desidera ciò che desidera. Il brief ti consente di scoprire esigenze nascoste, garantire che le aspettative realistiche siano stabilite dall'inizio e creare soluzioni che si adattino all'uso previsto del tuo cliente.

Un buon brief di progettazione può ridurre i problemi di comunicazione durante il progetto (che fa risparmiare tempo e denaro) e comunicare meglio proposte di valore per te stesso come designer/imprenditore e per i tuoi clienti.

Completare questo processo in anticipo offre l'opportunità di scoprire se non c'erano conoscenze preesistenti su ciò che fai e costituisce la base di una relazione a lungo termine.

Come creare un brief di progettazione?

1. Conosci il tuo cliente e le sue potenziali esigenze

Innanzitutto, devi sapere esattamente chi sarà il tuo pubblico (il team del cliente). Usa questa conoscenza e ciò che già sai su di loro (i titoli di lavoro, l'azienda per cui lavorano, come ci sono arrivati) per creare il miglior brief di progettazione che ridurrà la complessità e accelererà la comunicazione con i tuoi clienti in anticipo.

2. Sviluppa il tuo brief tenendo a mente l'inizio e la fine

Quindi, crea una spiegazione che presenterai sul motivo per cui questo brief è necessario. Il modo migliore per dimostrare l'importanza del tuo brief di progettazione è descrivere sia il problema che le possibili soluzioni.

Questo può sembrare ridondante data l'esistenza del brief di progettazione stesso, ma è importante assicurarsi che tutti i partecipanti alla riunione capiscano che stiamo lavorando per una soluzione.

3. Crea spazio nel tuo brief per definire aspettative standard

Stabilire le aspettative durante il processo di progettazione aiuterà entrambe le parti a sentirsi rassicurate se vengono apportate modifiche lungo il percorso. Costruisci nel tuo brief di progettazione un luogo in cui definire e discutere le aspettative.

Assicurati di porre loro domande ed esplorare le loro risposte in modo approfondito: questo ti aiuterà a capire i loro bisogni impliciti così come i requisiti espliciti (e cose che potrebbero non rendersi nemmeno conto di volere/di cui hanno bisogno).

4. Crea le tue brevi domande

Quando definisci il brief di progettazione, considera queste aree per creare le migliori domande:

Usa queste domande per creare una serie di domande che utilizzerai per costruire il tuo brief di progettazione standard. Non aver paura di darti spazio per adattare il tuo brief secondo necessità a qualsiasi esigenza specifica.

5. Ottieni una prospettiva esterna

Infine, consulta qualcuno al di fuori del tuo team immediato per ulteriori informazioni su ciò che hai costruito. Approfitta dei loro pensieri sul processo di progettazione e su come il tuo brief di progettazione potrebbe essere confuso, complicato o non sufficientemente sviluppato.

Che si tratti di un amico, un familiare, un mentore o un collega, questa prospettiva può rivelarsi preziosa quando si completa il brief di progettazione originale.

Migliora il tuo processo di progettazione e migliora la comunicazione con i tuoi clienti con strumenti innovativi. Sebbene i brief di progettazione possano rivoluzionare la comunicazione del cliente e il processo di progettazione generale, all'inizio possono essere difficili da creare, implementare e seguire. Per fortuna, puoi sfruttare strumenti innovativi per migliorare il tuo processo di progettazione e cooperazione con i clienti.

Se stai cercando uno strumento digitale per potenziare la tua comunicazione con i clienti durante la progettazione, dai un'occhiata a Firmbee. Firmbee dispone di un modulo di gestione dei progetti che consente a designer e clienti di avere una visuale a volo d'uccello sui progetti in qualsiasi fase. Il team dietro Firmbee ha sviluppato una funzionalità innovativa chiamata "link ospite": si tratta di collegamenti inviati ai clienti che consentono loro di vedere il progetto, le sue fasi e lo stato di avanzamento.

Con i link degli ospiti, designer e clienti possono intervenire o lasciare un feedback strutturato se qualcosa non va come previsto.

Hai altri suggerimenti su come migliorare la comunicazione con i tuoi clienti durante la progettazione? O forse hai in mente alcune idee che dovrebbero essere trattate in un brief di progettazione? Condividili nei commenti.

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Autore: Klaudia Kowalczyk

Un graphic & UX Designer che veicola nel design ciò che non può essere espresso a parole. Per lui, ogni colore, linea o carattere utilizzato ha un significato. Appassionato di grafica e web design.

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