Come creare un budget di progetto? | #42 Iniziare con la gestione dei progetti

Secondo un rapporto del Project Management Institute, nel 2021 il 62% dei progetti è stato completato entro il budget originario. La migliore performance in questa classifica è stata la Cina con il 66%, mentre l'Europa è arrivata ultima con il 57%. I budget di progetto creati in modo inadeguato sono responsabili di una buona parte dei fallimenti in questo senso. Quindi, come stimare i costi di un progetto per aumentare la probabilità del suo successo?

Budget del progetto – sommario:

1. introduzione
2. Cos'è e cosa compone il budget del progetto?
3. Come stimare il costo del progetto?
4. Strumenti e metodi di stima del budget di progetto
5. Riepilogo

introduzione

L'esecuzione impropria del progetto comporta una perdita di 19 milioni di dollari per ogni miliardo di investimenti (PMI 2019) e solo il 34% delle organizzazioni di solito o sempre completa i progetti entro il budget (Wellington 2021). Per scoprire come entrare in questo gruppo, diamo un'occhiata più da vicino a cos'è un budget di progetto e ai modi e agli strumenti per prepararne uno.

Cos'è e cosa compone un budget di progetto?

Il budget del progetto è l'importo approssimativo approvato che l'organizzazione intende spendere per il progetto. Si basa sulle spese di progetto stimate e figura nel budget dell'intera organizzazione.

Il Project Manager dovrebbe includere nel budget del progetto tutti i costi relativi al progetto, come ad esempio:

• Costi diretti : spese necessarie per eseguire attività che portano direttamente alla realizzazione dell'obiettivo del progetto, ovvero materiali, manodopera e costi degli strumenti, attrezzature e forniture,
• Costi indiretti – costi che non possono essere direttamente attribuiti al progetto, ma che sono sostenuti in relazione alla sua attuazione, come i costi amministrativi o, ad esempio, i costi di gestione del progetto.
• Spese in conto capitale : costi associati all'acquisizione dei cosiddetti beni a lungo termine, come edifici, attrezzature o macchinari.
• Costi operativi : costi ricorrenti associati al funzionamento e alla manutenzione del progetto, come utenze, assicurazioni insieme alla manutenzione,
• Riserve per imprevisti : fondi accantonati per coprire eventi imprevisti o cambiamenti nell'ambito del progetto.

Come stimare il budget del progetto?

Il costo previsto del lavoro programmato è indicato come costo preventivato del lavoro programmato (BCWS) o valore pianificato (PV). Entrambi gli indicatori indicano la somma dei fondi necessari per completare i lavori programmati entro un determinato periodo.

Per stimare il budget del progetto, il Project Manager dovrebbe svolgere diverse attività per ottenere le quotazioni più precise. In primo luogo, il Project Manager dovrebbe conoscere tutti i requisiti del progetto, come lo scopo del lavoro, le scadenze e le risorse che saranno necessarie per completare il progetto.

Il passo successivo riguarda l'analisi dei prezzi di mercato per le risorse ei servizi da incorporare nel progetto, vale a dire il prezzo dei materiali, i servizi dei fornitori e gli stipendi per il team di progetto.

Dopo aver ottenuto i dati sui requisiti e sui prezzi, il Project Manager può iniziare il processo di prima stima dettagliata del budget. Una volta completato, tuttavia, dovrebbe rivedere immediatamente il budget con il team di progetto. Ciò assicurerà che tutti i costi siano stati inclusi e che il budget sia il più realistico possibile.

Inoltre, il budget del progetto necessita di revisioni e aggiornamenti regolari per mantenerlo in linea e nel rispetto del budget.

Strumenti e metodi per la stima del budget di progetto

Quando si stima un budget di progetto, uno strumento indispensabile è il noto e popolare Microsoft Excel. Il suo principale vantaggio è l'accessibilità e la facilità d'uso, nonché la capacità di eseguire molti calcoli e analisi. Lo svantaggio, però, è che Excel non ha una funzione per aggiornare automaticamente il budget in tempo reale.

Tuttavia, funzionerà bene per stimare il budget prima dell'implementazione. Per una revisione continua delle spese, consigliamo strumenti di supporto al progetto come Firmbee. Il sistema consente ai membri del team di monitorare in tempo reale le entrate e le spese associate a un determinato progetto.

Per creare un budget accurato, puoi utilizzare i seguenti metodi:

1. Stima dal basso verso l'alto. Questo metodo prevede la stima del costo di ciascuna attività del progetto e la somma dei relativi costi per determinare il costo totale del progetto. È dispendioso in termini di tempo e richiede una conoscenza dettagliata delle attività del progetto. Tuttavia, fornisce un alto livello di accuratezza e aiuta a identificare tutti i costi necessari
2. Stima parametrica. Questo metodo prevede l'utilizzo di dati statistici per stimare il costo delle attività del progetto. È molto più veloce della stima dal basso verso l'alto, quindi può essere utile per stimare il budget di grandi progetti, purché l'organizzazione disponga di una fonte di dati affidabili. Nonostante ciò, potrebbe non fornire un livello di precisione sufficiente.
3. Valutazione degli esperti. Il terzo metodo prevede di sfruttare la conoscenza e l'esperienza delle parti interessate del progetto, inclusi il Project Manager ei membri del team, per stimare il costo delle attività del progetto. Può fornire un alto livello di precisione, pratico per progetti complessi. Tuttavia, si basa sull'esperienza delle singole parti interessate, quindi può essere distorta e generare conflitti. Inoltre, è difficile tenere conto delle mutevoli condizioni commerciali, come l'inflazione oi cambiamenti legislativi.

Riepilogo

La creazione di un budget di progetto accurato richiede tempo e esperienza. Ecco perché è una buona idea provare diversi strumenti e sfruttare i metodi di preparazione del budget disponibili, come la stima dal basso verso l'alto, la stima parametrica o la valutazione di esperti.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Iniziare con la gestione del progetto:

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2. Cos'è la gestione del progetto?
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