Come creare un project charter? | # 39 Iniziare con la gestione dei progetti

I project charter sono il pane e il burro della gestione dei progetti. Forniscono una panoramica chiara e concisa degli scopi e degli obiettivi del progetto. La carta è un documento fondamentale per tutti gli stakeholder, compreso il Project Manager, i membri del team di progetto e la direzione dell'organizzazione. Costituisce il fondamento formale dell'intero progetto, poiché conferisce al Project Manager l'autorità di avviare e continuare il progetto, oltre a definire gli obiettivi, l'ambito e i risultati attesi.

Carta del progetto – sommario:

1. introduzione
2. Cosa dovrebbe includere il Project Manager nel project charter
3. Giustificazione per intraprendere il progetto
4. Obiettivo del progetto
5. Scopo del progetto
6. Prodotti finali
7. Quadro cronologico del progetto
8. Budget del progetto e allocazione delle risorse
9. Rischi del progetto
10. In che modo il project charter differisce dal business case?
11. Riepilogo

introduzione

Secondo il PMBOK, il project charter è uno dei documenti più essenziali che descrivono la strategia del progetto. È definito come:

"Un documento emesso dall'iniziatore o dallo sponsor del progetto che autorizza formalmente l'esistenza di un progetto e fornisce al project manager l'autorità di applicare risorse organizzative alle attività del progetto."

La carta del progetto è solitamente formulata all'inizio e rimane invariata. Sebbene durante l'esecuzione delle attività siano consentiti piccoli perfezionamenti. Tuttavia, quale dovrebbe essere il contenuto del documento e come prepararlo?

Cosa dovrebbe includere un Project Manager in un project charter?

Il volume del project charter dipende dalle dimensioni e dal tipo di progetto in corso di attuazione. Tuttavia, dovrebbe includere i seguenti elementi:

• la motivazione per intraprendere il progetto,
• obiettivi del progetto,
• ambito del progetto,
• risultati,
• programma del progetto,
• budget del progetto,
• rischi di progettazione.

La carta del progetto dovrebbe includere anche le informazioni di contatto per il Project Manager e le principali parti interessate.

Giustificazione per intraprendere il progetto

Quando si prepara una breve giustificazione per l'avvio di un progetto, è consigliabile utilizzare il business case preparato in anticipo. Dovrebbe essere scritto in un linguaggio semplice in modo che possa essere compreso da una persona che si occupa del progetto per la prima volta. Di solito sono sufficienti uno o due paragrafi esplicativi:

• Qual è il background aziendale del progetto?
• Quale problema risolve il progetto o quale opportunità ti consente di sfruttare? E
• Quali sono i risultati attesi dal progetto?

Obiettivo del progetto

Non vale la pena includere tutti gli obiettivi nella carta del progetto. È meglio concentrarsi sull'obiettivo principale e su quelli che si trovano nella gerarchia direttamente sotto di esso. Dopotutto, la descrizione dell'obiettivo del progetto nel business case dovrebbe fornire una risposta alla domanda "Cosa faremo?" che deve rimanere valido durante tutto il progetto. Gli scopi e gli obiettivi principali stabiliscono la direzione verso la quale si stanno dirigendo le attività che compongono il progetto. Dovrebbero essere chiari e misurabili e in linea con gli obiettivi generali dell'organizzazione.

Scopo del progetto

L'ambito del progetto incluso nella carta definisce i confini del progetto, compreso ciò che è e non è coperto dal progetto. Deve includere una chiara descrizione dei risultati del progetto e di eventuali limitazioni o presupposti che lo influenzeranno. Pertanto, vale la pena considerare la risposta alla domanda "Quali compiti verranno implementati?" e "Quali attività non verranno implementate?". Ciò è particolarmente importante nei progetti che coinvolgono più parti interessate, le cui aspettative inespresse sui risultati del progetto possono essere rivelate in questo modo.

Prodotti finali

La carta del progetto dovrebbe includere un elenco di tutti i risultati del progetto, compresa una breve descrizione di ciascuno e degli obiettivi specifici verso cui stanno lavorando. Dovrebbe anche avere una sequenza temporale per ogni elemento, preferibilmente con riferimento a una pietra miliare, nonché alla persona o al team responsabile della loro consegna.

Quadro cronologico del progetto

La carta del progetto dovrebbe includere anche un programma generale del progetto, che vale la pena visualizzare con una sequenza temporale. Su di esso, il Project Manager dovrebbe contrassegnare le date di inizio e fine del progetto, le pietre miliari o le date pianificate per la consegna dei risultati.

Budget del progetto e allocazione delle risorse

La carta del progetto dovrebbe includere anche il budget complessivo del progetto, il più delle volte presentato sotto forma di tabella. In questo modo sarà facile indicare:

• Le principali categorie di costi : una stima di manodopera, materiali e attrezzature,
• La gamma prevista di modifiche - per tenere conto delle fluttuazioni dei prezzi o delle spese impreviste,
• Riserve e vincoli di bilancio.

Questa sezione del documento dovrebbe inoltre dettagliare l'allocazione delle risorse, compreso il personale, le attrezzature e le strutture.

Rischi del progetto

La sezione del rischio della carta del progetto dovrebbe delineare i potenziali rischi e come rispondere ad essi. Ciò include l'identificazione di potenziali rischi, come ad esempio:

• ritardi,
• superamento dei costi o
• cambiamenti di ambito.

Elencarli aiuta le parti interessate a garantire che il Project Manager, il team di progetto e l'organizzazione siano preparati per potenziali problemi e abbiano un piano su cosa fare per mitigarli o evitarli.

In che modo un project charter è diverso da un business case?

La differenza tra un project charter e un business case risiede principalmente nello scopo per il quale sono preparati. Un project charter è un documento che avvia un progetto, mentre un business case spiega perché un progetto dovrebbe essere avviato. La carta definisce cosa verrà fatto nel progetto, mentre il business case risponde alla domanda “A quale scopo?”. Entrambi i documenti sono molto importanti per la corretta gestione di un progetto e contribuiscono al suo successo.

Riepilogo

Il project charter è un documento essenziale che funge da fondamento per l'attuazione del progetto e ne autorizza l'avvio. Descrive gli obiettivi, gli obiettivi, l'ambito, il budget, l'allocazione delle risorse e il programma del progetto. Identifica inoltre potenziali rischi e ipotesi, aumentando la possibilità che il progetto proceda come previsto.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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