Come creare un registro dei rischi di progetto? | #44 Iniziare con la gestione dei progetti

La gestione dei rischi in un progetto è fondamentale per il suo successo. Secondo la ricerca, solo il 30% dei progetti viene completato in tempo e oltre il 70% di essi ha problemi con ritardi o spese aggiuntive. Per evitare tali fallimenti, il Project Manager dovrebbe riconoscere i rischi principali e implementare contromisure appropriate, e per fare ciò crea un registro dei rischi. È uno strumento che aiuta a gestire e anticipare i rischi del progetto. Ma come preparare un registro dei rischi di successo per la pianificazione e l'esecuzione del progetto? Continuate a leggere per scoprirlo!

Come creare un registro dei rischi di progetto? - sommario:

1. introduzione
2. Come dovrebbe essere il registro dei fattori di rischio?
3. Come preparare un registro dei rischi?
4. Riepilogo

introduzione

Il rischio è parte integrante di qualsiasi progetto. Per gestirlo in modo efficace serve uno strumento che aiuti a identificare, monitorare e rispondere efficacemente agli ostacoli emergenti, in altre parole un registro dei rischi. Il completamento con successo di molti progetti aziendali e organizzativi è messo a repentaglio in alcune fasi dell'implementazione. Per questo motivo, il Project Manager deve familiarizzare con i metodi e gli strumenti di gestione del rischio e, soprattutto, preparare abilmente un registro dei rischi.

Un registro dei rischi, noto anche come registro dei rischi o registro dei fattori di rischio, è un documento che registra tutti gli ostacoli, le minacce o i pericoli identificati. Include anche la loro analisi e le contromisure da adottare in caso di loro comparsa durante il progetto. Il registro diventa una raccolta e conservazione di informazioni su tutti i rischi e le opportunità legate al progetto.

Come dovrebbe essere il registro dei fattori di rischio?

Il registro dei rischi dovrebbe apparire come un documento leggibile e contenere le seguenti informazioni:

• Descrizione del rischio : qual è il rischio e quale area del progetto interessa?
• Possibili conseguenze : quali minacce rappresentano i pericoli per il progetto? Comporterà l'emergere di ulteriori ripercussioni? Possiamo prevenirli?
• Probabilità di accadimento - è un rischio casuale, associato, ad esempio, a ritardi nel completamento delle attività; o è raro che possa mettere a repentaglio l'intero sforzo del progetto?
• Priorità : quanto è grave questo rischio che riguarda altri con una probabilità di accadimento simile?
• Persone responsabili : chi si assumerà la responsabilità di rispondere al rischio in modo appropriato, rapido ed efficace?
• Piano di risposta al rischio : quali azioni intraprendere quando emergono difficoltà?

Il registro dei rischi dovrebbe pertanto raccogliere informazioni su tutti i rischi individuati, sulla loro analisi e sulle contromisure. Necessita inoltre di un aggiornamento regolare a tutte le parti interessate del progetto in modo che tutti possano tenersi aggiornati e rispondere ai rischi e alle emergenze emergenti.

Come preparare un registro dei fattori di rischio?

La preparazione del registro dei rischi si compone di diverse fasi:

1. Identificazione del rischio. Il primo passo è identificare tutti i rischi associati al progetto. Puoi farlo conducendo una sessione di brainstorming con il team o rivedendo la letteratura relativa al progetto. Dopo aver creato un lungo elenco di rischi, analizzare per suddividere tutte le potenziali minacce in ambienti aziendali tecnici, correlati alle risorse e di progetto.
2. Valutazione del rischio. Una volta identificati, analizzare i rischi per valutare il loro potenziale impatto sul progetto. Rispondere alle domande:
• Quali rischi è più probabile che si verifichino? È anche una buona idea elencarli in ordine di probabilità di accadimento. Questo ti aiuterà a determinare quali richiedono più attenzione.
• Quali potrebbero essere le loro conseguenze? Qui il modo migliore sarebbe iniziare l'elenco con le conseguenze più gravi.
3. Pianificazione della risposta al rischio. Sulla base dell'analisi e dell'assegnazione delle priorità, il Project Manager dovrebbe sviluppare un piano di risposta per ciascuno dei rischi identificati. Preferibilmente, definire le misure da adottare nel caso in cui si verifichi il rischio. È anche una buona idea preparare un piano di emergenza, un progetto con scenari che includa indicazioni su come comportarsi quando si verificano tali eventi che puoi implementare non appena si verificano.
4. Aggiorna il registro. Il registro dei rischi dovrebbe essere aggiornato regolarmente per tracciare e gestire correttamente i rischi identificati, nonché aggiungerne di nuovi se necessario man mano che il progetto avanza.

Uno degli errori più comuni commessi durante la preparazione di un registro dei rischi è un'analisi insufficiente delle cause dei rischi e una pianificazione insufficiente delle risposte ai rischi. Per evitare questo errore, il Project Manager dovrebbe dedicare tempo e attenzione all'analisi e alla pianificazione. In questo modo, acquisirà la certezza che i rischi più probabili sono stati correttamente identificati.

Riepilogo

Un registro dei rischi è uno strumento per gestire e anticipare i rischi associati all'attuazione del progetto. Contiene informazioni dettagliate sui rischi identificati, la loro analisi e le contromisure. Inoltre, il team di progetto dovrebbe cooperare alla stesura del registro nella fase di pianificazione del progetto, per poi tenerlo aggiornato e disponibile a tutti i soggetti coinvolti nel progetto.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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