Come creare un database ricercabile in Excel

Microsoft Excel è uno degli ultimi capisaldi del mondo degli affari. È in circolazione dagli albori del personal computer e si è evoluto in uno strumento incredibilmente potente e multiuso utilizzato in tutti i settori.

È il gold standard per la navigazione, l'analisi e il calcolo di grandi quantità di dati. Una delle sue caratteristiche più utili è la sua capacità di fungere da database.

Un database è una raccolta di dati che possono essere facilmente ricercati e recuperati. Creando un database in Excel, puoi archiviare grandi quantità di dati e cercare facilmente informazioni specifiche.

Excel fornisce formule e funzioni integrate che possono essere utilizzate per calcolare e analizzare i dati e consente inoltre di ordinare e filtrare i dati in vari modi.

Inoltre, i database di Excel possono essere facilmente condivisi e modificati da più utenti, rendendolo una buona opzione per la collaborazione in team.

In questo articolo imparerai:

• Come creare un database ricercabile in Excel
• Come memorizzare i dati in un database Excel
• Come cercare in un database Excel
• Come ordinare e filtrare i dati in un database Excel
• Come condividere e modificare un database Excel con più utenti.

Iniziamo!

Come creare un database ricercabile in Excel

La creazione di un database ricercabile in Excel ha molti casi d'uso per le aziende di e-commerce. È possibile utilizzare un database ricercabile per tenere traccia delle informazioni sui clienti, dell'inventario o di qualsiasi altro tipo di dati.

Ecco una procedura dettagliata per la creazione di un database ricercabile in Excel:

1. Aprire una cartella di lavoro di Excel nuova o esistente.
2. Inserisci i tuoi dati nel foglio di lavoro. I dati possono essere inseriti in qualsiasi cella del foglio di lavoro, ma è meglio inserire i dati in celle adiacenti per mantenere i dati organizzati.
3. Seleziona tutte le celle che contengono dati.
4. Fare clic sulla scheda "Dati" sulla barra multifunzione di Excel.
5. Nel gruppo "Ordina e filtra", fai clic sul pulsante "Filtra". Questo inserirà le frecce a discesa nelle intestazioni di ciascuna colonna.
6. Fare clic sulla freccia a discesa nell'intestazione della colonna in cui si desidera eseguire la ricerca.
7. Nel menu a discesa, seleziona l'opzione "Filtri di testo".
8. Nel menu "Filtri di testo", seleziona l'opzione "Contiene".
9. Nella casella "Contiene", digita il testo che desideri cercare.
10. Fare clic sul pulsante "OK". Questo filtrerà i dati nel foglio di lavoro e visualizzerà solo le righe che contengono il testo che hai cercato.

Puoi anche utilizzare le opzioni "Uguale a", "Non è uguale", "Inizia con" e "Fine con" nel menu "Filtri di testo" per cercare dati specifici.

Come memorizzare i dati in un database Excel

Una volta creato il database, dovrai archiviare i dati da qualche parte. Esistono diversi modi per archiviare i dati in un database Excel:

• In un foglio di lavoro: puoi archiviare i dati in un foglio di lavoro inserendo i dati nelle celle del foglio di lavoro.
• In una tabella: puoi memorizzare i dati in una tabella selezionando i dati nel foglio di lavoro e facendo clic sulla scheda "Inserisci" sulla barra multifunzione di Excel. Quindi, fai clic sul pulsante "Tabella" nel gruppo "Tabelle".
• In una tabella pivot: è possibile archiviare i dati in una tabella pivot selezionando i dati nel foglio di lavoro e facendo clic sulla scheda "Inserisci" sulla barra multifunzione di Excel. Quindi, fai clic sul pulsante "Tabella pivot" nel gruppo "Tabelle".
• In una query: puoi memorizzare i dati in una query selezionando i dati nel foglio di lavoro e facendo clic sulla scheda "Dati" sulla barra multifunzione di Excel. Quindi, fai clic sul pulsante "Da altre fonti" nel gruppo "Ottieni dati esterni".

Qual è il modo migliore per archiviare i dati in un database excel?

Il modo migliore per archiviare i dati nel database dipende dalle esigenze aziendali e dai casi d'uso. Se intendi utilizzare il database per i rapporti o l'analisi dei dati, una tabella pivot o una query è una buona opzione.

Se utilizzerai il database solo per la memorizzazione dei dati e il filtraggio di base, un foglio di lavoro o una tabella funzioneranno correttamente.

Procedure consigliate per l'archiviazione dei dati di Excel

Esistono alcune best practice da seguire quando si archiviano i dati in un database Excel:

Mantieni i tuoi dati organizzati

È importante mantenere i dati organizzati in modo che siano facili da trovare e utilizzare. Un modo per farlo è utilizzare le celle adiacenti per memorizzare i dati correlati.

Ad esempio, se stai memorizzando le informazioni sui clienti, puoi inserire il nome del cliente in una cella e l'indirizzo del cliente nella cella successiva.

Usa le intestazioni

Le intestazioni possono aiutarti a identificare quali dati sono archiviati in ciascuna colonna. Per aggiungere intestazioni, fai semplicemente clic sulla scheda "Inserisci" sulla barra multifunzione di Excel e quindi fai clic sul pulsante "Intestazione" nel gruppo "Celle".

Filtra i tuoi dati

Filtrare i tuoi dati può aiutarti a trovare i dati che stai cercando. Per filtrare i dati, fai clic sulla scheda "Dati" sulla barra multifunzione di Excel, quindi fai clic sul pulsante "Filtra" nel gruppo "Ordina e filtra". Questo inserirà le frecce a discesa nelle intestazioni di ciascuna colonna.

Quindi, puoi fare clic sulla freccia a discesa nell'intestazione della colonna che desideri filtrare e selezionare l'opzione desiderata dal menu a discesa.

Ordina i tuoi dati

L'ordinamento dei dati può aiutarti a organizzare e trovare rapidamente i dati che stai cercando. Per ordinare i dati, fai clic sulla scheda "Dati" sulla barra multifunzione di Excel, quindi fai clic sul pulsante "Ordina" nel gruppo "Ordina e filtra". Si aprirà la finestra di dialogo "Ordina".

Nell'elenco a discesa "Ordina per", seleziona la colonna in base alla quale desideri ordinare. Quindi, nell'elenco a discesa "Ordine", seleziona come desideri ordinare i dati (ad esempio, crescente o decrescente). Infine, fai clic sul pulsante "OK".

Come cercare in un database Excel

Un buon database fa due cose principali: memorizza i dati e ti consente di cercare (o "interrogare") quei dati in base a determinati criteri.

Ecco come cercare in un database Excel:

1. Fare clic sulla scheda "Dati" sulla barra multifunzione di Excel.
2. Fare clic sul pulsante "Filtra" nel gruppo "Ordina e filtra". Questo inserirà le frecce a discesa nelle intestazioni di ciascuna colonna.
3. Fare clic sulla freccia a discesa nell'intestazione della colonna in cui si desidera eseguire la ricerca.
4. Seleziona "Filtro personalizzato" dal menu a discesa. Si aprirà la finestra di dialogo "Filtro personalizzato".
5. Nel primo menu a discesa, seleziona "Contiene".
6. Nel secondo menu a tendina, inserisci i criteri di ricerca.
7. Fare clic sul pulsante "OK".
8. I dati nella colonna verranno filtrati per mostrare solo le righe che contengono i criteri di ricerca.

Per rimuovere il filtro, fai clic sulla scheda "Dati" sulla barra multifunzione di Excel, quindi fai clic sul pulsante "Cancella" nel gruppo "Ordina e filtra".

Database relazionali in Excel

Excel funziona bene anche come database relazionale. Ecco una breve spiegazione di cos'è un database relazionale, perché è importante e come configurarlo in Excel.

Come funziona un database relazionale?

Un database relazionale è un tipo di database che memorizza i dati nelle tabelle. Le tabelle sono simili alle cartelle in un file system, in cui ogni tabella memorizza una raccolta di informazioni.

In un database relazionale, ogni tabella è collegata ad altre tabelle tramite relazioni. Queste relazioni consentono di collegare tra loro i dati nelle tabelle.

Ad esempio, una tabella clienti può essere collegata a una tabella ordini. Ciò ti consentirebbe di vedere tutti gli ordini per un determinato cliente.

Come posso creare un database relazionale in Excel?

La creazione di un database relazionale in Excel è un processo in due fasi.

Innanzitutto, è necessario creare le tabelle che memorizzeranno i dati. Quindi, è necessario creare le relazioni tra le tabelle.

Passaggio 1: creazione di tabelle

Per creare una tabella, fai clic sulla scheda "Inserisci" sulla barra multifunzione di Excel, quindi fai clic sul pulsante "Tabella" nel gruppo "Tabelle". Si aprirà la finestra di dialogo "Crea tabella".

Nel campo "Intervallo", inserisci l'intervallo di celle che desideri includere nella tabella. Quindi, seleziona la casella di controllo "La mia tabella ha intestazioni" se la tabella include intestazioni. Infine, fai clic sul pulsante "OK".

Excel inserirà una tabella nel foglio di lavoro. Per aggiungere dati alla tabella, inserisci semplicemente i dati nelle celle.

È una buona idea dare un nome a ogni tabella. Per fare ciò, fai clic in un punto qualsiasi all'interno della tabella, quindi fai clic sulla scheda "Design tabella" sulla barra multifunzione di Excel. Nel campo "Nome tabella", inserisci un nome per la tabella.

Passaggio 2: creare relazioni

Dopo aver creato le tabelle, è necessario creare relazioni tra di loro. Per fare ciò, fai clic sulla scheda "Dati" sulla barra multifunzione di Excel, quindi fai clic sul pulsante "Relazioni" nel gruppo "Strumenti dati". Si aprirà la finestra di dialogo "Seleziona tabelle e colonne".

Nell'elenco "Tabelle/colonne disponibili", seleziona le tabelle e le colonne che desideri includere nella relazione. Quindi, fai clic sul pulsante "Aggiungi".

Quando hai finito di aggiungere tabelle e colonne, fai clic sul pulsante "Chiudi". Si aprirà la finestra di dialogo "Crea relazioni".

Nell'elenco a discesa "Chiave primaria", seleziona la colonna della chiave primaria dalla prima tabella. La chiave primaria è una colonna che identifica in modo univoco ogni riga della tabella.

Nel menu a discesa "Chiave esterna", seleziona la colonna della chiave esterna dalla seconda tabella. La chiave esterna è una colonna che contiene valori che corrispondono ai valori della chiave primaria nella prima tabella.

Ad esempio, se la chiave primaria nella tabella del cliente è la colonna "CustomerID", la chiave esterna nella tabella dell'ordine sarà la colonna "CustomerID".

Infine, fai clic sul pulsante "Crea". Excel creerà la relazione e la visualizzerà come una linea che collega le due tabelle.

È ora possibile utilizzare la relazione per filtrare e ordinare i dati da entrambe le tabelle. Ad esempio, puoi filtrare la tabella degli ordini per mostrare solo gli ordini per un determinato cliente.

Per fare ciò, fai clic sulla scheda "Dati" sulla barra multifunzione di Excel, quindi fai clic sul pulsante "Filtra" nel gruppo "Ordina e filtra". Ciò aggiungerà frecce a discesa alle intestazioni di ciascuna colonna nella tabella.

Fare clic sulla freccia a discesa nell'intestazione della colonna "ID cliente", quindi selezionare un cliente dall'elenco. Excel filtrerà la tabella per mostrare solo gli ordini per quel cliente.

Puoi rimuovere il filtro facendo clic sul pulsante "Cancella" nel gruppo "Ordina e filtra".

Puoi anche usare la relazione per cercare i dati da un'altra tabella. Ad esempio, puoi cercare il nome di un cliente dalla tabella degli ordini.

Per fare ciò, fai clic sulla cella in cui desideri visualizzare il nome del cliente, quindi fai clic sulla scheda "Formule" sulla barra multifunzione di Excel. Nel gruppo "Ricerca e riferimento", fai clic sul pulsante "Vlookup". Si aprirà la finestra di dialogo "Argomenti funzione".

Nel campo "Table_array", seleziona la tabella del cliente. Quindi, nel campo “Col_index_num”, inserisci il numero della colonna che contiene il nome del cliente. In questo esempio, il nome del cliente è nella seconda colonna, quindi inseriremo "2".

Successivamente, nel campo "Range_lookup", inserisci "TRUE" se desideri che Excel trovi una corrispondenza approssimativa o "FALSE" se desideri che Excel trovi una corrispondenza esatta. In questo esempio, vogliamo una corrispondenza esatta, quindi inseriremo "FALSE".

Infine, nel campo "Valore_ricerca", seleziona la cella che contiene l'ID del cliente. Questo è il valore che Excel utilizzerà per cercare il nome del cliente. Al termine, fare clic sul pulsante "OK".

Excel cercherà il nome del cliente e lo visualizzerà nella cella. Ora puoi utilizzare questa cella nelle formule proprio come qualsiasi altra cella nel foglio di lavoro.

Ad esempio, puoi concatenare il nome del cliente con il suo numero d'ordine per creare un identificatore univoco per ogni ordine. Le possibilità sono davvero infinite.

Come puoi vedere, i database relazionali in Excel possono essere strumenti estremamente potenti (ma complessi) per la gestione dei dati dei clienti e degli ordini nella tua azienda.

Perché un database è importante per l'eCommerce?

Un database è importante per l'eCommerce perché consente alle aziende di archiviare informazioni sui clienti, informazioni sui prodotti e informazioni sugli ordini.

Ma Excel ti porterà solo così lontano. Per quanto amiamo il foglio di calcolo di punta di Microsoft, le aziende di eCommerce dinamiche determinate a crescere hanno bisogno di una soluzione più solida, ovvero un software di gestione dell'inventario come SkuVault.

SkuVault è un potente software di gestione dell'inventario che aiuta le aziende a tenere traccia degli ordini dei clienti, delle informazioni sui prodotti e dei livelli di inventario.

La piattaforma tiene automaticamente traccia degli ordini dei clienti e dei livelli di inventario in tutte le tue vetrine, senza aggiornamenti manuali di Excel.

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