Come creare una fattura: Guida completa per principianti

Se sei come la maggior parte dei proprietari di attività di e-commerce, ti piace essere pagato, ma odi creare fatture. Può essere un processo noioso, manuale e soggetto a errori che può avere un impatto diretto sui profitti se non eseguito correttamente.

Ma per fortuna, con gli strumenti e i suggerimenti giusti, può essere un gioco da ragazzi e mantenere il tuo flusso di cassa a tuo favore.

In questo post sul blog, ti mostreremo come creare fatture per la tua attività di e-commerce e forniremo alcuni suggerimenti utili per semplificare il processo. Quindi, che tu abbia appena iniziato o che tu sia in attività da un po', continua a leggere per saperne di più!

Che cos'è una fattura?

Una fattura è un documento che le aziende inviano ai propri clienti per richiedere il pagamento di beni o servizi.

Tipicamente include:

• la data di acquisto
• le informazioni di contatto del cliente
• una descrizione dei beni o servizi forniti
• il prezzo unitario
• l'importo totale dovuto

Le aziende di solito inviano fatture dopo aver fornito i propri prodotti o servizi ai propri clienti. Ciò è particolarmente vero per le attività di e-commerce.

In alcune attività, come il coaching o le pubbliche relazioni, l'azienda può fatturare i propri clienti prima della fornitura del servizio.

I clienti hanno quindi un determinato periodo di tempo per pagare la fattura, che in genere è di 30 giorni. Se non pagano entro tale termine, potrebbero essere addebitati interessi o penali per il ritardo. È anche una buona base generale per pagare le fatture in tempo per mantenere relazioni positive con i fornitori.

Le aziende utilizzano le fatture per tenere traccia di quanto dovuto e seguire i clienti che devono ancora pagare. I clienti utilizzano le fatture per tenere traccia delle loro spese e assicurarsi che gli venga addebitato l'importo corretto per le merci che ricevono.

Quando è necessario inviare una fattura?

Quando è necessario inviare una fattura? Questa è un'ottima domanda e quella che le aziende di e-commerce dovrebbero porsi regolarmente.

La risposta dipende dalla situazione in quanto non esiste una risposta valida per ogni azienda.

Se vendi beni fisici online, come magliette o cristalli per la meditazione, dovrai inviare una fattura non appena il cliente effettua l'ordine o non appena la merce è stata spedita, a seconda del tuo modello di business.

Per i prodotti digitali, come un corso online per insegnare ai clienti come acquistare un immobile commerciale o come far crescere un'attività di toelettatura per cani, puoi inviare la fattura subito dopo la vendita.

Per i servizi, come il coaching aziendale, è necessario inviare una fattura prima di iniziare il lavoro o non appena il lavoro è completato, a seconda delle preferenze.

Naturalmente, ci sono sempre delle eccezioni alla regola, quindi è importante usare il proprio buon senso in ogni singolo caso. Ma in generale, questi sono i momenti in cui dovrai inviare una fattura.

Come si invia una fattura?

Molti imprenditori commettono l'errore di pensare che tutte le fatture siano uguali. In realtà, ci sono alcune cose fondamentali che dovresti tenere a mente quando invii una fattura per massimizzare le tue possibilità di essere pagato.

Assicurati di inviare la fattura in modo tempestivo. Se possibile, cerca di inviarlo entro 24 ore dalla fornitura del prodotto o servizio. (O fare l'affare se fatturi in anticipo.) Prima riesci a metterlo nelle mani del tuo cliente, meglio è.

È opportuno inviare le fatture tramite posta ordinaria o e-mail; entrambi presentano vantaggi e svantaggi.

La posta ordinaria è ovviamente molto più lenta, quindi potresti essere pagato meno rapidamente. D'altra parte, mentre l'e-mail è molto più veloce, può essere facile sia per te che per il tuo cliente eliminare o perdere una fattura e-mail. Un altro vantaggio dell'invio delle fatture via e-mail è che puoi includere un link di pagamento cliccabile direttamente nella tua fattura, il che rende più facile per i clienti pagarti entro pochi minuti dalla ricezione della fattura.

Quindi qual è l'opzione migliore? Dipende molto dalla tua attività e dai tuoi clienti. Se hai bisogno di essere pagato rapidamente, allora l'e-mail è la strada da percorrere. Ma se i tuoi clienti sono più della vecchia scuola, allora la posta ordinaria potrebbe essere la strada da percorrere. In definitiva, spetta a te decidere quale opzione è la migliore per la tua attività di e-commerce.

Infine, non aver paura di seguire. Se non hai ricevuto un pagamento entro un periodo di tempo ragionevole, contatta il tuo cliente e ricordagli che il conto è dovuto. Alcuni software di contabilità, come Freshbooks, si occuperanno automaticamente di questo passaggio per te, se lo desideri, inviando promemoria a intervalli prestabiliti.

Un sollecito gentile può fare molto per assicurarti di essere pagato in modo tempestivo. Seguendo questi semplici suggerimenti, puoi semplificare il processo di fatturazione e assicurarti che la tua attività di e-commerce rimanga a galla.

Elementi essenziali di una fattura

Di seguito troverai gli elementi principali di ogni fattura.

Intestazione

Ciò potrebbe includere alcuni dettagli grafici o il tuo logo per un aspetto professionale.

Condizioni e istruzioni di pagamento

Queste informazioni indicano le condizioni in base alle quali deve essere effettuato il pagamento (al ricevimento, dieci giorni, 30 giorni, ecc.) e le modalità di pagamento, ad esempio facendo clic su un collegamento di pagamento per pagare con carta di credito o un indirizzo a cui inviare i pagamenti.

Nome e dettagli dell'azienda

Dovrai includere il nome della tua azienda, l'indirizzo postale, il numero di telefono, il sito web, l'indirizzo e-mail del servizio clienti e, se vendi principalmente servizi, potenzialmente l'EIN della tua attività.

Data

Dovrebbe essere la data dell'ordine, della vendita o la data in cui invii la fattura.

Scadenza

Assicurati di indicare chiaramente quando il pagamento è dovuto sulla fattura (al ricevimento, il 14 aprile, ecc.).

Commissioni dettagliate

Oltre a elencare le spese per i singoli articoli o pacchi, dovrai anche elencare eventuali costi aggiuntivi, tra cui tasse, spese di spedizione, sconti, ecc.

Nome e dettagli del cliente

Questo è abbastanza autoesplicativo: ti consigliamo di includere il nome del cliente, il nome dell'azienda, l'indirizzo, l'indirizzo e-mail e il numero di telefono.

Descrizione dei beni o servizi forniti

Ciò potrebbe includere una descrizione come "camicia con scollo a barchetta a righe blu", uno SKU o un altro numero identificativo o entrambi. "889030392 camicia con scollo a barchetta a righe blu" sarebbe un esempio applicabile.

Saldo dovuto

Infine, ti consigliamo di includere quanto deve il tuo cliente o cliente.

Ad esempio, puoi consentire ai tuoi clienti di provare gratuitamente il tuo corso Insegna al tuo animale domestico 37 trucchi esilaranti per 30 giorni prima di impegnarsi ad acquistare, oppure puoi consentire loro di pagare $ 300 in 3 rate da $ 100 ciascuna.

Come creare una fattura: passo dopo passo

Creare una fattura può sembrare un compito arduo, ma con questi semplici passaggi sarai sicuro di avere un documento professionale in pochissimo tempo.

• Contrassegna chiaramente la tua fattura: assicurati di aggiungere la parola "fattura" in alto; in caso contrario, il tuo cliente potrebbe confonderlo con un documento di trasporto.
• Aggiungi il nome e le informazioni della tua azienda . Includi le date di scadenza e i termini di pagamento: è di 30 netti (scaduto tra 30 giorni), al ricevimento (non appena viene ricevuta la fattura), a rate o qualcos'altro?
• Scrivi una descrizione dei beni o dei servizi che stai addebitando. Includi l'importo totale dovuto: ricorda di aggiungere commissioni dettagliate come tasse, spese di spedizione e spese per il ritardo.
• Dai un aspetto professionale alla tua fattura. Prova a utilizzare un modello di fattura Excel gratuito o uno dei modelli di fattura offerti dal tuo software di contabilità.

Come posso creare fatture utilizzando i modelli di Excel?

I modelli Excel possono essere un ottimo modo per creare fatture dall'aspetto professionale in modo rapido e semplice. Ecco alcuni suggerimenti per ottenere il massimo dai modelli di Excel:

Innanzitutto, assicurati di avere tutte le informazioni necessarie a portata di mano prima di iniziare a compilare il modello. Ciò include i dettagli della piattaforma di e-commerce (come il nome del negozio, l'indirizzo e le informazioni di contatto), nonché il nome, l'indirizzo e le informazioni di contatto del cliente. Dovrai inoltre includere la data della fattura, i dettagli dell'ordine e l'importo totale dovuto.

Una volta che hai tutte le informazioni necessarie, dai un'occhiata ai vari modelli Excel gratuiti disponibili online . C'è un'ampia varietà di stili tra cui scegliere, quindi selezionane uno che corrisponda al tuo marchio di e-commerce. Se hai bisogno di aiuto su come utilizzare Excel, ci sono molti tutorial disponibili online che possono guidarti attraverso il processo passo dopo passo.

Dopo aver selezionato un modello, si tratta semplicemente di riempire gli spazi vuoti.

Inserisci le informazioni del tuo negozio eCommerce nei campi appropriati, quindi inserisci il nome, l'indirizzo e le informazioni di contatto del cliente.

Infine, aggiungi la data della fattura, i dettagli dell'ordine e l'importo totale dovuto.

Una volta compilati tutti i campi, la tua fattura è pronta per essere salvata ed inviata!

Dovrei usare un software di contabilità per gestire le mie fatture?

Se sei stanco di mettere insieme le tue fatture o la tua base di clienti è abbastanza grande da temere che alcuni pagamenti o fatture possano fallire, software di contabilità come Freshbooks, Quickbooks Online o ZOHO Books possono semplificarti la vita :

• Ti aiuta a tenere traccia sia delle fatture che delle spese
• Ti consente di sapere se o quando le fatture dei clienti sono scadute
• Consente di suddividere le fatture in più pagamenti
• Si integra facilmente con una varietà di processori di pagamento come PayPal o Square e offre una serie di opzioni di pagamento istantanee, tra cui ACH (bonifico bancario), carta di credito, ecc.

Queste opzioni software vanno da gratuite a $ 30 al mese con livelli aggiuntivi, a seconda del numero di clienti o clienti che hai e delle particolari campane e fischietti che stai cercando. Molte soluzioni software di contabilità si integrano anche con altri software per inviare senza problemi informazioni finanziarie avanti e indietro. Se stai costruendo il tuo stack tecnologico aziendale, assicurati di vedere come si collegano tutti insieme.

Pensieri finali

Come azienda di e-commerce, è probabile che tu invii regolarmente fatture.

Comprendendo le basi della creazione e dell'emissione delle fatture, puoi semplificare questo processo e assicurarti che i tuoi clienti abbiano sempre una registrazione chiara di ciò che ti devono.

Stai cercando di avviare i tuoi processi di fatturazione e-commerce? Consulta la nostra guida sul miglior software di contabilità per le piccole imprese .