Una guida passo passo su come creare e gestire la documentazione del prodotto | Gestione del prodotto #31

Cos'è la documentazione del prodotto?

La documentazione del prodotto è una raccolta di testo, immagini e video che descrivono il prodotto, le sue funzioni, il modo in cui dovrebbe essere utilizzato e altri dettagli rilevanti. Lo scopo principale della creazione della documentazione è aiutare gli utenti a comprendere come utilizzare il prodotto e in particolare le sue funzionalità avanzate.

La documentazione è importante, soprattutto se stai creando un prodotto digitale che non solo servirà gli utenti finali ma si integrerà anche con altri prodotti, ad esempio consentendo di esportare dati in un'altra applicazione o utilizzare una localizzazione o un database di contatti.

Ad esempio, la documentazione per uno strumento di gestione dei progetti potrebbe includere informazioni su come creare un nuovo progetto, come aggiungere membri del team a un progetto e concedere loro l'autorizzazione a modificare solo determinate attività, come assegnare attività a più persone contemporaneamente e come monitorare i loro progressi.

Elementi di documentazione del prodotto

La documentazione del prodotto può includere:

• Manuale dell'utente : un documento che fornisce informazioni su funzionalità del prodotto, installazione, impostazioni e risoluzione dei problemi.
• Guida per l'utente : un documento che spiega come eseguire varie attività con il prodotto, ad esempio come utilizzare un programma di fotoritocco o come giocare a un gioco per computer.
• Base di conoscenza : una raccolta di articoli o pagine Web che rispondono alle domande più frequenti o forniscono informazioni aggiuntive su un prodotto. Un esempio potrebbe essere la sezione “Centro assistenza” o “Supporto” sul sito web. Viene spesso utilizzato anche come fonte di informazioni per un chatbot che assiste i clienti.
• FAQ : un elenco di domande e risposte frequenti sul prodotto. Ad esempio, un sito Web o un file PDF che include risposte a domande come: "Come posso reimpostare la mia password?", "Come posso contattare l'assistenza clienti?" o "Quali sono i requisiti di sistema per il prodotto?".
• Tutorial : video, generalmente pubblicati sul sito Web dell'azienda o su YouTube, che dimostrano come utilizzare il prodotto o eseguire determinate attività.
• Diagrammi e infografiche : rappresentazioni grafiche della struttura, della funzione o del processo di un prodotto. Ad esempio, un diagramma che mostra quali opzioni selezionare durante la configurazione di un'API.

Come creare la documentazione del prodotto?

Comprendere il pubblico di destinazione

Il primo passo nella creazione della documentazione del prodotto è comprendere il pubblico a cui sarà indirizzato questo particolare documento. Rispondi alle seguenti domande:

• Chi utilizzerà questo documento? – Sarà un utente alle prime armi o un utente più avanzato?
• A che punto l'utente raggiungerà questo documento? Stanno cercando informazioni generali o aggiuntive sulle funzionalità dello strumento o una soluzione a un problema specifico?
• Su quale dispositivo lo utilizzeranno? Se si tratta di un dispositivo mobile, i video sono sufficientemente nitidi?
• Quali sono i loro bisogni e aspettative? L'utente preferirà guardare un video dinamico o guardare un diagramma?

Una volta compreso il tuo pubblico e le sue esigenze, puoi iniziare a creare la tua documentazione. Ad esempio, se il tuo gruppo target è costituito da utenti inesperti, la documentazione dovrebbe essere accessibile in ogni fase del percorso, scritta in un linguaggio semplice e di facile comprensione e includere istruzioni dettagliate.

Ricorda che una documentazione ben organizzata non solo aiuta gli utenti a comprendere il prodotto, ma fa anche risparmiare tempo che potrebbero aver dedicato alla ricerca di risposte alle loro domande. Ciò riduce il tasso di abbandono, ovvero il tasso percentuale al quale i clienti smettono di abbonarsi a un servizio.

Comunicazione chiara

Creare una documentazione di prodotto efficace non significa solo scegliere la giusta forma di comunicazione (ad esempio, video, immagini, knowledge base), ma anche scrivere e comunicare in modo chiaro e conciso. I principi di base di una comunicazione efficace nella documentazione del prodotto sono i seguenti:

• Utilizza un linguaggio semplice : evita linguaggio tecnico e termini complicati. Ad esempio, invece di dire "avvia un progetto", puoi dire "avvia un progetto".
• Sii specifico : fornisci esempi per aiutare gli utenti a capire come utilizzare il prodotto. Ad esempio, invece di dire "ti consente di aggiungere membri del team a un progetto", dì "aggiungi un membro del team a un progetto facendo clic sul pulsante verde nella parte inferiore della pagina di gestione del progetto" e aggiungi uno screenshot con un indizio visivo .
• Evita la voce passiva : la voce attiva è più facile da capire e leggere. Ad esempio, invece di dire “il progetto può essere avviato dal manager”, dì “il manager può avviare il progetto”.

Esistono molti altri principi da seguire, ma il più importante è ricordare che una documentazione efficace del prodotto deve essere comprensibile per gli utenti e aiutarli a utilizzare il prodotto in modo efficace.

Utilizzo di immagini nella documentazione del prodotto

Gli elementi visivi, come immagini, GIF, brevi video, diagrammi e infografiche, possono migliorare notevolmente la comprensione della documentazione del prodotto. Ad esempio, uno screenshot che mostra la posizione del pulsante "Aggiungi membro del team" nella pagina può essere molto utile per gli utenti alle prime armi. Quando crei la documentazione, utilizza anche titoli chiari e un carattere semplice per organizzare il testo.

Aggiornamento e manutenzione della documentazione del prodotto

La documentazione del prodotto non è un documento statico. Deve essere aggiornato regolarmente per riflettere i cambiamenti nel prodotto. Aggiornamenti regolari sono fondamentali affinché la documentazione raggiunga il suo scopo. Ad esempio, se stai introducendo una nuova funzionalità nel tuo software di gestione del prodotto, dovresti aggiornare la documentazione del prodotto per risolverla.

Pubblicazione e distribuzione della documentazione del prodotto

Pubblicare e distribuire la documentazione del prodotto è importante quanto crearla. Devi assicurarti che la documentazione sia facilmente accessibile agli utenti, indipendentemente da dove si trovino o dal dispositivo che utilizzano. Ad esempio, puoi caricare la documentazione del prodotto sul tuo sito Web o inviarla direttamente agli utenti tramite e-mail.

I migliori sistemi di gestione dei documenti per i product manager

I product manager hanno molti strumenti a loro disposizione che possono aiutarli a creare e gestire la documentazione del prodotto. Le soluzioni popolari includono:

• Google Docs è un servizio basato su cloud per la creazione e la modifica di documenti. È uno strumento popolare per i product manager perché puoi accedervi da qualsiasi dispositivo e può essere utilizzato da più membri del team.

• Firmbee è uno strumento completo di gestione di progetti e team che consente agli utenti di completare attività da qualsiasi parte del mondo in tempo reale. I product manager possono facilmente organizzare il proprio lavoro e quello dei colleghi, monitorare i progressi, controllare i budget e condurre processi di reclutamento.

• Notion è un'applicazione di gestione di attività e progetti che può essere utilizzata per tenere traccia di attività, note e file. Notion è un'opzione popolare per i product manager perché è flessibile e può essere personalizzata.

• Zendesk Guide è una soluzione di assistenza clienti che può essere utilizzata per creare e condividere articoli della knowledge base. Zendesk Guide è una scelta popolare tra i product manager poiché consente loro di fornire supporto e aiutare i clienti a risolvere i loro problemi.

Riepilogo

Creare e gestire la documentazione di prodotto è un compito spesso sottovalutato. Molti sviluppatori di prodotti digitali credono che un prodotto ben progettato sia autoesplicativo. Tuttavia, la documentazione del prodotto dovrebbe essere più di una semplice guida per l'utente.

Dovrebbe anche essere uno strumento che possa aiutare ad aumentare la consapevolezza del prodotto da parte dei clienti e ad analizzare il loro interesse per le nuove funzionalità, nonché il numero di visualizzazioni di particolari articoli o spiegazioni. Tale analisi aiuta le aziende a gestire meglio i propri prodotti e a migliorare l'esperienza dell'utente. Vale quindi la pena dedicare tempo e impegno alla creazione di una documentazione di prodotto efficace che possa servire sia a te che ai tuoi utenti.

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 gradi diversi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Nella ricerca di dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità verso il mondo sono le qualità che apprezza di più.

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