Come creare il database perfetto per il lavoro da remoto

Il mondo di oggi non è estraneo al lavoro a distanza, quindi i più recenti progressi tecnologici stanno lavorando per rendere questo processo il più semplice possibile.

Ma mai prima d'ora abbiamo visto il lavoro a distanza a un livello così elevato. Ciò significa che le aziende che non hanno nemmeno preso in considerazione la migrazione a piattaforme virtuali devono ancora affrontare questa sfida.

Allo stesso modo, le persone che non sono tecnologicamente dotate o che non si preoccupano nemmeno del mondo virtuale non hanno altra scelta che imparare e adattarsi. Questo rende la situazione odierna ancora più difficile.

Per fortuna, le nuove innovazioni hanno creato piattaforme online che rendono familiare l'ufficio virtuale, quindi anche le persone più tecnologicamente sfidate possono apprendere rapidamente i dettagli del nuovo ufficio.

In qualità di datore di lavoro, è tuo compito trovare il software giusto e creare un nuovo piano aziendale che incorpori questo nuovo stile di vita. Le aziende di tutto il mondo stanno andando a gambe all'aria a causa della disorganizzazione di queste strutture.

Ciò dimostra che essere fiduciosi nella propria decisione e vedere attraverso le attività è il passaggio più cruciale quando si passa alle piattaforme online e si affrontano le sfide imminenti. Di cui la sfida più importante è il benessere dei tuoi dipendenti, che si traduce nella reinvenzione dell'amministrazione, della comunicazione e dell'organizzazione.

Il motivo per cui il benessere della tua forza lavoro sarebbe la priorità principale è che questi cambiamenti possono comportare la perdita di motivazione e produttività e persino la depressione. E se non tieni d'occhio questi sintomi, non solo la tua azienda ne risente, ma anche i tuoi dipendenti.

È molto importante creare una piattaforma online facile da imparare e facile da usare. Non deve essere all'avanguardia, purché svolga il lavoro e le persone si divertano a lavorarci.

Rafforzare la fiducia nelle tue decisioni e introdurre server facili da apprendere e utilizzare potrebbe essere la risposta a come motivare i dipendenti.

Ma cosa cambia esattamente nel processo di amministrazione quando si migra alle piattaforme online come azienda?

Amministrazione

Gran parte del lavoro amministrativo in un'azienda è l'onboarding, la valutazione e il monitoraggio dei dipendenti. Di questi due, quest'ultimo è ampiamente influenzato da questo cambiamento, come se qualcosa fosse sbagliato o fuori posto, non te ne accorgerai all'istante. Inoltre, l'onboarding remoto di successo richiede tempo, impegno e pazienza.

Questo è il motivo per cui una comunicazione costante e chiara dovrebbe essere incoraggiata in tutti in azienda. Alcuni inviano persino sondaggi settimanali o mensili e tengono riunioni in cui parlano solo della politica sul posto di lavoro e del benessere reciproco.

I dipendenti devono essere incoraggiati a rivolgersi a qualcuno quando qualcosa non va perché, in una situazione in cui le persone lavorano da casa, anche il minimo cambiamento nella loro vita personale può influire direttamente sul loro lavoro.

Ad esempio, quando qualcuno va in ufficio la mattina, impara a lasciare la propria vita personale a casa. Si siedono nel loro ufficio, fanno il loro lavoro e affrontano problemi personali quando tornano a casa.

Ma quando la casa è l'ufficio, la scuola e tutto in una volta, le questioni personali sono destinate a farsi strada nella vita d'ufficio. Questo è il motivo per cui è importante sapere quando qualcuno sta avendo problemi personali, perché allora sarai in grado di prepararti alla perdita di produttività e sarai in grado di aiutarlo.

Comunicazione

Ogni azienda ha bisogno di uno spazio per la comunicazione che possa essere astratto dalla vita personale di tutti ed è ottimo per una comunicazione professionale produttiva. Ciò significa che hai bisogno di uno spazio in cui puoi chattare, chiamarti o avviare facilmente una videoconferenza e anche poter condividere documenti di grandi dimensioni.

L'app per la comunicazione più utilizzata oggi è Slack. Questa app consente alle persone di lavorare in gruppo, parlare individualmente, creare progetti e altro ancora.

Consente inoltre a tutti di mostrare il proprio stato quando sono lontani dal telefono, rendendo più facile dissociarsi dal lavoro quando si è in pausa o è fuori orario.

Organizzazione

Forse la parte più importante del lavoro remoto è l'accesso al database su cui hai lavorato all'interno dell'ufficio. Molte aziende lavorano ancora con la carta e organizzano tutto sugli scaffali. La maggior parte delle persone si è abituata a organizzare con le mani e a conoscere per nome ogni cassetto dell'ufficio.

Le persone che si sono abituate al loro sistema nel corso degli anni possono avere difficoltà ad adattarsi a qualcosa di completamente nuovo. E le aziende che utilizzano ancora documenti e cartelle possono avere difficoltà a trasferire tutti questi dati su un software virtuale.

Alla fine della giornata, la cosa più importante è creare una piattaforma in cui tutti possano accedere alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Ore preziose possono essere buttate fuori dalla finestra quando si tenta di accedere a un file inaccessibile o si cerca di trovare qualcosa in un mare di cartelle.

Come creare le basi per una gestione efficiente dei file (dimostrata tramite Zoho Workplace)

La maggior parte delle aziende ha iniziato a utilizzare la condivisione basata su cloud come metodo numero uno per mantenere i file in ordine e consentire l'accesso ai dipendenti. Queste piattaforme sono una manna dal cielo per i lavoratori remoti, poiché sono accessibili da qualsiasi smartphone, computer o tablet da qualsiasi luogo.

Tuttavia, quando un'intera azienda inizia a lavorare da remoto, la capacità di collaborare, condividere e comunicare diventa più complicata e cruciale. È molto importante trovare un software in grado di fare tutto ciò di cui hai bisogno e che sia compatibile con qualsiasi tipo di dispositivo.

Questo è importante perché non vuoi registrarti (o nemmeno pagare) più app e software e fare in modo che i tuoi dipendenti si abituino a ognuno di essi. Questo diventa molto complicato e, quando si verificano problemi, la risoluzione richiede molto più tempo.

Inoltre, hai bisogno di una piattaforma compatibile con tutti. Ad esempio, se utilizzi il server basato su cloud di Google, tutti, inclusa l'intera azienda, devono disporre di un account Google per accedere a qualsiasi cosa.

Inoltre, i documenti salvati e condivisi su Excel, Word o Powerpoint devono essere convertiti in Numbers, Pages e Keynote viene inviato a un dispositivo Apple tramite iWork.

È necessario garantire che l'intera azienda utilizzi un server per ridurre al minimo le difficoltà e le incomprensioni in futuro. Ciò riduce al minimo anche le difficoltà tecniche, ma se si verificano, è più facile risolverle quando si lavora tutti su un server.

È stato creato un server chiamato Zoho Workplace per risolvere tutti questi problemi. E mentre ci sono altre grandi alternative, questa è la più amata oggi. Si compone di tre elementi: Zoho Writer, Zoho Sheet e Zoho Show.

In teoria, è molto simile a Google Drive, ma è molto più versatile. La condivisione è possibile su Google Drive, iCloud, DropBox e persino WordPress. Per quanto riguarda l'utilizzo, è molto simile alle applicazioni Microsoft, ma consente la collaborazione su pezzi proprio come Google.

Le presentazioni attraverso questo server sono un gioco da ragazzi anche da remoto, in quanto consente agli utenti di pubblicare e trasmettere presentazioni in tempo reale e possono essere rese accessibili a chiunque.

Infine, puoi creare fantastici fogli di calcolo, poiché Zoho Sheet può recuperare dati praticamente da qualsiasi cosa, dalla posta ad altre app. Inoltre, può creare automaticamente grafici a torta e altri grafici da qualsiasi dato.

Zoho Workplace mostra tutto ciò che è necessario per una straordinaria collaborazione da remoto. Facilità d'uso, trasparenza, condivisibilità, collaborazione e capacità di trasmissione in un unico server che riduce al minimo i rischi. Ciò garantisce non solo di eliminare i problemi a lungo termine, ma anche di ridurre i rischi di essere violati.

Le persone sono attratte da server come questo ed è dimostrato che le aziende che hanno un solido piano per questo processo di migrazione non mostrano quasi alcun calo di produttività, mentre altre che sperimentano, utilizzano più di 2 server o semplicemente non riescono a trovare la strada giusta perdere lo slancio che è difficile recuperare.

Tenendo presenti questi problemi, fattori e suggerimenti, è facile creare le basi per i tuoi server remoti. Tutto quello che devi fare ora è creare lo spazio di lavoro e aiutare i tuoi dipendenti a padroneggiarlo.