Come generare fatture elettroniche con l'aiuto del software

Un'analisi della Credit Research Foundation ha rilevato che, in media, i problemi amministrativi, comprese le fatture inesatte, rappresentano il 61% dei ritardi di pagamento da parte dei clienti. È qui che una fattura ben scritta e accurata manterrebbe la tua azienda in funzione con successo. Mostra la tua professionalità e costruisce l'immagine del marchio, che ti aiuterà a mantenere più clienti.

Al contrario, fatture errate possono confondere i tuoi clienti e causare ritardi nei pagamenti, con un impatto sul flusso di cassa. È fondamentale sapere come generare fatture elettroniche per le transazioni B2B e assicurarsi che ogni elemento di fatturazione sia registrato correttamente.

Anche il concetto di fattura elettronica è arrivato con una benedizione. La pandemia, sebbene dura per le imprese, è stata l'impulso per alcune società di approvvigionamento ad adottare tecnologie touch-free (come la fatturazione elettronica) e crescere digitalmente dall'oggi al domani, grazie alle fatture digitali. Ora arriva la domanda, come creare una fattura elettronica? Puoi usare il software per quello. In questo articolo, scopriremo come generare una fattura elettronica con l'aiuto del software.

Cos'è la fattura elettronica?

La fatturazione elettronica , come suggerisce il nome, è il processo di fatturazione elettronica in un portale in cui vengono autenticati dal Goods and Services Tax Network (GSTN). Per ogni fattura elettronica generata vengono creati un IRN (Invoice Reference Number) e uno speciale codice QR.

L'idea per l'implementazione della fatturazione elettronica è garantire che tutte le aziende indiane di vari settori utilizzino un formato standard, facilitando l'interoperabilità. Inoltre, garantisce che tutte le imprese rimangano conformi alle norme fiscali in continua evoluzione.

Oggi sul mercato sono disponibili diversi sistemi software che consentono alle organizzazioni di ricevere e gestire fatture da più fornitori. Infatti, queste soluzioni software consentono di creare fatture in diversi formati, comprese le fatture basate su immagini. Serve principalmente come piattaforma unica per la gestione di tutte le informazioni e le procedure relative ai conti passivi.

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Perché la fattura elettronica è importante?

La fatturazione elettronica è fondamentale per le aziende in quanto le aiuta a semplificare i cicli di elaborazione delle fatture. Ecco alcuni dei motivi più importanti per cui dovresti adottare il software eInvoice:

• Aiuta a ridurre la quantità di tempo impiegato per l'approvazione, l'elaborazione, il monitoraggio e la ricerca delle fatture eliminando al contempo la possibilità di errore umano.

• La fatturazione elettronica migliora la visibilità di fatture, ordini di acquisto, documenti accessori e contratti finanziari. Tiene traccia delle fatture e offre audit trail approfonditi.

• La verifica, l'approvazione e il pagamento delle fatture possono essere effettuati in tempo reale. Di conseguenza, ci sono meno errori. Poiché non ci sono più problemi di precisione, potrebbe ridurre i casi di pagamenti in eccesso e pagamenti duplicati.

• La fatturazione elettronica non è solo l'elaborazione e l'archiviazione di fatture digitali. Aiuta a raggiungere un maggior grado di conformità.

• I sistemi di fatturazione elettronica fungono da piattaforma efficace che può aiutare le organizzazioni a risparmiare ore e denaro a lungo termine, in termini di verifica incrociata e due diligence.

• Consente alle organizzazioni di tenere d'occhio ogni dollaro risparmiato e speso in modo efficace. Ciò aiuta essenzialmente il team di leadership a tenere traccia delle spese, raccogliere informazioni strategiche e trovare modi per risparmiare denaro, incluso l'avvio di sconti sui pagamenti anticipati.

• Ultimo ma non meno importante, la fatturazione elettronica è un'opzione verde e sostenibile. Oltre a eliminare la carta, le organizzazioni possono anche ridurre le spese e la produzione di rifiuti associati alle attività della catena di approvvigionamento basate su carta.

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Come generare fatture elettroniche con il software di fatturazione a scorrimento?

Il processo di fatturazione elettronica è reso più semplice dal software di fatturazione Swipe. Questo software di fatturazione e fatturazione GST ti aiuta a generare facilmente fatture elettroniche in pochi secondi senza problemi. Swipe può creare fatture elettroniche in base alle tue esigenze, indipendentemente dal settore in cui operi.

Puoi accedere a Swipe, ovunque e in qualsiasi momento, senza alcuna restrizione del dispositivo su Web, app per dispositivi mobili, ecc. Con Swipe, puoi scaricare oltre 30 report che saranno approfonditi per la tua attività, tra cui GSTR-1 in formato Excel e JSON, che semplifica le tue dichiarazioni mensili o trimestrali. Il software garantisce la massima protezione dei dati con la crittografia SSL a 256 bit di livello bancario.

In poche parole, Swipe è un'app di fatturazione elettronica mobile nativa end-to-end che fornisce l'accesso a tutte le potenti funzionalità di cui il tuo reparto contabilità ha bisogno per creare un'attività redditizia e conforme. Swipe ha aziende 4L+ che utilizzano l'app in tutta l'India e fornisce supporto prioritario in tutte le lingue regionali.

Ecco come creare fatture elettroniche con il software di fatturazione Swipe:

• Registrazione: tutto ciò che devi fare è registrarti sulla piattaforma di fatturazione Swipe con il cellulare n. e aggiungi le informazioni sulla tua attività commerciale. Il processo è senza soluzione di continuità e molto semplice.

• Scegli un modello o personalizzane uno: il software viene fornito con diversi modelli di fattura elettronica. Scegli semplicemente quello che risuona con l'immagine del tuo marchio. Hai anche la possibilità di personalizzare il formato in base alle tue esigenze aziendali. Le fatture elettroniche su Swipe sono conformi al 100% alla GST e consigliate da molte rinomate CA

• Marca la tua fattura: Swipe ti consente di progettare la tua fattura in modo che corrisponda alle caratteristiche, all'atmosfera e alle combinazioni di colori del tuo sito Web, account di social media e altre pagine di contenuti. Questo aiuta a sostenere la coerenza del marchio.

• Crea la tua fattura: ora che hai aperto il tuo account, scelto o personalizzato un modello e ottenuto il tuo marchio giusto, ora arriva la parte vera e propria della creazione della fattura elettronica. Seguire i passaggi indicati di seguito:

Passaggi per creare una fattura elettronica con fatturazione a scorrimento

Per i nuovi utenti, direttamente dalla dashboard di Swipe, vai alle impostazioni e aggiungi i dettagli della tua azienda come il nome della tua azienda, il logo, l'indirizzo aziendale, il numero GST. e altri dettagli di contatto.

1. Vai alle vendite e fai clic su crea fattura. Aggiungi i dettagli dei tuoi clienti con il loro numero GST.

2. La numerazione della sequenza delle fatture su Swipe viene generata automaticamente o aggiungi un numero di fattura distinto secondo le tue necessità in modo da poter tenere traccia delle tue transazioni.

3. Puoi aggiungere prodotti/servizi, quantità, prezzo, sconto, ecc. alla fattura

4. Note standard / termini e condizioni e altre opzioni possono essere aggiunte come predefinite e possono essere modificate per ogni fattura, il che è molto conveniente.

5. Una volta creata la fattura, dal menu a discesa seleziona Crea fattura elettronica e la tua fattura elettronica verrà generata correttamente con un solo clic.

Ecco fatto, hai generato con successo la tua prima fattura elettronica sul software di fatturazione Swipe. Successivamente, puoi condividere la tua fattura su più canali, tra cui e-mail, WhatsApp o SMS. È così semplice.

Conclusione

L'implementazione di un processo di fatturazione elettronica è una delle iniziative strategiche più importanti che le aziende possono intraprendere nell'era moderna per competere e crescere in modo redditizio.

Ora è il momento di investire nel software di fatturazione elettronica e far crescere la tua azienda. Molti governi in tutto il mondo, in particolare in India, hanno implementato mandati per attuare un quadro fiscale unificato. Avere a tua disposizione un programma software per la fatturazione elettronica aiuterà la tua azienda a rafforzare senza problemi le sue operazioni finanziarie.

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