Come gestire gli ordini di acquisto in modo efficace nei negozi di eCommerce

È necessario creare un ordine di acquisto ogni volta che un commerciante acquista prodotti per la vendita della propria società di vendita al dettaglio. Anche se questo tipo di documento è facile da trascurare con i fornitori a lungo termine, presenta comunque molti vantaggi per le aziende di vendita al dettaglio perché consente ai rivenditori di tenere sotto controllo l'inventario e le spese. Ecco perché questo articolo ti darà una buona comprensione degli ordini di acquisto e di come gestirli in modo efficace nei tuoi negozi di eCommerce.

1. Che cos'è un ordine di acquisto?

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Un ordine di acquisto o PO è considerato un documento legalmente vincolante creato da un acquirente e poi presentato al venditore. Come un "carrello" in un negozio online quando fai acquisti online , un ordine di acquisto è un elenco di ciò che desideri acquistare. Tuttavia, fornirà in dettaglio la quantità o i tipi di prodotti di cui gli acquirenti hanno bisogno, le informazioni di pagamento e i dettagli di consegna.

2. Importanza di gestire efficacemente gli ordini di acquisto

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Un ordine di acquisto non è solo un documento legalmente vincolante tra te e i tuoi fornitori, ma anche un documento essenziale per tenere traccia del tuo inventario e migliorare le operazioni finanziarie. Molti rivenditori stabiliscono un punto di riferimento per i loro negozi per gestire la loro catena di approvvigionamento con la massima priorità. Mentre lo stock in eccesso ridurrà considerevolmente il tuo conto capitale circolante, l'esaurimento delle scorte impedirà ai tuoi potenziali clienti di acquistare i tuoi prodotti. Inoltre, PO ti fornirà una panoramica di tutti i fornitori con cui hai lavorato e ti aiuterà a selezionare i migliori fornitori con il miglior prezzo e la migliore qualità del prodotto.

3. Come gestire gli ordini di acquisto

3.1. Specificare linee guida e fasi dell'ordine di acquisto chiare

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In primo luogo, una gestione efficace degli ordini di acquisto inizia specificando le linee guida e le fasi dell'ordine di acquisto. Queste politiche e processi di acquisto devono essere chiari e specifici per essere compresi dal personale. Poiché la tua squadra effettuerà acquisti per conto del manager, le linee guida devono essere coerenti per evitare errori o confusione in futuro.

Informazioni importanti da includere nella guida sono il processo di approvazione degli ordini di acquisto, esempi di scenari di acquisto o la selezione dei fornitori. Queste sono le cose essenziali per garantire che i tuoi negozi di eCommerce abbiano un'elaborazione regolare degli ordini di acquisto.

3.2. Esamina frequentemente il processo dell'ordine di acquisto

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Rivedere frequentemente il processo dell'ordine di acquisto è fondamentale, soprattutto quando ci sono molti dipendenti di diverse aree funzionali che prendono parte alle attività di acquisto. È necessario ricevere feedback da ciascun reparto, come il magazzino o il team di vendita. Questa azione ti aiuterà a evidenziare i problemi nel processo dell'ordine di acquisto e a correggerli tempestivamente.

I commercianti possono ottenere feedback dalle opinioni dei loro clienti quando lavorano direttamente con loro, che potrebbero fornire loro le migliori idee per migliorare la gestione degli ordini di acquisto. Inoltre, puoi condurre regolarmente audit e controlli di qualità. È necessario conservare questi record per gli audit successivi. Se li mantieni relativi a un acquisto insieme, i tuoi responsabili di magazzino possono ottenere tutte le informazioni preziose e una panoramica di tutti gli articoli.

Puoi seguire questo elenco di controllo di seguito per rivedere il tuo PO:

• Nome della ditta,
• Data dell'ordine di acquisto,
• Condizioni di vendita,
• Indirizzo di fatturazione, vendita e spedizione,
• Spese dettagliate,
• Firma e nome dell'acquirente.

3.3. Costruisci database fornitori

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Ogni rivenditore dovrebbe tenere un registro di tutti i fornitori da cui ha acquistato in passato. Questi record devono includere almeno i dettagli di contatto e i termini di pagamento. Se un fornitore esaurisce alcuni prodotti di cui la tua azienda ha bisogno, puoi scegliere immediatamente un altro fornitore come alternativa. Un database accessibile farà risparmiare molto tempo a tutti nella tua azienda per scegliere un fornitore perché questo è uno dei vantaggi più significativi dell'acquisto di software per ordini per i tuoi negozi.

3.4. Automatizza l'elaborazione degli ordini di acquisto

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Gli ordini di acquisto devono essere sempre inviati ai fornitori in modo tempestivo perché spiegano i termini dell'accordo e salvaguardano la tua attività. Se incontri un ritardo nella consegna di questi documenti, devi informare il tuo partner rispettosamente in tempo.

Per limitare la possibilità di ritardo nell'invio di ordini di acquisto ai fornitori, i commercianti possono automatizzare l'elaborazione dell'ordine di acquisto. Risparmierai tempo e fatica automatizzando i tuoi ordini di acquisto con un sistema POS o MSI. Grazie all'elaborazione automatizzata degli ordini di acquisto, saprai sempre quando rifornire i prodotti e di quanti articoli hai bisogno. Questi sistemi forniscono anche potenti strumenti per supportare le tue attività di acquisto, come ad esempio:

• Creazione automatica degli ordini di acquisto al raggiungimento di una determinata soglia,
• Implementazione di consegne interne tra magazzino,
• Creazione di un ordine ricorrente,
• Organizzare e archiviare documenti relativi all'acquisto,
• Tenere traccia dello stato e delle fasi dell'ordine.

Tuttavia, a volte possono verificarsi errori o errori e sprecare i soldi dei rivenditori. Pertanto, avere un processo di approvazione dell'ordine di acquisto impedirà ai commercianti di gestire la cattiva gestione finanziaria e dell'inventario. L'implementazione del processo PO ti assicurerà di non andare con ordini duplicati o scorte extra di cui la tua azienda non ha bisogno, il che ti aiuterà a gestire i tuoi ordini di acquisto in modo efficace, ti impedirà di essere poco professionale con i fornitori e ti assicurerà di averlo sempre scorte sufficienti per soddisfare gli ordini dei clienti.

Se vuoi saperne di più sulle preferenze dei clienti direttamente dal tuo sito web per servirli meglio, puoi facilmente creare un modulo popup e chiedere loro.

Ulteriori letture: 3 consigli utili per utilizzare i pop-up senza danneggiare il tuo SEO

3.5. Gestire il personale addetto agli acquisti

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Supponiamo di voler disporre in futuro di un punto vendita (POS) o di un sistema di inventario multi-sorgente (MSI) per i tuoi negozi eCommerce. In tal caso, è fondamentale assegnare l'autorizzazione corretta ai membri del tuo staff perché gestiranno direttamente gli ordini di acquisto. Ciò è particolarmente utile quando il tuo fornitore desidera richiedere informazioni sullo stato dell'ordine di acquisto o sulla consegna e il tuo personale può fornire loro la risposta in modo corretto e tempestivo.

Per riassumere

Ci auguriamo che questo articolo ti abbia aiutato a capire di più sugli ordini di acquisto e suggerimenti preziosi per gestire gli acquisti nel tuo negozio eCommerce in modo più efficace. L'implementazione dei suggerimenti di cui sopra ti farà risparmiare tempo nella gestione, lavorare con i tuoi fornitori in modo efficace e, soprattutto, garantire lo stock giusto al momento giusto per vendere e aumentare le vendite. Il giusto software per gli ordini di acquisto automatizzerà e semplificherà tutti i processi e trasformerà le attività di approvvigionamento in un gioco da ragazzi. È necessario analizzare le esigenze aziendali e il budget per il software e scegliere un partner di fiducia.