Come ospitare un evento ibrido: una lista di controllo per eventi ibridi

Proprio quando pensavamo di aver capito tutta questa faccenda dell'evento virtuale, l'evento ibrido fa il suo ingresso. Ora la sfida è ospitare un pubblico virtuale e dal vivo e come coinvolgere entrambi per creare un evento ibrido di successo.

Certo, le cose si fanno un po' più complicate. Ma anche gli eventi ibridi possono offrire molto potenziale. Offrendo opzioni ai partecipanti, amplierai la portata, sfruttando al contempo le opportunità di coinvolgimento offerte da un evento dal vivo.

Quindi cos'è esattamente un evento ibrido e come ne ospiti uno? Questa lista di controllo degli eventi ibridi ti guiderà attraverso il cosa, il perché e il come degli eventi ibridi. E quando raggiungerai la fine di questo post, ti sentirai pronto e autorizzato a ospitare il tuo evento ibrido.

Che cos'è un evento ibrido?

Iniziamo con la definizione di evento ibrido. In poche parole, un evento ibrido combina un evento e un pubblico dal vivo con una componente virtuale e un pubblico virtuale. Questo può essere dal vivo o registrato, a seconda degli obiettivi dell'evento.

Un evento ibrido di successo integrerà perfettamente la componente fisica di persona con un pubblico online. Entrambi i partecipanti, virtuali o di persona, dovrebbero essere in grado di ascoltare i relatori, interagire tra loro, partecipare alle attività e fare rete.

È importante notare che un evento ibrido non è solo un live streaming di un evento per un pubblico online. Un vero evento ibrido combina il meglio di entrambi i tipi di eventi, creando un'esperienza davvero coinvolgente e interattiva, indipendentemente da dove si trovi il partecipante.

Perché passare a un evento ibrido?

Quindi potresti pensare che tutta questa faccenda dell'evento ibrido sembri un po' complicata. Perché non limitarsi a un evento virtuale? Non si può negare che gli eventi virtuali offrono un valore straordinario. E ci sono situazioni in cui un evento strettamente virtuale ha senso. Ma ospitare un evento ibrido apre le porte ai vantaggi offerti dagli eventi di persona, pur continuando a capitalizzare il valore del virtuale. È il meglio di entrambi i mondi. Ecco cosa possono offrire gli eventi ibridi:

Più coinvolgimento

Se fatti bene, gli eventi ibridi consentono a entrambi i segmenti di pubblico di connettersi e partecipare. Ciò offre più coinvolgimento e interattività rispetto a un evento strettamente virtuale.

Flessibilità

Abbiamo tutti quei momenti in cui stiamo pianificando di partecipare a un fidanzamento ma succede qualcosa. Ospitando un evento ibrido, apri la possibilità a quei membri del pubblico che potrebbero avere modifiche al piano dell'ultimo minuto e che altrimenti annullerebbero. Ciò offre flessibilità e riduce lo stress per i partecipanti.

Aumento della portata

Anche se la vita inizia a tornare alla normalità e gli eventi di persona ricominciano, ci sarà sempre qualcuno che non può partecipare per un motivo o per l'altro. Se il tuo evento è troppo lontano o se hanno solo un altro conflitto, offrire un'opzione virtuale a un evento di persona amplierà la portata. Ciò consente a coloro che altrimenti potrebbero saltare completamente il tuo evento di partecipare comunque e quindi interagire con il tuo marchio.

Riduzione dei costi

A seconda delle dimensioni del tuo evento, ospitare un evento ibrido può liberare alcuni costi dell'evento. Se metà dei tuoi partecipanti ha intenzione di partecipare virtualmente, è un sacco di cibo, spazio e forse anche costi di viaggio che non devi pagare.

Valore sempreverde

Un evento ibrido ti consente di creare facilmente una libreria video completa di registrazioni dal tuo evento. Includi semplicemente diapositive, registrazioni dei relatori e domande e risposte online dall'evento stesso e archiviali sul tuo sito Web o consenti l'accesso ai membri del pubblico per gli anni a venire. Ciò ti dà anche l'opportunità di tornare indietro e riutilizzare i contenuti dell'evento che possono essere condivisi sui social media, tramite l'email marketing o persino creati in post di blog o contenuti di siti Web.

Come ospitare un evento ibrido: la tua lista di controllo per eventi ibridi

Va bene, ora che sappiamo cos'è un evento ibrido e perché è prezioso, passiamo alle cose divertenti. Come ne ospiti esattamente uno? Abbiamo messo insieme questa lista di controllo per eventi ibridi, suddivisa nelle fasi prima, durante e dopo la pianificazione dell'evento.

Iniziamo!

Prima dell'evento

1. Imposta un budget

Ad ogni evento è associato un costo. Gli eventi virtuali hanno ricevuto molto clamore perché hanno consentito ad aziende, marchi e organizzatori di eventi importanti risparmi sui costi. Senza le spese di una sede fisica o di ospitare i partecipanti di persona, c'è molto spazio in più per il marketing dell'evento. Quando si tratta di eventi ibridi, dovrai prevedere un budget sia per la parte di persona che per quella virtuale dell'evento.

Ora, questo non vuol dire che un evento ibrido rompa ancora la banca. C'è molto spazio per risparmiare sui costi, poiché non dovrai investire in tanto spazio per un locale. Se limiti le dimensioni, non dovrai nemmeno spendere un sacco di rinfreschi o spettacoli dal vivo. Inoltre, con una copertura estesa, puoi invitare più persone al tuo evento, il che apre il potenziale per una maggiore liquidità dalla vendita dei biglietti.

Allora, per cosa hai bisogno di un budget? Gli eventi ibridi richiederanno comunque l'utilizzo di una piattaforma di eventi virtuali e l'investimento in tecnologia per consentire lo streaming video. Inoltre avrai la sede dal vivo e possibilmente le spese di viaggio per i relatori. Può essere molto da tenere traccia, quindi ecco un elenco ristretto di ciò che vuoi considerare quando elimini il tuo budget.

• Piattaforma di eventi ibrida
• Fotocamere e treppiedi
• Microfoni da studio
• Locale dal vivo
• Relatori e/o spese di viaggio per relatori
• Rinfreschi
• Musica o intrattenimento
• Scatole regalo per eventi o scatole regalo per eventi virtuali

2. Creare un'agenda equilibrata

Gli eventi ibridi riguardano l'equilibrio. Hai due pubblici diversi con due esigenze diverse. Per rendere il tuo evento di successo, devi trovare un terreno comune tra questi due gruppi. Inizia definendo ciò che ogni gruppo desidera dalla propria esperienza con l'evento.

Pubblico di persona

Un pubblico di persona non avrà bisogno di tanta mano quando si tratta di coinvolgimento. Probabilmente saranno entusiasti e pronti a partecipare e connettersi con gli altri. Hanno investito per partecipare al tuo evento, quindi probabilmente si aspetteranno un'intera giornata di sessioni. Potrebbero non aver bisogno di tante pause e saranno più concentrati su eventuali relatori o presentatori.

Pubblico virtuale

Il tuo pubblico virtuale preferirà contenuti brevi e facili da digerire. Avranno bisogno di maggiore attenzione quando si tratta di coinvolgimento e probabilmente saranno multitasking durante il tuo evento. Potrebbero aver bisogno o desiderare più pause ed essere meno inclini a fare rete a meno che non vengano promossi.

Catering per un pubblico ibrido

Allora qual è la via di mezzo? Prendi in considerazione l'idea di spezzare la tua agenda. Non fare in modo che il tuo pubblico virtuale partecipi a ogni singola sessione a cui partecipa il tuo pubblico di persona. Puoi registrare queste sessioni e renderle disponibili affinché il tuo pubblico virtuale possa guardarle su richiesta a suo piacimento.

Offri un numero selezionato di sessioni a entrambi i tipi di pubblico. Durante queste sessioni, concentrati sull'interazione. Offri domande e risposte a parti di ogni segmento e trova modi creativi per coinvolgere entrambi i segmenti di pubblico. Di seguito parleremo delle attività di coinvolgimento e di come connettere entrambi i segmenti di pubblico. La linea di fondo da tenere a mente quando si imposta la propria agenda è trovare un equilibrio. Tieni a mente le esigenze di ogni pubblico e soddisfa entrambe. Ciò manterrà entrambe le parti impegnate e presenti in ogni momento durante il tuo evento.

3. Crea ronzio evento

Come per ogni evento, vuoi entusiasmare le persone. Questo è particolarmente importante quando si tratta di eventi ibridi. Più le persone sono entusiaste, più è probabile che interagiscano tra loro e più il tuo pubblico si sentirà complessivamente connesso.

Il buzz degli eventi può anche aiutare a diffondere la consapevolezza del marchio, soprattutto quando si sfruttano i social media. I partecipanti entusiasti di partecipare diffonderanno la voce tramite i propri canali privati. Ciò potrebbe portare ad altri potenziali clienti interessati a partecipare o semplicemente presentare il tuo marchio a qualcuno di nuovo. Il ronzio dell'evento è essenzialmente una strategia di contenuti generati dagli utenti che può essere preziosa per i tuoi sforzi di marketing nel loro insieme.

Ecco alcune idee per aiutarti a creare interesse per l'evento per il tuo evento ibrido:

• Crea un hashtag per l'evento
• Crea una pagina evento sulle tue piattaforme social
• Aggiungi un conto alla rovescia al tuo sito web e alle tue campagne e-mail
• Invia gadget o regali per eventi virtuali
• Incoraggia i partecipanti a condividere le foto del loro swag
• Condividi video di unboxing
• Crea un video pubblicitario o un trailer dell'evento

guardalo in azione:

Ti stai chiedendo come creare il tuo ronzio per eventi? Ecco una bella storia su come l' entusiasmo creato dallo swag di un evento virtuale abbia portato a un evento di successo .

Durante l'Evento

4. Ospita relatori in loco

Quando organizzi un evento ibrido, hai la possibilità di avere i tuoi relatori remoti o di averli in loco. Suggeriamo di fare ogni sforzo per avere relatori, panel o altre sessioni educative dal vivo con il tuo pubblico di persona. Ecco perché.

Innanzitutto, rende il tuo marchio più professionale. Avere relatori su un palco, con il logo della tua azienda o dell'evento sullo sfondo, dà più credibilità ai tuoi relatori. C'è molta più energia e interazione quando i relatori sono sul palco, e sarà visto e apprezzato dai tuoi partecipanti virtuali.

Aiuterà anche i partecipanti virtuali a sentirsi più connessi. Potranno vedere e ascoltare le reazioni del pubblico di persona e attingere all'energia della folla. Nonostante sia remoto, il tuo pubblico virtuale si sentirà parte dell'esperienza dal vivo.

6. Connetti il ​​pubblico online e di persona

Questo è un passaggio difficile, ma molto critico, di qualsiasi evento ibrido. Se vuoi davvero capitalizzare i vantaggi offerti da un evento ibrido, devi trovare un modo per connettere il tuo pubblico a due segmenti. Uno dei motivi principali per cui le persone partecipano agli eventi è l'aspetto del networking. Pertanto, colmando il divario tra il pubblico online e offline, creerai un'esperienza molto più preziosa per i partecipanti all'evento.

Fortunatamente, è qui che torna utile la tua piattaforma di eventi ibridi. Il miglior software offrirà varie vie di coinvolgimento per entrambi i tipi di pubblico. Questo può avvenire in varie forme come sondaggi dal vivo, chat room, messaggistica diretta o persino scambio di biglietti da visita digitali. Le migliori piattaforme di eventi ibridi possono persino offrire stand virtuali per sponsor e mostre.

Tieni presente che entrambi i segmenti di pubblico dovrebbero trovare valore in questi metodi di coinvolgimento. Ciò richiede la comunicazione con i partecipanti. Assicurati che il tuo pubblico di persona porti i propri laptop o dispositivi, in modo che possano comunicare con il pubblico virtuale. Inoltre, assicurati che anche i tuoi relatori interagiscano con il pubblico virtuale. Incorporando attività di domande e risposte da entrambe le parti (virtuali e dal vivo), puoi assicurarti che entrambi i segmenti di pubblico siano coinvolti mentre imparano gli uni dagli altri.

Un'altra idea per incoraggiare il networking è inserire incontri e saluti nell'agenda. Rendi questi incontri e saluti virtuali e disponibili sia per il pubblico di persona che per il pubblico remoto.

È importante che questi impegni sembrino naturali. Non costringere i tuoi ospiti a fare qualcosa. Ma incoraggiando sia i partecipanti di persona che quelli remoti a utilizzare gli strumenti interattivi integrati nella piattaforma software, sembrerà una normale opportunità di networking fornita dall'evento.

6. Usa i social media per incoraggiare il coinvolgimento

I social media sono uno strumento prezioso prima, durante e dopo il tuo evento. Ma durante il tuo evento, può essere utilizzato per incoraggiare entrambi i lati del tuo pubblico a interagire l'uno con l'altro.

Ecco alcune idee diverse:

• Incoraggia i tuoi partecipanti dal vivo a pubblicare un selfie con un partecipante remoto sui social media
• Fai in modo che i tuoi partecipanti dal vivo si connettano con un partecipante remoto e condividano la loro sessione preferita fino a quel momento
• Fai in modo che i partecipanti remoti si connettano con i partecipanti dal vivo e condividano le foto del loro evento a casa

Ricordi quando abbiamo parlato del ronzio dell'evento? Se hai seguito questo consiglio, avrai creato uno speciale canale di social media per il tuo evento. Usa questa pagina per mantenere un feed in tempo reale degli eventi durante il giorno. Incoraggia i partecipanti a condividere foto, pubblicare commenti e partecipare a qualsiasi conversazione di gruppo.

Tieni presente che la presenza sociale del tuo evento dipenderà da quanto impegno ci investirai. Se trascuri di pubblicare qualcosa sui social media su ciò che sta accadendo durante il tuo evento, non sorprenderti se il tuo pubblico non interagisce con il tuo marchio durante il giorno. Essendo una presenza attiva e vocale su questa piattaforma, vedrai realizzarsi molto più coinvolgimento.

Dopo l'evento

7. Crea una libreria video

Dopo il tuo evento, vuoi sfruttare uno dei maggiori vantaggi della parte digitale del tuo evento ibrido. Tutto il contenuto che hai registrato e reso disponibile ai partecipanti durante il tuo evento dovrebbe essere reso sempreverde e ospitato in un luogo dove possa essere utilizzato molto tempo dopo la fine dell'evento.

Molte piattaforme di eventi ibride ti consentono di creare uno spazio in cui puoi condividere le tue risorse e archiviare i tuoi video. Tienilo a mente mentre acquisti il ​​miglior fornitore.

Tuttavia, non vorrai solo archiviare i tuoi video in modo statico. Prendi in considerazione la possibilità di riutilizzare questi contenuti in nuove risorse che possono essere integrate attivamente nella tua futura strategia di marketing. Ecco alcune idee di contenuto che puoi creare:

• Crea corsi di formazione da sessioni registrate.
• Stabilisci una "lezione del giorno, della settimana o del mese" da condividere sui social media.
• Pubblica suggerimenti video da utilizzare nelle newsletter via e-mail o nelle iniziative di vendita.
• Scrivi post sul blog per ogni sessione registrata e includi il video su ogni post.

Diventa creativo con il tuo riutilizzo e vedrai un ROI molto maggiore da un evento ibrido rispetto a quello che può offrire un evento dal vivo tradizionale.

8. Analizza il successo del tuo evento ibrido

Una volta che tutto è stato detto e fatto, e la polvere si è depositata, è il momento di sedersi, rimboccarsi le maniche e scavare nelle metriche del tuo evento. Una delle cose belle di avere una piattaforma di eventi ibrida è che rende il processo analitico molto più semplice. È probabile che il tuo sistema software abbia monitorato comportamenti come registrazione, accesso, chat, visualizzazioni, download e condivisioni. Ora tutto ciò che devi fare è contestualizzare queste metriche e utilizzarle per pianificare la tua strategia di follow-up e come guida per il tuo prossimo programma di eventi ibridi.

Quando analizzi queste metriche, presta particolare attenzione al livello di coinvolgimento di ciascun partecipante. Per quelli con un punteggio di coinvolgimento elevato, prendi in considerazione l'invio di un follow-up più mirato a quelli con punteggi di coinvolgimento elevati. Forse chiedi al tuo team di vendita di raggiungere un contenuto specifico o invii un'e-mail mirata con risorse aggiuntive indirizzate alle categorie specifiche con cui sono stati maggiormente coinvolti durante il tuo evento.

9. Segui i partecipanti sia virtuali che di persona

Questo ci porta al nostro ultimo passaggio nella nostra lista di controllo degli eventi ibridi. Il seguito.

La migliore pratica con qualsiasi evento è ringraziare i partecipanti. Questo passaggio essenziale non dovrebbe essere saltato quando si ospita un evento ibrido. Ti incoraggiamo a fare un ulteriore passo avanti con un approccio di follow-up mirato e strategico. Spesso questa può essere la parte più preziosa dell'intero evento.

Hai appena fornito questa eccezionale esperienza educativa per il tuo partecipante e gli hai dato la possibilità di connettersi veramente con il tuo marchio. Ora è il momento di proseguire e incoraggiarli a fare il passo successivo con la tua azienda. Ecco alcuni messaggi di follow-up critici che dovresti inviare dopo il tuo evento ibrido:

• Email di ringraziamento a tutti i partecipanti. Questo è un piccolo, ma importante passo. Ringrazia il tuo pubblico per il tempo dedicato, invia alcuni momenti salienti dell'evento e condividi alcune foto che catturano l'energia e la connessione con il marchio che il tuo evento ha offerto.
• Email "Scusa se ci sei mancato" a coloro che si sono iscritti al tuo evento ma non si sono presentati. Includi i momenti salienti dell'evento in questa e-mail mostrando loro cosa si sono persi. Questo funge da altro punto di contatto per qualsiasi lead che il tuo marketing pre-evento potrebbe aver innescato.
• Invia un sondaggio post-evento ai partecipanti. Questo ti aiuterà a ottenere un feedback approfondito su ciò che dovresti migliorare per il tuo prossimo evento ibrido.
• Chiedi ai tuoi team di vendita di inviare follow-up personali anche ai partecipanti al tuo evento. Ciò rafforza il messaggio della tua prima e-mail di ringraziamento aggiungendo un tocco personale e umano.

Usa questi passaggi per ospitare il tuo evento ibrido

Non lasciarti intimidire dal nuovo e dall'ignoto di un evento ibrido. Quando ci si arriva davvero, un evento ibrido combina semplicemente le migliori caratteristiche di un evento di persona e virtuale, creando un'opportunità ancora migliore per il tuo marchio di connettersi e interagire con i membri del pubblico.

Tieni presente che anche se gli eventi tornano alla normalità, i membri del nostro pubblico sono cambiati. Il mondo virtuale ha cambiato gli eventi per sempre. Il pubblico si aspetterà che i loro marchi offrano opzioni e flessibilità. Quindi è un momento critico per apprendere il processo degli eventi ibridi e iniziare a mettere a punto la tua strategia.

E davvero, con gli strumenti giusti e le conoscenze più accessibili che mai, gli eventi ibridi non sono troppo difficili da capire. La portata estesa e le maggiori opportunità di connessione sia per il tuo pubblico che per il tuo marchio rendono gli eventi ibridi una sfida che vale la pena affrontare.