Come ospitare un evento virtuale: una guida passo passo

Eventi virtuali!! Il fenomeno new age ha visto un enorme clamore nel 2022 a causa delle condizioni globali che limitano lo svolgimento di eventi dal vivo di persona.

Per coloro che non conoscono gli eventi virtuali, significa " un evento che si svolge digitalmente attraverso social media, piattaforme digitali o per eventi con l'aiuto di Internet e dispositivi digitali e in cui i partecipanti vi partecipano da casa o da luoghi remoti senza incontrarsi personalmente"

Poiché gli eventi virtuali sono una tendenza emergente, così tante persone e marchi non sono pienamente consapevoli di come iniziare e di come possono condurre un evento virtuale con successo.

Pertanto, abbiamo creato questo blog approfondito che mette in evidenza 14 suggerimenti utili e utili per ospitare un evento virtuale di successo da zero in 3 sezioni:

Suggerimenti preziosi per ospitare un evento virtuale di successo

A. PRIMA DELL'EVENTO VIRTUALE

1. Crea una mappa delle attività per il tuo evento virtuale

Una mappa delle attività è come un elenco di domande o attività che si svolgeranno nel tuo evento virtuale. Dovrebbe coprire ogni aspetto del tuo evento, sia esso relativo ai partecipanti o a te stesso.

La mappa delle attività dovrebbe includere informazioni e risposte a domande su come avverranno le registrazioni degli eventi, per avere lo streaming live o la preregistrazione, come andare avanti con le promozioni degli eventi, ecc.

Puoi anche definire integrazioni di strumenti, idee sulle esperienze del pubblico, strategia di raccolta feedback, data e ora, dimensioni accettabili del pubblico, strumenti per l'esecuzione e molto altro.

2. Decidere strategicamente la data e l'ora dell'evento

Come gli eventi di persona offline, anche la data e l'orario sono ugualmente importanti nell'ambiente digitale. Non puoi aspettarti che le persone si presentino in una data e un'ora casuali.

Quindi, identifica in quale giorno avrai il numero massimo del tuo pubblico di destinazione disponibile per il tuo evento, che si tratti di fine settimana o forse giorni feriali o forse serate o anche pomeriggi.

Se non lo fai bene, tutti gli altri sforzi e investimenti saranno vani poiché non ci sarà alcun pubblico che serva al tuo scopo.

3. Trova e usa la tecnologia perfetta per eventi virtuali

Come se avessi bisogno di un luogo per gli eventi di persona, devi avere una vetrina digitale per il tuo evento virtuale che fungerà da sede o piattaforma per i partecipanti per connettersi e interagire con l'evento.

Molti strumenti ti offre la possibilità di creare il tuo luogo virtuale unico con tutti i punti vendita necessari come un banco informazioni, lounge, teatri, auditorium, ecc. come un luogo reale.

Esistono strumenti e tecnologie che integrano vari elementi eccitanti, coinvolgenti e interattivi come il feed dei social media dal vivo nel tuo evento virtuale per rendere più interessante ed eccitante aumentare il coinvolgimento e creare esperienze interattive.

Quindi, scegli il tipo di piattaforma di cui avrai bisogno in base alle dimensioni del tuo pubblico, agli obiettivi, alle attività, ecc. Puoi persino integrare più strumenti e piattaforme per creare un'esperienza olistica. Abbiamo elencato alcuni degli strumenti più popolari intorno agli eventi virtuali.

vFairs – Una piattaforma di eventi virtuali che offre possibilità di costruire sedi digitali, lobby e stand virtuali, integrare attivazioni di sponsorizzazione, registrazioni di eventi, generazione di report sugli eventi e altro ancora.

Livestorm – Uno strumento per webinar e riunioni virtuali con soluzioni per e-mail di registrazione, chat dal vivo, accesso dal browser e altro.

Dreamcast – Una piattaforma di eventi virtuali leader nel settore che aiuta le organizzazioni a ospitare eventi virtuali e ibridi. Un luogo digitale perfetto per ospitare riunioni virtuali, conferenze, municipi, fiere virtuali, mostre, fiere e altro ancora. È noto per le sue funzionalità avanzate come l'impronta digitale, il controllo degli accessi, le tabelle di rete, le chat dal vivo 1:1, la ludicizzazione e molte altre per migliorare le esperienze di eventi virtuali.

Zoom : una delle conferenze, riunioni, eventi e webinar digitali più popolari e facili da usare con esperienze senza problemi, scalabilità dei partecipanti e conveniente .

Taggbox Display : uno strumento per l'integrazione dei contenuti dei social media per migliorare il coinvolgimento e le esperienze negli eventi virtuali. Ha interazioni in tempo reale, oltre 15 feed social, facile da usare, visualizzazione UGC, post sponsorizzati, semplice integrazione con flussi video e conveniente.

Instagram Live e YouTube Live – Opzione apertamente disponibile e popolare che ti consente di connetterti facilmente con il tuo pubblico. Accesso semplice, nessuna registrazione, ecc. ma abbastanza statico e di base.

Eventbrite : uno strumento per i creatori di eventi e anche per il pubblico in cui puoi creare eventi, pagina di registrazione, biglietterie, reportistica e analisi, integrazione sociale ed elenco di eventi per aumentare la copertura e il coinvolgimento

4. Sii intelligente con le promozioni dei tuoi eventi digitali

Poiché si tratta di un evento virtuale, il modo migliore per promuoverlo è attraverso i canali digitali poiché i canali di marketing offline potrebbero non essere così rilevanti ed efficaci.

È essenziale raggiungere il tuo pubblico di destinazione sui canali digitali tramite pubblicità a pagamento o post sui social media sul tuo evento. Inoltre, integra il link di registrazione o partecipazione all'evento alle tue promozioni per garantire la massima visibilità e partecipazione.

Poiché il settore degli eventi virtuali è ancora in crescita, le promozioni e le istruzioni saranno importanti sull'evento per diffondere consapevolezza, educare il pubblico e convincerlo a partecipare.

5. Prepararsi in anticipo per errori tecnici

La sfida più grande probabilmente con gli eventi digitali è che potresti incontrare difficoltà tecniche e problemi tecnici prima del tuo evento o, peggio ancora, durante il tuo evento.

Quindi, è necessario identificare tutti gli strumenti e le apparecchiature tecnologiche che stai utilizzando e i possibili errori che possono derivarne in caso di malfunzionamento della fotocamera prima di iniziare l'evento.

In questa situazione, sarà necessario disporre di telecamere di riserva come backup. Allo stesso modo, identifica e preparati a tali "eventi" inaspettati.

6. Prove di induzione e test con esecutori/relatori

Non importa quanto il tuo piano e la tua preparazione per gli scenari peggiori, non conoscerai mai i veri problemi e il loro impatto fino a quando non testerai e proverai effettivamente i metodi e le procedure.

Allo stesso modo, prima dell'evento, condurre sessioni di prova senza che i partecipanti verifichino se tutto è a posto o meno o per scoprire eventuali carenze ed errori imprevisti.

Inoltre, dovresti avere un'introduzione con i tuoi relatori, ospiti, artisti, ecc. su come dovrebbero procedere, eventuali interruzioni, come affrontare scenari inaspettati e alcuni eventi più importanti.

Da leggere: Eventi virtuali 101: una guida completa per il 2022

B. DURANTE L'EVENTO VIRTUALE

7. Guida i partecipanti sulle basi dell'evento virtuale

Poiché si tratta di una nuova avventura per la tua azienda, allo stesso modo è un nuovo concetto anche per il pubblico che non ha o ha una conoscenza minima delle basi degli eventi virtuali.

Quindi, all'inizio dell'evento, dovresti condividere la procedura di base, il programma, come accedere agli stream e alle sessioni, come ottenere le pause intermedie, la durata dell'evento e altre informazioni così importanti.

Questo li aiuterà a ottenere chiarezza su come funzionerà l'evento virtuale. Inoltre, puoi aggiungere nuove informazioni o modifiche di cui prima non erano a conoscenza.

8. Motivare il pubblico a coinvolgere e interagire

Il coinvolgimento del pubblico è noto per essere la metrica chiave delle prestazioni per qualsiasi evento, sia esso offline di persona o virtuale. Quindi, devi assicurarti di un coinvolgimento del pubblico appropriato e produttivo per tutto il tempo.

Dovresti includere elementi che incoraggino il coinvolgimento del pubblico come l'aggiunta di un feed di chat, sessioni di domande e risposte, consentire discussioni di condivisione delle conoscenze, condividere immagini e video o chiedere agli utenti di condividere le proprie esperienze e opinioni.

Inoltre, puoi evidenziare gli elementi chiave, i vantaggi a valore aggiunto, i premi, ecc. che il pubblico può ricevere in base ai livelli di coinvolgimento. Ciò contribuirà ad attirare il massimo pubblico e coinvolgimento.

Puoi incoraggiare il coinvolgimento attraverso strategie di ludicizzazione o con l'aiuto di strumenti multifunzionali di integrazione dei social media che espandono le capacità del tuo evento.

9. Abilita la comunicazione personalizzata con i partecipanti

Una delle cose migliori degli eventi di persona offline è che i partecipanti hanno la possibilità di avere conversazioni con relatori, organizzatori, artisti, ecc. personalmente faccia a faccia.

È importante includere quell'elemento nel tuo evento virtuale per mantenere l'essenza e la qualità dell'evento. Puoi avere personale o sessioni per comunicare con ogni individuo possibile.

Questa potrebbe essere una sfida per gli eventi con un pubblico enorme, quindi puoi creare piccoli gruppi per questo. La comunicazione personalizzata garantirà un maggiore coinvolgimento ed eventi più interattivi.

10. Includi pause e sessioni di networking durante l'evento

Se stai pianificando un evento di lunga durata, ad esempio più di 1 ora, dovresti avere sessioni di breakout nel mezzo per rinfrescarti e rilassarti.

Ciò avrà un vantaggio a due vie in cui puoi verificare se tutto sta andando come pianificato e il pubblico può acquisire concentrazione ed energia che porteranno al massimo coinvolgimento ed efficacia.

Insieme a questo, puoi anche creare una rete interna tra i partecipanti tramite chat e comunicazioni durante le sessioni interattive. È un modo eccellente per mostrare informazioni sponsorizzate o promozionali.

11. Aggiungi un host di eventi virtuali (AI o umano)

Anche se hai preso in considerazione tutte le possibilità, le sfide, i problemi, ecc., c'è ancora la possibilità di confusione, complicazioni e poca chiarezza.

Quindi avere un host virtuale, sia esso una persona reale o un chatbot, può aiutare a guidare i partecipanti verso i percorsi giusti e fornire le informazioni necessarie che potrebbero semplicemente aiutare a superare sfide e problemi che potrebbero portare al fallimento dell'evento.

Quindi, seguire questi passaggi di base ti aiuterà a organizzare e offrire un evento virtuale di incredibile successo anche con investimenti minimi e massimi ritorni.

C. DOPO L'EVENTO VIRTUALE

12. Raccogli il feedback del pubblico sulle metriche chiave

Proprio come gli eventi live offline, è essenziale sapere come è stata l'esperienza del pubblico, soprattutto quando la maggior parte di loro sarebbe nuova al concetto di evento virtuale.

Puoi raccogliere feedback sia per le attività, l'agenda e gli obiettivi dell'evento che per l'esperienza del pubblico relativa all'evento virtuale.

Ciò ti aiuterà a valutare le tue prestazioni con i risultati attesi per quanto riguarda gli eventi virtuali. Inoltre, otterrai un feedback importante sul fatto che gli obiettivi siano stati raggiunti o meno.

13. Condividi un ulteriore piano d'azione, se presente

Puoi condividere informazioni aggiuntive rilevanti per il tuo evento e per il pubblico come se avessi un evento in arrivo o se ti aspettassi una risposta da parte dei partecipanti relativa all'evento.

Questo è un ottimo modo per aumentare l'acquisizione di contatti o la promozione del marchio chiedendo agli utenti di condividere le loro esperienze sull'evento sui social media e sui canali digitali (solo se il tuo evento virtuale ha avuto successo)

Da leggere: Muro di eventi virtuali: coinvolgi virtualmente il tuo pubblico con i social media

14. Condividi la registrazione di eventi virtuali sui canali digitali

Dal momento che stai organizzando eventi virtuali per le prime volte, è essenziale continuare a promuovere il tuo evento virtuale anche dopo che è finito, poiché ciò ti aiuterà con futuri eventi virtuali.

Puoi condividere la registrazione del tuo evento virtuale e mettere in evidenza il coinvolgimento e il feedback del pubblico. Puoi condividerlo sul tuo sito Web, sui social media e su altri canali.

Ciò consentirà anche alle persone di accedere al tuo evento virtuale che non hanno potuto parteciparvi.

I migliori esempi di eventi virtuali in tutto il mondo

Qui abbiamo elencato alcuni dei migliori esempi, inclusi i più grandi eventi mondiali che sono diventati virtuali nel 2022.

1. Conferenza mondiale degli sviluppatori Apple 2020

Chiamato anche WWDC, è un evento organizzato ogni anno dal gigante tecnologico Apple a San Jose, in California, in cui mostrano sviluppi, miglioramenti e innovazioni nei loro software e tecnologie nell'ultimo anno.

Ogni anno invitano i professionisti della tecnologia e gli influencer del settore più influenti e popolari a mostrare i loro sviluppi e creare un brusio in tutto il mondo.

Questo perché sono diventati totalmente virtuali con un approccio olistico in cui hanno condiviso tutti i contenuti e gli stream dell'evento così come accade sul loro sito Web per l'accesso a tutti.

Dai un'occhiata a come hanno organizzato in modo semplice ma creativo il programma, le informazioni, la navigazione e molto altro per la facilità degli spettatori. La parte unica è che hanno dato un tocco tecnologico personale ai flussi.

Da leggere: come Parookaville aumenta il coinvolgimento con il social wall live per gli eventi musicali

2. Tour mondiale di Salesforce Sydney 2020

Salesforce, uno dei giganti del CRM n. 1 nel settore tecnologico, tiene una conferenza ogni anno per mostrare come potenziano i marchi leader a livello mondiale con le loro innovazioni, tecnologie, soluzioni e nuovi prodotti.

Ma la conferenza del tour mondiale del 2020 non è stata come le conferenze precedenti, poiché era tutta digitale a causa della situazione pandemica. Ma questo non ha impedito loro di mettere in evidenza i loro fantastici risultati alle persone e ai professionisti di tutto il mondo.

Hanno una pagina di destinazione del sito Web dedicata con tutte le registrazioni delle sessioni dal vivo di Sydney. Visualizza anche l'agenda dell'evento, chi sono i relatori chiave, il messaggio principale, il programma e molto altro per ottenere la massima partecipazione e coinvolgimento del pubblico.

3. Concerti di musica dal vivo a casa di Billboard

Per lo stesso motivo per cui tutti gli altri eventi dal vivo di persona vengono cancellati, anche i concerti di musica sono nello stesso ciclo. Milioni di persone in tutto il mondo partecipano ai concerti ogni anno per vedere esibirsi il loro artista preferito. '

Come quest'anno non è stato possibile, quindi Billboard, un marchio di media di intrattenimento di fama mondiale, ha ospitato concerti in digitale con un'essenza unica.

Hanno creato la serie Billboard Live At Home in cui hanno trasmesso in streaming 2 sessioni in digitale sulle loro piattaforme di social media e sul sito Web in cui artisti come Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor, Lukas Graham e molti altri si sono esibiti da casa per il loro pubblico (spettatori).

La parte migliore è che con la performance, ci sono state sessioni di domande e risposte, generi diversi, dati demografici diversi, ecc. degli artisti.

Conclusione

Questi sono stati i 14 passaggi più importanti e preziosi (o suggerimenti, o strategie, come lo si possa chiamare) che possono aiutarti a costruire un evento virtuale da zero e trasformarlo in un evento di successo.

Gli eventi virtuali hanno diverse categorie e settori come conferenze, webinar, live streaming, concerti, ecc. Quindi, puoi apportare modifiche ai passaggi secondo i requisiti del tuo evento.

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