Come implementare una strategia di gestione della conoscenza nelle piccole e medie imprese? 5 consigli utili

Cos'è la conoscenza?

Nel contesto dell’imprenditorialità, la conoscenza può essere definita come idee, concetti o osservazioni utilizzati per intraprendere azioni a scopo di lucro.

Il rapporto tra dati, informazioni e conoscenza

I dati stessi sono solo un fatto che non ha significato senza interpretazione. Solo dopo essere stati elaborati e organizzati diventano informazioni che rispondono a domande come: Chi? Che cosa? Dove? Quando? A sua volta, spiegare e comprendere le informazioni che riceviamo ci fornisce la conoscenza di cui abbiamo bisogno per prendere decisioni.

La conoscenza è una parte inestimabile della strategia aziendale di un'azienda perché può creare un vantaggio competitivo. È importante identificare i punti deboli e le lacune di conoscenza.

Cos’è la gestione della conoscenza?

Qualunque cosa tu stia facendo, è una buona idea avere un piano d'azione. Gestire un’impresa non è diverso. Una strategia ti consente di realizzare la missione e gli obiettivi della tua azienda specificando la direzione e il tipo di azioni che devi intraprendere. Una gestione efficace della conoscenza in un'organizzazione rende più semplice acquisire, condividere e mettere in pratica la conoscenza.

Codificazione e personalizzazione

Alcune delle strategie più comuni utilizzate nella pratica sono la codifica e la personalizzazione. Inoltre, sono collegati ai concetti di conoscenza formale (esplicita) e tacita (implicita).

La strategia di codifica si basa sulla conoscenza formale archiviata nella documentazione aziendale: specifiche tecniche, materiali di formazione, rapporti, analisi, ecc. Questa forma facilita notevolmente il trasferimento delle conoscenze ai dipendenti nuovi ed esistenti.

La strategia di personalizzazione, invece, si basa sul contatto interpersonale tra i dipendenti e sullo scambio di esperienze tra loro. In questo caso, la condivisione della cosiddetta conoscenza tacita avviene durante riunioni di gruppo, conversazioni, discussioni, ecc.

La gestione della conoscenza nelle PMI

Gestire un’impresa è un compito impegnativo a causa dell’elevata dinamica del cambiamento e della necessità di uno sviluppo costante. Ciò può essere particolarmente difficile per le piccole e medie imprese la cui portata e risorse sono significativamente limitate.

Il contributo del settore delle PMI alla crescita economica è sostanziale. Le piccole e medie imprese sono spesso una fonte di soluzioni innovative e diversificano il mercato. Hanno una struttura organizzativa semplificata e solitamente offrono prodotti e servizi di nicchia.

Il capitale utilizzato per sviluppare l'attività proviene solitamente dai risparmi dei proprietari, da prestiti bancari o talvolta da investitori privati, come i business angels. Impiegano un numero relativamente piccolo di persone (piccole imprese – non più di 50 dipendenti, aziende di medie dimensioni – tra 50 e 250 dipendenti) in modo che possano mantenere uno stretto rapporto con il management e identificarsi con gli obiettivi dell'azienda.

L'autorità è centralizzata: la maggior parte delle decisioni vengono prese esclusivamente sulla base dell'opinione e dell'esperienza del proprietario. Supervisionare in questo modo tutte le aree dell'azienda comporta dei rischi: il futuro dell'azienda dipende dalla competenza del proprietario, alcune aree della gestione potrebbero funzionare in modo inefficiente e il potenziale intellettuale dei dipendenti potrebbe passare inosservato.

I vantaggi dell’implementazione di una strategia di gestione della conoscenza

Apportare modifiche richiede tempo e impegno. La messa in pratica di una strategia di gestione della conoscenza dipende molto dall’atteggiamento del management e dei dipendenti. Tuttavia, è necessario per lo sviluppo e la crescita del potenziale della tua azienda. Come puoi trarre vantaggio dall’apportare alcuni cambiamenti al tuo stile di gestione?

• Maggiore efficienza – un sistema di gestione coerente e organizzato consente ai dipendenti di accedere facilmente alle informazioni, migliorando la qualità del loro lavoro,
• Migliore collaborazione e comunicazione – l’utilizzo di sistemi informativi e vari canali di comunicazione garantisce una maggiore trasparenza e la costruzione di relazioni positive all’interno del team,
• Processo decisionale efficace : l'accesso alla conoscenza e all'esperienza dei dipendenti aiuta ad acquisire la prospettiva oggettiva necessaria per intraprendere azioni in linea con gli obiettivi dell'azienda,
• Riconoscendo lacune e carenze – man mano che completi e documenti le conoscenze che hai raccolto, puoi identificare ulteriori opportunità per migliorare i tuoi processi aziendali, la sicurezza – archiviando i dati su server o in documenti, riduci il rischio che i dati lascino la tua organizzazione.

Fattori di successo per implementare la gestione della conoscenza in un'organizzazione

Se non sai quali sono i fattori di successo, leggi questo articolo. Ancora una volta, ci sono diverse caratteristiche organizzative che possono facilitare in modo significativo l’introduzione di cambiamenti positivi nella gestione strategica della conoscenza. Questi includono:

• Volontà di migliorarsi e imparare continuamente,
• Disponibilità a trasferire le conoscenze ad altri, coinvolgimento dei dipendenti,
• Adeguare la struttura organizzativa e le strutture tecniche,
• Sottolineando il valore della conoscenza e i vantaggi del suo utilizzo.

Ostacoli all’implementazione di strategie di gestione della conoscenza nelle PMI

Cambiare le abitudini richiede tempo e impegno poiché ci sono diversi ostacoli sul percorso. Conoscere in anticipo le limitazioni che potrebbero sorgere durante questo processo ti renderà più facile affrontarle. Ecco alcuni possibili problemi che richiederanno la tua attenzione:

• Dipendenti riluttanti: i dirigenti senior potrebbero temere una fuga di informazioni che danneggerebbe la posizione dell'azienda, mentre altri dipendenti potrebbero temere di perdere un certo posto nella gerarchia,
• Mancanza di impegno – spesso deriva o è correlata alla causa sopra menzionata. Può riguardare i dipendenti e gli stessi proprietari, che si concentreranno maggiormente su altre attività,
• Mancanza di tempo e risorse per concentrarsi sulla gestione della conoscenza,
• Sfiducia nei consulenti: le critiche da parte di un esterno possono essere percepite come un attacco piuttosto che come un tentativo di aiutare e realizzare il cambiamento.

Come implementare una strategia di gestione della conoscenza nella tua azienda?

In effetti, l’implementazione di un sistema di gestione della conoscenza può essere impegnativa per gli imprenditori. La mancanza di informazioni e l’inesperienza all’inizio possono essere scoraggianti. Tuttavia, il valore aggiunto che puoi ottenere ne vale la pena. Tenendo presenti i seguenti suggerimenti sarà più semplice completare con successo il processo:

• Valuta la tua situazione attuale : esamina l’efficacia del sistema esistente, prestando attenzione alle procedure, al personale, alla tecnologia e alla struttura organizzativa. Il rilevamento delle irregolarità ti consentirà di determinare cosa vale la pena migliorare,
• Chiarisci i tuoi obiettivi : una volta identificati i punti deboli dell'organizzazione, imposta i tuoi obiettivi a lungo e breve termine in modo da sapere a cosa stai mirando e poter monitorare i tuoi progressi,
• Prepararsi ai cambiamenti : l’adattamento della nuova strategia coinvolge l’intera azienda. Questi cambiamenti hanno un impatto anche sui dipendenti dell’azienda, che rappresentano una risorsa preziosa,
• Agire : la fase finale e più impegnativa è l’implementazione del sistema di gestione della conoscenza nell’uso quotidiano. Ciò richiede non solo molti soldi ma anche un atteggiamento proattivo da parte dei proprietari e dei dipendenti.

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 gradi diversi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Nella ricerca di dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità verso il mondo sono le qualità che apprezza di più.

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