Come implementare un processo di vendita e operazioni: 6 passaggi critici per l'azienda da intraprendere

'Come implementare il processo di vendita e operativo?' dovrebbe essere una delle domande più critiche che le aziende si pongono. Ecco perché.

La gestione della domanda e dell'offerta è un noto ostacolo per molte aziende. Per superarlo, la finanza, le vendite e le operazioni devono lavorare in stretta collaborazione. Nell'attuale clima politico ed economico incerto, la sincronizzazione della domanda e dell'offerta ha acquisito un'importanza ancora maggiore. La pianificazione delle vendite e delle operazioni consente alle aziende di migliorare la propria visione della domanda a breve e lungo termine, nonché delle tendenze dell'offerta, gestendo in modo proattivo le potenziali sfide che derivano da eventi imprevedibili. Attraverso un processo di vendita e operazioni (S&OP), le aziende possono sviluppare strategie per assicurarsi di essere preparate a eventuali interruzioni nella catena di approvvigionamento, insieme a cambiamenti imprevisti nelle richieste dei clienti.

In questo articolo, discuteremo dell'aspetto di un S&OP efficace e di come implementarlo. Descriveremo inoltre le sfide e le soluzioni comuni per l'adozione e discuteremo i vantaggi della pianificazione delle vendite e delle operazioni.

Che aspetto ha un S&OP efficace?

Un efficace S&OP è fondamentale per il successo in qualsiasi attività commerciale. Aiuta le organizzazioni a coordinare, pianificare e ottimizzare le loro operazioni in tutti i reparti per allineare la domanda con la produzione e gestire i costi e i livelli di inventario. Ecco in cosa consiste un processo S&OP efficace.

Raccolta di dati

Sarebbe bello avere tutti i dati di cui hai bisogno in un unico posto, giusto? Ad esempio, informazioni provenienti da fonti interne ed esterne, come ordini dei clienti, tendenze di mercato, previsioni di vendita e piani di produzione. Ma sfortunatamente, non funziona così. Nel 99% delle aziende, gli analisti dovrebbero consolidare questi dati da molte fonti in un'unica piattaforma di analisi per garantire accuratezza e uniformità.

Richiesta di pianificazione

Con i dati raccolti, le aziende possono creare previsioni accurate della domanda per comprendere meglio le esigenze e le aspettative dei clienti, che consentiranno loro di anticipare la quantità di inventario che dovrebbero avere a disposizione in un dato momento.

Pianificazione dell'approvvigionamento

Le aziende devono pianificare le materie prime, la capacità produttiva e la manodopera necessarie per ogni ordine o linea di prodotti per soddisfare la domanda dei clienti. Ciò li aiuterà ad anticipare eventuali problemi di fornitura e a trovare soluzioni per evitare interruzioni.

Allineare la domanda con i piani di produzione

Uno specialista S&OP deve tenere conto dei vincoli di capacità, dei tempi di produzione e della disponibilità delle risorse durante la creazione di un piano d'azione per ciascun ordine o linea di prodotti, assicurando che la domanda dei clienti sia allineata con gli obiettivi di produzione.

Riunione Esecutiva

Questa fase critica riunisce i responsabili delle decisioni di tutti i reparti per esaminare i dati raccolti, le previsioni generate e i piani creati durante il processo di pianificazione delle operazioni e delle vendite aziendali. Pertanto, possono valutare se i piani attuali sono sulla buona strada per soddisfare le esigenze dei clienti rispettando i vincoli di budget e risorse.

Cosa ostacola un solido S&OP? Le principali sfide da affrontare

L'implementazione di un S&OP è un processo complesso che può essere ostacolato da varie sfide che le organizzazioni possono incontrare lungo il percorso. In questa sezione, esploreremo alcuni dei problemi comuni associati all'implementazione S&OP.

Strategia inadeguata

Una cattiva strategia è uno dei problemi più ricorrenti nella pianificazione delle vendite e delle operazioni. Senza una conoscenza approfondita delle capacità attuali e della capacità di espansione, le aziende difficilmente elaboreranno piani fattibili in grado di soddisfare le richieste dei clienti. Inoltre, le organizzazioni devono considerare fattori come la disponibilità di manodopera, i vincoli di budget, le interruzioni della catena di approvvigionamento e la stagionalità quando elaborano strategie per una mappa S&OP.

Mancanza di comprensione e supporto da parte delle parti interessate

La mancanza di supporto da parte delle parti interessate principali è un altro problema comune affrontato nell'implementazione di S&OP. Le aziende devono garantire che tutti i responsabili delle decisioni siano d'accordo con il processo e ne comprendano l'importanza per il successo. Soprattutto, le organizzazioni dovrebbero sfruttare la visualizzazione dei dati per aiutare le parti interessate a comprendere meglio le implicazioni delle loro decisioni.

Visibilità e trasparenza insufficienti tra i reparti

Il successo di S&OP dipende fortemente dalla comunicazione e dalla collaborazione tra i reparti. Senza una buona visibilità sulle operazioni in tutti i reparti, le aziende non possono creare piani in linea con i loro obiettivi generali. Ecco perché è fondamentale facilitare la visibilità delle operazioni interdipartimentali mantenendo i dati aggiornati e garantendo il necessario livello di accesso ai sistemi digitali appropriati per tutti coloro che sono coinvolti nel processo.

Progettazione di processi complicati

Paradossalmente, la progettazione di processi complicati nasce spesso dal nostro desiderio intrinseco di ottimizzare le operazioni e renderle più efficienti. Tenere conto di tutte le eccezioni e le sfumature in un S&OP porta spesso a più complicazioni che a efficienze. Invece di tentare di creare un sistema eccessivamente complesso che copra tutti i possibili scenari, dai la priorità a ciò che è essenziale per il successo e costruisci su quella base. Eventuali requisiti non essenziali possono essere sviluppati nel tempo man mano che il processo matura. Quando si progetta un S&OP, fare della semplicità una priorità.

Mancanza di tecnologie a supporto del processo

Per massimizzare il potenziale di un S&OP, le aziende devono avere accesso a software in grado di facilitare la raccolta e l'analisi dei dati, come i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o di gestione della catena di approvvigionamento (SCM). Senza questi strumenti, le aziende non hanno la capacità di valutare accuratamente la domanda dei clienti e pianificare le risorse.

Tre pilastri su cui si basa la pianificazione delle vendite e delle operazioni aziendali

In un certo senso, l'obiettivo finale di stabilire un solido processo S&OP non è trovare il perfetto equilibrio tra vendite e operazioni, ma garantire che persone, tecnologie e processi siano così in sintonia tra loro che le vendite e le operazioni si allineino in modo naturale.

• La gente

Un S&OP di successo si basa sull'adesione delle parti interessate, sul coinvolgimento interfunzionale e sulla negoziazione continua. Ottenere il supporto dei principali responsabili delle decisioni è fondamentale per creare un processo unificato con tutti sulla stessa pagina. Un chief demand officer completamente investito, insieme ad altri membri della C-suite, deve mettersi in prima linea e comunicare chiaramente la visione e un senso di urgenza a tutto il personale interessato.

• Processi

In poche parole, i processi devono essere guidati dai dati. La progettazione del processo dovrebbe derivare da informazioni quantificabili e misurabili piuttosto che da un modello generico. Un S&OP a valore aggiunto implica la creazione di più scenari e la definizione di strategie per ciascuno di essi. Ancora una volta, è possibile prendere in anticipo più decisioni a lungo termine quando le persone giuste hanno accesso diretto a strumenti di analisi avanzati.

• Tecnologia

Garantire che i sistemi software siano configurati correttamente e perfettamente integrati è importante quanto definire i ruoli e stabilire le operazioni. Un S&OP di successo dipende dall'accesso a dati operativi in ​​tempo reale presentati in un formato facilmente digeribile all'interno di un'unica piattaforma. La giusta infrastruttura tecnologica è anche un fattore chiave per una proficua collaborazione, poiché tutti prendono decisioni sulla base dello stesso insieme di input.

Ora che abbiamo discusso le sfide e identificato i tre pilastri di una pianificazione delle operazioni e delle vendite aziendali di successo, è il momento di approfondire i dettagli della creazione di una roadmap S&OP. Ecco la tua guida passo passo su come implementare un S&OP che produca risultati tangibili.

1. Inizia con la valutazione

Universale per molte altre tecnologie e implementazioni di processo, è essenziale creare una comprensione comune della situazione "così com'è" all'inizio. Lo stato attuale dei vostri processi dovrebbe essere definito sia qualitativamente che quantitativamente. Le valutazioni qualitative implicano la valutazione dei processi e della struttura esistenti all'interno dell'organizzazione, mentre le valutazioni quantitative richiedono la misurazione delle prestazioni delle attività esistenti. Definire la gerarchia dei prodotti è importante tanto quanto esaminare i responsabili decisionali chiave e identificare i loro punti deboli.

2. Assicurati che il tuo S&OP sia allineato con la strategia aziendale e i risultati aziendali

Una volta valutato correttamente lo stato attuale, è importante legare i processi di vendita e operativi agli obiettivi aziendali. Ciò dovrebbe includere gli obiettivi del servizio clienti, gli obiettivi delle relazioni con fornitori e partner, gli obiettivi dei prezzi e le capacità di produzione/produzione. Creare sinapsi tra i team di vendita, operativi e finanziari è fondamentale per garantire che tutti lavorino per gli stessi obiettivi.

3. Assegnare ruoli e responsabilità

Troppe organizzazioni lottano per sbloccare il potenziale di un S&OP perché non c'è una chiara comprensione di chi fa cosa. Ogni parte deve essere consapevole del ruolo che svolge in un S&OP. Devono anche essere in grado di comunicare regolarmente le loro opinioni. Avere ruoli e responsabilità ben definiti aiuta a stabilire la proprietà e la responsabilità di un S&OP. Ciò può essere ulteriormente migliorato stabilendo cicli di reporting regolari, nonché delineando come utilizzare al meglio le fonti di dati.

4. Determina le metriche più significative da monitorare

Successivamente, dovresti rendere misurabile una performance S&OP definendo le metriche più significative. Queste metriche dovrebbero essere definite in base agli obiettivi aziendali generali: ad esempio, se il servizio clienti è una priorità, è probabile che i livelli di inventario e i tassi di evasione degli ordini vengano monitorati più da vicino rispetto ai costi di produzione. Ecco alcuni altri esempi di importanti metriche S&OP.

Precisione della previsione

L'accuratezza della tua domanda e dei cicli di produzione è una delle metriche più importanti da considerare, in quanto comunica il successo dei tuoi sforzi di pianificazione.

Consegna puntuale (OTD) al cliente

L'OTD è definito dal rapporto tra i prodotti consegnati in tempo e le consegne totali effettuate in un periodo specifico. OTD indica l'efficienza della tua supply chain ed è strettamente correlato alla soddisfazione complessiva del cliente.

Adesione al piano di produzione

L'aderenza a un piano di produzione riflette quanto strettamente la produzione segue la produzione pianificata. Questa metrica può aiutare a esporre i colli di bottiglia della produzione, ridurre le finestre di consegna e determinare le prestazioni dei macchinari.

5. Scegli le tecnologie e il software appropriati

Secondo un sondaggio APQC, quasi il 70% dei professionisti S&OP considera la tecnologia una parte fondamentale per il successo delle iniziative S&OP. La scelta delle tecnologie e del software giusti è fondamentale per raccogliere e analizzare le informazioni pertinenti e ottenere i maggiori benefici dalla pianificazione delle vendite e delle operazioni.

Cloud computing

La disponibilità di funzionalità cloud consente alle organizzazioni di raccogliere, archiviare e analizzare facilmente i dati necessari per un processo decisionale S&OP efficace. Il cloud computing offre anche vantaggi di scalabilità rispetto alle tradizionali soluzioni on-premise, consentendo alle aziende di espandere facilmente le proprie esigenze di archiviazione o di adeguare rapidamente la capacità al variare delle condizioni aziendali.

Intelligenza aziendale

In generale, la business intelligence è la componente più critica di un S&OP. Consente alle organizzazioni di tenere traccia dei KPI, accedere a dati importanti al momento giusto, migliorare l'accuratezza delle previsioni, modellare scenari e migliorare la visibilità dei processi in generale. Con soluzioni complete di visualizzazione dei dati, la BI diventa più accessibile e facilita ulteriormente il processo decisionale basato sui dati.

Intelligenza artificiale e apprendimento automatico

​​La combinazione di AI e S&OP può migliorare significativamente l'accuratezza delle previsioni e aiutare le organizzazioni a considerare le tendenze del mercato, i modelli dei consumatori e i fattori esterni quando prendono decisioni. Inoltre, l'intelligenza artificiale può essere utilizzata per automatizzare i processi amministrativi come l'approvazione degli ordini di vendita, consentendo ai team S&OP di concentrarsi su attività più importanti.

IoT

Incorporare l'IoT in un S&OP può offrire alle aziende un livello di dettaglio e visibilità senza precedenti nelle loro operazioni. Con l'IoT, le aziende possono monitorare in remoto i livelli di inventario in più sedi, monitorare la consegna e pianificare in modo proattivo la domanda futura. Nella maggior parte dei casi, l'adozione dell'IoT richiede solitamente un'infrastruttura tecnologica unica, motivo per cui molte organizzazioni optano per lo sviluppo di applicazioni aziendali personalizzate. Ciò consente alle aziende di integrare l'IoT con altre tecnologie in un unico sistema.

ERP e SCM

I sistemi ERP e SCM sono fondamentali per la pianificazione delle operazioni e delle vendite aziendali, in quanto garantiscono una visione completa dell'intero processo della supply chain. Le soluzioni ERP consentono alle organizzazioni di monitorare la domanda e ottimizzare la gestione dell'inventario, gestire gli ordini e le consegne dei clienti, integrare le operazioni logistiche e monitorare i costi di trasporto. I sistemi SCM forniscono alle organizzazioni informazioni importanti sui tempi del ciclo dall'ordine all'incasso, sui tempi di consegna dei prodotti e sulle prestazioni di consegna. Essenzialmente, ERP e SCM raccolgono dati cruciali sulla domanda e sull'offerta che sono essenziali per il successo di un S&OP.

6. Sfrutta la consulenza S&OP

Piena di molte complessità, l'implementazione S&OP non dovrebbe essere presa alla leggera. Al contrario, è un componente integrale della trasformazione aziendale abilitata dalla tecnologia che consente alle organizzazioni di ottenere economie di scala, promuovere l'efficienza e aumentare la soddisfazione del cliente. Per garantire il successo di un'iniziativa, è fondamentale lavorare con un partner tecnologico e di consulenza S&OP affidabile che ti guiderà in ogni fase del percorso.

Costruisci la resilienza in tempi di sconvolgimento con un S&OP ben ponderato

Disporre di un processo S&OP efficace aiuta le organizzazioni a ottenere una migliore visibilità della propria catena di approvvigionamento, ridurre i costi e prendere decisioni informate dai dati piuttosto che basate su semplici intuizioni. Con le strategie e le tecnologie giuste per gestire l'incertezza dovuta a fattori esterni, come pandemie o normative in evoluzione, le aziende saranno in grado di rimanere agili e resilienti di fronte al cambiamento.

In definitiva, un S&OP ben pianificato contribuisce al successo complessivo di un'organizzazione. Per ottenere i massimi benefici dalle iniziative S&OP, un'azienda deve affrontare tutti i componenti chiave descritti sopra e implementare soluzioni tecnologiche appropriate che consentano un processo decisionale efficiente a tutti i livelli dell'organizzazione.

La versione originale di questo articolo può essere trovata qui.