Come migliorare il processo di evasione degli ordini: guida per il 2022
Pubblicato: 2022-09-10
La maggior parte dei proprietari di attività di e-commerce cerca sempre modi per migliorare il processo di evasione degli ordini.
Un recente sondaggio di Logistics Management ha rilevato che il 50-70% delle spese operative di un magazzino deriva dalle attività di commissionamento. Ciò significa che l'aumento dell'efficienza nel processo di evasione degli ordini della tua azienda può migliorare i tassi di soddisfazione dei tuoi clienti migliorando al contempo i profitti della tua azienda.
Le aspettative dei clienti sono in aumento e i margini di profitto si stanno restringendo. Il miglioramento dell'evasione degli ordini è una priorità assoluta per le attività di e-commerce, i magazzini e i fornitori di servizi logistici di terze parti. Con l'aumento delle richieste dei clienti, molti magazzini hanno iniziato a fare più affidamento sulla tecnologia, come il software di gestione dell'inventario , per semplificare le operazioni e automatizzare il processo di evasione degli ordini.
Questa è la spina dorsale dell'eCommerce e può creare o distruggere la redditività della tua azienda.
Ecco perché abbiamo messo insieme una guida pratica per aiutarti a semplificare il tuo processo e rendere questo il tuo anno più efficiente e redditizio.
Ecco i dieci passaggi per migliorare il processo di evasione degli ordini:
- Comprendi il tempo del ciclo di evasione dell'ordine
- Riduci al minimo le decisioni del personale di magazzino
- Usa la classificazione dell'inventario
- Distinguere tra preventivi e ordini
- Tieni abbastanza inventario a portata di mano
- Incorpora gestione e supporto multi-sede
- Semplifica i processi di inventario
- Aumenta la trasparenza
- Opzioni di offerta per la visualizzazione e l'aggiornamento delle liste di prelievo
- Aumenta la precisione di prelievo
Comprendi il tempo del ciclo di evasione dell'ordine
Non puoi migliorare ciò che non misuri. Il tempo del ciclo di evasione dell'ordine è il tempo necessario da quando un ordine viene effettuato fino alla consegna al cliente. Questo è anche spesso indicato come tempo di elaborazione .
Il tuo obiettivo è ridurre al minimo questo tempo il più possibile in modo che i tuoi clienti siano felici e diventino abituali per te.
Ci sono alcune cose che puoi fare per ridurre il tempo di ciclo:
- Assicurati di avere abbastanza personale a disposizione per gestire il volume degli ordini.
- Semplifica i tuoi processi in modo che non ci siano colli di bottiglia
- Tieni d'occhio i livelli di inventario in modo da non essere mai esaurito. Utilizzare una formula di scorta di sicurezza per garantire livelli di inventario adeguati.
Comprendendo e ottimizzando il tempo del ciclo di evasione degli ordini, sarai in grado di mantenere i tuoi clienti felici e la tua attività senza intoppi.
Riduci al minimo le decisioni del personale di magazzino
Quando cerchi modi per ridurre al minimo i costi e aumentare l'efficienza, prova a ridurre il numero di decisioni che i dipendenti del magazzino devono prendere.
Ogni volta che un dipendente deve fermarsi e prendere una decisione, rallenta il processo di adempimento e aumenta le possibilità di errore.
Un modo per farlo è investire in un sistema automatizzato di commissionamento. Questi sistemi utilizzano la tecnologia per tenere traccia dell'inventario e selezionare il percorso più efficiente per ciascun ordine, in genere con il prelievo ondulato .
Di conseguenza, i tuoi dipendenti possono seguire le istruzioni fornite dal sistema, riducendo al minimo la necessità per loro di prendere decisioni lungo il percorso.
Un altro modo per ridurre il processo decisionale è semplificare il processo di ricezione. Ad esempio, implementando un sistema di inventario dei codici a barre , i tuoi dipendenti possono scansionare e monitorare rapidamente l'inventario in entrata.
Investire in alcune tecnologie chiave può aiutare a ridurre al minimo il processo decisionale nel tuo magazzino e migliorare il processo generale di evasione degli ordini.
Usa la classificazione dell'inventario
L'utilizzo della classificazione dell'inventario o la divisione dell'inventario per categoria può aiutare la tua azienda a soddisfare in modo efficiente gli ordini dei prodotti più popolari.
Ad esempio, i proprietari di librerie online potrebbero notare che i misteri si vendono più velocemente delle autobiografie. Per soddisfare la domanda dei clienti, questi proprietari devono riordinare i misteri più frequentemente e in quantità maggiori. Vogliono anche posizionare le tue categorie più popolari più vicino alla stazione di spedizione nel magazzino. In questo modo, c'è meno distanza tra la raccolta e l'imballaggio per i venditori più popolari rispetto alle categorie di vendita più lente.
Distinguere tra preventivi e ordini
Un preventivo è un prezzo stimato per un prodotto o servizio. Tuttavia, non è un prezzo finale. Molte aziende offrono preventivi ai potenziali clienti per dare loro un'idea generale di quanto costerà un prodotto o servizio.
Sebbene un preventivo possa essere soggetto a modifiche in base a fattori attenuanti, la maggior parte dei clienti prevede che il conto finale sarà pari o inferiore al prezzo indicato.
Inoltre, il cliente non è obbligato a utilizzare i tuoi servizi o ad acquistare il tuo prodotto semplicemente perché gli hai fornito un preventivo.
Un ordine è un contratto tra la tua azienda e il tuo cliente che delinea i prodotti o servizi che fornirai loro in cambio di un prezzo specifico. L'ordine può anche includere condizioni aggiuntive come date di consegna, acconti o opzioni di finanziamento concordate tra te e il tuo cliente.
Tieni abbastanza inventario a portata di mano
L'esaurimento delle scorte ti costa denaro in termini di vendite perse e clienti frustrati.
Ecco perché è fondamentale tenere sempre a disposizione scorte sufficienti per soddisfare la domanda dei clienti. Puoi rimanere aggiornato sulle tue esigenze di inventario utilizzando una previsione della domanda, che è spesso disponibile tramite il tuo software di gestione dell'inventario.
Dovrai tenere d'occhio i livelli di inventario, inclusa la quantità e altri fattori come le date di scadenza, per assicurarti di avere sempre lo stock necessario per soddisfare gli ordini dei tuoi clienti.
Dovrai anche assicurarti di comunicare frequentemente con i tuoi fornitori e il team di vendita per avere tutte le informazioni necessarie per assicurarti che i tuoi articoli siano sempre disponibili.
Incorpora la gestione e il supporto di più ubicazioni di magazzino
La gestione e il supporto dell'inventario in più siti consentono ai dipendenti di tenere traccia dell'inventario ed evadere gli ordini da varie ubicazioni di magazzino. Ad esempio, supponiamo che arrivi un ordine per cinque scacchiere e che tu ne abbia tre in un magazzino in Texas e altri quattro in un magazzino in Virginia. In tal caso, il supporto multisito ti consente di capire dove si trovano le tue scorte e il modo migliore per portarle ai tuoi clienti.
Questa abilitazione e supporto sono fondamentali quando hai più canali di vendita, come un negozio online, un negozio fisico e uno o più magazzini in cui è immagazzinato l'inventario.
Il software di gestione dell'inventario multi-posizione in genere si integra con la piattaforma di eCommerce e il software di contabilità. Questo ti dà un quadro completo dei livelli di inventario, delle vendite e della redditività dell'intera azienda. Il software di gestione dell'inventario multi-sede può anche aiutarti a tenere traccia del tuo inventario in tempo reale, in modo da sapere sempre cosa c'è in magazzino e dove si trova.
Alcuni dei vantaggi dell'utilizzo di software di gestione dell'inventario multi-sede per la tua attività di e-commerce includono:
- Precisione nei livelli di inventario in tutte le sedi
- La possibilità di monitorare l'inventario in tempo reale
- Miglioramento dell'efficienza di adempimento
- Costi ridotti associati a scorte eccessive o insufficienti
- Aumento dei profitti grazie a prezzi più accurati a livello aziendale
Semplifica i processi di inventario
Uno dei modi più efficaci per migliorare l'evasione degli ordini della tua azienda è ottimizzare i processi di inventario automatizzando i sistemi che già utilizzi. Gli strumenti software possono gestire più fasi del processo di evasione degli ordini, facendoti risparmiare tempo e denaro.
Un efficiente sistema di gestione delle scorte automatizza il monitoraggio dei livelli delle scorte, l'ordinazione di nuove forniture e la gestione delle relazioni con i fornitori. Può anche fornire dati in tempo reale per aiutarti a prendere decisioni migliori sui livelli di produzione e sugli acquisti.
Inoltre, un sistema automatizzato può generare report che ti danno visibilità sull'intera operazione, in modo da poter identificare le aree in cui puoi migliorare.
Prendi in considerazione l'idea di investire in un sistema automatizzato per semplificare la gestione dell'inventario e migliorare l'evasione degli ordini. Può farti risparmiare tempo e denaro rendendo la tua operazione più efficiente.
Aumenta la trasparenza dell'inventario
Quando hai più canali di vendita, è fondamentale avere trasparenza in tutta la tua organizzazione. In ogni canale e divisione, i tuoi dipendenti dovrebbero avere accesso alle informazioni sui livelli di inventario, le comunicazioni con i clienti, l'attività dei fornitori e le vendite complessive.
Una maggiore trasparenza in tutta la tua organizzazione aiuta a garantire che l'evasione degli ordini sia accurata e che i tuoi clienti siano soddisfatti.
Inoltre, la trasparenza a livello aziendale accelera il processo di evasione degli ordini, aiutando a eliminare i singhiozzi lungo il percorso di evasione degli ordini.
Offri opzioni per la visualizzazione e l'aggiornamento degli elenchi di selezione
La moderna tecnologia consente di evitare costosi errori offrendo ai clienti l'opportunità di visualizzare o stampare liste di prelievo.
Queste opzioni non servono solo al cliente, che può aggiornare la lista di prelievo fino al momento dell'imballaggio, ma anche al raccoglitore, che può ricontrollare gli ordini per garantirne l'accuratezza, direttamente dal proprio telefono cellulare.
Ciò significa che un cliente che desidera aggiungere un altro articolo al proprio ordine dopo il checkout può farlo e puoi comunque spedire tutto insieme per ridurre i costi di spedizione e imballaggio.
Aumenta la precisione del prelievo
Una metrica importante per qualsiasi magazzino o centro di distribuzione è l'accuratezza del prelievo. Questo numero ti consente di sapere con quale frequenza l'articolo corretto viene prelevato dall'inventario e spedito al cliente. Un modo efficace per migliorare la precisione del prelievo della tua azienda consiste nell'ottimizzare il tuo sistema di prelievo, che può essere fatto in diversi modi.
Innanzitutto, assicurati che tutti gli articoli nel tuo inventario siano contrassegnati correttamente. Ciò ti consentirà di individuare e tracciare gli articoli in modo più efficiente utilizzando un WMS.
In secondo luogo, sfrutta la tecnologia come la scansione dei codici a barre. Ciò migliorerà i tassi di precisione sia che utilizzi un sistema di prelievo manuale o automatizzato.
In terzo luogo, forma i tuoi dipendenti sulle procedure di prelievo corrette. Ciò contribuirà a garantire che gli articoli vengano prelevati in modo corretto ed efficiente.
Infine, considera l'aggiunta di una parte del QA al processo di spedizione in cui gli articoli vengono controllati mentre vengono prelevati o prima dell'imballaggio per garantire un prelievo accurato.
Seguendo questi passaggi puoi migliorare la precisione di prelievo della tua azienda, ridurre i costi di manodopera e aumentare la soddisfazione dei clienti.
Domande frequenti sul miglioramento dell'evasione degli ordini
Quali sono i sei passaggi del processo di evasione dell'ordine?
Di seguito sono riportati i sei passaggi del processo di evasione dell'ordine per garantire che ogni ordine venga evaso tempestivamente e correttamente:
- Ricevi l'ordine: quando ricevi un ordine, assicurati che sia elaborato correttamente.
- Preleva e imballa gli articoli: una volta ricevuto l'ordine, dovrai prelevare e imballare gli articoli per la spedizione.
- Genera un'etichetta di spedizione: una volta che gli articoli sono stati imballati, dovrai generare un'etichetta di spedizione in modo che l'ordine possa essere spedito.
- Spedisci l'ordine: qui è dove l'ordine lascia le tue mani e si dirige verso il cliente. Assicurati che sia adeguatamente etichettato e imballato in modo che arrivi in modo sicuro.
- Invia informazioni di tracciabilità: una volta che l'ordine è stato spedito, dovrai inviare le informazioni di tracciabilità al cliente in modo che possa seguirne l'avanzamento.
- Aggiorna lo stato dell'ordine: Infine, dovrai aggiornare lo stato dell'ordine nel tuo sistema in modo che il cliente possa vedere che il suo ordine è stato spedito e infine consegnato.
In che modo l'outsourcing può migliorare il processo di evasione degli ordini?
Un modo per migliorare il processo di evasione degli ordini è esternalizzare parte o tutto. L'outsourcing consente alle aziende di eCommerce di attingere a un pool più ampio di risorse e competenze, che può portare a un'evasione degli ordini più efficiente ed efficace.
In particolare, i vantaggi significativi dell'esternalizzazione del processo di evasione degli ordini stanno migliorando la precisione del prelievo, aumentando le velocità di prelievo e riducendo i costi di manodopera. Tutti questi miglioramenti possono portare a una maggiore soddisfazione e fedeltà dei clienti.
Se stai considerando l'evasione degli ordini in outsourcing, ci sono alcune cose da tenere a mente. Innanzitutto, dovrai scegliere il fornitore giusto. Esistono molti fornitori di evasione degli ordini, quindi è essenziale fare le tue ricerche e trovarne uno adatto alla tua attività.
Un'altra cosa da tenere a mente è che dovrai avere una buona comprensione del tuo processo di evasione degli ordini prima di esternalizzarlo. Questo ti aiuterà a comunicare le tue esigenze al fornitore e ad assicurarti che siano in grado di soddisfare le tue esigenze specifiche.
L'esternalizzazione dell'evasione degli ordini può anche aiutare le aziende di e-commerce a liberare risorse interne che possono essere utilizzate meglio altrove nell'azienda.
Se ti prendi il tempo per trovare il fornitore giusto e prepararti per il processo di outsourcing, puoi raccogliere i numerosi vantaggi che l'outsourcing può offrire.
Passaggi successivi per l'evasione dell'ordine
Migliorare il processo di evasione degli ordini può sembrare scoraggiante, ma è uno dei modi più efficaci per migliorare i profitti della tua azienda.
Puoi semplificare l'intero processo comprendendo il tempo del ciclo di evasione degli ordini, riducendo al minimo le decisioni del personale di magazzino, utilizzando la classificazione dell'inventario, mantenendo un inventario sufficiente e incorporando la gestione e il supporto multi-sede.
L'aumento della trasparenza e l'accuratezza e la velocità del prelievo sono obiettivi critici da tenere a mente mentre lavori per migliorare il processo di evasione degli ordini.