Come migliorare il processo di fatturazione? 8 grandi idee per una fatturazione migliore

Sai come migliorare il processo di fatturazione? Deve essere così lungo e laborioso? Il processo di fatturazione sembra essere difficile, soprattutto se non hai avuto contatti precedenti con il soggetto. Tuttavia, si scopre che l'intero processo può essere notevolmente facilitato dagli strumenti che consentono l'emissione indipendente delle fatture. Grazie a tali strumenti guadagni più tempo e, cosa più importante, acceleri i processi dei flussi finanziari. Come puoi migliorare il processo di fatturazione? Per scoprirlo leggi l'articolo e utilizza la checklist sviluppata da noi.

Come migliorare il processo di fatturazione? - sommario:

1. Imposta le tue condizioni
2. Raccogli tutte le informazioni
3. Emettere fattura a lavoro ultimato
4. Usa modelli già pronti
5. Correggi possibili errori
6. Automatizza il processo di fatturazione
7. Tieni d'occhio le scadenze per il pagamento
8. Utilizzare un'applicazione per ottimizzare il processo di fatturazione

Imposta le tue condizioni

Potrebbe sorprenderti, ma anche un piccolo sforzo fatto durante la fase di invio delle offerte ai clienti può facilitare notevolmente il processo di fatturazione. Come è possibile? Una presentazione chiara e trasparente delle questioni finanziarie fin dall'inizio aiuta a evitare inutili malintesi in seguito. Un cliente dovrebbe sapere esattamente quanto e quando deve pagare al momento di accettare la tua offerta.

Decidi se effettui le tue liquidazioni in base alle ore lavorate, o in base all'intero progetto, e specifica la scadenza del pagamento. Se concedi sconti per pagamenti precedenti, devi informare i tuoi clienti all'inizio. Avvisa i tuoi clienti sui tassi di interesse per i ritardi di pagamento. Facci sapere quando è il tuo giorno di emissione delle fatture. Più informazioni sui pagamenti saranno disponibili all'inizio della collaborazione, meno dubbi avranno il tuo cliente durante il pagamento.

Ricordarsi di conservare la forma scritta di tutti gli accordi. È sufficiente qualsiasi forma scritta, anche un'e-mail o un messaggio di messaggistica istantanea. E se ti fossi dimenticato di definire chiaramente le tue condizioni: fallo prima di emettere la fattura. In questo modo eviterai domande inutili dopo l'invio della fattura. Spiegare tutti i malintesi richiede tempo, il che significa che potresti ricevere il pagamento solo dopo aver discusso tutte le questioni relative.

Raccogli tutte le informazioni

Prima di emettere la fattura controlla se disponi di tutte le informazioni necessarie per questo processo. Ci sono informazioni che devono essere incluse in ogni fattura. Nessun articolo può mancare. Avrai bisogno:

• Nome e cognome del cliente (il nome dell'azienda è facoltativo)
• Indirizzo del cliente (sia fisico che e-mail)
• Numero di telefono del cliente (non è essenziale ma facilita il contatto)
• Codice fiscale del cliente
• Metodo di pagamento scelto
• Data di emissione della fattura
• Importo della fattura
• Descrizione della posizione in fattura
• Altre informazioni importanti per il cliente

Avere un tale insieme di informazioni già raccolte, il processo di fatturazione non dovrebbe richiedere molto tempo. Perché è utile raccogliere tutte le informazioni prima del processo di fatturazione? Quando hai tutte le informazioni a portata di mano non devi cercarle durante la fatturazione, il che significa che puoi rimanere nel flusso.

Emettere fattura a lavoro ultimato

Subito dopo che il tuo lavoro è finito, ricordi ancora tutti i dettagli della commissione. Sai esattamente cosa c'era negli ordini o nell'accordo. Ciò ti consentirà di creare una descrizione accurata sulla fattura. Anche se hai un'ottima memoria, non è una buona idea posticipare il processo di fatturazione a una data successiva.

La fatturazione dovrebbe essere tempestiva, altrimenti il ​​tuo cliente potrebbe pensare che non ti aspetti necessariamente un pagamento veloce. Inoltre, qualsiasi ritardo con la fatturazione può rendere l'intero processo più difficile a causa del cumulo di documenti: dovrai dedicare l'intera giornata all'elaborazione degli stessi.

L'elaborazione continuativa dei documenti non solo consente una distribuzione uniforme del carico di lavoro, ma riduce il rischio di omissione di qualsiasi fattura. Le fatture elettroniche sono superiori in molti modi: puoi emetterle in qualsiasi momento, anche durante il fine settimana, e inviarle immediatamente alla posta elettronica del tuo appaltatore. Le versioni cartacee delle fatture devono essere stampate e inviate come lettere per posta tradizionale durante un giorno lavorativo.

Usa modelli già pronti

Alcuni dei processi sono ripetitivi. L'elaborazione delle fatture è una di queste. La forma delle fatture è stabilita dalla legge, quindi la maggior parte degli elementi della fattura rimangono invariati. Invece di pensare agli elementi delle tue fatture, usa modelli già pronti.

Ogni modello di fattura già pronto dovrebbe contenere lo spazio per tutti i dettagli necessari: nulla può essere perso. Basta compilare gli spazi vuoti e la fattura è fatta. In questa fase del processo, il tuo database con i dettagli necessari sarà particolarmente utile. Di solito, il modello può essere adattato al carattere della tua attività. Ci sono molti tipi di modelli tra cui scegliere. Alcuni di loro sono molto tradizionali e ufficiali, altri mostrano un design interessante o la loro forma è incentrata sulla trasparenza. Per adattare il modello alle tue esigenze puoi aggiungere il logo della tua azienda o utilizzare i colori associati al tuo marchio.

Correggi possibili errori

L'utilizzo dei modelli consente di evitare la maggior parte dei possibili errori. I modelli di solito includono tutti gli elementi necessari di una fattura. Tuttavia, gli errori possono verificarsi in qualsiasi momento. Prima di inviare il tuo documento al cliente controllalo accuratamente e ricordati di confrontare la tua fattura con l'ordine o il contratto. È meglio controllare tutti i dettagli prima di inviare la fattura al cliente invece di fare fatture correttive che si traducono in più lunghe attese per il pagamento.

Automatizza il processo di fatturazione

La maggior parte delle operazioni può essere eseguita con l'uso di software per computer. Il computer può aiutare anche con l'elaborazione delle fatture. Puoi creare il tuo database di clienti: devi inserire i dati nel sistema solo una volta per poterli utilizzare in seguito ancora e ancora. Un buon software di fatturazione aiuta a evitare errori durante il processo di fatturazione.

L'automazione del processo di fatturazione è particolarmente utile per le fatture ricorrenti. Come mai? Hai gli stessi dettagli del cliente, l'importo e la descrizione, tutto ciò che devi fare è impostare la data o la frequenza dei pagamenti e il programma farà il resto. È ancora più semplice nel caso di fatture elettroniche: il software può emettere e inviare una fattura al cliente. È un enorme miglioramento nell'elaborazione delle fatture.

Tieni d'occhio le scadenze per il pagamento

Il processo di fatturazione include non solo l'emissione di una fattura e l'invio al cliente, ma anche garantire che il pagamento sia effettuato in tempo. È l'ultima azione dell'intero processo di fatturazione, ma non è comunque la meno importante. È molto utile tenere d'occhio le scadenze di tutti i pagamenti su base continuativa.

A volte, dopo la data di pagamento, non hai ancora denaro nel tuo account. Puoi inviare un gentile promemoria al cliente: il tatto e la gentilezza sono molto importanti qui. Il cliente ha diritto a pagare all'ultimo momento e anche un leggero ritardo non può essere motivo di un severo rimprovero. È meglio mantenere buone relazioni con i clienti anche se devi affermare i tuoi interessi.

Utilizzare un'applicazione per ottimizzare il processo di fatturazione

Per ottimizzare il processo di fatturazione, utilizzare l'applicazione di fatturazione: aiuta a tenere il passo con tutte le politiche sopra elencate. Di solito, l'applicazione ha funzionalità come modelli già pronti, un database di client e un modulo di indirizzamento.

L'applicazione per la fatturazione aiuta ad evitare errori numerici grazie all'automazione dei calcoli. Funzionalità aggiuntive consentono la fatturazione ricorrente, l'invio di solleciti e il monitoraggio dello stato di pagamento o persino l'invio di richieste di pagamento ai debitori.

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 diversi gradi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Quando cerca dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

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