Come proteggere i dati del datore di lavoro quando si lavora da remoto in 5 passaggi

Se hai mai lavorato da casa, conosci l'esperienza. Tu e la tua famiglia beneficerete enormemente del fatto che potrete lavorare quando e dove desiderate. Tuttavia, significa anche che alcune disposizioni aggiuntive devono essere prese come organizzazione nella tua policy per i lavoratori remoti. E non ci riferiamo a portarli tutti in una piacevole gita, come una vacanza di classe a New York City (anche se sarebbe fantastico). Ecco cinque metodi che le organizzazioni possono utilizzare per salvaguardare i propri dati e consentire comunque orari di lavoro flessibili per i propri dipendenti.

Che cos'è la protezione dei dati

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La protezione dei dati è un metodo in cui i dati vengono salvaguardati da potenziali minacce come hacking, spamming, perdita e compromissione. E nel caso delle aziende i dati sono protetti in modo sicuro che possono essere ripristinati immediatamente dopo la perdita di dati e le violazioni dei dati dovute ad attività dannose. Pertanto, la protezione dei dati da tutte le potenziali minacce si chiama protezione dei dati. Le aziende adottano misure essenziali per proteggere i dati da ogni tipo di estorsione, hacking e furto di identità.

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Una varietà di norme internazionali controllano l'uso e il trattamento delle informazioni personali (PII). Leggi come il Children's Online Privacy Protection Act e il Data Protection Act (GDPR) dell'UE regolano il modo in cui queste informazioni vengono utilizzate e archiviate (CCPA).

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Le organizzazioni devono garantire che tali dati vengano utilizzati, elaborati e protetti in modo efficace per garantire che solo coloro che ne hanno bisogno possano accedervi.

Perché la protezione dei dati per il lavoro da remoto è così importante

La protezione dei dati è diventata più impegnativa con l'aumento del lavoro a distanza.

La proliferazione dei dati è più probabile perché i dipendenti inviano una quantità crescente di dati via e-mail, le password fuori sede sono spesso non sicure, è impossibile sapere se i dipendenti stanno prendendo tutte le precauzioni ragionevoli per proteggere i dati e c'è molta più piattaforma sulla tua rete poiché i telelavoratori utilizzano netbook e altre macchine per accedere ai tuoi server.

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Questi sono principalmente alcuni di tutti quei motivi per cui le aziende sono ora più esposte che mai a causa del lavoro a distanza, rendendo cruciali le soluzioni di protezione dei dati.

Passi per proteggere i dati del datore di lavoro

L'ampio concetto di "protezione dei dati" comprende una serie di best practice, tra cui coaching, crittografia, gestione dei dati, accesso consentito, politiche di backup e ripristino dei dati, firewall, soluzioni di sicurezza e corretta integrità della rete.

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Abbiamo creato un elenco delle principali pratiche consigliate da tenere a mente durante la creazione di una politica di protezione dei dati per i lavoratori remoti alla luce di ciò.

1- Utilizzare le password per l'accesso remoto ai dati sensibili

L'impostazione dei requisiti per la password per l'accesso remoto alle informazioni sensibili è una delle cose più importanti che puoi fare per proteggere la privacy dei dati appartenenti alla tua organizzazione. Otto caratteri sono il minimo indispensabile per la lunghezza di una password e sono richieste sia la difficoltà che l'originalità.

• Per ogni sito Web, utilizzare una password separata. Potresti avere una violazione dei dati se un sito Web viene preso di mira e gli hacker ottengono l'accesso a tutti i tuoi record perché utilizzi le stesse password per tutti i tuoi account online.
• Non utilizzare mai una password sicura che contenga informazioni personali, come "Amo mia madre", la tua data di nascita o il tuo cognome. Se questo tipo di informazioni viene pubblicato in modo permanente online nudo, qualcuno che sa cosa sta facendo può scoprire rapidamente cosa dice in un inglese semplice eseguendo una ricerca completa su Google o altri siti (come Facebook)!
• È più difficile hackerare il tuo account se la tua password è complessa e include sia lettere che cifre. Le tue password dovrebbero essere il più imprevedibili possibile. A titolo di esempio, se non lo sai I tuoi accessi renderanno più difficile per chiunque cerchi di entrare nel tuo profilo per determinare in quale stato vive un cane o di che colore sono i suoi occhi (o qualunque piattaforma).

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2- Garantire la crittografia dei dati

È fondamentale tenere presente che la crittografia dei dati è ancora una buona pratica anche se lavori in un ambiente sicuro. I dati possono essere protetti tramite crittografia sia mentre sono a riposo che mentre viaggiano tra i sistemi (come quando si inviano file su Internet).

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Il processo di crittografia nella sicurezza informatica è la trasformazione di dati comprensibili in dati codificati. Non è possibile accedere o manipolare i dati che sono stati crittografati fino a quando non sono stati decrittografati.

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Questo è il motivo per cui il componente base della sicurezza dei dati è la crittografia. È l'approccio più rapido e forse più cruciale per garantire che i dati su un PC non possano essere prelevati e accessibili da altri che intendono utilizzarli in modo dannoso.

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C'è sempre la possibilità che qualcuno che vuole accedere si intrometta nel tuo sistema e capisca come aggirare il problema, anche se nessun altro conosce la tua password.

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Inoltre, la crittografia garantisce che anche se qualcuno riesce ad accedere al tuo telefono o computer mentre sei offline (ad esempio, mentre sei in viaggio), non sarà in grado di visualizzare dati sensibili come informazioni bancarie o altre informazioni personali come compleanni e indirizzi perché è semplicemente impossibile senza la loro password!

Vantaggi della crittografia

• Poiché così tante persone e aziende mettono i propri dati nel cloud, la sicurezza del cloud è fondamentale. Le informazioni private vengono mantenute con l'ausilio di un archivio crittografato. I clienti si assicurerebbero assolutamente che le informazioni siano salvaguardate durante il transito, l'utilizzo e l'archiviazione a riposo.
• In particolare dopo un'epidemia, molte organizzazioni creano uffici satellite. Poiché le informazioni vengono acquisite da numerose località, potrebbero esserci rischi per la sicurezza informatica. La crittografia aiuta a prevenire le violazioni dei dati e la distruzione dei dati.
• Utilizzando la verifica, la crittografia viene utilizzata per dimostrare l'autenticità e l'integrità dei dati. La prevenzione della copia e la gestione della libertà di Internet non sono possibili senza la crittografia.
• I dati possono essere cancellati tramite crittografia. I programmi di recupero dati possono occasionalmente ripristinare i dati persi, ma se codifichi i contenuti in anticipo e scarti la chiave, solo un punto che può essere recuperato è il testo cifrato e non i dati originali.

3- Preferisci l'autenticazione a più fattori

Molte aziende richiedono l'autenticazione a più fattori e utilizzarla è una buona idea. È un'ulteriore misura di sicurezza che può aiutare a prevenire il furto di dati. Se lavori in remoto con il tuo datore di lavoro, potresti voler assicurarti che qualsiasi informazione sensibile dell'azienda non sia accessibile a chiunque abbia accesso al tuo account o computer e l'autenticazione a più fattori è un modo per farlo questo.

Sentirai spesso parlare di autenticazione a due fattori (2FA), ma ce ne sono altri tipi:

• I token password monouso (OTP) sono password monouso univoche inviate tramite SMS o e-mail che devono essere inserite affinché gli utenti possano accedere ai propri account.
• Sono relativamente facili per gli hacker che tentano di accedere tramite attacchi di phishing agli account dei dipendenti; comunque lo fanno.

4- Suggerimenti per proteggere i dispositivi mobili

A causa della prevalenza degli smartphone nella società moderna, il tema della sicurezza digitale è diventato impossibile da evitare. Siamo spesso avvertiti di continuare ad aggiornare il nostro sistema operativo e i nostri programmi, modificare le nostre password, prestare attenzione quando utilizziamo determinati siti Web e altre cose.

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• Sui dispositivi mobili, crittografa i dati.
• Per proteggere i tuoi dati quando utilizzi il Wi-Fi pubblico, preferisci sempre acquistare e scaricare il servizio VPN. Poiché VPN ti aiuterà a crittografare i tuoi dati per gli hacker e a mantenere la tua privacy. Ricorda, non scegliere VPN gratuite in quanto non proteggeranno i dati dagli hacker, le VPN premium fanno sempre il lavoro migliore.
• Inoltre, crea password complesse che non condividi con nessuno e utilizza un gestore di password per gestirle (questo è fondamentale se lavori da remoto).
• Inoltre, installa il software antivirus sui tuoi dispositivi mobili e assicurati di aggiornarlo frequentemente in modo che possa rilevare eventuali nuove minacce non appena emergono in natura. Alcuni malware possono sfruttare i difetti nei sistemi operativi o nelle applicazioni meno recenti prima che gli sviluppatori abbiano avuto la possibilità di correggerli.

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Anche se potrebbe essere allettante eseguire il jailbreak o il root del telefono e utilizzare app di terze parti che promettono di aumentare e scoprire funzionalità aggiuntive, resisti all'impulso. Poiché molte app mobili basate su Internet contengono virus e hack destinati a raccogliere dettagli privati ​​dal tuo dispositivo, Google e Apple hanno ciascuno criteri rigorosi su quali app sono consentite nei loro negozi. Anche se non garantisce la rete più privata, attenersi al software ufficiale è un passaggio cruciale e spesso saltato nella salvaguardia delle informazioni personali.

5- Sostenere la sicurezza organizzativa

È fondamentale informare i membri del personale dei modi in cui possono supportare la sicurezza organizzativa. Assicurati che siano consapevoli del valore della sicurezza e di cosa ci si aspetta da loro in termini di contributo alla protezione dei dati sensibili.

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Con queste informazioni, puoi essere certo che il tuo personale sarà preparato a tutto ciò che riguarda la protezione dei dati del datore di lavoro. Questi sono alcuni punti da seguire.

Cose Da inserire nella tua politica per i lavoratori remoti

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• Assicurati che le procedure di sicurezza che la tua organizzazione ha in atto per i dipendenti remoti siano adeguatamente documentate.
• Assicurati che la tua azienda disponga di una solida politica sulle password che richieda ai dipendenti di utilizzare password univoche per ogni sito Web a cui accedono.
• Chiedi al tuo staff di accedere sempre utilizzando l'autenticazione a due fattori e assicurati che capiscano come funziona (se non lo fanno già).
• Il sistema sarà utilizzato solo dagli utenti a cui è stato dato il permesso di accedere ai dati in esso contenuti.
• Il sistema deve consentire solo agli utenti autorizzati che hanno una "necessità di conoscere" quella specifica autorizzazione di accesso, modifica e distruzione dei dati per superare queste limitazioni.
• I partecipanti al sistema sono responsabili degli atti che compiono durante l'utilizzo.

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