Come utilizzare la Business Intelligence finanziaria? Rivelati vantaggi (non) ovvi

Ciò che i dipartimenti finanziari hanno sicuramente in abbondanza sono i dati. Proviene da ogni parte: fogli di calcolo, fatture, registrazioni prima nota e quant'altro. Un vero tesoro, vero? Sfortunatamente, molti dati di per sé non garantiscono che sarai in grado di sbloccare tutto il suo potenziale nascosto. Forrester segnala che fino al 73% dei dati aziendali non viene utilizzato per l'analisi. Quindi cosa si può fare per cambiare lo status quo? La Business Intelligence finanziaria risponde alle esigenze dei leader finanziari in termini di modellazione dinamica, analisi olistica dei dati e pianificazione accurata.

Cosa c'è di così sbagliato nei fogli di calcolo?

Molti CFO non sono ancora pronti a scambiare Excel con strumenti BI in finanza, guidati dalla logica di non toccare un sistema che già funziona. Ma lo fa? I fogli di calcolo sono stati utilizzati per tenere registri e condurre analisi dei dati per così tanto tempo che non viene nemmeno messo in dubbio se ne valga la pena o meno.

Tuttavia, ci sono molte ragioni per cui non dovresti più fare affidamento su soluzioni coltivate a muschio e considerare di sfruttare nuove alternative.

Uno dei motivi principali di ciò è la suscettibilità agli errori umani. Secondo vari studi, 9 fogli di calcolo su 10 contengono errori, questo non sorprende affatto, dato l'inserimento manuale dei dati. Anche qualcosa di piccolo come un punto decimale fuori posto può portare a enormi distorsioni contabili.

Un altro problema con i fogli di calcolo è che forniscono una vista statica dei dati, quindi metterli al lavoro su processi complessi e dinamici è un'idea abbastanza inutile. Una visione aziendale olistica non può adattarsi a rendiconti finanziari asciutti e rapporti di fine mese: tradurli in approfondimenti è un'impresa dolorosa.

I continui cambiamenti nel panorama finanziario non lasciano alle aziende altra scelta che valutare rapidamente queste alterazioni e agire di conseguenza. In queste condizioni, ignorare una grande quantità di dati archiviati nei sistemi aziendali non è solo poco saggio, ma può essere devastante. La domanda è: puoi sfruttare i dati bloccati nei fogli di calcolo? Sfogliare centinaia di pagine di rapporti tradizionali non è certo un buon modo per ottenere il controllo sui tuoi numeri.

Inoltre, l'elaborazione manuale dei numeri richiede troppo tempo, il che, oltre a richiedere tempo prezioso ai dipendenti, porta all'impossibilità di prendere decisioni informate rapidamente.

I dipendenti potrebbero trascorrere 3-5 giorni al mese a compilare alcuni pazzi fogli di calcolo Excel. E poi, c'è il controllo delle versioni, che, dopo aver cambiato una singola cifra o spostato i file di lavoro in altre cartelle condivise, o dopo aver condiviso un file di presentazione finale con alcuni collegamenti ai file di lavoro, implica l'esecuzione di una dozzina di altri file per assicurarsi che tutto si adatti. Ma cosa succede se le specifiche della tua attività richiedono che tu prenda decisioni ben informate più spesso che su base mensile o addirittura settimanale? Allo stesso tempo, nessuno è immune da cause di forza maggiore, che non sono programmate e richiedono interventi immediati.

— Maxim Hayan, partner commerciale finanziario

Infine, i fogli di calcolo non sono correlati al processo di pianificazione, rendendo difficile per l'ufficio finanziario ottenere una prospettiva chiara della situazione attuale e intraprendere azioni lungimiranti.

Condurre il piano rispetto all'analisi effettiva, calcolare la varianza, estrapolare i dati: tutto questo è molto difficile da fare in Excel. È sufficiente modificare il minimo dettaglio per far crollare tutto all'istante. Inoltre, è incredibilmente scomodo. Se usi le tabelle pivot, tendono a sovrapporsi, quindi è difficile immaginare come appariranno in effetti. Non c'è da stupirsi che l'aggiunta di dati per nuove analisi o periodi di reporting nei file Excel e la messa a punto di tutte le tabelle e i grafici pivot diventi del tutto scoraggiante.

— Maxim Hayan, partner commerciale finanziario

Le spiegazioni di cui sopra sul motivo per cui i fogli di calcolo ostacolano il lavoro del dipartimento finanziario sono già sufficienti per propendere per la BI in finanza. Questa tecnologia è capace di cose eccezionali. Continua a leggere per saperne di più su come guida le attività finanziarie e contabili e cosa rende esattamente la Business Intelligence così attraente per i servizi finanziari.

Dietro le belle immagini: uno sguardo dettagliato ai vantaggi della Business Intelligence finanziaria

Si ritiene che la BI sia prima di tutto un modo per presentare i dati. Tuttavia, una visualizzazione eccezionale è tutt'altro che tutto ciò che la Business Intelligence finanziaria può offrire. Per dirla chiaramente, gli elementi visivi sono solo una caratteristica interessante rispetto a un altro tipo di valore che questa tecnologia offre alla tua organizzazione.

Se fosse solo una questione di visualizzazione, non sarebbe affatto il punto critico. Ad esempio, le capacità di modellazione di Excel consentono anche di presentare grafici e grafici. Tuttavia, rispetto alle applicazioni di Business Intelligence in ambito finanziario, i suoi limiti, come le restrizioni sulle dimensioni dei dati, le scarse funzioni collaborative e altro, sono piuttosto significativi.

Ciò per cui i dipartimenti finanziari chiedono qualcosa di più veloce, qualcosa di "clicca su un pulsante" per ottenere aggiornamenti in un attimo, qualcosa come gli strumenti di BI per la finanza.

1. Coinvolgimento profondo degli stakeholder

Il vantaggio incomparabile dei servizi finanziari BI è che forniscono un vero coinvolgimento degli stakeholder nel "processo", ovvero pianificazione a lungo termine, budgeting, previsione e confronto con la realtà. Ad esempio, se un responsabile di filiale ha una chiara comprensione tra un input (certi indici, piani per i volumi di vendita, ecc.) e un output, consente conversazioni più efficaci all'interno del dipartimento. Con gli strumenti di BI self-service, come Power BI, Tableau o Qlik, le domande che sorgono nelle riunioni vengono affrontate e risposte immediatamente: non è necessario tornare dagli analisti per preparare un altro report e rimandare la discussione alla prossima volta.

Inoltre, l'accesso alle soluzioni di BI tramite dispositivi mobili e tablet aumenta anche il coinvolgimento degli stakeholder, rendendo l'analisi dei dati più accessibile; sempre, ovunque.

2. Tempo risparmiato. Molto

Sono lontani i tempi in cui le aziende non avevano altre alternative se non quella di utilizzare diversi file Excel, abbinandoli e filtrandoli manualmente per ottenere un quadro completo dei dati. Ora, l'alternativa è qui ed è la Business Intelligence in finanza, che fornisce una preparazione dei report incomparabilmente più veloce. Invece di quasi una settimana per compilare i dati, non ci vuole più di una piacevole tazza di caffè e libera diversi giorni interi per il lavoro intellettuale.

Abbinalo al fatto che ci sono alcune aziende in cui non puoi permetterti di aspettare fino alla fine del mese per prendere una decisione. Ad esempio, se hai a che fare con beni di consumo in rapido movimento, per sopravvivere devi tenere il dito sul polso e tenere d'occhio i tuoi concorrenti. Altrimenti, le tue analisi sono inutili.

La BI permette di vedere e cogliere velocemente dati operativi come, diciamo, i risultati delle campagne di marketing. Il contributo è risultato essere il doppio dell'investimento? Perfetto! Tutto quello che devi fare è analizzare esattamente cosa ha causato questo e andare avanti nella stessa direzione. Mentre una campagna in rosso serve come un segno evidente per cambiare la strategia o, almeno, apportare alcune modifiche. Ci sono anche cose come il monitoraggio degli articoli che vendono male o quelli a basso margine. È difficile farlo in Excel, soprattutto se hai dieci, quindici o ventimila posizioni nell'assortimento.

— Maxim Hayan, partner commerciale finanziario

3. Posizione consolidata per i tuoi dati

Immagina quanto più valore può apportare un dipartimento finanziario analizzando i dati e offrendo soluzioni, piuttosto che spendere eoni a cercare informazioni su operazioni, catena di approvvigionamento, risorse umane, approvvigionamento, vendite e, beh, lo chiami. Grazie a un sistema di BI completo, i dati provenienti da tutta l'azienda e oltre, parlando di Big Data, vengono raccolti in un unico luogo.

Ci sono aziende che devono estrarre dati da un intero insieme di sistemi disparati, il che di per sé è una seccatura, per non parlare del fatto che alcuni di questi sistemi potrebbero essere obsoleti. La reingegnerizzazione completa del software legacy richiederà anni e costerà milioni. Quindi lavorare con i dati è gestito in ogni modo possibile: qualcuno usa FTP per trasferire file, altri caricano file CSV in determinate cartelle... Ma cosa succede se la cartella viene modificata o il team IT riavvia il server? Non c'è da stupirsi che l'output sia incasinato. Nel frattempo, un sistema BI ben progettato e completo aiuta a organizzare correttamente questi dati con un data warehouse o un data lake e un processo ETL in un'unica posizione.

— Maxim Hayan, partner commerciale finanziario

Con Business Intelligence per un dipartimento finanziario, i dipendenti hanno la possibilità di incorporare rapidamente nuovi dati nel data warehouse e interagire con tutte le informazioni necessarie in un'unica posizione senza dover cercare dati aggiuntivi. Immagina di poter avere tutte le tue fonti disparate come Web, SQL Server, Excel e file flat incanalati in una soluzione preconfigurata, in cui questi dati vengono archiviati, elaborati e visualizzati.

Non è più necessario destreggiarsi tra dozzine di schede aperte e rapporti separati per raccontare una storia. Qualunque siano i dati che vuoi mettere insieme, il software BI ti consente di farlo senza intoppi. Per ulteriori dettagli, è sufficiente approfondire il rapporto di origine.

4. Autosufficienza

Il problema potrebbe non essere nemmeno l'unione di dati provenienti da fonti diverse. Potresti avere un data warehouse e un team di sviluppo interno dedicato ad aiutare gli utenti con il reporting gestionale. Ma ciò non ti impedirà comunque di attraversare tutti i circoli dell'inferno IT aziendale mentre elabori i termini di riferimento tutte le volte che è necessario per comprendere le tue esigenze, e potresti comunque ritrovarti con qualcosa che non lo fa t funzionare completamente. La BI in finanza, d'altra parte, ti aiuta a sbloccare il pieno potenziale dei tuoi dati, di quelli che non sapevi di avere, senza coinvolgere il reparto IT.

5. Efficace gestione finanziaria

Fornendo una solida analisi finanziaria aziendale racchiusa in dashboard, la BI rende la gestione finanziaria più efficiente su tutti i fronti.

• Gestione del flusso di cassa

Il flusso di cassa è fondamentale in condizioni non ideali in cui l'attività attuale deve funzionare, quando una crisi è seguita da un'altra. Alcuni clienti chiedono termini estesi e altri semplicemente rallentano i pagamenti... Con la BI avrai visibilità sul tuo flusso di cassa e farai previsioni accurate per migliorarne la salute.

Spesso le aziende falliscono non perché non sono redditizie, ma perché hanno un deficit di cassa. La gestione del flusso di cassa è la priorità assoluta per qualsiasi CFO. In questo modo, è improbabile che tutte le aziende che lavorano su commessa e in cui il ciclo di produzione è sufficientemente lungo possano fare a meno dei servizi finanziari BI.

— Maxim Hayan, partner commerciale finanziario

Ad esempio, con il report Panoramica di cassa in Power BI, avrai un'idea degli afflussi e dei deflussi nella valuta di sistema, del saldo bancario totale e del saldo di una persona giuridica, del saldo effettivo rispetto a quello previsto di oggi e altro ancora. Nel frattempo, la stessa previsione del flusso di cassa ti consente di entrare più nel dettaglio e ottenere riepiloghi delle previsioni giornaliere.

• Gestione delle entrate

Le domande mission-critical come cosa, quando e chi vendere e quale prezzo impostare possono essere risolte in modo più semplice e accurato quando i dati vengono raccolti, interpretati e visualizzati da un sistema di BI finanziaria.

Business Intelligence offre un'analisi a 360 gradi di prezzi, inventario, campagne promozionali e lanci di prodotti. La gestione dei ricavi basata sulla BI aiuta le aziende di un'ampia gamma di settori a mantenere le luci accese e raggiungere la redditività target. Prendi, ad esempio, le catene alberghiere che utilizzano la BI per determinare le tariffe ottimali delle camere, prevedere la prenotazione, il fabbisogno di personale, i livelli di inventario e altre risorse per evitare problemi con l'approvvigionamento e il personale durante la bassa stagione e l'alta stagione.

• Gestione delle spese

Per qualsiasi organizzazione che vuole rimanere nel business, è importante pagare le bollette in tempo, cosa che non può essere fatta senza un'adeguata gestione delle spese. Ma cosa lo rende così? La BI, tra le altre cose, è progettata per tenere traccia delle spese dell'azienda. Consente alle aziende di sostituire pile di ricevute e fogli di calcolo con dashboard approfonditi per ottenere una visione olistica della spesa del personale, garantire la conformità alle politiche di spesa e tenere traccia delle tendenze di T&E.

La decisione di utilizzare software speciali per la gestione dei costi dell'azienda diventa ancora più efficace se rafforzata da dashboard e report pianificati per l'invio di e-mail. Queste tattiche aiutano i manager a tenere d'occhio i propri dipendenti, impostare avvisi e notifiche per gestire le spese in modo tempestivo e collegare gli strumenti BI ai sistemi di spesa, fatturazione e prenotazione di viaggi online dell'organizzazione.

6. Previsione accurata

Grazie alle applicazioni di Business Intelligence in finanza, puoi riunire il piano e il fatto su un unico livello di logica aziendale, in un unico strumento. E se questo strumento è anche in grado di mostrare in cosa consiste un fatto e perché è così; non ha prezzo.

Diciamo che hai creato una business unit, quindi hai dovuto acquistare licenze SAP aggiuntive o è stato aggiunto un nuovo sito di produzione, il che ha comportato un'infrastruttura aggiuntiva. Dopo un po', tutto viene dimenticato: puoi, ovviamente, scavare nella presentazione del budget per il periodo richiesto, ma è molto più comodo, affidabile e veloce semplicemente fare clic sulla cella con il numero, dove ci sarà una nota con il nome della persona che l'ha aggiunto e la data in cui è stato fatto.

Se il piano è diverso dal fatto, puoi fare un drill-down per vedere a cosa sono dovute le discrepanze. I dati diventano disponibili: puoi fare sia sintesi che analisi senza dover cercare alcune email, sfogliare le tabelle o chiamare un controller.

7. Segnalazione impeccabile

L'operazione manuale sconsiderata di copiare e incollare numeri è soggetta a errori e può minare la fiducia nei tuoi dati finanziari. Fortunatamente, tutto questo lavoro pesante può essere fatto per te dalla Business Intelligence finanziaria. L'utilizzo del software BI per l'accesso diretto ai dati e l'automazione dei report consente di risparmiare tempo, denaro e, soprattutto, la reputazione di specialista, che "richiede decenni per essere costruita e cinque minuti per perderla".

Inoltre, la BI conferisce maggiore credibilità ai dati differenziando tra dati buoni e cattivi. Un'analisi corretta è possibile solo quando i dati sono di qualità decente. Ecco perché non basta semplicemente raccogliere informazioni. Il processo ETL, che sta alla base dei sistemi di BI, è progettato per garantire una buona qualità dei dati nel magazzino attraverso la standardizzazione e la rimozione dei duplicati.

Inoltre, l'integrità dei dati può essere mantenuta effettuando controlli regolari o collaborando con esperti di dati affidabili che sanno esattamente quali passi intraprendere per ottimizzare la qualità dei dati.

8. Visibilità dell'intera organizzazione

Ciò di cui un CFO ha più bisogno è uno sportello unico per tutte le informazioni finanziarie. Armati di dashboard calibrati che tracciano i dati dell'intera azienda, le C-suite possono approfondire la reportistica per trovare risposte a qualsiasi domanda relativa alla finanza. Come si confrontano i costi di produzione di unità simili in imprese diverse? I nostri volumi di produzione sono diversi rispetto allo stesso periodo dell'anno scorso? Quali sono i driver delle varianze? In che modo le nostre prestazioni corrispondono a previsioni e budget? Quali sono gli articoli a lenta rotazione che dovrebbero essere tagliati fuori dalla catena di approvvigionamento? A proposito, la BI fa un ottimo lavoro coprendo quella parte del business.

Ora, rispondere a queste domande è un gioco da ragazzi. E, per di più, è diventato molto più facile spiegare la correlazione tra i numeri ai lavoratori non finanziari.

— Nastassia Naruta, Financial Controller di un produttore tedesco di elettrodomestici premium

9. Dati di consumo

L'analisi finanziaria del business non è mai stata così chiara come l'ha resa la tecnologia BI. Modelli e tendenze nascosti, connessioni non ovvie, opportunità inosservate e minacce sottovalutate: tutti emergono all'istante quando vengono riflessi su una dashboard. Oltre a presentare concetti complessi in un formato facilmente comprensibile, la visualizzazione affidabile dei dati democratizza i dati e comunica approfondimenti all'intera organizzazione determinando perché sta funzionando in un certo modo e cosa puoi fare per migliorare i numeri.

In questo modo, gli strumenti di BI per la finanza sono un componente indispensabile di qualsiasi azienda moderna per analizzare i KPI finanziari rispetto alle prestazioni aziendali e presentare una visione dinamica delle tendenze di marketing, dell'interesse del prodotto e del sentimento dei clienti per evidenziare le opportunità strategiche future.

Come appare la Business Intelligence per un dipartimento finanziario? Una panoramica di un esempio di dashboard

Dopo aver subito le trasformazioni, i dati possono essere raggruppati in base ai pacchetti di report pre-costruiti personalizzati, come dashboard CFO, Briefing eventi, Benchmarking, ecc. Di seguito abbiamo preparato un esempio di dashboard delle performance Finance, che riassume i 10 KPI più rilevanti su un'unica schermata.

La riga superiore mostra il profitto, le vendite, la quantità venduta e il numero di ordini nell'anno in corso rispetto all'anno precedente. La seconda riga illustra i profitti e le vendite per categoria, mentre la terza mostra le vendite per margine, nonché i profitti e i margini di varie sottocategorie di merci.

Per dare un'occhiata più da vicino e ottenere una migliore comprensione, gli utenti possono approfondire i dati facendo clic sulle aree pertinenti, come le vendite. Questa azione fa apparire un report specifico che mostra i dettagli granulari per i KPI e i driver. Il report si apre immediatamente e fornisce un'analisi della causa principale delle informazioni visualizzate nella dashboard.

Non è solo il responsabile finanziario che può trarre vantaggio da questi dashboard. Altri specialisti del dipartimento finanziario (ad es. controllori finanziari) possono utilizzarli per ottenere approfondimenti nelle loro aree di interesse.

La soluzione BI può anche essere integrata con la tecnologia AI per analizzare ulteriormente i dati e avere successo nell'analisi prescrittiva.

Ottieni un vantaggio con i servizi finanziari BI

Tutti i vantaggi che la Business Intelligence finanziaria porta alle organizzazioni, infatti, possono essere combinati in uno: un vantaggio competitivo. Essendo in grado di automatizzare il crunch dei numeri, archiviare ed elaborare i dati in un unico luogo e presentarli in un formato comprensibile a tutte le parti interessate, risparmi un'enorme quantità di tempo su analisi approfondite e olistiche e assicuri che il processo decisionale sia guidato dai dati piuttosto che che dai sentimenti visceri. E questo ti consentirà sicuramente di sentirti più a tuo agio nel mercato e di agire con sicurezza, mentre coloro che sono riluttanti ad abbracciare il potere della tecnologia volaranno alla cieca.

L'articolo è originariamente pubblicato qui.