Come gestire la tua agenzia di marketing in outsourcing - con i suggerimenti degli esperti

Pronto ad assumere un'agenzia di marketing in outsourcing? Grande! Pensi che non dovrai mai più menzionare la parola "marketing"? Non così in fretta…

Anche se è vero che la tua agenzia di marketing in outsourcing ti toglierà una grossa fetta di lavoro, vuoi comunque sederti a tavola ed essere parte della conversazione della cena.

Questo articolo discute suggerimenti per la gestione della tua agenzia di marketing, domande chiave da porre alla tua agenzia e alcuni consigli per la transizione da un'agenzia all'altra.

Suggerimenti per la gestione della tua agenzia di marketing

1. Definisci i tuoi stakeholder interni e il team di gestione
2. Imposta le tue aspettative per aggiornamenti, report e livelli di input
3. Crea obiettivi chiaramente definiti e controlla spesso tali obiettivi
4. Fidati dell'esperienza della tua agenzia di marketing
5. Aspettati un po' di dare e avere
6. Condividi le scoperte del tuo settore
7. Tocca diversi membri del team per rivedere il lavoro dell'agenzia e collaborare
8. Comunica spesso, apertamente e onestamente

Più:
Domande da porre alla tua agenzia di marketing in outsourcing
Suggerimenti per il passaggio da un'agenzia di marketing a un'altra

1. Definisci i tuoi stakeholder interni e il team di gestione

Uno dei tanti vantaggi dell'assunzione di una società di marketing in outsourcing è che il loro team di esperti può allinearsi perfettamente con il tuo team di esperti. Ma il successo si ottiene quando ci sono ruoli e aspettative chiaramente definiti .

Scegli un membro del team come punto di contatto principale dell'agenzia. Ciò ti garantirà di avere qualcuno nel tuo team che sia sempre al passo con i progressi e gli obiettivi dell'agenzia.

Allo stesso modo, assicurati di avere un punto di contatto principale anche dal lato dell'agenzia. Chi puoi chiamare o inviare un'e-mail in caso di domande?

Ma fai attenzione a non scaricare tutto in grembo a una persona. L'impostazione di debriefing regolari delle chiamate di aggiornamento o presentazioni di stato con il team di marketing più ampio, inclusa la C-Suite, garantirà che tutti siano sulla stessa pagina. Questo ci porta al nostro punto successivo.

SUGGERIMENTO PRO: le aziende di marketing hanno un tasso di rotazione notoriamente alto. Questo può essere enormemente dannoso per il tuo successo con un'agenzia. Se passi mesi a ricevere un nuovo contatto a bordo e lui se ne va per un'altra opportunità, ora sei tornato al punto di partenza.

Chiedi alla tua agenzia quali sono i livelli di felicità e turnover dei dipendenti. E dai un'occhiata al loro elenco su Glassdoor per uno sguardo dall'interno alla soddisfazione dei dipendenti.

Pronto per assumere una nuova agenzia? Ecco le migliori agenzie di marketing inbound con esperienza HubSpot .

2. Imposta le tue aspettative per aggiornamenti, report e livelli di input

In qualità di cliente di marketing in outsourcing, puoi richiedere la manutenzione minima o elevata che desideri.

Puoi richiedere riunioni mensili sul traffico o rapporti trimestrali. Puoi richiedere il tuo accesso alla dashboard ed eseguire la tua analisi delle prestazioni oppure puoi attendere gli aggiornamenti programmati.

Puoi rivedere personalmente ogni parola di marketing dei contenuti che è stata scritta per tuo conto e puoi chiedere revisioni.

Ma qualunque cosa tu voglia fare, è meglio comunicare il livello di coinvolgimento desiderato e le tue aspettative fin dall'inizio.

Domande da considerare quando esternalizza il tuo marketing:

• Quanto vuoi essere coinvolto nell'implementazione quotidiana delle attività di marketing della tua agenzia?
  
  
• Con quale frequenza desideri aggiornamenti e rapporti? Come dovrebbero essere tali aggiornamenti e rapporti e come dovrebbero essere comunicati? (Ad esempio, tramite e-mail, durante una chiamata o su richiesta tramite una dashboard live?)
  
  
• Chi dovrebbe essere copiato o incluso negli aggiornamenti dalla tua parte dell'azienda?
  
  
• In che modo l'agenzia può condividere il successo con le parti interessate del marketing interno in modo da sembrare più di successo?
  
  
• Qual è il processo di revisione interna per i contenuti e altri prodotti di marketing? Chi è la persona di riferimento per i diversi tipi di consegna dei contenuti? Ad esempio, qualcuno esaminerà il contenuto e copierà con un'altra persona che rivederà il design? Quanto tempo dovrebbe durare quel processo? Chi ha bisogno di dire sì o no prima che qualcosa venga pubblicato? Delineare questi dettagli è estremamente importante per il successo della vostra partnership.
  
  
• Qual è il tuo budget di marketing in outsourcing e chi lo supervisionerà? Le cose a volte cambiano, quindi è importante avere un membro del team che possa rivedere e approvare aggiunte o sottrazioni al tuo budget.

Le agenzie di marketing spesso impiegano diversi tipi di account manager, scrittori e designer.

Alcuni sono collaboratori esperti; altri sono più bravi a produrre con direttive minime. Facendo queste domande ora, stabilirai un terreno comune per tutti.

SUGGERIMENTO PRO: Va bene iniziare la tua relazione con la tua agenzia in uno stato più pesantemente investito. Forse vuoi leggere tutto ciò che producono nel primo trimestre o nei due, poi una volta che hai più fiducia (e risultati) e puoi stare più in secondo piano. Trovare il giusto rapporto di agenzia significa che puoi fidarti di loro tanto quanto ti fidi dei tuoi dipendenti interni .

Alla fine, dovresti mirare a raggiungere un punto in cui assegni un compito e loro lo seguono, coinvolgendoti solo in base a come vuoi - e devi - essere coinvolto. Questa è la differenza tra lavorare con un fornitore e lavorare con un partner commerciale strategico.

3. Crea obiettivi chiaramente definiti e controlla spesso tali obiettivi

Inutile dire che il successo con un'agenzia dovrebbe essere misurabile e specifico. E questi obiettivi a volte vanno oltre il reparto marketing. Quando definisci KPI e metriche specifici che vorresti che la tua agenzia ti aiutasse a soddisfare, è importante chiederti:

• Quali sono i miei obiettivi e traguardi aziendali quest'anno?
• Quali sono gli obiettivi di vendita e gli obiettivi che vorrei raggiungere?
• Quali sono le metriche di marketing specifiche di cui ho bisogno per raggiungere questi obiettivi?

Dire "abbiamo bisogno di più traffico" è vago e può portare a frustrazione quando arriva il momento di rivedere il successo della tua partnership con un'agenzia.

Dicendo, "dobbiamo aumentare in modo significativo il nostro traffico organico in modo da poter generare 10 nuovi MQL per trimestre entro il secondo trimestre del prossimo anno" - ora questo è un obiettivo SMART .

Fai un elenco di obiettivi che includa numeri, percentuali e scadenze. Una buona agenzia di marketing in outsourcing avrà le informazioni per aiutarti a determinare dove ti trovi attualmente e quali cifre sono ragionevoli. Quindi, utilizzando i tuoi obiettivi come guida, l'agenzia può proporre strategie mirate per raggiungere o superare tali obiettivi.

SUGGERIMENTO PRO: obiettivi e successo possono avere un aspetto diverso a seconda del tuo punto di vista. Prova a pensare a come appare il successo da più angolazioni. Ci piace porre ai nostri clienti le seguenti domande:

• Che aspetto ha il successo per l'azienda in generale?
• Che aspetto ha il successo per il marketing?
• Che aspetto ha il successo per le vendite?
• Cosa deve succedere perché tu dica: "Sono così felice di essermi impegnato con PMG per fare questo lavoro!"?
• Quali sono i potenziali ostacoli a uno qualsiasi di questi successi?

4. Fidati dell'esperienza della tua agenzia di marketing

Perché hai assunto un'agenzia di marketing in outsourcing in primo luogo? Se stavi solo cercando alcuni esecutori ed esecutori di ordini per implementare il lavoro di base, questa è una cosa. Se stai cercando partner di marketing B2B digitali e strategici per creare, rivedere, sfidare e ottimizzare la tua intera strategia di marketing, allora questa è un'altra storia.

La tua agenzia è probabilmente impegnata con una manciata di altre attività nel tuo stesso settore. Hanno visto cosa funziona e cosa no.

Anche se conosci la tua attività meglio di chiunque altro, considera che la tua agenzia potrebbe avere informazioni sulle migliori pratiche di marketing e risultati di successo che tu non conosci.

Se sfidano un'idea, un processo o un risultato, prova a fare affidamento sulla loro esperienza in modo da poter avere successo insieme.

Raccomandiamo sempre di assumere un'agenzia che possa fungere da partner commerciale strategico per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.

5. Aspettati un po' di dare e avere

Ci sono molti grandi vantaggi che derivano dal marketing in outsourcing. La gratificazione istantanea non è in genere nell'elenco.

Ricorda che gli esperti di marketing stanno cercando di bilanciare il tuo input e le tue preferenze con le molte migliori pratiche che si sono dimostrate efficaci in tutti i settori di attività. C'è una curva di apprendimento su entrambe le estremità dell'equazione.

Se il primo sforzo è tutt'altro che eccezionale, valuta la capacità della tua agenzia di incorporare feedback. Valutali in base alle capacità di ascolto e al follow-up.

"Dare e avere" è il modo migliore per garantire che la tua agenzia soddisfi costantemente le tue aspettative e fornisca un lavoro ancora migliore a lungo termine.

SUGGERIMENTO PRO: anche se dovresti aspettarti un po' di tempo per l'onboarding, non aver paura di chiedere alla tua agenzia come stanno lavorando dietro le quinte per ottenere un valore immediato dal tuo impegno. Ci sono molte attività che la tua agenzia può completare durante il processo di inserimento per assicurarsi che le cose si muovano senza intoppi e rapidamente.

6. Condividi le scoperte del tuo settore

La tua agenzia farà le sue ricerche, sì. L'agenzia potrebbe già avere alcuni clienti legati al settore. Tuttavia, non camminano nei tuoi panni tutti i giorni.

La realtà è: conosci meglio la tua attività. Quindi aspettati di essere una parte di marketing e una parte di insegnante per la tua nuova agenzia.

Come? Condividi i tuoi segreti. Invia link agli articoli e ai rapporti che ami. Invia newsletter, gruppi LinkedIn o canali a cui ti iscrivi.

Sii chiaro su chi sono i tuoi concorrenti aziendali. Cosa fanno che ti piace? Inoltra qualsiasi esempio di ottimo lavoro che trovi.

Quando vieni scosso dal sonno da una brillante epifania basata sul marchio, chiama il tuo team di marketing. Probabilmente sono svegli anche loro.

SUGGERIMENTO PRO: quando lavoriamo con nuovi clienti, ci piace avere uno scoop su tutto ciò che è importante per i loro clienti. Ciò include chiedere informazioni su:

• I luoghi in cui i loro clienti vanno per notizie, approfondimenti e per socializzare online
• Quali acronimi, gergo, stenografia o altro linguaggio usano?
• Come cercano e trovano i prodotti online? E quante volte?
• Che tipo di contenuto preferiscono consumare? Fogli bianchi? Video? I social?
• A quali fiere, eventi o media online partecipano per sviluppare la propria carriera o attività?

Se conosci le risposte a tutte queste domande, inviale alla tua agenzia. Più informazioni hanno, meglio possono sviluppare e curare una strategia che sia la migliore per la TUA attività.

7. Tocca diversi membri del team per rivedere il lavoro dell'agenzia e collaborare

Parte del motivo per cui stai assumendo un reparto marketing in outsourcing è evitare di sovraccaricare il tuo team con compiti aggiuntivi. Come parte di quel team, sei anche soggetto a sovraccarico, burnout, visione a tunnel, eccesso di caffeina e altri orribili destini legati al lavoro.

Non aver paura di passare il testimone. Tutti i membri del tuo staff hanno intuizioni uniche. Alcuni dipendenti potrebbero anche avere un talento per i blog o un interesse attivo per i social media.

Queste sono grandi opportunità per iniziare a fondere strategie esternalizzate con talenti interni.

E da qualche parte lungo la strada, potresti scoprire che non hai bisogno di così tante ore dedicate dalla tua agenzia.

SUGGERIMENTO PRO: se sei arrivato così lontano, probabilmente stai pensando di lavorare con un'agenzia. Questa guida può aiutare. Dai un'occhiata a 8 segni che sei pronto a esternalizzare il tuo marketing per ulteriori consigli su una partnership di marketing ben gestita.

8. Comunica spesso, apertamente e onestamente

A volte le esigenze e gli obiettivi della tua azienda cambiano. A volte devi essere flessibile.

A volte è necessario fornire un feedback su un risultato che non ha soddisfatto le tue aspettative. Altre volte potresti non andare d'accordo con il tuo account manager o punto di contatto.

Hai bisogno di più rapporti? Hai bisogno di meno coinvolgimento nel processo di marketing generale? Hai bisogno di incontrarti più frequentemente?

Lavorare con un'agenzia ha un'enorme quantità di vantaggi per la tua attività. Ma una relazione con così tanti investimenti non è sempre facile. È importante avere conversazioni equilibrate con i rappresentanti dell'agenzia e la direzione dell'agenzia regolarmente.

Una grande agenzia controllerà spesso con te la tua soddisfazione. Ma se non è così, è importante che parli in modo che tutti possano riallinearsi e tornare a raggiungere i tuoi obiettivi di business.

Leggi di più: In che modo assumere un'agenzia di marketing inbound promuove l'allineamento a livello aziendale

Domande da porre alla tua agenzia di marketing in outsourcing

Abbiamo lavorato con molti clienti incredibili nel corso degli anni. Ecco alcune delle nostre domande preferite a cui rispondere. E mentre queste sono ottime da chiedere prima di iniziare un fidanzamento, la tua agenzia dovrebbe essere pronta a rispondere a loro durante qualsiasi fase della tua relazione.

1. 1. Qual è il mandato dei tuoi clienti? Vuoi lavorare con un'agenzia che ha una solida esperienza di successo. Se i clienti soggiornano per più anni, è una buona indicazione che sono soddisfatti e in continua crescita con l'agenzia.
   
   
2. 2. Qual è il mandato dei tuoi dipendenti? Qual è la tua valutazione su Glassdoor? Dipendenti felici significano che il tuo punto di contatto diretto all'interno dell'agenzia ha meno probabilità di fatturato, offrendoti una partnership più a lungo termine e sostenibile basata su crescita e conoscenza cumulative.
   
   
3. 3. Hai una specifica e vasta esperienza nel mio particolare settore o settore? È fantastico che molte agenzie abbiano una vasta esperienza in diversi settori. Ma probabilmente vedrai il maggior successo lavorando con esperti nel tuo campo.
   
   
4. 4. Chi sarà la mia squadra? Quali sono le loro specialità ed esperienze? Sapere chi gestirà il tuo marketing quotidiano può aiutarti a capire se la relazione sarà adatta.
   
   
5. 5. Hai già completato un progetto come questo? Puoi condividere i risultati? L'esperienza nel settore non è l'unico fattore importante. Se la tua azienda è il pilota di determinate iniziative di marketing, come la riprogettazione di un sito Web o una campagna PPC, potresti voler riconsiderare.
   
   
6. 6. Qual è il livello del tuo partner di agenzia HubSpot? Da quanto tempo usi HubSpot? Da quanto tempo sei partner di HubSpot? Se stai utilizzando HubSpot, è importante collaborare con un'agenzia che ha una vasta esperienza con la piattaforma.
   
   
7. 7. Cosa ti rende diverso dalle altre agenzie? Perché dovrei lavorare con te invece che con un concorrente? Chiediti: cosa è importante per te come azienda? È un focus sulla filantropia? Sono solo risultati, risultati e ancora risultati? È un team con personalità con cui ami lavorare? Assicurati che questo elemento chiave di differenziazione sia in linea con la tua idea di come dovrebbe essere una relazione di agenzia.
   
   
8. 8. Quando posso aspettarmi di vedere i risultati del coinvolgimento? Sii realistico qui, considerando sia le "vincite rapide" che le giocate a lungo termine. Un ottimo blog, ad esempio, può richiedere 60-90 giorni per essere indicizzato correttamente da Google. I risultati, come ogni grande cosa, richiedono tempo.
   
   
9. 9. La mia attività è molto di nicchia: come può un'agenzia fornirmi una direzione strategica? La tua agenzia dovrebbe collaborare con i tuoi esperti in materia, ricercare la tua attività e cercare continuamente opportunità per imparare da te. Anche le migliori agenzie si appoggeranno maggiormente a te all'inizio, man mano che crescono e imparano di più sulla tua attività. Inoltre, un'agenzia altamente qualificata sarà anche in grado di portare avanti i suoi apprendimenti e la sua esperienza con altre aziende per assicurarsi che tu abbia successo.
   
   
10. 10. Come viene determinato il piano di lavoro? Un partner strategico dovrebbe impiegare del tempo per comprendere i tuoi obiettivi aziendali e definire un piano a lungo termine che li raggiunga. Tuttavia, ci saranno anche momenti in cui dovrai ritagliarti del tempo per le basi. Hai bisogno di cambiare un po' le cose per ottenere alcuni post sul blog o e-mail fuori dalla porta? È il tuo dollaro e le tue esigenze dovrebbero avere la priorità.
    
    
11. 11. Con quale frequenza possiamo incontrarti per ricevere aggiornamenti? Quanto tempo ci vuole per ricevere una tua risposta se ti inviamo un'e-mail? Stai lontano dalle agenzie che cercano di spingerti a riunioni trimestrali. Dovresti avere un punto di contatto principale con cui parlare in qualsiasi momento.
13. A seconda del progetto, potrebbe essere necessario un incontro settimanale. In caso contrario, i check-in bimestrali o mensili sono standard. Quando si tratta di e-mail, rispondiamo ai nostri clienti in pochi minuti o ore. Ci atteniamo a un tempo di risposta massimo di 24 ore lavorative.
15. Non aver paura di chiedere quali sono le aspettative dell'agenzia che stai intervistando. È importante avere un'idea chiara di quanto tempo ci vorrà per ottenere le risposte.
    
    
16. 12. Cosa succede se le nostre esigenze cambiano nel mezzo di un piano o progetto? Succede. La flessibilità è la chiave del successo nel marketing. La tua agenzia dovrebbe essere abituata a continuare con le modifiche. Non dovrebbe essere un problema scambiare progetti o investimenti simili.
18. Se è abbastanza in anticipo, potrebbe essere necessario svuotare e ripensare l'intera strategia di 90 giorni. Tieni presente che anche la tua agenzia è un'azienda. Cambiamenti drammatici possono comportare un costo se il lavoro è già in corso. Entrambe le parti dovrebbero essere eque e far funzionare il perno.
    
    
19. 13. Cosa succede se non ci piace o non siamo d'accordo con il lavoro fornito? Il lavoro dell'agenzia di solito viene fornito con un accordo di revisione, quindi assicurati di chiedere informazioni in anticipo. Se non è in linea con quanto discusso nella fase di pianificazione, sii aperto ad avere quella conversazione in modo che le aspettative possano essere chiaramente stabilite in futuro.
    
    
20. 14. E se ci scontriamo con l'Account Manager dell'agenzia? Assicurati di avere una conversazione equilibrata con il proprietario dell'agenzia o il suo manager. Il bello di un rapporto di agenzia è che se le personalità non si combinano, spesso è possibile cambiare i giocatori.
    
    
21. 15. Qual è lo scopo del lavoro? Possiamo iniziare con un progetto prima di passare a un fermo? Diffida delle agenzie che ti richiedono di firmare un impegno di 12 mesi prima di andare avanti. Non deve essere così. Sebbene un importo mensile sia generalmente il modo migliore per ottenere il massimo dalla tua agenzia a lungo termine, firma solo un contratto con cui ti senti assolutamente a tuo agio

Dai un'occhiata a questo post del blog per un elenco completo di domande prima di assumere un'agenzia di marketing inbound. Abbiamo incluso un download PDF interattivo che puoi anche stampare.

Suggerimenti per il passaggio da un'agenzia di marketing a un'altra

Succede spesso. Lavori con un'agenzia ma poi, per un motivo o per l'altro, semplicemente non funziona. Abbiamo scritto su questo argomento in modo completo in questa guida proprio qui. Se stai passando da un'agenzia all'altra, ecco alcuni suggerimenti chiave da tenere a mente:

1. Sappi che ci sono altri pesci nel mare. Proprio come un rapporto personale, ogni rapporto di lavoro o di agenzia è unico e diverso dal precedente. Entra nella tua prossima relazione con una mente aperta. E, soprattutto, non dare per scontato che la tua prossima relazione avrà gli stessi punti di forza O le stesse carenze.
   
   
2. Cogli l'opportunità di crescita. Fai un elenco di tutto ciò che è andato davvero bene e di tutto ciò che è andato male. È importante assumersi la responsabilità delle cose che potresti fare meglio anche nella tua prossima relazione. Delineare le aree di miglioramento aiuterà la tua prossima agenzia a capire quale sarà il successo nella tua nuova relazione.
   
   
3. Metti le tue anatre in fila. Assicurati di avere accesso a tutti i tuoi account, accessi e tutto il lavoro che l'agenzia precedente ha consegnato in tuo possesso. Se c'era qualcosa di complesso che stavano gestendo che non capisci bene, assicurati di ottenere i dettagli per iscritto. Quindi, informa la tua nuova agenzia di ciò che era in lavorazione, in modo che possano riprendere da dove si era interrotta l'altra.
   
   

Gestire la tua agenzia in outsourcing non deve essere difficile. In Precision Marketing Group, adottiamo quattro standard chiave: Eccellenza, Integrità, Flessibilità e Divertimento. Giusto. Con l'agenzia giusta, la tua collaborazione può essere divertente .

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Vuoi continuare a imparare di più? Ecco un'altra guida sulla gestione dell'agenzia per mantenere questo slancio.