La guida facile alla pianificazione di eventi con modelli modificabili all'istante

L'organizzazione di eventi potrebbe essere un compito noioso se non si dispone di un piano adeguato. Più grande è l'evento, più dettagli dovrai esaminare quando lo pianifichi e più sfide dovrai superare.

In questo post, ti faremo sapere come pianificare un evento nel modo più semplice. Per renderlo ancora più semplice per te, abbiamo aggiunto anche dei modelli. Puoi modificarli immediatamente e avviare il tuo progetto.

Come Organizzare un Evento

Dalla fase di pianificazione preliminare al giorno dell'evento, c'è così tanto da organizzare e tenere traccia.

Segui i passaggi di pianificazione dell'evento di seguito per risparmiare tempo e budget quando organizzi una funzione di successo.

Crea una lista di controllo per la pianificazione degli eventi

Una lista di controllo può fare una grande differenza quando si tratta di pianificare un evento.

Un elenco di controllo per la pianificazione degli eventi aiuterà te e il tuo team a tenere traccia delle cose di cui hanno bisogno per prendersi cura ed eseguire le cose in modo impeccabile.

Di seguito è riportato un modello di checklist per la pianificazione di eventi sotto forma di mappa mentale. Puoi personalizzarlo in base al tuo evento e invitare il tuo team a collaborare anche in tempo reale.

Stabilisci un obiettivo per l'evento

Stabilire l'obiettivo del tuo evento è una delle prime cose che devi fare quando pianifichi un evento. Gli obiettivi possono essere diversi; entrate, attenzione dei media, raccolta fondi, numero di partecipanti, lancio di un nuovo prodotto, ecc.

Definisci lo scopo del tuo evento o cosa vuoi ottenere con esso. E assicurati che l'obiettivo che ti sei prefissato rispetti i criteri SMART, o in altre parole sia specifico, misurabile, raggiungibile, realistico e tempestivo.

Organizza la tua squadra

Metti insieme un team competente che possa aiutarti a raggiungere l'obiettivo che ti sei prefissato e a cui puoi delegare il tuo lavoro senza pensarci due volte.

Un organigramma come quello di seguito può aiutarti a chiarire i ruoli e le responsabilità e a riportare le relazioni tra i membri del team.

Man mano che assegni le responsabilità a ciascun membro, è anche importante trovare i modi per comunicare con loro (ad es. software di chat, e-mail, ecc.) durante il processo di pianificazione. E non dimenticare di tenere riunioni periodiche dei comitati per discutere lo stato di avanzamento della pianificazione ed eventuali problemi.

Crea una sequenza temporale di pianificazione degli eventi per evidenziare le singole attività che devi completare e le relative scadenze. Aiuterà la tua squadra a tenere traccia delle cose.

Stabilisci il tuo budget

Prima di iniziare a pianificare, devi considerare il tuo budget e vedere se le tue esigenze di pianificazione dell'evento sono in linea con esso.

Di seguito sono elencate le aree chiave per le quali è necessario allocare denaro (impostare costi realistici per ogni articolo) quando si imposta un budget. Alcuni di questi articoli potrebbero non avere costi fissi, ma è importante fare stime approssimative per decidere se puoi effettivamente permetterteli.

• Luogo – Ciò potrebbe includere i pagamenti da effettuare per l'affitto/i per la hall/le camere, depositi cauzionali, parcheggio, ecc.
• Personale: considera il budget che devi destinare ai pasti, ai trasporti e all'alloggio del personale, soprattutto se l'evento è fuori città.
• Cibo e bevande: cibo e acqua sono gli elementi essenziali di cui hai bisogno per l'evento. Prendi in considerazione diverse opzioni di ristorazione finché non trovi quella che si adatta alle tue esigenze e al tuo budget.
• Intrattenimento: avrai bisogno di musicisti, DJ o altoparlanti? Allocare denaro per loro, nonché i relativi costi di trasporto e alloggio.
• Decorazioni – Se hai intenzione di decorare la sala eventi o il palcoscenico con fiori, luci, ecc., devi stimare anche il costo per loro.
• Marketing – Questo dovrebbe includere tutti i soldi che dovrai spendere per i tuoi sforzi per commercializzare il tuo evento, che si tratti di annunci su Facebook o poster e volantini.
• A/V: include tutte le apparecchiature come microfoni, altoparlanti, WiFi, cavi, proiettori, ecc.

Invita i membri del team responsabili delle diverse aree a completare il grafico con i relativi costi.

Imposta la data e prenota la tua sede

Potresti avere una data preimpostata se si tratta di un evento ricorrente. Tuttavia, se dipende da te, ecco alcune cose a cui devi prestare attenzione.

• Hai abbastanza tempo per pianificare prima del giorno dell'evento?
• Salta le festività come le festività religiose o statutarie
• Controlla se gli orari dei partecipanti chiave sono liberi quel giorno
• A seconda del luogo e del tipo di evento, considera il tempo
• E nel caso, scegli la seconda data migliore

Dopo aver selezionato una data, inizia a cercare un luogo adatto alle tue esigenze. Anche qui devi considerare

• Se è disponibile alla data e con quanto anticipo è necessario prenotarlo
• Le loro politiche di pagamento, rimborso e cancellazione
• Sia che si adatti al tipo di evento che stai pianificando
• Il locale dispone di apparecchiature A/V, Wi-Fi?
• La disposizione dei posti a sedere e le esigenze di parcheggio

Identifica partner e sponsor

Le organizzazioni comunitarie e gli sponsor aziendali possono aiutarti a ridurre i costi, trovare più opportunità pubblicitarie, ampliare il tuo pubblico e assisterti nella pianificazione dell'evento. E quando cerchi partner, devi assicurarti che la loro visione sia complementare alla tua.

Promuovi il tuo evento

Ci sono vari modi per commercializzare il tuo evento. A seconda del modo migliore per raggiungere il tuo pubblico di destinazione, puoi sfruttare l'email marketing, i volantini, i social media, la TV, la radio o gli inviti, ecc.

Prepara il tuo materiale di marketing quando il tuo budget te lo consente. Ciò potrebbe includere loghi, banner, poster, volantini, inviti, newsletter, ecc.

Preparativi finali

Il tuo evento è a pochi giorni di distanza e ci sono alcune altre cose che devi fare per evitare battute d'arresto.

• Verifica con il tuo ristoratore e conferma il menu, la presentazione del cibo e i dettagli del servizio, ecc.
• Assicurati che il locale sia pronto per essere allestito alla data e all'ora per cui lo hai prenotato
• Controlla tutte le altre attrezzature necessarie per l'evento. Non dimenticare di testarli per vedere se funzionano quando li stai finalmente configurando.
• Crea un programma di eventi per te e per il tuo team

• Invia promemoria a partecipanti, relatori/relatori, sponsor e partner

Pronto a pianificare il tuo prossimo evento?

Che tu sia un organizzatore di eventi esperto o un principiante, speriamo che questi passaggi ti aiutino a (ri)organizzare il tuo processo in modo efficace. Avere gli strumenti giusti e il team giusto pronti e sei a posto. Assicurati di utilizzare i nostri modelli di pianificazione di eventi quando pianifichi il tuo prossimo evento.

Hai qualche consiglio per la pianificazione di eventi da condividere con noi? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.