Come preparare un piano di emergenza per un progetto di successo? | # 21 Iniziare con la gestione dei progetti

Come preparare un piano di emergenza? È meglio adottare un approccio graduale quando lo metti giù. In questo modo, quando arriva la crisi, puoi tranquillamente raggiungere la cartella descritta come "Piano B".

Piano di emergenza del progetto – sommario:

1. introduzione
2. Quando vale la pena modificare il piano di attuazione del progetto?
3. Piano B: per opportunità e minacce
4. Come preparare un piano di emergenza?
5. Riepilogo

introduzione

Un piano di emergenza del progetto viene creato sulla base di un'analisi delle aree di rischio. Il suo scopo è ridurre al minimo le perdite quando le cose non vanno secondo i piani e anche sfruttare le opportunità impreviste che si presentano lungo il percorso. In altre parole, il piano di emergenza serve a ottimizzare le modalità di risposta ai rischi.

Può includere idee per rispondere a un'emergenza o quando si presentano opportunità di crescita inaspettate. Ad esempio, può includere idee per ottenere finanziamenti aggiuntivi se il budget viene superato o emerge un investitore promettente. Un piano di emergenza può anche indicare la possibilità di riassegnare le responsabilità all'interno del team in caso di improvvisa assenza di uno specialista chiave o la possibilità di assumere una persona aggiuntiva. La preparazione di un piano di emergenza consente inoltre di definire le condizioni che definiscono la situazione di mercato in cui l'intero progetto dovrebbe essere interrotto immediatamente. Ma quando dovrebbe essere presa la decisione di attuare un Piano B? E come creare un piano di emergenza per prepararsi agli scenari più probabili?

Quando è opportuno modificare il piano di attuazione del progetto?

I rischi accompagnano l'attuazione di qualsiasi progetto. Dovrebbe essere valutato nella fase iniziale e poi monitorato per tutta la sua durata. Secondo il PMBOK, è più efficace rispondere in modo proattivo ai cambiamenti, cioè adeguare il corso dell'azione alle condizioni prima che i rischi raggiungano un punto critico e accettare i rischi di un certo livello e astenersi dall'evitarli a tutti i costi.

L'attuazione di un piano di emergenza dovrebbe dipendere da diversi fattori. Innanzitutto, la risposta dovrebbe essere:

• adeguato al livello di minaccia , ovvero non interrompiamo il progetto perché il Project Manager ha il raffreddore,
• realistico – ovvero, tenendo conto del contesto dell'emergere della minaccia, ad esempio, se il prezzo delle materie prime sta aumentando rapidamente in tutto il paese, non ci prendiamo il tempo per cercare un fornitore più economico,
• preso consapevolmente da una persona che se ne assumerà la responsabilità in anticipo, dopo aver considerato varie opzioni di risposta.

Molto spesso, un piano di emergenza consente di riportare rapidamente la situazione sotto controllo. Con un modo ben progettato per rispondere a eventi imprevisti, il progetto può tornare sulla normale pista di implementazione. Tuttavia, a volte l'implementazione di un piano di emergenza comporta il rimodellamento di aree importanti del progetto.

Piano B: per opportunità e minacce

A quali tipi di rischi occorre prestare particolare attenzione? Vale la pena modificare il piano di attuazione di un progetto in due casi: quando aiuterà a evitare un disastro o quando otterrà risultati significativamente migliori. Cambiare il piano quando i rischi aumentano è solitamente accompagnato da problemi come:

• ritardare l'attuazione del progetto,
• superamento del budget,
• problemi tecnici e guasti ,
• problemi di squadra,
• perdita di fiducia degli stakeholder.

Al contrario, le opportunità che richiedono il passaggio al Piano B includono, ma non sono limitate a:

• nuove opportunità tecnologiche,
• avanzi di bilancio,
• efficienza superiore alle attese del lavoro del team,
• un improvviso aumento della domanda per i prodotti o servizi oggetto del progetto.

Come preparare un piano di emergenza?

Dovremmo elaborare un piano di emergenza in parallelo con il piano di progetto che intendiamo attuare. Analizzando le pietre miliari necessarie per raggiungere l'obiettivo del progetto, è più facile immaginare le possibilità ei rischi che possono accompagnare azioni specifiche.

Un buon piano di emergenza tiene conto dei rischi con la più alta probabilità di accadimento. Questo perché è impossibile prepararsi a tutte le situazioni ed è inefficiente creare piani d'azione in caso di attacco da parte di una civiltà aliena.

Tuttavia, un Project Manager esperto può anticipare le aree di rischio più probabili. Ad esempio, in un progetto per creare software per un cliente, un rischio maggiore riguarderà la modifica dei requisiti. Ed è per una tale circostanza che dovremmo avere un piano pronto. Ad esempio, è necessario assumere preventivamente e scrivere nel contratto criteri di accettazione ben definiti e condizioni che il prodotto finito deve soddisfare, insieme a metodologie agili adottate per questo tipo di progetto.

Sebbene ogni progetto richieda un trattamento individuale, vale la pena tenere a mente alcuni principi per la preparazione di un piano di emergenza:

1. Anticipare il rischio. Non può essere evitato, quindi è meglio affrontarlo frontalmente.
2. Preparare un piano d'azione dettagliato per gli scenari più probabili. Uno schizzo generale non aiuterà in una crisi.
3. Usa la minaccia come un'opportunità di cambiamento. Forse renderà il progetto più efficace di quanto previsto.
4. Non cercare di spiegare tutto alla squadra. La maggior parte dei membri del team non ha in mente un piano per l'intero progetto, quindi potrebbe non essere nemmeno a conoscenza della sua implementazione. Dì loro solo ciò che riguarda direttamente il loro lavoro.
5. Aiuta il team a superare il cambiamento. Se i cambiamenti riguardano il modo in cui il progetto viene implementato o il modo in cui il team lavora insieme, presta particolare attenzione al fatto che tutti abbiano familiarità con il nuovo modo di fare le cose.

Riepilogo

Un piano di emergenza è un modo per affrontare in modo proattivo i rischi in un progetto. Ti consente di ridurre le perdite dovute a emergenze, come consegne ritardate o la perdita di un cliente. Ti consente inoltre di sfruttare le opportunità imminenti che offrono la possibilità di raggiungere l'obiettivo del progetto più velocemente o meglio.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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