Come prepararsi per una riunione del consiglio per essere sicuri di schiacciarlo

La maggior parte delle riunioni del consiglio sono aggiornamenti amministrativi che fanno ben poco se non informare i membri del consiglio sulle prestazioni della società dall'ultima riunione del consiglio.

Questa è sicuramente una funzione di ogni consiglio, ma se il tuo consiglio è la tua "fiducia cerebrale" e le persone che puoi utilizzare di più come cassa di risonanza per aiutarti a prendere le decisioni più difficili nella tua azienda e se è l'unico gruppo veramente al corrente della tua riservatezza informazioni e le tue scelte più difficili, allora è un peccato se non ottieni più valore.

È anche vero che ci saranno momenti difficili nel percorso della tua azienda in cui vorrai essere in grado di portare le persone dietro le decisioni difficili che desideri. Quando le persone risolvono problemi CON te, sono più coinvolte perché fanno parte della soluzione. Se hanno ricevuto solo aggiornamenti, non aspettarti che vengano coinvolti in decisioni difficili quando inevitabilmente hai la riunione del consiglio in cui le notizie non sono positive.

Se accetti l'argomento secondo cui un consiglio forte può effettivamente aiutarti, questo post illustrerà come aiutarti ad avere riunioni più produttive preparando adeguatamente in anticipo.

Come funziona la maggior parte dei preparativi per le riunioni del consiglio

Sono stato in consigli tecnici per due decenni, quindi ho una certa esperienza con ciò che va storto. Quella che segue è una narrazione, ma se hai molta esperienza con la tavola immagino che questo suonerà fin troppo familiare.

• La riunione del consiglio viene programmata
• Nessuno ci pensa troppo fino a una o due settimane prima
• Il team di gestione ha una corsa dell'ultimo minuto per mettere insieme i materiali
• La direzione è molto concentrata sul suo lavoro quotidiano di... conquistare clienti, firmare sviluppo commerciale, spedizione di prodotti... quindi questa preparazione è un'esercitazione antincendio dell'ultimo minuto ed è vista come una leggera distrazione. Se interrogato una settimana prima della riunione del consiglio, un buon numero di fondatori direbbe: "Vorrei che potessimo ritardare questa riunione di un paio di settimane" o "Potrei davvero fare a meno di questa riunione del consiglio".
• Il consiglio di amministrazione e i dati finanziari arrivano la notte prima della riunione. Gli investitori che viaggiano raggiungono i loro hotel a tarda notte. Decidono di svegliarsi presto per leggere i materiali. Lo scansionano rapidamente prima di colazione. Vengono riorientati con i numeri in modo da non essere colti alla sprovvista durante la riunione. Anche i membri del consiglio comunale lo scansionano solo perché anche loro hanno riunioni mattutine prima dell'inizio della riunione del consiglio. Pochissime persone si presentano con un forte senso di "cosa dovremmo fare" o pronte a partecipare a una conversazione produttiva
• I dati finanziari sono stati preparati dal VP of Finance / CFO. Il mazzo stesso è stato prodotto da un comitato di leader del team funzionale a cui è stato chiesto di fare 5-7 diapositive ciascuna per un aggiornamento. Ci sono troppe pagine. Supera il test di peso. Nessun membro del consiglio leggerà veramente e presterà attenzione all'intero mazzo e nessun team potrà superare l'intera presentazione durante la riunione. Quindi alla fine della riunione le persone si affretteranno a prendere le decisioni effettive senza abbastanza tempo o considerazione.
• Lo studio legale ha svolto il suo compito di preparare le richieste di stock option, i verbali delle riunioni del consiglio, le valutazioni 409a. Questi arrivano allo stesso tempo, quindi, data la scelta di leggere il mazzo e i dati finanziari o queste cose, i membri del consiglio non hanno preletto tutti questi materiali.
• L'incontro ha inizio. Probabilmente inizia tardi. Il consiglio passa attraverso le approvazioni dell'amministratore. Nessuno sa quante azioni in circolazione ci siano nella società, quindi nessuno sa a quale percentuale equivalgono le 22.475 azioni di Mary. I tempi di amministrazione vanno a capirlo. L'amministratore delegato chiede che il verbale del consiglio sia approvato dall'ultima volta. Nessuno sa subito di cosa si è discusso l'ultima volta, ma i verbali sono di alto livello, quindi a nessuno importa. Una persona li ha letti, quindi il consiglio dice "se lei sta bene, io sto bene" e vengono approvati.
• Ogni caposezione legge le sue 5–7 diapositive. Il CEO ha preventivato 20 minuti per ogni sezione, ma i primi 3 impiegano 35 minuti ciascuno, quindi siamo già indietro. Facciamo un tuffo in profondità sui dati finanziari. Abbiamo alcuni dibattiti in ogni funzione perché è quello che fanno le persone. Se metti 5 diapositive su "cosa dovremmo ordinare per pranzo oggi", il consiglio trascorrerà 30 minuti a discuterne. Le persone discutono delle informazioni che gli metti davanti. Non mettere mai le informazioni di fronte alle persone se non vuoi che vengano discusse. Probabilmente non ci sarà alcun dibattito coeso e strutturato sugli elementi più importanti dell'azienda a meno che non le metti di fronte alle persone o a meno che un membro del consiglio di amministrazione con esperienza lo intensifica.
• I membri del consiglio scappano perché la riunione stava finendo e ognuno ha la sua prossima riunione. Il consiglio non era molto d'accordo sulla sostanza, anche se se ne era discusso. Le persone sono più o meno aggiornate. Se l'azienda sta andando straordinariamente bene, tutti se ne vanno di buon umore. Se ci fossero battute d'arresto tutti iniziano a dubitare ma nessuno dice nulla di troppo sostanziale, perché, beh, non è stato assegnato tempo per come migliorare davvero le cose.

Questo non è un racconto di ogni consiglio o di ogni riunione del consiglio, ma non è lontano da molti consigli e riunioni del consiglio. Dovrebbe essere la tua guida su cosa evitare. Questo è ciò che potrei chiamare la "riunione del consiglio di inerzia" perché se non dedichi tempo e sforzi a come ottenere il massimo dalle riunioni del consiglio in anticipo, è improbabile che tu ottenga valore nella giornata.

Come rendere la tua riunione del consiglio davvero efficace

Crea una serie di KPI per come gestisci l'azienda

Dovresti iniziare con una solida serie di indicatori chiave di prestazione (KPI) per il modo in cui gestisci la tua attività che il tuo team esecutivo utilizza indipendentemente dalle comunicazioni del consiglio di amministrazione. So che è ovvio, ma trovo che molti team di gestione non siano disciplinati su come misurare il successo (a parte la rendicontazione finanziaria standard - e anche quella può essere a volte "il sedile dei pantaloni").

Una volta che hai i KPI su come gestisci, dovresti eseguirli dai membri del consiglio per scoprire se pensano che ti stia perdendo qualcosa. Falli fare un po' di lavoro per concordare come sarebbe il successo. Spesso i membri del consiglio di amministrazione stessi non fanno il lavoro per dire "quali metriche vorremmo vedere". A volte non lo sanno nemmeno.

Qualsiasi ottimo membro del consiglio dovrebbe dirti: "per favore non creare metriche o materiali sulle prestazioni che analizzino l'attività che non stai già creando per l'uso del tuo management".

Nessun grande consiglio vuole che tu ti distragga facendo tutta una serie di analisi finanziarie che sono strettamente per scopi del consiglio. Se sviluppi una solida serie di KPI per il modo in cui gestisci la tua attività e poi sviluppi un pacchetto regolare che il consiglio di amministrazione è abituato a vedere, non dovrebbe richiedere lavoro extra per preparare il pacchetto di metriche del consiglio trimestrale.

Decidi quali sono i tuoi problemi più strategici

Circa 6 settimane prima della riunione del consiglio dovresti incontrare il team esecutivo che partecipa o si prepara alle riunioni del consiglio e concordare quali sono le questioni più significative su cui sta lavorando l'azienda. Ciò può includere: raccolta fondi, scelte di sviluppo del prodotto, vendite, efficacia del marketing, concorrenza, sviluppo del business, fusioni e acquisizioni... qualunque cosa.

Ma quali sono i PROBLEMI CHIAVE con cui il management è alle prese. Puoi scrivere questo come un racconto in 3-5 punti chiave. Dopo averli identificati, puoi concordare quali elementi ritieni rilevanti per il consiglio. Ci sono tre test se questo è rilevante per la tua prossima riunione del consiglio

• Ho bisogno di rivelare questo oggetto al consiglio in modo che non ne siano sorpresi in seguito. Può essere una buona notizia o una cattiva notizia, ma NON PUÒ essere una sorpresa
• Questo è un problema che sta emergendo e vorrei ricevere l'input delle mie schede per assicurarmi di pensarci correttamente
• Questo è qualcosa che richiede l'approvazione del consiglio. Un esempio ovvio è un budget annuale e questo di solito è una parte importante di almeno una delle riunioni annuali del consiglio. Può anche essere un compenso esecutivo, una grossa deviazione dal budget, un aumento del debito, un RIF (riduzione in vigore), ecc.

Crea una breve strategia/mazzo di discussione

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Crea una presentazione di 5-10 pagine nel tuo software di presentazione preferito su qualsiasi problema chiave con cui sei alle prese. È una sorta di "primer" per il consiglio di amministrazione o, come alcuni CEO lo chiamano "pre-lettura". Questo è un modo per inquadrare il problema di cui vuoi parlare. Se hai alcune metriche chiave o dati finanziari che si adattano ancora meglio alla pre-lettura.

Esempio: Stiamo pensando di lanciare una nuova linea di business

• Il nostro prodotto attuale ha solo il 30% di margine lordo
• Potremmo aumentare il prezzo, ridurre i costi o mantenere il margine stabile e vendere più unità
• Se aumentiamo il prezzo, ci preoccupiamo della concorrenza poiché abbiamo concorrenti già al di sotto del nostro prezzo
• Possiamo ridurre i costi, ma ci vorranno 12 mesi per ridurre la distinta base
• Possiamo rimanere fermi ma, dati i costi di acquisizione dei nostri clienti, siamo preoccupati di non crescere in modo redditizio
• Vorremmo quindi lanciare un prodotto adiacente. Pensiamo che avrà un tasso di collegamento del 30% al nostro prodotto principale. Il nostro prodotto adiacente ha margini lordi del 70%, quindi se riusciamo a ottenere anche un tasso di attaccamento del 20% possiamo mantenere i prezzi stabili sul nostro prodotto principale e aumentare il margine totale dal 30% al 38%

Questo è tutto inventato, ma è un esempio di come potrebbe essere un singolo mazzo di discussione di 5–7 pagine e quale argomento potrebbe coprire. Questo è un lavoro extra rispetto al semplice presentarsi a una riunione del consiglio e presentare i dati finanziari? Sicuro. Ma è una grande disciplina anche internamente per risolvere le tue decisioni più importanti.

Crea un'agenda del consiglio

Vorrei creare un ordine del giorno del consiglio in anticipo con particolare attenzione agli argomenti e alle allocazioni di tempo. Sii molto specifico e determinato su quanto tempo intendi dedicare a ciascuna area. Mi sorprende quanto la maggior parte delle bacheche sia scarsa nella gestione del tempo e quanto tempo le bacheche assegnano ad argomenti meno importanti e si bloccano a correre su argomenti più importanti.

L'ordine del giorno dovrebbe essere mirato. Pensa a te stesso agli obiettivi della giornata, a cosa è importante per te e quanto tempo vuoi dedicare ad esso. Se inizi con l'amministratore (valutazioni 409a, allocazioni di piccole stock option, verbali del consiglio) e poi mastichi 20 minuti con questo, è colpa tua.

Odio iniziare con cose non importanti. Viaggiamo in aereo per sederci considerando lo 0,02% di borse di studio? Nella mia mente le cose meno importanti dovrebbero essere alla fine della riunione. In questo modo, se hai poco tempo, corri con l'amministratore (se è veramente solo un amministratore) alla fine O puoi approvarlo tramite un UWC (consenso unanime scritto) dopo la riunione del consiglio o programmare una chiamata amministrativa di 15 minuti in tra le sessioni del consiglio per approvare questo.

Salva la tua agenda per le cose che contano di più per te.

Ottieni il tuo mazzo finanziario con 72 ore di anticipo

Oltre il 90% dei pacchetti finanziari esce 1–2 giorni prima della riunione del consiglio e penso che il 65% arrivi 1 giorno prima. C'è un modo limitato per i membri del consiglio di leggerli, digerirli, confrontarli con l'ultima riunione del consiglio, scrivere domande.

Non c'è da meravigliarsi se la tua riunione del consiglio diventa una riunione di aggiornamento finanziario. Non puoi aspettarti che i membri del tuo consiglio ricevano un mazzo a mezzogiorno il giorno prima di una riunione del consiglio, ma poi non abbiano altre 3 riunioni il giorno prima, quindi nella migliore delle ipotesi probabilmente le leggeranno la sera. Se stabilisci uno schema con 3 giorni di anticipo (72 ore) nessuno ha una scusa per non leggerli e hai solide basi per non approfondirli durante la riunione del consiglio.

Invia la tua agenda a ciascun membro del consiglio individualmente / Imposta le chiamate in anticipo

Invia l'ordine del giorno in anticipo e chiedi "pre-chiamate" per vedere se desiderano aggiungere punti all'ordine del giorno del consiglio o se pensano che questi argomenti siano quelli giusti. Se hai tempo per completare il tuo mazzo strategico in anticipo, vale anche la pena inviarlo.

Penso che il miglior consiglio di amministrazione il CEO abbia telefonate di 30-45 minuti con ogni membro del consiglio non esecutivo prima della riunione del consiglio vera e propria per esaminare i dati finanziari 1–1 e esaminare le informazioni sulla strategia e l'agenda.

Penso che questo sia fondamentale per alcuni motivi:

• Ti assicuri che ogni membro del consiglio comprenda veramente la tua performance e si presenti il ​​giorno pronto per una discussione/dibattito
• Puoi scoprire cosa pensano veramente delle decisioni critiche che devi prendere. In questo modo, se pensano che tu debba aggiungere alla tua agenda, puoi farlo. Se non sono d'accordo con una decisione, puoi capire perché. Se vuoi il loro supporto per una decisione difficile, puoi capire a che punto si trovano
• Pensa al tuo pre-incontro come una frusta del Congresso "conta i voti"
• Le pre-chiamate ti aiutano anche a costruire un rapporto 1–1 in modo da avere un maggiore controllo della stanza quando sei tutti insieme.

Questo è "sopraelevato?" Sì probabilmente. Ma fa parte della gestione di un consiglio, che fa parte della gestione efficace di un'azienda. Se gestisci il pre-partita, hai una partita migliore. Se prosciughi problemi finanziari prima della riunione del consiglio, puoi dedicare più tempo alla discussione critica e meno tempo alla diffusione delle informazioni.

Pensieri finali

Sono sicuro che non tutti i membri del consiglio sono d'accordo con la mia valutazione su come prepararsi per grandi riunioni del consiglio. Alcuni membri probabilmente odiano le pre-chiamate, che vedono come spese generali. Alcuni membri probabilmente vogliono che la maggior parte della riunione del consiglio sia una revisione delle informazioni finanziarie.

Personalmente non penso che abbiano ragione, ma non importa cosa penso. Ciò che conta è capire come lavorare al meglio con la TUA tavola. Decenni di esperienza mi hanno insegnato che la pianificazione preliminare anticipata rende le riunioni dei cinghiali molto più efficaci. Ma ancora più importante di questo è avere un consiglio che sia d'accordo.

Disclaimer: sono stato su dozzine di bacheche nel corso degli anni. Non parlo di una singola azienda. Prometto. Se questa suona come la tua azienda e sto parlando di te, è solo perché è così che viene gestito il > 50% delle schede.

[Questo post di Mark Suster è apparso per la prima volta su entrambi i lati del tavolo ed è stato riprodotto con il permesso.]