Come prevenire la sovrapposizione e la duplicazione del lavoro

Il lavoro di squadra crea certamente il lavoro dei sogni, ma non quando i compiti si sovrappongono o si duplicano senza un risultato positivo. La duplicazione degli sforzi o la sovrapposizione del lavoro è il peggior nemico di un project manager o di un leader poiché non sono diretti all'obiettivo giusto. La duplicazione del lavoro porta spesso all'esaurimento delle risorse.

Scopriamo quando la duplicazione funziona davvero e, in caso negativo, come evitarla.

Che cos'è la duplicazione dello sforzo?

Prima di immergerci nella duplicazione del lavoro, esploriamo cosa significa duplicazione dello sforzo. In poche parole, la duplicazione degli sforzi si ha quando due o più persone fanno lo stesso sforzo per svolgere un compito simile. La duplicazione degli sforzi significa meno produttività? La chiave qui è il risultato. Se il risultato rimane invariato, nonostante gli sforzi duplicati, sarebbe improduttivo. Tuttavia, quando sei in grado di produrre un risultato diverso attraverso la duplicazione degli sforzi, allora può essere produttivo.

Consideriamo ad esempio uno scenario in una fabbrica di giocattoli. Un lavoratore in una linea di produzione impiega un'ora per imballare 25 scatole di macchinine. Aggiungi un altro lavoratore alla stessa riga. Ora hai due lavoratori, ciascuno che imballa 25 scatole di macchinine all'ora. Ne deriva un risultato di 50 macchinine all'ora. In questo caso, il risultato raddoppia a causa della duplicazione degli sforzi; aumentando così la produttività.

Immagina che il reparto marketing della stessa fabbrica stia conducendo una ricerca sull'introduzione di un nuovo giocattolo per puntare alle vendite stagionali. Il team di prodotto di quell'azienda potrebbe tentare di fare lo stesso, non sapendo che anche la divisione marketing sta svolgendo lo stesso compito. Alla fine della giornata, il Direttore Generale si ritrova con due relazioni sullo stesso compito. Qui, la duplicazione degli sforzi ha portato allo stesso risultato. Potrebbero esserci informazioni diverse su entrambi i rapporti, ma se i due team avessero collaborato all'inizio, avrebbero potuto identificare le somiglianze nei loro sforzi e distribuire il lavoro tra loro per produrre un rapporto più approfondito.

Come puoi vedere, c'è solo una linea sottile tra la duplicazione dello sforzo e il lavoro. Sebbene la duplicazione del lavoro non sia sempre negativa, se gestita in modo errato può portare allo spreco di tempo e risorse di un'organizzazione.

Come prevenire la sovrapposizione e la duplicazione del lavoro?

Ora ti stai chiedendo, 'come faccio a superare la duplicazione del lavoro?'

Il primo passo è analizzare attentamente il risultato di ogni sforzo duplicato, per determinarne l'impatto sulla produttività complessiva. Se il lavoro duplicato costringe i membri del team a essere meno produttivi, è necessario adottare misure per garantire che non si verifichino sovrapposizioni di lavoro. Questo è più facile da monitorare tra i singoli team dove c'è un manager o un lead per supervisionare il lavoro di ciascun membro del team.

Nella maggior parte dei casi, la duplicazione del lavoro si verifica nei team interfunzionali quando non esiste un adeguato canale di comunicazione tra di loro. Di seguito sono riportati alcuni dei passaggi che puoi seguire per evitare la duplicazione del lavoro.

Comunica regolarmente

In altre parole, parla, contatta e coinvolgi! La comunicazione è il primo passo per prevenire la duplicazione del lavoro.

La duplicazione del lavoro avviene a causa della mancanza di comunicazione tra i team interfunzionali. Nel nostro esempio precedente, se ci fosse stata una linea di comunicazione adeguata tra i team di marketing e di prodotto, avrebbero potuto collaborare e ricercare insieme. Pertanto, è importante garantire che vi sia un adeguato canale di comunicazione tra e all'interno dei team.

È possibile utilizzare metodi formali tradizionali come riunioni di pianificazione del lavoro quotidiano; o e-mail o app come Slack, Google Chat o Microsoft Teams per facilitare la comunicazione senza interruzioni tra i membri del team.

Nelle grandi organizzazioni, potrebbe non essere pratico tenere riunioni regolari; ma i team leader possono riconoscersi a vicenda sui progetti in cui sono coinvolti.

I canali di comunicazione efficaci sono diventati più importanti che mai. Ciò è dovuto alla crescente tendenza delle aziende a ricorrere a strutture di lavoro a distanza. In questo contesto, è necessaria una comunicazione costante per preservare la trasparenza del lavoro, costruendo al contempo relazioni di squadra.

Traccia e misura i progressi

È importante tenere traccia dei compiti assegnati a ciascun team e misurare i progressi. Collabora con i membri del tuo team e prepara un piano d'azione per elencare tutte le attività che devono essere adempiute. Conduci questo esercizio quando inizi un nuovo progetto o svolgi attività quotidiane. Discutere con ciascun team per impostare tempistiche realistiche per realizzare questi risultati.

Gli incarichi possono quindi essere tracciati su una bacheca Kanban in base all'ordine di priorità. Questa pratica aiuta a determinare la quantità di lavoro che è stata completata, cosa deve essere completato e dove si trovano i bloccanti.

Ti darà anche una chiara comprensione di dove è necessaria l'attenzione del team leader e quali misure devono essere prese per rimuovere i bloccanti.

Creately è un'area di lavoro visiva online che consente la visualizzazione dei flussi di lavoro durante la pianificazione del progetto in modo da identificare precocemente e prevenire duplicazioni di lavoro. Traccia il flusso di lavoro del progetto su un diagramma di corsia di nuoto per allocare attività e risorse a ciascun team. Visualizzare l'intero progetto su un'unica tela può aiutare a evitare il fastidio di dover saltare avanti e indietro tra più app per il monitoraggio del progetto. Creately rende facile determinare chi sta facendo cosa, eliminando così la possibilità di sovrapposizione delle attività.

Sii trasparente e rendi il tuo lavoro accessibile

Quando completi un progetto, lascia un'eredità del lavoro che hai svolto. Rendi il tuo lavoro accessibile a tutti i membri del team rilevanti dell'azienda.

Assicurati che ci sia un database che faciliti l'accessibilità senza interruzioni alle ricerche precedenti e alle attività del progetto. Ciò aiuterà i colleghi che tentano progetti futuri a raccogliere conoscenze sul lavoro completato, eliminando spazio per la duplicazione del lavoro.

Li illuminerà anche sui risultati di un potenziale corso d'azione e farà luce su cosa dovrebbe essere fatto diversamente.

Creately può fungere da hub centrale per centralizzare tutti i contenuti, le attività e le comunicazioni del progetto, dal brainstorming e dalla pianificazione all'esecuzione. Fornisce framework personalizzabili per la mappatura mentale, la mappatura delle affinità, la pianificazione dello sprint, le tempistiche dei progetti, la mappatura del flusso di lavoro e altro ancora. Le funzionalità di collaborazione di Creately, tra cui videoconferenza in-app, monitoraggio del mouse e commenti, consentono agli utenti di lavorare insieme e condividere informazioni senza problemi.

La seconda volta è "Non sempre" il fascino

La duplicazione del lavoro non è sempre negativa. Tuttavia, quando non è diretto a un risultato adeguato, la duplicazione del lavoro può richiedere molto tempo e essere addirittura noiosa.

Sii intelligente nel modo in cui svolgi il tuo lavoro. Nell'ambiente lavorativo odierno, non puoi più lavorare in silos. Non esitare a interagire con i tuoi colleghi e ad avere una linea di comunicazione costante con loro. Siate aperti alla condivisione reciproca delle conoscenze e concentratevi sul raggiungimento degli obiettivi collettivi. Una comunicazione e una collaborazione efficaci garantiranno che tutti in azienda svolgano un lavoro significativo in un viaggio collettivo verso il successo.