Come ridurre i costi generali nel 2023?

Un contesto economico in evoluzione, l’aumento dei prezzi delle materie prime e dell’energia e le crescenti aspettative dei vari tipi di stakeholder (clienti, dipendenti, partner, ecc.) – sono solo alcune delle sfide che le aziende più piccole e più grandi dovranno affrontare nel 2023. In una situazione del genere , le aziende che operano in diversi settori cercano di ridurre i costi generali, cioè quelli legati alle operazioni quotidiane: il compito di ottimizzare le spese diventa per loro molto più importante di prima.

Di seguito spieghiamo in dettaglio quali categorie di spese rientrano nel suddetto termine, nonché indichiamo i modi più efficaci per ridurre le spese generali, che senza dubbio vale la pena raggiungere nell'attuale realtà economica.

Cosa sono le spese generali aziendali?

Le spese generali (chiamate anche spese indirette o operative) si riferiscono alle spese correnti sostenute da un'azienda nell'ambito delle sue operazioni quotidiane, ma che non sono direttamente correlate alla produzione di un prodotto specifico o alla fornitura di un servizio specifico. Quindi, queste sono le spese che l’azienda deve coprire indipendentemente dal livello di produzione o di vendita. Includono principalmente:

• pagamenti per affitti o locazioni (affitto o locazione di spazi per uffici, magazzini o altre strutture),
• utenze (spese per energia elettrica, acqua, gas e altre utenze necessarie all'esercizio dell'impresa),
• salari e benefit per il personale amministrativo (pagati ai dipendenti con funzioni HR o finanziarie),
• Assicurazione (sia obbligatoria che volontaria),
• forniture e attrezzature per ufficio (spese per attrezzature per ufficio, computer, stampanti, scanner e altre attrezzature necessarie per le operazioni quotidiane),
• tasse e licenze (ad esempio, tassa sulla proprietà)
• ammortamento (la progressiva diminuzione del valore dei beni nel tempo, di cui si tiene conto nel bilancio),
• manutenzione e riparazione (crediti relativi alla riparazione di attrezzature, macchinari ed apparecchi),
• spese legali e contabili.

4 modi per ridurre i costi generali

Una gestione efficace dei costi generali è fondamentale per mantenere la redditività di un'azienda, soprattutto in periodi di condizioni economiche meno stabili. Per questo motivo, le aziende sono alla ricerca di modi per ridurre queste spese, senza però incidere negativamente sulle operazioni o sulla qualità di prodotti e servizi. Di seguito vengono presentati i migliori di questi, che potrebbero dare i risultati attesi nel 2023.

1. Negoziare accordi con i fornitori

Il primo modo per ridurre i costi generali è negoziare accordi con i fornitori esistenti (ad esempio, servizi di contabilità, materiali, servizi legali, ecc.), il che può richiedere tempo e impegno ma può potenzialmente produrre risparmi significativi per la tua azienda. Quando decidi di farlo, definisci gli obiettivi specifici che desideri raggiungere durante le negoziazioni (ad esempio, prezzi più bassi, termini di pagamento più lunghi o sconti per acquisti all'ingrosso) e cosa puoi offrire in cambio. Cerca anche fornitori più economici confrontando le offerte disponibili sul mercato (in termini di prezzo, qualità, termini di pagamento e consegna, nonché storia della collaborazione). Le offerte che trovi possono essere un argomento per i fornitori esistenti per abbassare i prezzi per trattenerti.

2. Esternalizzare i processi selezionati

L'outsourcing implica l'esternalizzazione di determinati compiti o processi a società esterne specializzate in tali aree (come contabilità, servizio clienti, marketing, reclutamento, IT o produzione). Può contribuire a ridurre i costi generali eliminando la necessità di assumere e formare personale interno, nonché di acquistare e mantenere attrezzature o infrastrutture. Se desideri utilizzare questo metodo, dovresti iniziare identificando i processi o le attività della tua azienda che possono essere esternalizzati, ovvero quelli che comportano spese significative o che richiedono conoscenze specializzate.


3. Condurre un audit finanziario

Un altro modo per ridurre è far eseguire un audit finanziario da qualcuno specializzato in questo settore. Sebbene questo processo venga solitamente utilizzato per esprimere un giudizio sull'accuratezza del bilancio, può anche essere uno strumento per comprendere le fonti di entrate e spese. Pertanto, ti consentirà anche di valutare se tutti i costi generali sono necessari e ragionevoli. Come passo successivo sarà possibile cercare aree di miglioramento – non solo riducendole, ma anche aumentando la redditività dell'azienda con altri mezzi.

4. Utilizza un unico strumento completo

Invece di pagare, solitamente sotto forma di abbonamento per più strumenti, cerca un'alternativa che offra tutte (o la maggior parte) delle funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno. Una di queste soluzioni è Firmbee, un potente sistema per la gestione di progetti e team. Oltre a suddividere le attività del progetto e ad assegnare loro utenti specifici, puoi anche eseguire il processo di reclutamento (sistema ATS), creare database di contatti (CRM), gestire il calendario e la lista delle cose da fare, controllare l'inventario, preparare preventivi per clienti, emettere fatture e tenere traccia di entrate e spese. Scopri le possibilità di Firmbee con la versione gratuita!

Costi generali – riepilogo

Ridurre le spese generali, contrariamente alle apparenze, non significa necessariamente tagli che incidono negativamente sul funzionamento di un’azienda o di un’organizzazione – un termine migliore in questo contesto è senza dubbio “necessaria ottimizzazione delle spese”. Dopotutto, l'obiettivo di qualsiasi azienda è trovare modi per risparmiare denaro mantenendo o migliorando la qualità dei prodotti o dei servizi. Il primo passo per farlo è senza dubbio un’analisi approfondita delle entrate e delle uscite, che identificherà le aree in cui si può o si può ricercare un risparmio. Successivamente si può determinare quale delle modalità (comprese quelle sopra menzionate) l’azienda sceglie, a seconda delle sue esigenze e capacità.

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Autore: Piotr Pawlowski

Product Owner con oltre 15 anni di esperienza nel marketing su Internet in senso lato. Senza il minimo problema può gestire un progetto e tutto è in un unico posto. Appassionato di growth hacking, le sue aree di interesse includono la gestione dei progetti, lo sviluppo del business e il content marketing. È anche un appassionato appassionato di risorse umane.

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