Come eseguire una riunione remota produttiva | Migliori pratiche e modelli

Fatto: i team remoti tendono a fare più riunioni rispetto ai lavoratori in loco.

Se attualmente lavori da casa, sai che questo è vero.

A volte le cose potrebbero sembrare fuori controllo; ci sono troppe facce sullo schermo, troppe persone che parlano contemporaneamente, alcuni si uniscono in ritardo e non hanno idea di cosa stiano parlando tutti gli altri e poi improvvisamente l'attenzione di tutti è sul gatto di qualcuno che ha deciso di unirsi alla chiamata senza essere invitato.

Ma gli incontri sono importanti. E per i team remoti, è l'unica cosa che aiuta a mantenere tutti allineati, indipendentemente da dove si trovino.

Di seguito sono elencate alcune pratiche che ti aiuteranno a gestire una riunione remota altamente efficace comodamente da casa tua.

Pronto a tuffarti?

Best practice per le riunioni a distanza

1. Identifica i partecipanti e aiutali a prepararsi

Decidere chi deve partecipare all'incontro dipende dall'obiettivo effettivo di esso.

E quando si pianifica una riunione virtuale, è necessario prestare maggiore attenzione a chi partecipa alla riunione poiché potrebbero esserci limitazioni negli strumenti utilizzati, più fusi orari e orari in conflitto.

È essenziale controllare il programma dei partecipanti prima di fissare un orario per la riunione.

In un ufficio, puoi essere più disinvolto riguardo all'ordine del giorno, poiché puoi condividere più informazioni mentre pranzi, incrociarti nel corridoio, parlarti, ecc.

Tuttavia, una riunione virtuale richiede una preparazione molto più anticipata.

È importante inviare l'ordine del giorno, insieme all'obiettivo/scopo della riunione, e i collegamenti a risorse aggiuntive o app che utilizzerai durante la discussione con qualche ora di anticipo se non un giorno prima.

Ciò consentirà ai partecipanti di prepararsi per ciò che sta arrivando, installando qualsiasi software richiesto, leggendo, ricercando, programmando la riunione nella loro giornata e prendendosi cura di qualsiasi altro requisito tecnico. Allo stesso tempo, chiarire i ruoli che ogni partecipante dovrà svolgere durante l'incontro.

2. Chiarire le linee guida per le riunioni a distanza

Le linee guida per le riunioni aiutano a gestire meglio le cose.

Chiarire cosa ti aspetti che ogni partecipante faccia/contribuisca e come dovrebbe comportarsi una volta online (ad es. se deve aspettare che qualcun altro finisca di parlare prima di esprimere la propria opinione, se ha la fotocamera accesa e i microfoni silenziati mentre gli altri parlano, ecc. .).

Puoi menzionare queste linee guida nell'e-mail introduttiva che invii insieme all'ordine del giorno. Oppure dedica qualche minuto a menzionarli all'inizio della riunione.

Allo stesso tempo, i partecipanti possono aiutare a mantenere le cose più efficaci seguendo queste semplici linee guida sull'etichetta delle riunioni online.

• Vestiti in modo appropriato
• Assicurati di avere un background professionale e adatto al lavoro (es. niente letti, stanze disordinate, ecc.)
• Disattiva il microfono quando non stai parlando
• Non distrarti. Non fissare il telefono, digitare sulla tastiera o lavorare su altre attività quando qualcun altro sta presentando
• Metti il ​​telefono in modalità silenziosa e disattiva le altre notifiche
• Aspetta il tuo turno. Non interrompere mentre gli altri parlano o parlano sopra di loro
• Se hai un commento o una domanda, porta l'attenzione su di te prima di parlare. O fai un gesto con la mano o dì "domanda" o "commenta"
• Sii pronto. Assicurati che la connessione, la videocamera e il microfono funzionino prima della riunione

Suggerimento: assegna ai partecipanti i ruoli di facilitatore, appunti, cronometrista, ecc. Ruota questi ruoli tra loro in giorni diversi per tenerli tutti coinvolti.

3. Selezionare un software per riunioni remote adatto

Cosa hanno in comune tutte le riunioni virtuali di successo? Un insieme di buoni strumenti per facilitarlo e i suoi scopi.

Ci sono una varietà di strumenti tra cui puoi scegliere in base alle tue esigenze.

Zoom: questa è una soluzione per sale conferenze basata su software che consente ai team di incontrarsi online con o senza video. Quando vuoi discutere di qualcosa con un team più ampio e preferisci vedere le loro reazioni in video, questo strumento funzionerà alla grande.

Slack: Slack è un'app di messaggistica che può essere utilizzata anche per chiamate audio e video. Puoi avere un canale Slack separato in cui puoi impostare promemoria per i tuoi stand-up giornalieri o i check-in settimanali dei progetti, mantenere i verbali delle riunioni registrati con i post o direttamente sul canale Slack, ecc. Tuttavia, consente solo videochiamate di gruppo per 15 persone in totale. Quindi funziona meglio per i team più piccoli per riunioni brevi.

Creately: vuoi spiegare un'idea o un concetto visualizzandolo su una lavagna online? Creately è un ottimo strumento per i team che desiderano utilizzare una mappa mentale per fare brainstorming o un diagramma di flusso per discutere un nuovo processo, ecc. durante una riunione. Con la sua funzione di collaborazione in tempo reale, tutti possono modificare e condividere commenti sulla stessa tela/bacheca contemporaneamente.

Documenti Google: che si tratti di creare un'agenda per una riunione, condividere note di riunione o collaborare su una proposta di progetto, Google Documenti è un ottimo strumento. Tutti possono collaborare e modificare il documento in tempo reale, chattare e commentare, e puoi utilizzare la cronologia delle revisioni per ripristinare le versioni precedenti del documento ogni volta che vuoi.

Puoi anche utilizzare una combinazione di questi strumenti per soddisfare lo scopo della tua riunione. Ad esempio, puoi usare Slack per parlare tra loro e Creately per spiegare e registrare la tua strategia. Condividi lo schermo con il resto del team in modo che tutti possano vedere a cosa stai lavorando o crea il tuo documento Creately dal tuo canale Slack (con il plug-in Creatly per Slack) per consentire a tutti un rapido accesso ad esso.

Suggerimento: usa il video il più possibile in quanto è il più vicino alla comunicazione di persona che puoi avere quando lavori da casa. Inoltre ti dà la possibilità di leggere il linguaggio del corpo dei partecipanti e assicurarti che stiano effettivamente prestando attenzione.

4. Assegna un po' di tempo per rompere il ghiaccio

Per i team remoti, una riunione può anche essere un momento per costruire relazioni. Invece di tuffarti direttamente nella discussione di questioni ufficiali, prenditi del tempo all'inizio della riunione per rompere il ghiaccio. Ciò contribuirà anche a mantenere i partecipanti impegnati nelle ore a venire.

Puoi andare in giro per la sala riunioni virtuale chiedendo a tutti come è stata la loro settimana o parlando di un evento di attualità che colpisce tutti.

Suggerimento: prima di passare alla discussione formale delle questioni in corso, assicurati di ricordare a tutti anche l'obiettivo della riunione.

5. Prendi appunti e crea un piano d'azione

È importante tenere un registro di tutte le idee condivise durante la riunione. Può essere condiviso con coloro che hanno perso la riunione ed essere utilizzato per creare il tuo piano d'azione in un secondo momento.

Tanto importante quanto discutere e trovare soluzioni, è assegnare a tutti coloro che hanno partecipato alla riunione i risultati finali e le azioni per attuare il piano. Allo stesso tempo, è importante chiarire le date di scadenza e quando avrà luogo il prossimo incontro.

Se stai utilizzando uno strumento di gestione delle attività, puoi pianificare rapidamente tutto su di esso. Puoi anche utilizzare un modello di piano d'azione (controlla quello di seguito) per dare priorità alle cose.

Suggerimento: invia un'e-mail con un riepilogo di tutto, inclusi gli elementi di azione assegnati loro dopo la riunione.

7 modelli per mantenere le cose produttive durante le riunioni a distanza

Di seguito sono riportati alcuni modelli che puoi utilizzare subito durante le tue riunioni virtuali. Basta fare clic sul modello per aprirlo nell'editor. Condividi un link di modifica/revisione con altri per collaborare.

Piano d'azione

Elabora ruoli e responsabilità, risorse, scadenze, ecc. in quel momento con questo modello di piano d'azione.

Appunti di riunione

Mantieni i verbali delle riunioni organizzati con questo semplice modello per annotare le note della riunione. In seguito puoi allegarlo all'e-mail di riepilogo o condividerlo sul tuo canale Slack per consentire l'accesso ad altri.

Inizio Stop Continua

Rifletti sulle azioni che il team dovrebbe iniziare a fare, smettere di fare e continuare a fare con questo modello.

Mappa mentale

Brainstorm su un argomento utilizzando questo modello. Puoi utilizzare la codifica a colori per identificare le idee aggiunte dai diversi partecipanti.

Diagramma a lisca di pesce

Semplifica la risoluzione dei problemi e trova la causa principale del problema con questo diagramma a lisca di pesce.

Consiglio delle idee

Raccogli, organizza e assegna la priorità alle idee raccolte con una bacheca delle idee. Puoi anche utilizzare un diagramma di affinità per classificare le idee e trovare tendenze/modelli.

Carta della squadra

Collabora per chiarire la direzione del team e stabilire i confini con questo modello di statuto del team.

Altri suggerimenti per condurre una riunione virtuale produttiva?

Lavori da casa in questi giorni a causa della pandemia di Coronavirus? Quindi partecipare alle riunioni online deve far parte della tua routine quotidiana. Facci sapere alcune delle best practice utilizzate dal tuo team per mantenere le cose produttive.