Come inviare una fattura? Strumenti utili

Ogni libero professionista, piccolo imprenditore o imprenditore emette fatture ogni mese. Sono necessari per ricevere il pagamento del lavoro svolto o della merce consegnata. Ma il solo rilascio di un tale documento non garantisce la ricezione del pagamento. Per il completo successo è necessario consegnarlo all'appaltatore. Da questo articolo imparerai 3 modi per inviare una fattura e quali strumenti sono particolarmente utili in questo processo.

Come inviare una fattura – sommario:

1. Come inviare una fattura cartacea?
2. Come preparare una fattura in formato elettronico?
3. Come creare e inviare un file PDF con fattura?
4. Come può aiutarti un'applicazione di fatturazione?

Come inviare una fattura cartacea?

Sebbene Internet abbia definitivamente preso piede nelle nostre case e negli uffici, la stragrande maggioranza delle fatture viene inviata tramite posta tradizionale. Secondo il rapporto Fatturazione elettronica / Fatturazione elettronica. Digitalizzazione e automazione fino al 90% delle fatture va ai destinatari in formato cartaceo.

Sfortunatamente, questo ha i suoi svantaggi. Uno di questi è il tempo necessario per consegnare la lettera all'indirizzo indicato. Durante la spedizione, devi tenerne conto dell'intero processo che porta al pagamento. È necessario ricordare che molte persone potrebbero essere allegate a documenti cartacei. Si aspettano che tu fornisca loro le fatture proprio in questo modulo. Certo, potresti essere in grado di convincere alcuni a fatturare elettronicamente, ma in altri casi dovrai adattarti ai desideri dei tuoi clienti.

La maggior parte degli strumenti necessari per inviare una fattura cartacea sono disponibili in qualsiasi ufficio. Avrai bisogno di un computer con una stampante, software per ufficio e buste. Sebbene tu possa scrivere una fattura a mano in un modulo appositamente preparato, è molto più facile lavorare su documenti elettronici.

Con un elaboratore di testi o un foglio di calcolo, puoi preparare un documento che contiene tutti gli elementi necessari. Quindi devi stamparlo, metterlo in una busta, indirizzarlo e inviarlo. I più diffusi word processor ti consentono di stampare su buste, quindi non devi angosciarti scrivendo l'indirizzo a mano. Non ti resta che acquistare un francobollo e inviare la lettera all'appaltatore.

Come preparare una fattura in formato elettronico?

Un'alternativa ai documenti cartacei è la fattura elettronica. Non hai bisogno di un software speciale per crearlo, poiché quello che usi ogni giorno – un semplice foglio di calcolo o un elaboratore di testi – sarà sufficiente. Come per un documento inviato per posta tradizionale, devi prima creare una fattura, tranne per il fatto che invece di stampare devi salvare il file creato in questo modo.

Evita formati come DOC o XLS , perché sebbene siano comuni e facili da aprire, presentano un grosso inconveniente: un documento preparato in questo modo può essere facilmente modificato. Certo, hai la possibilità di proteggere la modifica di tale file con una password, ma è meglio usare una soluzione collaudata: i file PDF. Inviando un tale documento sei sicuro che nessuno interferirà con il suo contenuto.

Come creare e inviare un file PDF con fattura?

Puoi utilizzare uno dei convertitori disponibili sul web, come Adobe Acrobat, ad esempio, per creare un file PDF. Basta selezionare una fattura precedentemente salvata in un file DOC e il programma eseguirà automaticamente la conversione in PDF. A seconda delle impostazioni del tuo computer e delle opzioni disponibili nel tuo elaboratore di testi/foglio di calcolo, puoi anche già selezionare l'opzione per salvare il file in formato PDF dall'interno del programma.

Aggiungi il documento preparato in questo modo come allegato in un'e-mail. È una buona idea iniziare a creare un messaggio per un cliente con questo passaggio. Ciò garantirà di non inviare un'e-mail senza un allegato. Nel titolo del messaggio è possibile inserire il nome del progetto a cui si applica la fattura. Il contenuto dell'e-mail dovrebbe essere breve e diretto, ma ricorda di mantenere un tono educato. Puoi ringraziarli per la collaborazione passata, incoraggiarli a utilizzare i servizi offerti in futuro e, in caso di fattura parziale, indicare a quale fase del lavoro si riferisce.

Come può aiutarti un'applicazione di fatturazione?

Questo è uno strumento che facilita notevolmente l'invio di fatture perché ti offre la più ampia gamma di opzioni. Se si lavora con aziende che richiedono documenti cartacei, è sufficiente emettere, stampare e inviare la fattura tramite posta ordinaria secondo i desideri del cliente. Il vantaggio per te è che tale applicazione viene fornita con modelli di fattura già pronti, così puoi essere certo che rispetteranno le normative del tuo paese.

Inoltre, non devi preoccuparti delle aliquote IVA o della correttezza dei calcoli e dei riepiloghi. Basta selezionare l'aliquota fiscale appropriata, inserire il valore netto dei beni/servizi e il programma calcolerà il valore dell'articolo stesso insieme all'imposta.

Con l'app di fatturazione gratuita, puoi inviare facilmente le fatture elettroniche direttamente alle caselle di posta degli appaltatori che accettano questa forma di comunicazione. Tale documento viene salvato immediatamente in formato PDF, quindi non avrai problemi a convertire tale file in un formato che garantisca l'integrità dei dati. Puoi inviare una fattura così preparata letteralmente con pochi clic. Non devi accedere alla tua e-mail: puoi fare tutto dall'interno dell'applicazione. Puoi inserire l'oggetto del messaggio, completarne il contenuto o utilizzare un modello preparato, che fa risparmiare tempo e riduce notevolmente il tuo lavoro.

È importante sottolineare che non ti capiterà mai più di inviare un'e-mail senza allegato, perché cliccando sul pulsante "invia" la fattura che hai emesso viene automaticamente allegata al messaggio. Come con l'e-mail standard, puoi selezionare il destinatario del messaggio, aggiungere più destinatari e persino inviare una copia nascosta. Questo è pratico quando hai a che fare con grandi aziende perché puoi inviare la fattura sia alla persona con cui stai lavorando a un progetto sia direttamente all'ufficio contabilità.

Se ti piacciono i nostri contenuti, unisciti alla nostra indaffarata community di api su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 diversi gradi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Quando cerca dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

Visualizza tutti i post