Una guida passo passo per impostare i KPI per i membri del team

Un'organizzazione senza indicatori chiave di prestazione (KPI) è come un viaggio senza una mappa. Quando il tuo viaggio non ha una mappa, non c'è modo per te di determinare quanto lontano sei arrivato da quando hai iniziato. Continui a guidare verso una destinazione senza alcuna conoscenza di ciò che ti ostacola. In un'organizzazione, avere KPI chiari che sono collegati agli obiettivi finali della tua azienda aiuta a ricavare i progressi che hai fatto entro un lasso di tempo prestabilito. Aiuta a comprendere i contributi dei membri del team e ciò che deve essere migliorato.

Che cos'è un KPI?

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) consentono di ottenere misurazioni quantificabili nel tempo per raggiungere un obiettivo (o obiettivo) specifico. I KPI guidano i team verso il raggiungimento degli obiettivi, forniscono metriche per misurare i progressi degli obiettivi e, in definitiva, offrono informazioni preziose per prendere decisioni informate sulla gestione delle operazioni o sui processi aziendali. Il processo KPI aiuta ogni aspetto di un'azienda, che si tratti di finanza, risorse umane, servizio clienti o marketing, ad essere efficiente ed efficace nell'adempiere alle proprie responsabilità.

KPI e performance dei dipendenti

Le prestazioni dei dipendenti sono al centro del successo organizzativo. Se il percorso di un'organizzazione ha successo o meno, dipende da quanto i suoi dipendenti sono spinti a raggiungere i propri traguardi. Per raggiungere gli obiettivi organizzativi, dobbiamo prima fissare obiettivi a livello individuale e di squadra in modo che possano essere collegati a quello dell'azienda.

I dipendenti sono la più grande risorsa di un'azienda. Devono essere incoraggiati, potenziati e valutati in vista del raggiungimento degli obiettivi aziendali. È fondamentale prestare attenzione ai comportamenti positivi e negativi di un dipendente, discutere e fornire feedback per creare un ambiente favorevole all'apprendimento e al miglioramento. Questo li allineerà anche a lavorare verso obiettivi di squadra e organizzativi.

Come misuri le prestazioni? Quali dati quantificabili puoi presentare come prova del duro lavoro del tuo team? Tutti i membri del team stanno lavorando sugli obiettivi giusti? E il loro lavoro contribuisce al raggiungimento degli obiettivi finali dell'azienda?

È qui che i KPI entrano in scena. I KPI sono una forma di obiettivi quantificabili che ti aiutano a tenere traccia dei progressi dei tuoi obiettivi aziendali. Ti aiuteranno a comprendere come le prestazioni dei membri del tuo team contribuiscono ad esso. Inoltre, i KPI supporteranno anche l'identificazione delle lacune di conoscenza e consentiranno di implementare di conseguenza piani di formazione qualitativa.

Perché i KPI sono importanti?

Come accennato in precedenza, i KPI sono essenziali per identificare i contributi dei membri del tuo team verso gli obiettivi aziendali generali. Ecco alcuni motivi importanti per cui dovresti implementare un processo KPI nella tua organizzazione.

Per garantire che i tuoi team siano responsabili e allineati agli obiettivi. Ciò è particolarmente importante durante il monitoraggio dello stato di avanzamento di un particolare progetto. Un processo KPI chiaramente definito garantisce che i membri del team riconoscano le proprie responsabilità e stiano compiendo sforzi collettivi per adempierle.

Per tenere traccia del punteggio di salute dell'azienda. Gli indicatori chiave di prestazione forniscono indubbiamente preziose informazioni sulle operazioni di un'organizzazione. Sebbene offrano una comprensione completa della performance finanziaria prevalente, fanno anche luce su potenziali fattori di rischio come la carenza di capitale, nuovi concorrenti o lacune di conoscenza.

Per monitorare i progressi nel tempo. I KPI consentono di fissare obiettivi all'inizio dell'anno finanziario e di utilizzare report mensili o trimestrali per misurare i progressi compiuti tenendo traccia di criteri chiave come ricavi, costo per transazione, tasso di soddisfazione del cliente e così via. Poiché i KPI sono allineati con gli obiettivi organizzativi, ciò aiuterà anche a tenere traccia dei progressi verso gli obiettivi e le strategie a lungo termine di un'azienda.

Per apportare miglioramenti quando e dove necessario. Una volta analizzati i risultati KPI, ti consentono di concentrarti su quali aree dell'attività devono essere migliorate e se è necessario apportare modifiche all'attuale corso d'azione. Questo ti salverà dal prendere decisioni sbagliate e prevedere scenari futuri. Poiché i KPI sono misurabili, puoi influenzare direttamente i fattori che determinano i loro risultati e intraprendere azioni preventive per assicurarti di essere sulla buona strada per raggiungere i tuoi obiettivi.

Processo KPI

Passaggio 01: determinare come verranno utilizzati i KPI

Il primo passo nell'impostazione dei KPI è capire come verranno utilizzati questi indicatori di performance per monitorare i progressi. Prima di impostare i KPI per i team, riunisci i membri e discuti quali criteri dovrebbero essere utilizzati per determinare i loro KPI e come questi influiranno sulle loro prestazioni.

I KPI sono semplicemente una forma di comunicazione e, come qualsiasi struttura di comunicazione, anche i KPI dovrebbero essere chiaramente compresi dalle persone a cui sono assegnati in modo che possano essere presi in considerazione. Assicurati che i membri del tuo team siano alfabetizzati sui dati e dotati delle giuste conoscenze, strumenti e competenze per prendere le decisioni giuste in base ai dati con cui lavorano.

Passaggio 02: collegare i KPI agli obiettivi dell'organizzazione

Le aziende spesso commettono l'errore di adottare vaghi KPI che non riflettono i loro processi aziendali e quindi non vedono alcun impatto sostanziale. I tuoi KPI dovrebbero essere collegati agli obiettivi organizzativi in ​​modo da sapere che l'azienda è sulla strada giusta. Ad esempio, le aziende possono definire le proprie strategie di sviluppo sotto il profilo della finanza, dei processi aziendali interni, dell'apprendimento e della crescita e del cliente. Di conseguenza, anche i KPI impostati dovrebbero rientrare in queste categorie.

Ad esempio, l'azienda ABC può fissare un obiettivo sotto l'aspetto dell'apprendimento e della crescita per fornire formazione sulle competenze trasversali ai propri dipendenti entro un budget di 6 milioni. Qui, il Responsabile delle Risorse Umane e il suo team sarebbero i principali custodi del raggiungimento di questo obiettivo. Pertanto, per allinearsi a questo obiettivo, potrebbero disporre di un KPI per condurre sei seminari di formazione sulle competenze trasversali al trimestre (24 seminari all'anno) mantenendo le spese al di sotto del budget stabilito.

Un altro aspetto chiave del processo KPI è garantire che il tuo team comprenda gli obiettivi finali dell'organizzazione e il piano d'azione che dovrebbe essere seguito per raggiungerli. Ciò consentirà alla tua forza lavoro di adempiere alle proprie responsabilità.

Passaggio 03: i tuoi KPI sono SMART?

Usa la formula SMART per determinare l'efficacia dei tuoi KPI.

S pecifico – Il KPI che imposti dovrebbe essere focalizzato su un aspetto specifico della tua attività che può essere misurabile e determinare perché è importante.

M asurabile – Come accennato in precedenza, dovrebbe essere misurabile e confrontato con uno standard definito.

A realizzabile – Il KPI dovrebbe essere consegnabile.

R elevante – Dovrebbe essere rilevante per un processo aziendale all'interno dell'azienda pur essendo collegato agli obiettivi strategici dell'organizzazione.

T ime-Bound – Il KPI dovrebbe essere raggiungibile in un lasso di tempo prestabilito.

Passaggio 04: verificare i KPI quando necessario e apportare modifiche

Le aziende diversificano o modificano i processi esistenti a seconda delle condizioni di mercato. Quando ciò accade, potrebbe essere necessario rivedere i KPI precedentemente impostati e stabilire nuovi indicatori che si allineino ai nuovi obiettivi. Pertanto, è importante controllare i KPI ogni anno e apportare modifiche ove necessario, in modo da essere certi che i KPI siano allineati con le direttive modificate dell'azienda. Utilizza il modello seguente per controllare i tuoi KPI.

Lascia che i KPI ti guidino verso il successo

Gli indicatori chiave di prestazione contribuiscono in modo significativo a guidare un'azienda a raggiungere i propri obiettivi. Nell'odierno contesto aziendale competitivo e complesso, sta diventando sempre più importante avere obiettivi aziendali definiti e un piano d'azione chiaro su come raggiungerli. In quanto tali, i KPI possono essere la tua luce guida per determinare la direzione del tuo viaggio e i tuoi progressi.