Come avviare un'e-mail in modo professionale [+Modelli]

Le e-mail sono la nostra principale modalità di comunicazione oggi e l'avvio di un'e-mail è un aspetto essenziale della comunicazione professionale e personale. Che sia per lavoro, scuola o per scopi personali, tutti abbiamo bisogno di sapere come avviare correttamente un'e-mail .

Che tu stia comunicando con un partner commerciale, un potenziale cliente o un collega, il modo in cui inizi un'e-mail determina il tono per il resto del messaggio. In effetti, un'introduzione e-mail ben scritta può fare la differenza tra una conversazione riuscita o meno.

In questo articolo, esploreremo perché le introduzioni e-mail sono importanti e ti forniremo 19 modi diversi per avviare un'e-mail che puoi utilizzare in varie circostanze. Inoltre, forniremo suggerimenti su come scrivere le migliori righe di apertura delle e-mail.

Continuare a leggere!

Perché le introduzioni via e-mail sono importanti?

Come accennato in precedenza, un'introduzione via e-mail dà il tono all'intero messaggio. È la tua prima impressione sul destinatario e può influenzare il modo in cui percepiscono te e il tuo messaggio. Una frase di apertura ben scritta può catturare l'attenzione del lettore, farlo sentire apprezzato e preparare il terreno per una conversazione di successo.

D'altra parte, un'apertura e-mail scritta male o inappropriata può spegnere il destinatario o fargli ignorare il tuo messaggio. Può anche influire sul successo dell'intento della tua e-mail, che si tratti di effettuare una vendita, stabilire una connessione professionale o semplicemente mantenere una relazione sana.

Le linee di apertura delle e-mail dovrebbero essere accattivanti, amichevoli e pertinenti per il destinatario. Un'ottima introduzione e-mail aiuta a costruire un rapporto, dà il tono alla conversazione e incoraggia il destinatario a continuare a leggere.

Modi diversi per avviare un'e-mail a seconda delle circostanze

Non è un segreto che la posta elettronica sia una modalità di comunicazione rapida e conveniente. Ti permette di conversare con persone di tutto il mondo. Ma quando si tratta di iniziare un'e-mail, molte persone faticano a trovare le parole giuste.

Esploriamo come avviare un'e-mail, a seconda delle circostanze.

Email formale/ufficiale

Un'e-mail formale o ufficiale viene in genere utilizzata in un ambiente professionale, come una domanda di lavoro o una richiesta commerciale. Se stai scrivendo un'e-mail formale, è essenziale utilizzare un tono professionale.

Inizia con un saluto formale, come "Gentile Sig./Sig.ra/Dott. [Cognome]” o “A chi può interessare”. Evita di usare un linguaggio o abbreviazioni eccessivamente casuali e assicurati che la grammatica e la punteggiatura siano corrette.

Email informali

Un'e-mail informale viene in genere utilizzata in un contesto personale, come inviare un'e-mail a un amico o un familiare. In quanto tale, consente un tono più rilassato. Puoi iniziare con un saluto amichevole, come "Ciao [Nome]" o "Ciao [Nome]". Ma fai attenzione a non essere troppo disinvolto, poiché vuoi comunque mantenere un livello di professionalità.

Email fredde

Viene inviata un'e-mail fredda a qualcuno che non hai mai incontrato o con cui non hai mai comunicato prima. Avviare un'e-mail fredda può essere difficile, poiché è necessario fare una buona prima impressione.

Puoi iniziare un'e-mail fredda presentandoti e spiegando perché stai contattando. Prendi in considerazione l'utilizzo di una riga dell'oggetto che attiri l'attenzione del destinatario, ad esempio "Domanda rapida" o "Introduzione".

Assicurati di personalizzare il più possibile l'e-mail ed evita di utilizzare un linguaggio generico. Inoltre, assicurati di ricercare esempi di linee di apertura di e-mail fredde per marketing e vendite e scegli quelle migliori per aumentare i tuoi tassi di risposta.

Email di follow-up

Un'e-mail di follow-up viene inviata dopo un'e-mail o una conversazione precedente. Puoi utilizzare un'e-mail di follow-up in varie situazioni, come colloqui di lavoro o proposte di vendita. Ma ci sono buoni modi per avviare un follow-up via e-mail, chiedi?

È una buona idea iniziare un'e-mail di follow-up facendo riferimento alla comunicazione precedente e ricordando al destinatario il contesto. Usa un tono amichevole e professionale e sii chiaro su ciò che stai seguendo.

Email di ringraziamento

Un'e-mail di ringraziamento viene inviata per esprimere gratitudine dopo una riunione o una conversazione. Viene utilizzato in una varietà di situazioni, come dopo un colloquio di lavoro o un incontro con un cliente.

Inizia un'e-mail di ringraziamento esprimendo la tua gratitudine e ringraziando il destinatario per il suo tempo. Sii specifico su ciò per cui li stai ringraziando e usa un tono amichevole e riconoscente.

Leggi anche: Messaggio di ringraziamento di LinkedIn

Email di scuse

Viene inviata un'e-mail di scuse per scusarsi per un errore o un malinteso. Viene tipicamente utilizzato in un contesto professionale, ad esempio sul posto di lavoro o in un contesto aziendale. Inizia riconoscendo l'errore e assumendotene la responsabilità. Usa un tono sincero ed empatico e sii chiaro su ciò di cui ti scusi.

Quindi, come puoi vedere, ci sono molti modi diversi per iniziare un'e-mail, a seconda delle circostanze. Che tu stia scrivendo un'e-mail formale o un'e-mail informale, è importante scegliere attentamente la tua apertura, a seconda della situazione e del rapporto che hai con il destinatario.

Come avviare un'e-mail [19 esempi]

Ora che conosci l'importanza delle introduzioni via e-mail e come modificare l'apertura delle e-mail a seconda delle circostanze, diamo un'occhiata ad alcuni esempi pratici di apertura e-mail per la tua ispirazione. Potresti voler utilizzare questi esempi di chiacchiere via e-mail come modelli di e-mail per scrivere e-mail orientate ai risultati.

1. Email formale

Oggetto: [Nome], Per quanto riguarda [Argomento]

Ciao [Nome],

Spero che questo messaggio ti trovi bene. Ti scrivo in merito a [Argomento].

2. E-mail informale

Oggetto: [Argomento]

Ciao [Nome],

Spero che tu stia bene! Volevo solo parlare di [Argomento].

3. Email fredda

Oggetto: Introduzione

Caro [Nome],

Il mio nome è [Il tuo nome] e io [La tua posizione o azienda]. Mi sono imbattuto nel tuo [sito web, profilo LinkedIn, ecc.] e ho pensato che potremmo potenzialmente [motivo per contattarti].

4. E-mail di follow-up

Oggetto: Seguito su [Argomento]

Ciao [Nome],

Volevo dare seguito alla nostra precedente conversazione riguardante [Argomento]. Mi chiedevo se ci fossero aggiornamenti o se avessi altre domande.

5. E-mail di rete

Oggetto: Connessioni reciproche

Caro [Nome],

Spero che questo messaggio ti trovi bene. Ho notato che abbiamo una connessione reciproca tramite [Nome della connessione] e volevo contattarmi e presentarmi.

6. Email della domanda di lavoro

Oggetto: [Posizione] Candidatura

Caro Direttore del Personale,

Le scrivo per esprimere il mio interesse per la posizione [Posizione] presso [Azienda]. In allegato è il mio curriculum per la vostra considerazione.

7. Email di ringraziamento

Oggetto: Grazie

Ciao [Nome],

Grazie mille per [motivo per ringraziarli]. Apprezzo davvero il tuo [supporto, tempo, impegno, ecc.].

8. Email di scuse

Oggetto: Ci scusiamo per [errore]

Caro [Nome],

Volevo contattarti e scusarmi per [errore]. Lo capisco [conseguenze dell'errore] e mi assumo la piena responsabilità delle mie azioni.

9. Richiedi e-mail

Oggetto: Richiesta per [Argomento]

Ciao [Nome],

Spero che questo messaggio ti trovi bene. Sto scrivendo per richiedere [argomento o favore].

10. E-mail di vendita

Oggetto: [Offerta] per [Prodotto/Servizio]

Ciao [Nome],

Volevo contattarti e presentarti [Prodotto/Servizio]. [Offerta o sconto] è disponibile per un periodo di tempo limitato.

11. E-mail di promemoria

Oggetto: Promemoria su [Argomento]

Ciao [Nome],

Volevo solo inviare un promemoria su [Argomento].

12. Introduzione E-mail

Oggetto: Introduzione

Caro [Nome],

Volevo contattarmi e presentarmi. Il mio nome è [Il tuo nome] e io [La tua posizione o azienda].

13. E-mail di feedback

Oggetto: richiesta di feedback

Ciao [Nome],

Sto scrivendo per richiedere un feedback su [Progetto/Attività]. Apprezzo la tua opinione e apprezzerei qualsiasi contributo tu possa avere.

14. E-mail di collaborazione

Oggetto: Opportunità di collaborazione

Ciao[Nome],

Spero che questo messaggio ti trovi bene. Mi sono imbattuto nel tuo [lavoro, profilo, ecc.] e ho pensato che avremmo potuto collaborare a [Progetto/Idea].

15. E-mail di congratulazioni

Oggetto: Congratulazioni per [Risultato]

Caro [Nome],

Congratulazioni per [Risultato]! [Messaggio di congratulazioni aggiuntivo o offerta di assistenza].

16. E-mail di annuncio

Oggetto: annuncio

Ciao [Nome],

Volevo contattarti e farti sapere di [Annuncio]. [Ulteriori dettagli o invito all'azione].

17. E-mail del sondaggio

Oggetto: richiesta di sondaggio

Caro [Nome],

Chiedo la tua partecipazione a un sondaggio su [Argomento]. Il tuo feedback è importante per noi.

18. E-mail di invito

Oggetto: Invito

Ciao [Nome],

Volevo estendere un invito a [Event/Meeting]. [Ulteriori dettagli o richiesta RSVP].

19. E-mail di aggiornamento delle notizie

Oggetto: aggiornamento delle notizie

Caro [Nome],

Volevo contattarti e fornire un aggiornamento su [Argomento]. [Ulteriori dettagli o invito all'azione].

Quindi, ecco qua, 19 esempi di introduzioni via e-mail! Puoi utilizzare questi esempi come ispirazione o modelli per scrivere linee di apertura di e-mail efficaci.

Come scrivere le migliori linee di apertura delle e-mail

Che sia per motivi di lavoro o personali, la linea di apertura della tua e-mail può avere un impatto significativo sulla risposta che ricevi. Scrivere le migliori righe di apertura delle e-mail è un'abilità che puoi imparare con la pratica.

Diamo un'occhiata più da vicino a come puoi padroneggiare l'arte di scrivere linee di apertura di e-mail efficaci:

Sii breve e dolce

Quando si tratta di linee di apertura delle e-mail, meno è spesso di più. È più probabile che una riga di apertura breve e dolce catturi l'attenzione del lettore rispetto a una lunga e prolissa. Pertanto, è bene mantenere la tua frase di apertura a non più di una o due frasi. Inoltre, assicurati che sia di facile lettura e comprensione.

Personalizza l'apertura della tua e-mail

Sapevi che personalizzare la linea di apertura della tua e-mail può fare la differenza? Rivolgiti al destinatario per nome e cerca di usare un tono che corrisponda al tuo rapporto con lui. Se scrivi a un amico, puoi essere più informale rispetto a quando scrivi a un potenziale datore di lavoro.

Vai dritto al punto

Evita di girare intorno al cespuglio con la linea di apertura della tua e-mail. Vai dritto al punto e spiega al lettore perché stai scrivendo. Se stai chiedendo informazioni, dillo. Se stai offrendo assistenza, faglielo sapere. Più chiaro è il tuo messaggio, più è probabile che tu riceva una risposta.

Usa un gancio

Un gancio è una frase o una frase accattivante che attira l'attenzione del lettore e lo incoraggia a continuare a leggere. Può essere una domanda, una dichiarazione o un invito all'azione. L'uso di un hook nella riga di apertura della tua e-mail può essere un modo efficace per coinvolgere il lettore e incoraggiarlo a rispondere.

Sii professionale

Mentre è importante essere personali e coinvolgenti nella tua linea di apertura e-mail, è anche essenziale mantenere un tono professionale. Evita di usare un linguaggio gergale o informale che potrebbe essere inappropriato in un contesto lavorativo. Usa la grammatica e l'ortografia corrette e rispetta il tempo del destinatario.

Usa l'umorismo (se appropriato)

Molte persone si chiedono come iniziare un'e-mail professionale con un po' di divertimento. L'umorismo ti copre le spalle! Sì, l'umorismo è un ottimo modo per rompere il ghiaccio e connettersi con il lettore in modo divertente. Tuttavia, è essenziale usare l'umorismo in modo appropriato ed evitare tutto ciò che potrebbe essere offensivo o inappropriato. Se non sei sicuro che la tua battuta o gioco di parole sia appropriato, è meglio peccare per eccesso di cautela e saltarlo.

Essere creativo

Infine, non esitare a essere creativo con le righe di apertura delle tue e-mail. Pensa fuori dagli schemi e crea qualcosa di unico e memorabile. Una linea di apertura e-mail creativa può lasciare un'impressione duratura e aumentare le possibilità di ottenere una risposta.

Seguendo questi suggerimenti, sarai sulla buona strada per scrivere righe di apertura di e-mail che vengono notate e ottengono risultati.

Leggi anche: I migliori esempi di campagne di gocciolamento e-mail

Cosa dovresti evitare per iniziare la tua email

Mentre ci sono molte cose che puoi fare per fare un'ottima prima impressione con le linee di apertura delle email, ci sono anche alcune cose che dovresti evitare. Di seguito sono riportate alcune cose che dovresti evitare per iniziare la tua email con il piede giusto.

Evita di essere troppo casual

Sebbene sia importante essere amichevoli e disponibili nelle tue e-mail, dovresti evitare di essere troppo disinvolto. Iniziare la tua email con "Ehi" o "Che succede? ” può sembrare poco professionale o addirittura irrispettoso, specialmente se stai scrivendo a qualcuno che non conosci molto bene.

Evita di usare tutto maiuscolo

L'uso di tutto maiuscolo nell'apertura della tua e-mail può essere percepito come urlare o essere aggressivo. Invece, usa le maiuscole e la punteggiatura adeguate per trasmettere il tuo messaggio in modo chiaro e professionale.

Evita slang o abbreviazioni

Il gergo e le abbreviazioni possono creare confusione e non tutti possono capirli. Se stai scrivendo a qualcuno che non conosci bene, è meglio evitare di usare un linguaggio che potrebbe non essere universalmente compreso. Ciò include acronimi, stenografia e persino emoji.

Evita di fare supposizioni

Quando si avvia un'e-mail con presupposti, il destinatario può sentirsi a disagio o addirittura sulla difensiva. Ad esempio, iniziare un'e-mail con "Presumo che tu non sia interessato" può essere scoraggiante e può scoraggiare il destinatario dal rispondere.

Evita di essere troppo formale

Sebbene sia importante mantenere un tono professionale nelle tue e-mail, essere troppo formali può essere altrettanto scoraggiante quanto essere troppo casual. Evita di usare un linguaggio eccessivamente formale o frasi inutilmente complesse che potrebbero essere difficili da capire.

Evita di essere troppo prolisso

Iniziare la tua email con una frase lunga e sconclusionata può rendere difficile per il destinatario capire il tuo messaggio. Mantieni la tua frase di apertura breve e pertinente, assicurandoti che trasmetta chiaramente lo scopo della tua email.

Evita di essere negativo

Quando inizi la tua e-mail con un tono negativo, puoi mettere il destinatario sulla difensiva e renderlo meno propenso a rispondere. Quindi, assicurati di evitare di iniziare la tua e-mail con lamentele o critiche e concentrati invece su un linguaggio positivo e costruttivo.

Iniziare la tua e-mail con il piede giusto è essenziale per una comunicazione efficace. Seguendo queste linee guida, puoi assicurarti che l'apertura della tua e-mail sia professionale, accessibile ed efficace nel trasmettere il tuo messaggio.

Conclusione

Iniziare un'e-mail può essere difficile, soprattutto se non sei sicuro del modo migliore per iniziare. Per fortuna, con questi suggerimenti su come iniziare un'e-mail, hai varie opzioni tra cui scegliere a seconda del tono e dello scopo del tuo messaggio.

Da una dichiarazione diretta a un saluto amichevole o persino un'apertura umoristica, ci sono molti modi per attirare l'attenzione del lettore e fare una prima impressione positiva. Inoltre, i modelli offrono esempi pratici che puoi personalizzare per adattarli alla tua situazione unica.

Ricorda, la linea di apertura è un aspetto cruciale della scrittura di e-mail, quindi prenditi il ​​tempo per creare un'apertura che sia professionale, coinvolgente e su misura per il tuo pubblico. Inoltre, utilizzare i social media per scrivere le righe di apertura delle e-mail è anche una buona idea. Ad esempio, troverai molti articoli approfonditi su LinkedIn che condividono preziosi suggerimenti sulla scrittura di introduzioni via email. Usando questi suggerimenti, sarai sulla buona strada per scrivere email efficaci e di grande impatto.