Come avviare un ERG: cosa abbiamo imparato facendolo e cosa devono sapere gli addetti alle risorse umane

Avviare un gruppo di risorse dei dipendenti (ERG) è tanto gratificante quanto complesso, soprattutto quando si parte da zero. Non saresti il ​​solo a sentirti intimidito dal viaggio, ma onestamente, avviare un ERG non è così difficile come potrebbe sembrare. Anche se richiede pianificazione e organizzazione da parte delle risorse umane, gli ERG sono guidati e gestiti dai dipendenti per natura. Tutto quello che devi fare come professionista delle risorse umane è gettare le basi, stabilire processi per far funzionare le cose senza intoppi e offrire supporto organizzativo.

Siamo stati nei vostri panni e abbiamo affrontato le complessità degli ERG. Questo è un resoconto di prima mano su come avviare un ERG: una tabella di marcia pratica tratta dalle nostre esperienze nel mondo reale dalla base della creazione degli ERG di Submittable.

Gli ERG sono comunità all'interno di un'azienda, create da e per i dipendenti che condividono background, interessi o esperienze comuni. Questi gruppi consentono alle persone di connettersi con gli altri e condividere liberamente le proprie prospettive in uno spazio sicuro dedicato. Gli ERG amplificano inoltre la voce dei dipendenti appartenenti a gruppi sottorappresentati, offrendo loro l’opportunità di promuovere la consapevolezza e il cambiamento a livello organizzativo.

Se stai cercando di introdurre gli ERG nel tuo team, non sei il solo. Circa il 90% delle aziende Fortune 500 hanno gli ERG come parte della propria cultura organizzativa, ma le organizzazioni di tutte le dimensioni possono trarre vantaggio dall’avere questo tipo di spazi.

Abbiamo pensato di fare un passo indietro e riflettere sul percorso di Submittable nell'implementazione e nella gestione degli ERG. I nostri ERG sono gruppi gestiti e incentrati sui dipendenti che operano come micro-comunità all'interno del nostro spazio di lavoro più ampio. Sulla base della nostra esperienza, abbiamo identificato alcuni passaggi che puoi seguire per avviare un programma ERG efficace:

1. Misurare l'interesse dei dipendenti
2. Assicurare il consenso della leadership
3. Definisci lo scopo del tuo ERG
4. Consenti ai dipendenti di unirsi ai tuoi ERG
5. Stabilire i leader dell’ERG
6. Creare spazi sicuri per la discussione
7. Fornire supporto continuo

Prerequisito: gli ERG devono essere guidati dai dipendenti

La chiave per creare ERG efficaci sta proprio nel nome: i tuoi dipendenti. Gli ERG hanno maggior successo quando i dipendenti sono in grado di partecipare in modo autentico, in un ambiente basato sulla fiducia e sull’appartenenza. A tal fine, dovresti consentire ai tuoi dipendenti di guidare e gestire questi gruppi da soli, con una supervisione aziendale minima.

La qualità più importante di qualsiasi ERG è la sua capacità di promuovere la comunità, consentendo alle persone di manifestarsi come se stesse e di esprimere i propri successi o sfide in uno spazio per persone che la pensano allo stesso modo. Per costruire quella comunità, lascia che siano i tuoi dipendenti a prendere le redini.

I leader e i partecipanti agli ERG di Submittable possono decidere come sarà il loro spazio. È più probabile che i dipendenti esprimano le proprie opinioni, partecipino alle discussioni e si impegnino attivamente in iniziative di trasformazione quando hanno maggiore proprietà e potere d’azione all’interno del gruppo. Ancora più importante, adottando un approccio dal basso, gli ERG gestiti dai dipendenti rimangono in sintonia con le esigenze dei propri membri e allineati con i problemi reali affrontati dalle loro comunità.

1. Misurare l'interesse dei dipendenti

I dipendenti non parteciperanno a un gruppo che non li serve autenticamente . La creazione di ERG non dovrebbe essere un’iniziativa dall’alto verso il basso in cui l’azienda decide quali gruppi supportare. E non dovresti semplicemente creare ERG per completare un elemento nella tua lista di controllo DEI, altrimenti corri il rischio di perpetuare il tokenismo.

Inizia valutando l'interesse dei dipendenti nella creazione di un programma ERG. Chiedi quali argomenti sarebbero più rilevanti per loro. Puoi anche fare affidamento sui dati demografici dei dipendenti come punto di riferimento per determinare quali dati demografici target potrebbero avere un numero sufficiente di dipendenti interessati a partecipare.

Raccomandiamo di condurre un sondaggio sul polso dei dipendenti a livello aziendale o di menzionare gli ERG come punto all'ordine del giorno durante una riunione collettiva. Sulla base dell'interesse dei dipendenti, Submittable attualmente supporta quattro ERG guidati dal basso:

1. Genitori e operatori sanitari che lavorano ERG
2. Tutela della salute mentale ERG
3. DEI ERG
4. Dipendenti Remoti ERG.

Haley Catton, responsabile delle risorse umane di Submittable, spiega che la domanda dei dipendenti ha portato alla creazione dei primi ERG di Submittable.

“Gli ERG dovrebbero davvero aiutare a costruire comunità, celebrare interessi e dati demografici diversi e ridurre l’isolamento”, ha affermato Catton. "Ecco perché sono nati i nostri ERG, perché nel periodo post-COVID, quando così tante persone erano remote, c'era un appello alla comunità a causa dell'isolamento e dei silos."

Non è necessario che ci sia un numero specifico di dipendenti disposti ad aderire a un ERG, ma è necessario garantire che vi sia un livello percepibile di interesse da parte dei dipendenti. Questo interesse potrebbe manifestarsi sotto forma di dipendenti che sollevano gli ERG in modo organico o come risposte positive da sondaggi di impulso. Altrimenti, senza un genuino interesse, un ERG può soffrire di una bassa partecipazione e, quindi, essere meno efficace nel soddisfare i bisogni del suo gruppo target.

2. Garantire il sostegno e il budget da parte della leadership

Una volta stabilito che i dipendenti desiderano partecipare, è possibile sostenere la leadership affinché supporti le risorse umane nella creazione di ERG con un budget. Il sostegno finanziario da parte dell'organizzazione dimostra l'impegno e il sostegno della leadership, consentendo agli ERG di condurre attività significative come eventi o sessioni di formazione. Senza sostegno finanziario, la portata e l’impatto degli ERG potrebbero essere limitati.

È possibile dimostrare la necessità di ERG indicando i dati provenienti dai sondaggi sull'esperienza dei dipendenti e dalle informazioni demografiche. Ad esempio, se i dipendenti ritengono che la tua azienda potrebbe fare di più per il DEI, la creazione di ERG è un modo chiaro per dimostrare il tuo impegno nella costruzione di un ambiente di lavoro più inclusivo.

Quando parli con i dirigenti, delinea come i tuoi ERG saranno gestiti dai dipendenti e che tipo di supporto l'azienda dovrà fornire.

Il tuo obiettivo è garantire un budget affinché i tuoi ERG possano svolgere attività o effettuare donazioni aziendali a cause in linea con i loro interessi. Puoi anche chiedere alla leadership di fungere da sponsor esecutivo degli ERG per fornire una linea diretta di comunicazione e supporto.

Gli ERG possono scegliere di utilizzare il proprio budget per aumentare la consapevolezza a livello aziendale su questioni o cause che ritengono importanti. Eventi o programmi a livello aziendale possono offrire ai gruppi sottorappresentati una piattaforma e aumentare la comprensione culturale.

Ad esempio, il nostro Mental Health Advocacy ERG ha invitato Ivy Watts a parlare a tutti i dipendenti di Submittable dell'importanza della salute mentale e di come affrontare l'ansia. I nostri genitori e operatori sanitari che lavorano ERG ha organizzato una raccolta di donazioni di materiale scolastico per aiutare tutti i dipendenti con bambini bisognosi di assistenza, con la maggior parte delle donazioni destinate a una scuola locale di Missoula.

3. Assicurarsi che i dipendenti definiscano e documentino lo scopo di ciascun ERG

Ogni ERG dovrebbe avere uno scopo chiaro, riassunto in poche frasi, che spieghi perché esiste e a chi serve. Ecco ad esempio la dichiarazione di intenti del nostro ERG per la salute mentale:

Submittable Mental Health ERG è una comunità guidata dai dipendenti che promuove uno spazio educativo per discutere di disturbi mentali e pratiche di benessere in modo privo di stigma e psicologicamente sicuro.

Questa dichiarazione di intenti rappresenta l'impegno di ciascun ERG nei confronti dei propri membri e manterrà i partecipanti concentrati sul quadro generale.

Alcuni gruppi potrebbero accogliere favorevolmente gli alleati, mentre altri potrebbero preferire limitare un ERG ai membri di quel gruppo per una maggiore sicurezza. Come sempre, invece di prendere una decisione top-down, lasciamo che siano i dipendenti che appartengono a ciascun ERG a decidere da soli.

4. Rendi visibili i tuoi ERG attraverso annunci frequenti

I dipendenti non possono aderire ad un ERG se non sanno che esiste. In qualità di risorse umane, uno dei tuoi ruoli principali quando si tratta del successo dei tuoi ERG è fare la tua parte nel sensibilizzarli.

Pubblicizza i prossimi ERG attraverso tutti i canali interni disponibili, tra cui riunioni collettive, newsletter interne, canali Slack e cartelloni pubblicitari nelle sale pausa dei dipendenti. Rivolgersi ai dipendenti che hanno espressamente espresso interesse per determinate questioni o per entrare a far parte di un ERG. Chiedi ai partecipanti ERG di spargere la voce.

La consapevolezza non si limita solo a far decollare i tuoi ERG. Una volta stabiliti i tuoi ERG, devi continuare a renderli visibili. Istruiamo i nuovi dipendenti Submittable sui nostri ERG durante l'onboarding e ospitiamo le risorse sull'adesione ai nostri ERG in luoghi accessibili e prominenti, come la nostra wiki aziendale (attualmente utilizziamo Confluence).

Non è sufficiente promuovere gli ERG sulla carta: è necessario anche consentire effettivamente ai propri dipendenti di parteciparvi. Secondo Great Place to Work, mentre il 100% degli sponsor esecutivi degli ERG ritiene che la leadership incoraggi la partecipazione agli ERG, il 52% dei leader ERG ritiene che sia vero. Internamente, un recente sondaggio condotto su tutto il personale ha rilevato che il 56% dei dipendenti Submittable ha affermato che “la mancanza di tempo” rappresenta il principale ostacolo alla partecipazione agli ERG.

Di conseguenza, abbiamo adottato misure per garantire che i dipendenti abbiano lo spazio e il tempo per partecipare alle riunioni e agli eventi ERG. Da un punto di vista manageriale e delle risorse umane, sosteniamo gli ERG come un utilizzo sostanziale del tempo dei dipendenti e incoraggiamo i membri del nostro team a utilizzare gli ERG come vantaggio per il benessere. Collaboriamo inoltre con ERG per sponsorizzare eventi a livello aziendale per una maggiore visibilità.

5. Stabilire i leader dell'ERG e prendere in considerazione l'utilizzo di un modello di co-leader

Ogni ERG ha bisogno di un leader che rappresenti e difenda la propria comunità. I leader fungono da collegamento tra i loro ERG e le risorse umane, fornendo visibilità per le attività dei loro gruppi e proteggendo al tempo stesso la privacy del loro gruppo.

Non dovresti nominare un leader dell'ERG. Non puoi costringere qualcuno ad assumersi una responsabilità extra se non lo vuole. Un leader ERG forte dovrebbe essere appassionato nella costruzione di una comunità inclusiva e dovrebbe voler aiutare gli altri a fare lo stesso.

Per compensare l'onere di guidare un ERG, abbiamo implementato un modello di co-leader. Ogni ERG ha due leader e, come incentivo, offriamo a ciascun co-leader $ 500 da donare a un ente di beneficenza di sua scelta. Chiediamo ai leader di impegnarsi nella posizione per almeno un anno, dopo il quale potranno passare il testimone o continuare a guidare.

I co-leader dell'ERG mantengono le riunioni organizzate e garantiscono che tutti i membri del proprio gruppo abbiano la possibilità di esprimere la propria opinione. Chiediamo ai co-leader ERG di Submittable di stabilire un ordine del giorno per ogni incontro per fornire visibilità ai membri e incoraggiare la partecipazione.

Tuttavia, nonostante la presenza di co-leader per guidare le discussioni, è importante che un ERG sia uno spazio democratizzato per rimanere incentrato sui dipendenti e guidato dalla comunità.

Sam Ellsworth, product marketing manager di Submittable, è co-direttore del nostro Mental Health Advocacy ERG.

"Solo perché c'è un leader non significa che conosca l'argomento meglio di qualcun altro", afferma Ellsworth. “Il modo in cui ognuno di noi definisce e gestisce il nostro argomento, come la salute mentale, potrebbe essere completamente diverso. Ad esempio, abbiamo un budget, ma non sono l'unico a decidere dove va il budget: abbiamo riunioni per decidere "Cosa vogliamo ?" Essere un leader significa riunire tutti e assicurarsi che le persone sappiano quando e dove stanno accadendo le cose, piuttosto che dire che la tua opinione è migliore di quella di qualcun altro.

6. Consentire agli ERG di creare spazi sicuri per la discussione

Un ERG deve fornire un luogo sicuro in cui i dipendenti possano conversare liberamente sulle proprie esperienze, comprese le sfide legate al lavoro, e creare legami con gli altri. Questo spazio sicuro richiede molta privacy e autonomia.

Su Submittable, i leader e i membri di ERG decidono come desiderano utilizzare i propri spazi. Sebbene ogni ERG tenga riunioni mensili su argomenti specifici (ad esempio, come il gruppo vuole utilizzare il proprio budget), i membri non sono obbligati a partecipare. Forniamo anche canali Slack in cui i membri possono chattare in modo più informale tra loro.

Ellsworth afferma che la chiave per fornire uno spazio sicuro ai membri dell'ERG è garantire che si sentano accettati e ricevuti in qualunque veste si presentino.

"Indipendentemente dall'argomento, un ERG fornisce una comunità in cui le persone possono appassionarsi a qualcosa, avere una cassa di risonanza e avere la possibilità di connettersi con persone che sperimentano cose simili a loro", ha affermato Ellsworth. "Che tu voglia essere un partecipante attivo o semplicemente una mosca sul muro, che tu stia parlando o meno, un ERG ti offre la piattaforma per non essere solo."

Come regola generale, i membri dovrebbero concordare che qualsiasi cosa detta nei canali o nelle riunioni private non debba essere condivisa al di fuori del proprio ERG. In quanto addetti alle risorse umane, puoi facilitare la sicurezza psicologica rendendo i canali ERG Slack solo su invito e spiegando che le conversazioni ERG non sono e non saranno mai monitorate dalle risorse umane o dalla leadership.

7. Fornire supporto continuo

Gli ERG efficaci sono guidati dai dipendenti, ma supportati dalle risorse della loro azienda. Per creare un cambiamento positivo e duraturo, è importante fornire supporto ai propri ERG e fare affidamento su di essi come preziosa fonte di istruzione. Potrebbe assomigliare a:

Check-in regolari con i tuoi leader ERG

In Submittable effettuiamo una sincronizzazione trimestrale tra i nostri leader ERG, il responsabile delle risorse umane e il nostro CEO. Durante questi check-in, i leader forniscono aggiornamenti su come stanno andando i loro ERG, rivedono i loro obiettivi e sollevano argomenti o preoccupazioni che i loro gruppi ritengono che l'azienda dovrebbe prendere in considerazione. Questi incontri forniscono una linea diretta di comunicazione tra i nostri ERG, le risorse umane e l'amministratore delegato, consentendo comunque ai nostri ERG di proteggere la propria privacy e mantenere la propria autonomia.

Creare spazi per eventi o attività ERG

Gli ERG possono scegliere di utilizzare il budget assegnato o il tempo aziendale per eventi o attività che possono aiutare a promuovere la comunità o creare cambiamenti positivi.

Eventi ERG come workshop, seminari o celebrazioni possono aumentare la visibilità e creare consapevolezza a livello organizzativo su questioni pertinenti. Possono anche evidenziare la diversità, promuovere la comprensione e rafforzare l’inclusività dell’ambiente di lavoro.

Ad esempio, dopo ogni riunione collettiva, le nostre due sedi interne ospitano un happy hour per il debriefing e la socializzazione. I nostri dipendenti remoti ERG ha sostenuto con successo un happy hour virtuale post-all-hands, che ha contribuito a rafforzare la nostra comunità virtuale e includere i nostri lavoratori remoti in un'attività di team building significativa.

Impara dai tuoi ERG

Gli ERG offrono informazioni preziose su come si sentono realmente i dipendenti provenienti da comunità emarginate all'interno della tua organizzazione. Ad esempio, partecipa a un sondaggio rivolto a tutto il personale chiedendo ai dipendenti quanto bene si sta comportando l'azienda per quanto riguarda le iniziative DEI. Il sentimento generale potrebbe essere che stai andando bene, ma se i membri dei tuoi ERG la pensano diversamente, quelle opinioni potrebbero raccontare la vera storia. Questi individui sentirebbero gli effetti negativi dell’esclusione in modo più forte rispetto ai dipendenti con meno rischi.

Puoi anche fare affidamento sugli ERG per ottenere feedback e indicazioni sulle decisioni aziendali. Se vuoi assicurarti che il lancio di un nuovo prodotto o una campagna di marketing sia rispettoso nei confronti di tutte le identità, lascia che i tuoi ERG abbiano il loro peso per primi. Come ha affermato Patricia Toothman, Social Impact Manager di Splunk, trattare i tuoi ERG come esperti in materia può consentire alla tua azienda di prendere decisioni più intelligenti e inclusive.

"Abbiamo avuto il nostro aiuto da parte di disabili e di ERG per riprogettare i prodotti, i nostri prodotti Splunk, in modo che le persone con disabilità visive possano accedere meglio al prodotto", ha affermato Toothman.

Potresti anche chiedere agli ERG di fornire indicazioni sulla tua strategia CSR e su quali programmi vorrebbero che l'azienda perseguisse.

"Con i nostri gruppi di risorse per i dipendenti, sosteniamo assolutamente loro e le cause che più contano per loro", ha affermato Toothman. "E penso che un'area di cui sono davvero orgoglioso sia quella connessione: come possiamo attingere alle nostre risorse - il nostro tempo libero per volontari, il nostro programma di regali coordinati - per elevare davvero le cause che stanno celebrando e sostenendo?"

La sfida più grande per la maggior parte degli ERG è l’aumento della partecipazione dei dipendenti

Avviare un ERG è solo il primo passo. Gli ERG sono completamente volontari per natura. I dipendenti devono voler entrare a far parte di un ERG e quindi devono presentarsi attivamente alle riunioni e alle conversazioni. E qui sta la vera sfida.

Solo circa l'8,6% della nostra forza lavoro totale partecipa attualmente a un ERG, con una media di quattro partecipanti per riunione ERG. Tuttavia, i membri che partecipano ai nostri ERG apprezzano il fatto di far parte delle loro comunità e di rafforzare i legami con gli altri, e per il nostro team ciò dimostra che i nostri ERG sono efficaci.

"Come ogni programma, soprattutto uno abbastanza nuovo, ci vorrà tempo e lavoro per svilupparlo, ma sono così felice che abbiamo degli ERG qui", ha detto Catton. Anche noi abbiamo appena iniziato, ma abbiamo imparato molto lungo il percorso.

Un'ultima lezione che abbiamo imparato è che i processi e gli strumenti giusti possono aiutare a misurare e migliorare la partecipazione dei dipendenti agli ERG. Con Volunteer and Give di Submittable, i leader ERG possono creare e gestire le proprie iniziative, perfette per gli ERG che vogliono uscire allo scoperto e avere un impatto nelle loro comunità.