Come impedire alla riunione del consiglio di andare in una buca per topi
Pubblicato: 2019-04-14Definisci qual è l'obiettivo del tuo incontro
Produrre un'agenda con argomenti e tempi molto specifici ad essi associati
Impara a identificare i personaggi che ti portano nella tana del topo
Siamo stati tutti in riunioni che vanno fuori strada, sprofondando sempre nella proverbiale "tana del topo", da cui il salvataggio sembra impossibile. Come succede? E come puoi evitarlo?
Nel mio ultimo post, ho scritto della preparazione del consiglio prima della riunione e, francamente, questo può essere applicato a qualsiasi tipo di riunione. In poche parole:
- Definisci qual è l'obiettivo del tuo incontro
- Produrre un'agenda con argomenti e tempi molto specifici ad essi associati
- Produrre una "pre-lettura" da distribuire almeno 72 ore prima della riunione (analisi finanziaria, strategica, definizione delle decisioni chiave che si desidera prendere)
- E, soprattutto, fai brevi "pre-chiamate" con ogni membro del consiglio per guidarli attraverso ciò che stai pensando e chiedere se c'è qualcosa di super critico nella sua mente che non hai intenzione di coprire
Una buona igiene del consiglio è che dovresti distribuire un ordine del giorno stampato in ogni posto con gli orari per ogni argomento assegnato. Puoi deviare, ma se lo fai assicurati che sia una scelta consapevole.
Se fai tutte queste cose in anticipo, hai già ridotto sostanzialmente la possibilità di finire in una trappola. Ma succede ancora. Ecco i personaggi che ti portano lì:
“Il mercante di dettagli”
Alcune persone sono semplicemente cablate per voler fare 55 domande e capire ogni minimo dettaglio. Non hanno un forte senso di “apertura” delle loro responsabilità. Se ci pensassero si renderebbero conto che fare 55 domande sta facendo perdere tempo a ogni membro del consiglio e probabilmente non hanno intenzione di farlo – è solo nella loro natura.
Un ottimo modo per trattare con il "commerciante di dettagli" è dire: "queste sono ottime domande, che ne dici se ci metto uno spillo e io e te ci rannicchiamo dopo la riunione e posso guidarti attraverso i suoi dettagli. Queste sono grandi domande. Sono solo preoccupato che potremmo non riuscire a completare l'agenda". La maggior parte delle persone di buon carattere riceve il suggerimento super educato, specialmente se hai la reputazione di seguire effettivamente.
"La negativa Nelly"
Queste sono persone che non possono fare a meno di trovare difetti in qualsiasi cosa tu presenti. Potresti avere 5 segnali davvero positivi, ma la sua mente è programmata per trovare l'unica cosa che non è andata bene. Se quella cosa è veramente più importante di altre, è abbastanza giusto. Ma se ti sta solo prendendo in giro per il gusto di far sentire bene il negativo, è tuo compito come CEO fermarlo.
“La persona anziana e distratta”
Siamo stati tutti in consigli di amministrazione con investitori super senior o dirigenti di aziende che non leggono i materiali in anticipo o sono al telefono, quindi perdono il tenore della conversazione. Fanno 101 domande che erano nel mazzo o fanno domande su argomenti che hai già trattato.
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Ascolta, succede. Come collega membro del consiglio, cerco di non arrabbiarmi troppo. Ma ciò che mi fa impazzire è quando il CEO si occupa di questo cattivo comportamento trascorrendo tempo prezioso a esaminare le informazioni già disponibili. È irrispettoso del tempo delle persone che hanno fatto la pre-lettura e la pre-chiamata.
Se qualcuno non sta prestando attenzione, probabilmente risponderei di nuovo alla domanda in prima istanza per essere educato. Se persiste, tornerei a "abbiamo trattato questo punto un po' prima. Se per te va bene, mi piacerebbe davvero andare avanti, ma prendo nota di tornare sull'argomento alla fine della riunione e assicurarmi che tu riceva quella risposta. (e in realtà scrivilo in modo che lo vedano)
Il Direttore dell'ADD
Questo mi è vicino e caro perché questo sono, beh, io! Non posso farne a meno. A volte mi distraggo da ciò di cui stai parlando e voglio davvero farti una domanda su qualcosa che non è all'ordine del giorno. Non intendo farlo e se avrò una spazzolata gentile dirò volentieri: “Oh, sì, hai ragione. Mi dispiace.
Copriamolo più tardi". Il problema con il Direttore ADD è che non possiamo letteralmente impedirci di chiedere quello che vogliamo. La definizione di qualcuno con ADD è qualcuno che ha problemi di "controllo degli impulsi". Salvaci da noi stessi. Rispondi educatamente a qualsiasi domanda di una riga, ma non lasciare che ti portiamo fuori strada.
L'Alleato
Questo è ciò di cui hai più bisogno. Hai bisogno di un alleato. Hai bisogno di un membro del consiglio non esecutivo che sia la tua persona di riferimento per aiutare a mantenere la riunione in pista. Questa è la persona che si farà avanti quando non puoi. Avere una parola in codice in modo che sappiano quando aiutare.
Questa è la persona che dice: “Steve. Le tue domande sono fantastiche e anch'io ho alcune domande simili. Vedo Mary che cerca di rimanere all'ordine del giorno e penso che questo sia l'ordine del giorno su cui eravamo tutti d'accordo. Ti dispiace se prendiamo solo nota di quell'argomento e proviamo a tornare su di esso alla fine della riunione? Sono davvero dispiaciuto, ma non ho il tempo di eccedere e sono preoccupato che questo ci stia portando fuori strada”. Sono questo ragazzo.
Lo faccio senza che mi venga chiesto. Il mio ADD è precablato per essere super infastidito quando le riunioni mi fanno perdere tempo. Comincio a lottare mentalmente per prestare attenzione perché sono distratto dal fatto che stiamo parlando di qualcosa di completamente non strategico e fuori programma.
Ovviamente, se è una bella domanda e un dibattito degno e deve essere affrontato, ci sto. Ma per lo più è solo l'interesse domestico di qualcuno parlare, parlare e PARLARE ed è fuori tema. Un buon CEO trova alleati e ottiene aiuto per evitare che le riunioni finiscano in asso.
In Un Guscio Di Noce
Il motivo per cui la maggior parte delle riunioni che vanno in trappola finisce lì è che hai uno degli archetipi sopra che porta fuori strada una riunione. Spesso lo fanno con buone intenzioni e sono disposti a comportarsi quando gli viene chiesto. Troppi amministratori delegati considerano loro responsabilità rispondere a ogni domanda posta, pertinente o meno all'ordine del giorno.
Il problema è che manca di rispetto al tempo di ogni altro membro del consiglio E riduce il tempo che un consiglio ha per funzionare in modo produttivo come gruppo. E il problema è che la maggior parte dei membri del consiglio preferirebbe mordersi le labbra piuttosto che denunciare la perdita di tempo
[Questo post di Mark Suster è apparso per la prima volta su entrambi i lati del tavolo ed è stato riprodotto con il permesso.]