Come affrontare i principali problemi nella gestione dei progetti
Pubblicato: 2022-03-16I massicci cambiamenti nell'organizzazione del lavoro e nella gestione aziendale avviati dalla pandemia non hanno subito un rallentamento nel 2022. Tuttavia, il fermento e le dinamiche economiche potrebbero effettivamente rivelarsi favorevoli alla corretta attuazione dei progetti. Oggi, diamo uno sguardo più da vicino alle principali questioni nella gestione dei progetti.
Problemi nella gestione del progetto – sommario:
- Principali problemi nella gestione dei progetti
- Problemi relativi all'ambito del progetto
- Tempo di esecuzione del progetto
- Flessibilità d'azione
- Riepilogo
Principali problemi nella gestione dei progetti
Secondo il rapporto Pulse of the Profession, una percentuale maggiore di progetti è stata completata in modo efficiente: raggiungimento dei propri obiettivi, rispetto del budget e dei tempi di completamento pianificati. Nel 2021, invece, sono stati cancellati più progetti rispetto agli anni precedenti.
Quindi, esamineremo quelli di successo per imparare dai migliori. Quali sono state le principali problematiche relative alla gestione di questi progetti? E come cercheremmo di risolverli oggi?
Oggi ci concentreremo su tre aree principali di interesse nella gestione dei progetti. Questi sono:
- ambito del progetto
- tempo di esecuzione del progetto
- flessibilità di squadra
Problemi relativi all'ambito del progetto
I problemi con la definizione dell'ambito del progetto di solito iniziano fin dall'inizio. E ancor prima che le sue ipotesi siano del tutto chiarite. Ecco perché è così cruciale abbozzare attentamente il progetto del progetto. Non avere fretta e dedica molto tempo a chiarire attentamente l'obiettivo e il piano d'azione prima di programmare le attività.
È una buona idea utilizzare gli strumenti giusti per questo quando si pianifica l'ambito del progetto e dividerlo in epiche o thread comprensibili a tutti gli interessati.
- Comunicazione con il cliente e i partner
- Flessibilità dell'ambito naturale rispetto allo scorrimento dell'ambito
- Lato contenuto
Per garantire il successo di un progetto, la sua stessa nascita è fondamentale. Un'atmosfera favorevole, una presentazione convincente dei presupposti più significativi insieme alle capacità negoziali e interpersonali del project manager possono decidere se il progetto viene rifiutato o implementato.
La successiva discussione con il cliente e gli altri decisori sono i momenti vincolanti che definiscono lo scopo iniziale del progetto.
Ma perché si parla di portata “iniziale” di un progetto? Perché l'ambito pianificato non sarà mai identico all'ambito finale.
L'assunzione della flessibilità naturale dell'ambito del progetto è un modo per affrontare la variabilità dell'ambito e semplicemente un approccio realistico. Consente al quadro del progetto di adattarsi alla consegna effettiva e alle mutevoli condizioni aziendali. Tuttavia, questa variabilità naturale non deve applicarsi ai presupposti chiave del progetto.
Quando i presupposti chiave cambiano e la portata dei compiti da svolgere si espande, il successo del progetto viene messo in discussione. Questo problema è chiamato scope creep. Il termine scope creep significa crescita incontrollata del progetto. Ed è la rovina di ben un terzo dei progetti imprenditoriali implementati.
Un altro ostacolo nella gestione del progetto è la definizione del contenuto del progetto. Un project manager deve rispondere onestamente alla domanda: so abbastanza sui compiti che voglio svolgere?
Se la risposta a questa domanda è no, non importa quanto sia avanzato il progetto, è necessario consultare specialisti. Inizialmente con coloro che compongono il team di progetto. Ma a volte è necessario il consiglio di esperti esterni.
Tempo di esecuzione del progetto
Anche i project manager molto esperti sono ottimisti incorreggibili quando si tratta di tempi di esecuzione dei progetti. Ciò è dimostrato dalle statistiche dei grandi progetti completati. Nel 2021 a livello globale il 55% dei progetti è stato completato in tempo. Si tratta di un aumento del 4% rispetto all'anno precedente. Tuttavia, i risultati non sono ancora molto soddisfacenti.
- Ritardi realistici
- Comunicazione di squadra
Il completamento puntuale di un progetto è solitamente ostacolato dal tempo non realistico assegnato per compiti particolari. Ecco perché vale la pena utilizzare strumenti che consentano la misurazione statistica della velocità effettiva di esecuzione dell'attività e il confronto con il tempo pianificato.
Naturalmente, il tempo di esecuzione del progetto è strettamente connesso alla sua portata e al suo budget. Tuttavia, i fattori decisivi spesso risultano essere l'efficienza e la flessibilità del team.
Le prestazioni del team devono soddisfare requisiti chiari e comprensibili attraverso una semplice delega di compiti e responsabilità. Altrettanto cruciale è la trasparenza delle interdipendenze delle singole fasi di esecuzione del lavoro, così come l'accodamento dei compiti. Prendersi cura di questi aspetti della comunicazione per evitare battute d'arresto con i tempi di esecuzione del progetto.
Flessibilità d'azione
Lo stretto e la fonte del fallimento nella gestione dei progetti è la mancanza di flessibilità derivante dall'attenersi a percorsi ben noti e battuti. Porta spesso all'uso di metodi e strumenti di gestione collaudati e non adatti a un particolare progetto. Ma come aumentare la tua flessibilità – da project manager – e quella di tutto il team?
- Agilità
- Impegno e auto-organizzazione
Non è un caso che la flessibilità operativa e di risoluzione dei problemi insita in team di progettazione software piccoli e agili abbia ottenuto riconoscimenti in tutto il mondo. Sempre più spesso sono gli strumenti di gestione dei progetti del settore IT a diffondersi ad altri settori quando la situazione richiede una maggiore flessibilità operativa.
I team gestiti in modo agile possono esercitare una grande flessibilità. In essi, i manager vengono coinvolti direttamente nel progetto dando e ricevendo spesso feedback sulle loro azioni. E i membri del team, almeno in una certa misura, scelgono autonomamente i compiti da svolgere. Tutto ciò rende i team agili simili al modello di auto-organizzazione.
Riepilogo
Abbiamo classificato i problemi principali nella gestione dei progetti in tre gruppi. Il primo include la definizione, la comprensione e il mantenimento dell'ambito del progetto durante la sua esecuzione. Il secondo è la tempistica delle attività del progetto. Il terzo è mantenere la flessibilità nella gestione del team e adattarsi costantemente alle mutevoli condizioni.
Il modo migliore per affrontare questi problemi è rimanere aggiornati: con la tua pianificazione e le tue conoscenze, con i tuoi metodi di gestione, con il tuo team e con un software che semplifica la gestione di progetti anche molto complessi.
FONTE DELLE STATISTICHE: Pulse of the Profession 2021
Leggi anche: Traguardi del progetto
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Autore: Caroline Becker
In qualità di Project Manager, Caroline è esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto pressione la rendono la persona migliore per trasformare in realtà progetti complicati.