In genere, un incontro è considerato riuscito se raggiunge risultati tangibili. È ora di smettere di concentrarsi sul risultato e più sui partecipanti effettivi?

Ricerche recenti suggeriscono che questo potrebbe essere il caso. Un incontro propositivo è quello che arricchisce i cuori e le menti, portando i partecipanti a nuovi livelli.

Secondo i risultati delle scienze comportamentali, ciò che le persone sperimentano in realtà cambia il tessuto cerebrale fisico. Le persone esercitano il cervello attraverso la conversazione, di cui più di due terzi è sociale. Immagina quanto sia dannoso per il cervello assistere a una riunione tradizionale con relatori e presentazioni PowerPoint!

Fuori il convenzionale, dentro il creativo

Molti manager applicano la logica economica tradizionale, vedendo i membri di un'organizzazione come agenti egocentrici. Creano una cultura aziendale corrispondente, che non riesce a dare i suoi frutti.

Quindi, arrivano a un bivio: imporre un controllo più rigoroso per ottenere i risultati desiderati o essere creativi e progettare riunioni secondo un autentico scopo superiore che aiuta a guidare le decisioni e si interseca con le esigenze aziendali. Se scelgono la seconda opzione, troveranno persone che provano cose nuove, si assumono rischi e si spostano verso il deep learning a tutti i livelli dell'organizzazione, dall'alto verso il basso.

In che modo un facilitatore può aiutare a trovare quello scopo superiore?

Se chiedi ai manager qual è lo scopo della loro azienda, molti diranno "crescita economica", "maggiore profitto" o qualcos'altro del genere. Questo è naturale perché è coerente con la strategia di gestione che è stata insegnata alla business school e ciò che hanno imparato in seguito. Il lavoro è fondamentalmente basato sui risultati e il profitto è l'obiettivo di qualsiasi azienda. Alcune organizzazioni dispongono di documenti che ne descrivono la missione, lo scopo e i valori. Anche se questo è un passo nella giusta direzione, questi valori sono integrati e si riflettono nelle riunioni?

Idee per riunioni di gestione: un'efficace lista di controllo per le riunioni

Le riunioni di gestione sono il luogo in cui vengono prese le decisioni più importanti. Alimentando le connessioni sociali, gli organizzatori possono renderle più mirate. Il senso di appartenenza ha una notevole influenza sul processo decisionale e sul comportamento.

Usa la narrazione

Per rendere i tuoi messaggi più significativi, racconta una storia ed esegui il backup dei fatti utilizzando i dati. Un facilitatore può aiutarti a bilanciare i fatti in modo che i partecipanti alla riunione non vengano sopraffatti. Il cervello di una persona non può contenere una quantità illimitata di informazioni. I facilitatori pianificano le riunioni di gestione per evitare un'eccessiva concentrazione sui dati, concentrandosi invece sullo sfruttamento del potenziale umano.

Tocca Potenziale umano

Non si può negare che la tecnologia è molto utile durante le riunioni. Tuttavia, le persone sono al centro. Ogni organizzazione dispone di un pool non sfruttato di agenti di cambiamento energizzanti: persone orientate agli obiettivi, mature e altamente positive. Sono un'ispirazione naturale per gli altri. Sono sempre pronti a prendere l'iniziativa e possono aiutare in ogni fase del processo di definizione dello scopo.

Per sfruttare il potenziale umano, pensa a quando vuoi che i partecipanti riducano la loro attenzione e quando espandere la loro attenzione. Sfrutta la luce e il suono per creare energia nello spazio o indurre un senso di calma. Un modo per farlo è creare stazioni più piccole che consentano ai partecipanti di scegliere come vogliono impegnarsi. Si tratta di sessioni di focus group più piccole con o senza un relatore, che spesso coinvolgono tecniche di apprendimento esperienziale che il tuo facilitatore può comunicarti.

Gestisci lo stress

Ricorda ai partecipanti di dormire e fare esercizio prima della riunione in modo che siano ben riposati e pronti a contribuire. Gli elementi di consapevolezza possono aiutare i manager a sentirsi più energici e a gestire i loro livelli di stress.
L'idea più semplice è fermarsi a intervalli regolari durante la riunione per ricordare ai partecipanti di fare respiri profondi. Durante le pause, potresti stimolare i sensi fornendo luce naturale o biscotti appena sfornati, il cui profumo è sufficiente per rinvigorire le persone. Elementi naturali come questi aiutano i manager a pensare in modo più chiaro.

Determina quante persone devono effettivamente essere presenti alla riunione ed evita di stressarle aspettandoti che stiano ferme per ore e ore e raccolgano i dati. Idealmente, i dati sono suddivisi in parti più piccole e più "digeribili" che possono rientrare in 40 -sessioni minuti.

Pensa a come vuoi che si sentano i partecipanti dopo la riunione, quindi pensa a cosa può essere modificato o aggiunto per raggiungere questo obiettivo. Questo è noto come sentimenti di "stratificazione". Includere sempre un follow-up della riunione, ad esempio inviando un riepilogo della riunione e il verbale, ove possibile e necessario, tramite posta elettronica.

Garantire un impatto positivo

Come garantire un esito positivo della riunione? Che inizia con la definizione di un risultato positivo. Qualunque cosa possa essere – risolvere un problema, prendere una decisione, ecc. – include attività per guidare nuovi livelli di connettività e significato.

Quando le persone sono coinvolte, le loro esperienze sono più ricche, più soddisfacenti e più propositive. Un esperto facilitatore della riunione si assicurerà che tutti i presenti alla riunione siano attivi e contribuiscano. Le esigenze dei partecipanti devono essere prese in considerazione; solo così puoi garantire un impatto positivo e un'esperienza reale e autentica.

I facilitatori delle riunioni possono creare esperienze uniche e reali che le persone vorranno condividere. Questo inizia dando ai partecipanti la scelta. Secondo gli attuali dati IACC, 4 lavori su 5 di meeting planner comprendono la creazione di esperienza in misura molto maggiore rispetto a due anni fa. Le riunioni di gestione si stanno trasformando in esperienze individuando strategie adeguate che i facilitatori possono aiutare a definire e attuare.

Il segreto per un incontro mirato: Experience Design

Secondo IMEX, leader di meeting ed eventi fieristici, il tema degli "incontri mirati" dominerà il settore negli anni a venire. Le riunioni mirate incorporano innovazione, significato più profondo e intuizione.

I vantaggi e lo scopo di una riunione vengono affrontati in modo complesso. Per i facilitatori, questo significa andare oltre la progettazione convenzionale delle riunioni introducendo elementi di salute, benessere, scienze comportamentali e tecnologia. Soprattutto, però, significa dare a ciascuno una scelta che rientri nell'ambito del tema degli incontri propositivi.

Uno scopo più alto al tuo prossimo incontro

Sebbene uno scopo più elevato, come sentirsi soddisfatti e percepire il proprio lavoro come significativo, non garantisca necessariamente un impatto immediato sui profitti, molte aziende hanno comunque mostrato risultati impressionanti.

Uno studio Gartenberg su mezzo milione di persone in 429 aziende, svolto in cinque anni (dal 2006 al 2011), ha indicato un impatto positivo sulle misure di performance lungimiranti e sul ritorno sugli asset quando lo scopo è stato comunicato chiaramente.

Lo scopo, quindi, è più di una chimera. La competitività e la salute finanziaria della tua azienda possono dipendere da questo.

Sylvia Peters è una collaboratrice di Find A Facilitator e madre di due figli. È anche un'esperta nel portare la facilitazione più credibile, esperta e di bell'aspetto a ogni riunione a cui partecipa. Nel tempo libero la troverai meditando e preparando la sua insalata preferita.